HandyCafe Docs
cashier

Cara Memproses Pesanan

Panduan ini mencakup pembuatan, modifikasi, penutupan, dan pembatalan pesanan untuk makanan, minuman, dan produk lain yang dijual di kafe Anda. Pesanan terpisah dari penagihan sesi. Pelanggan dapat memiliki sesi aktif dan pesanan terbuka secara bersamaan.

Yang Anda Butuhkan

  • Akun kasir atau admin yang sudah masuk di HandyCafe Server.
  • Produk yang dikonfigurasi di halaman Products (setidaknya satu produk dengan nama, kategori, harga, dan tarif PPN).
  • Setidaknya satu metode pembayaran yang tersedia (Cash selalu hadir secara default).

Cara Membuat dan Menutup Pesanan

Ini adalah alur kerja standar: buat pesanan, tambahkan item, dan tutup dengan pembayaran dalam satu alur.

  1. Navigasikan ke halaman Orders menggunakan sidebar kiri.
  2. Klik tombol New Order.
  3. Opsional tetapkan pesanan ke PC klien. Klik field penugasan PC dan pilih klien yang terhubung dari dropdown. Jika penjualan untuk pelanggan yang datang langsung ke kasir, Anda dapat melewati langkah ini.
  4. Opsional tambahkan catatan pada pesanan (misalnya, "Meja 3" atau "Tambahan serbet").
  5. Cari produk menggunakan field pencarian. Ketik nama produk atau kategori untuk memfilter daftar.
  6. Klik produk untuk menambahkannya ke pesanan. Kuantitas default adalah 1.
  7. Untuk mengubah kuantitas, klik field kuantitas di sebelah item dan masukkan angka yang diinginkan.
  8. Ulangi langkah 5-7 untuk setiap produk yang diinginkan pelanggan.
  9. Tinjau ringkasan pesanan. Dialog menampilkan:
    • Setiap item baris dengan nama produk, harga satuan, kuantitas, dan total baris.
    • Subtotal (jumlah semua total baris).
    • PPN (dihitung dari tarif PPN setiap item).
    • Total keseluruhan.
  10. Klik Close Order untuk melanjutkan ke pembayaran.
  11. Pilih metode pembayaran (Cash, Card, atau metode khusus).
  12. Klik Confirm untuk menyelesaikan pesanan dan mencatat transaksi.

Hasil yang diharapkan: Pesanan berpindah ke tab "Closed" di halaman Orders. Transaksi dicatat dengan jumlah pesanan, metode pembayaran, dan rincian PPN. Transaksi muncul dalam Cash Report. Jika pesanan ditugaskan ke PC klien, pesanan terhubung ke riwayat sesi PC tersebut.

Cara Memodifikasi Pesanan yang Masih Terbuka

Anda dapat mengubah isi pesanan selama belum ditutup.

Mengubah Kuantitas Item

  1. Navigasikan ke halaman Orders.
  2. Temukan pesanan terbuka di tab "Open".
  3. Klik pesanan untuk memperluas detailnya.
  4. Temukan item yang ingin Anda modifikasi.
  5. Klik field kuantitas dan masukkan kuantitas baru.
  6. Total baris dan total pesanan diperbarui secara otomatis.

Mengubah Harga Satuan Item

  1. Buka detail pesanan.
  2. Klik field harga satuan di sebelah item.
  3. Masukkan harga baru. Ini menggantikan harga default produk hanya untuk pesanan ini.
  4. Total baris dihitung ulang.

Menghapus Item

  1. Buka detail pesanan.
  2. Klik tombol hapus atau remove di sebelah item yang ingin Anda hapus.
  3. Item dihapus dan total pesanan dihitung ulang.

Hasil yang diharapkan: Pesanan terbuka mencerminkan kuantitas, harga, atau item yang dihapus yang telah diperbarui. Total menyesuaikan secara otomatis.

Cara Membatalkan Pesanan

Membatalkan pesanan menghapusnya dari pemrosesan aktif. Hanya pesanan terbuka (belum dibayar) yang dapat dibatalkan.

  1. Navigasikan ke halaman Orders.
  2. Temukan pesanan terbuka di tab "Open".
  3. Klik pesanan untuk memilihnya.
  4. Klik tombol Cancel.
  5. Konfirmasi pembatalan dalam dialog.

Hasil yang diharapkan: Status pesanan berubah menjadi "Cancelled." Pesanan berpindah dari tab Open. Tidak ada transaksi yang dicatat. Pesanan yang dibatalkan tetap ada dalam sistem untuk keperluan audit tetapi tidak mempengaruhi laporan keuangan.

Catatan: Anda tidak dapat membatalkan pesanan yang sudah ditutup dan dibayar. Untuk membatalkan pesanan yang sudah dibayar, diperlukan proses pengembalian dana.

