HandyCafe Docs
owner

Cara Melacak Pengeluaran dan Inventaris

HandyCafe Server menyertakan alat untuk mencatat pengeluaran bisnis, mengelola direktori pemasok, dan melacak pembelian inventaris. Panduan ini mencakup setiap alur kerja ini langkah demi langkah.

Cara Mencatat Pengeluaran Bisnis

Pengeluaran mewakili biaya apa pun yang dikeluarkan bisnis Anda. Lacak sewa, utilitas, pembelian peralatan, langganan perangkat lunak, dan pembayaran keluar lainnya.

Yang Anda butuhkan

  • HandyCafe Server yang berjalan.
  • Akses tingkat admin atau pemilik.
  • Detail pengeluaran: judul, jumlah, nama vendor, dan tanggal jatuh tempo.

Langkah-langkah

  1. Klik Expenses di sidebar kiri aplikasi HandyCafe Server.
  2. Klik tombol Add untuk membuat catatan pengeluaran baru.
  3. Masukkan Title yang jelas menggambarkan pengeluaran. Misalnya: "Tagihan Listrik - April 2026."
  4. Masukkan Amount dalam mata uang lokal Anda.
  5. Masukkan nama Vendor. Misalnya: "PLN." Ini adalah bisnis atau orang yang Anda berutang pembayaran.
  6. Atur Due Date untuk kapan pembayaran jatuh tempo. Opsional, jika pengeluaran sudah dibayar, centang tombol Paid dan masukkan Paid Date. Klik Save.

Hasil yang diharapkan

Pengeluaran muncul dalam daftar pengeluaran. Pengeluaran yang belum dibayar disorot agar Anda dapat dengan cepat melihat apa yang masih terutang. Total jumlah pengeluaran disertakan dalam laporan keuangan Anda.

Kesalahan umum

  • Tidak memasukkan judul yang jelas dan deskriptif. "Lain-lain" tidak memberi tahu apa pun saat meninjau pengeluaran berbulan-bulan kemudian. Jadilah spesifik.
  • Lupa memperbarui status pembayaran setelah melakukan pembayaran. Saldo yang belum dibayar Anda akan tampak lebih tinggi dari yang sebenarnya.

Cara Melihat Pengeluaran yang Belum Dibayar

Filter dengan cepat untuk hanya melihat pengeluaran yang belum dibayar.

Yang Anda butuhkan

  • Setidaknya satu pengeluaran yang dicatat dalam sistem.

Langkah-langkah

  1. Navigasikan ke halaman Expenses.
  2. Klik tab filter Unpaid di bagian atas daftar pengeluaran.
  3. Daftar sekarang hanya menampilkan pengeluaran di mana status pembayaran tidak dicentang.

Hasil yang diharapkan

Tampilan yang difilter yang secara eksklusif menampilkan pengeluaran yang belum dibayar. Gunakan ini untuk memprioritaskan pembayaran mendatang dan memastikan tidak ada yang terlewat.

Cara Menandai Pengeluaran sebagai Sudah Dibayar

Ketika Anda melakukan pembayaran, perbarui catatan untuk mencerminkannya.

Yang Anda butuhkan

  • Pengeluaran yang belum dibayar yang sudah ada dalam sistem.

Langkah-langkah

  1. Navigasikan ke halaman Expenses.
  2. Temukan pengeluaran yang sudah Anda bayar. Klik untuk membuka tampilan detail.
  3. Klik tombol Mark Paid atau alihkan status pembayaran ke aktif.
  4. Tanggal pembayaran diatur secara otomatis ke hari ini. Sesuaikan jika pembayaran sebenarnya dilakukan pada tanggal yang berbeda.
  5. Simpan perubahan.

Hasil yang diharapkan

Pengeluaran berpindah dari filter Unpaid ke filter Paid. Saldo yang belum dibayar Anda berkurang sebesar jumlah yang ditandai.

Cara Menambahkan Pemasok

Pemasok adalah bisnis tempat Anda membeli barang dan layanan. Mempertahankan direktori pemasok memungkinkan Anda dengan cepat menghubungkan pembelian dengan vendor yang tepat.

Yang Anda butuhkan

  • Informasi kontak pemasok: nama, telepon, email, alamat.
  • Opsional: syarat pembayaran, NPWP.

Langkah-langkah

  1. Klik Stok di sidebar kiri dan beralih ke tab Pemasok.
  2. Klik tombol Pemasok Baru untuk membuat catatan pemasok baru.
  3. Masukkan Name pemasok. Misalnya: "Distributor TechParts."
  4. Masukkan nama Contact Person jika Anda memiliki kontak spesifik di pemasok.
  5. Isi Phone Number dan Email Address.
  6. Masukkan Address untuk lokasi bisnis pemasok.
  7. Opsional masukkan Payment Terms (seperti "Net 30" atau "Bayar saat terima") dan Tax ID pemasok untuk catatan akuntansi Anda.
  8. Klik Save.

Hasil yang diharapkan

Pemasok muncul di direktori pemasok Anda. Anda sekarang dapat mereferensikan pemasok ini saat mencatat pembelian inventaris.

Kesalahan umum

  • Membuat entri pemasok duplikat dengan nama yang sedikit berbeda (misalnya "TechParts" dan "Distributor Tech Parts"). Cari daftar yang sudah ada sebelum menambahkan pemasok baru.
  • Membiarkan field kontak kosong. Ketika Anda perlu memesan ulang atau menyanggah faktur, Anda akan membutuhkan informasi ini.

Cara Mencatat Pembelian Inventaris

Pembelian inventaris melacak apa yang Anda beli untuk kafe. Ini termasuk makanan dan minuman untuk snack bar, periferal komputer, perlengkapan kebersihan, dan barang fisik apa pun.

Yang Anda butuhkan

  • Pemasok yang sudah ditambahkan ke sistem (atau Anda dapat menambahkannya selama proses ini).
  • Faktur atau kuitansi dari pembelian.

Langkah-langkah

  1. Klik Stok di sidebar kiri dan beralih ke tab Penerimaan Stok.
  2. Pilih atau ketik Pemasok. Jika pemasok tidak ada dalam daftar, Anda dapat menambahkannya lebih dahulu dari tab Pemasok (lihat bagian pemasok di atas).
  3. Masukkan No. Faktur dan Tanggal Faktur dari faktur pemasok. Ini menghubungkan penerimaan ke dokumen pembelian tertentu.
  4. Klik Tambah baris untuk setiap item pada faktur.
  5. Pindai atau ketik Barcode, atau pilih Produk berdasarkan nama. Item yang belum ada di katalog dapat ditambahkan sebagai produk baru langsung dari baris tersebut.
  6. Masukkan Kuantitas yang dibeli dan Harga pembelian untuk satu unit. Secara opsional masukkan Diskon dan tarif PPN dari faktur.
  7. Ulangi untuk setiap baris, lalu tinjau subtotal, diskon, PPN, dan total keseluruhan.
  8. Klik Simpan.

Hasil yang diharapkan

Penerimaan dicatat dengan total yang dihitung secara otomatis. Tingkat stok setiap produk pada penerimaan meningkat sebesar kuantitas yang diterima. Pergerakan pembelian muncul di riwayat pergerakan setiap produk. Penerimaan muncul di Riwayat penerimaan.

Kesalahan umum

  • Memasukkan total biaya di field harga pembelian alih-alih harga per unit. Jika Anda membeli 24 kaleng seharga Rp 36.000 total, harga pembelian seharusnya Rp 1.500, bukan Rp 36.000.
  • Melewatkan nomor faktur. Penerimaan tidak dapat disimpan tanpanya dan Anda akan kehilangan jejak kembali ke dokumen pembelian asli.

Cara Melacak Tingkat Stok Produk

Tingkat stok berubah saat Anda menjual item melalui sistem pesanan dan menambahkan inventaris baru.

Yang Anda butuhkan

  • Produk yang dikonfigurasi di halaman Products.
  • Pesanan yang diproses melalui sistem.

Cara kerja perubahan stok

  • Pengurangan otomatis saat penjualan: Ketika kasir memproses pesanan yang mencakup produk, sistem secara otomatis mengurangi jumlah stok untuk produk tersebut sebesar kuantitas yang terjual.
  • Penambahan otomatis saat penerimaan: Menyimpan penerimaan stok meningkatkan stok setiap produk di dalamnya sebesar kuantitas yang diterima. Tidak diperlukan langkah pembaruan terpisah.
  • Penyesuaian manual: Untuk pembusukan, kerusakan, atau koreksi, gunakan aksi Perbaiki stok, Pemborosan, dan Hitung pada tab Status Stok di halaman Stok. Setiap perubahan masuk ke riwayat pergerakan produk.

Langkah-langkah untuk memeriksa tingkat stok saat ini

  1. Klik Stok di sidebar kiri dan beralih ke tab Status Stok.
  2. Tinjau daftarnya. Setiap produk menampilkan stok, ambang batas, pergerakan terakhir, dan nilai stok.
  3. Gunakan filter Hanya kritis untuk melihat produk yang berada di atau di bawah ambang batasnya. Tetapkan ambang batas dengan Edit ambang batas.
  4. Buka riwayat pergerakan produk mana pun untuk melihat tanggal, alasan, perubahan, tingkat stok yang dihasilkan, dan kasir untuk setiap perubahan stok.

Hasil yang diharapkan

Gambaran jelas tentang apa yang ada di stok dan apa yang perlu dipesan ulang. Produk yang telah terjual hingga ke tingkat rendah mudah terlihat.

Kesalahan umum

  • Tidak mencatat pemborosan atau kerusakan. Jika kaleng soda jatuh dan tidak dapat dijual, catat dengan aksi Pemborosan. Jika tidak, jumlah aktual Anda tidak akan cocok dengan jumlah sistem.
  • Lupa memasukkan penerimaan stok setelah menerima pengiriman. Sistem hanya mengetahui inventaris yang dimasukkan. Stok fisik di rak Anda yang tidak dicatat dalam sistem menciptakan ketidaksesuaian.
  • Mengandalkan sepenuhnya pada pelacakan otomatis tanpa penghitungan fisik berkala. Bahkan sistem pelacakan terbaik pun mengalami penyimpangan seiring waktu. Lakukan penghitungan fisik mingguan dan catat dengan aksi Hitung pada tab Status Stok.