Cara Membuat Penjualan Cepat untuk Pelanggan yang Datang Langsung

Penjualan langsung adalah pesanan yang tidak terhubung ke PC atau anggota mana pun. Gunakan ini untuk penjualan kasir di mana pelanggan tidak menggunakan komputer.

  1. Navigasikan ke halaman Orders.
  2. Klik New Order.
  3. Jangan tetapkan PC. Biarkan field PC kosong.
  4. Tambahkan catatan jika membantu (misalnya, "Pelanggan langsung, minuman energi").
  5. Tambahkan produk yang dibeli pelanggan.
  6. Klik Close Order.
  7. Pilih metode pembayaran dan konfirmasi.

Hasil yang diharapkan: Pesanan dibuat dan ditutup tanpa asosiasi PC atau sesi. Transaksi dicatat dalam Cash Report di bawah shift kasir saat ini.

Cara Menangani Pesanan Pelanggan dari PC Klien

Pelanggan dapat melakukan pesanan langsung dari PC klien menggunakan antarmuka Online Page. Ketika pelanggan melakukan pesanan, server menerima notifikasi.

  1. Notifikasi suara diputar di server (suara pesanan baru yang dikonfigurasi di Settings).
  2. Lencana atau popup notifikasi muncul pada ikon halaman Orders di sidebar.
  3. Navigasikan ke halaman Orders.
  4. Pesanan baru muncul di tab "Open". Pesanan menampilkan:
    • Nama PC klien yang melakukan pesanan.
    • Item yang dipilih pelanggan beserta kuantitas dan harga.
    • Catatan opsional dari pelanggan.
  5. Tinjau item pesanan untuk memverifikasi ketersediaan produk.
  6. Siapkan item (buat minuman, panaskan makanan, dll.).
  7. Ketika siap, tutup pesanan menggunakan alur penutupan normal:
    • Klik Close Order.
    • Pilih metode pembayaran. Jika pelanggan memiliki dompet anggota, Anda dapat memotong dari sana.
    • Klik Confirm.

Hasil yang diharapkan: Pesanan terhubung ke sesi aktif pelanggan. Notifikasi hilang. Transaksi dicatat. Pelanggan melihat pembaruan status pesanan di PC klien mereka.

Tips: Anda dapat memodifikasi pesanan sebelum menutupnya jika suatu item kehabisan stok. Hapus item yang tidak tersedia dan komunikasikan perubahan tersebut kepada pelanggan.

Cara Menetapkan Pesanan ke Anggota

Jika pelanggan adalah anggota terdaftar, menghubungkan pesanan ke akun mereka memungkinkan pembayaran dompet dan pelacakan riwayat pesanan.

  1. Buat pesanan baru atau buka pesanan terbuka yang sudah ada.
  2. Jika pesanan ditugaskan ke PC dengan sesi anggota aktif, anggota terhubung secara otomatis.
  3. Jika pesanan adalah penjualan langsung, Anda dapat mencari dan menetapkan anggota secara manual di field anggota pesanan.
  4. Saat menutup pesanan, opsi metode pembayaran akan mencakup saldo dompet anggota jika mereka memiliki dana yang cukup.

Hasil yang diharapkan: Pesanan muncul dalam riwayat pesanan anggota. Pemotongan dompet membuat catatan konsumsi yang terhubung ke pesanan.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

  • Menambahkan produk dengan harga nol. Jika harga jual produk diatur ke nol di halaman Products, item pesanan juga akan nol. Selalu verifikasi harga produk sebelum mulai beroperasi.
  • Menutup pesanan tanpa memverifikasi item. Setelah ditutup, transaksi dicatat. Periksa ulang kuantitas dan harga sebelum mengklik Confirm.
  • Mengabaikan notifikasi pesanan pelanggan. Ketika pelanggan melakukan pesanan dari PC mereka, pesanan tersebut berada di tab Open hingga kasir memprosesnya. Pesanan yang tidak diproses membuat pelanggan tidak puas. Pantau notifikasi selama periode sibuk.
  • Membatalkan sebagai ganti memodifikasi. Jika hanya satu item yang salah, modifikasi pesanan terbuka alih-alih membatalkan dan membuatnya kembali. Ini menghemat waktu dan membuat jejak audit lebih bersih.
  • Tidak mengonfigurasi produk sebelum hari pembukaan. Pesanan memerlukan produk yang ada di halaman Products. Siapkan katalog produk lengkap Anda dengan nama, harga, kategori, dan tarif PPN yang benar sebelum shift pertama Anda.
  • Lupa tarif PPN pada produk. Jika produk memiliki tarif PPN 0 tetapi seharusnya dikenakan pajak, total pesanan akan salah. Verifikasi tarif PPN per produk di halaman Products.