Cara Melacak Pengeluaran dan Inventaris

HandyCafe Server menyertakan alat untuk mencatat pengeluaran bisnis, mengelola direktori pemasok, dan melacak pembelian inventaris. Panduan ini mencakup setiap alur kerja ini langkah demi langkah.

Cara Mencatat Pengeluaran Bisnis

Pengeluaran mewakili biaya apa pun yang dikeluarkan bisnis Anda. Lacak sewa, utilitas, pembelian peralatan, langganan perangkat lunak, dan pembayaran keluar lainnya.

Yang Anda butuhkan

HandyCafe Server yang berjalan.
Akses tingkat admin atau pemilik.
Detail pengeluaran: judul, jumlah, nama vendor, dan tanggal jatuh tempo.

Langkah-langkah

Klik Expenses di sidebar kiri aplikasi HandyCafe Server.
Klik tombol Add untuk membuat catatan pengeluaran baru.
Masukkan Title yang jelas menggambarkan pengeluaran. Misalnya: "Tagihan Listrik - April 2026."
Masukkan Amount dalam mata uang lokal Anda.
Masukkan nama Vendor. Misalnya: "PLN." Ini adalah bisnis atau orang yang Anda berutang pembayaran.
Atur Due Date untuk kapan pembayaran jatuh tempo. Opsional, jika pengeluaran sudah dibayar, centang tombol Paid dan masukkan Paid Date. Klik Save.

Hasil yang diharapkan

Pengeluaran muncul dalam daftar pengeluaran. Pengeluaran yang belum dibayar disorot agar Anda dapat dengan cepat melihat apa yang masih terutang. Total jumlah pengeluaran disertakan dalam laporan keuangan Anda.

Kesalahan umum

Tidak memasukkan judul yang jelas dan deskriptif. "Lain-lain" tidak memberi tahu apa pun saat meninjau pengeluaran berbulan-bulan kemudian. Jadilah spesifik.
Lupa memperbarui status pembayaran setelah melakukan pembayaran. Saldo yang belum dibayar Anda akan tampak lebih tinggi dari yang sebenarnya.

Cara Melihat Pengeluaran yang Belum Dibayar

Filter dengan cepat untuk hanya melihat pengeluaran yang belum dibayar.

Yang Anda butuhkan

Setidaknya satu pengeluaran yang dicatat dalam sistem.

Langkah-langkah

Navigasikan ke halaman Expenses.
Klik tab filter Unpaid di bagian atas daftar pengeluaran.
Daftar sekarang hanya menampilkan pengeluaran di mana status pembayaran tidak dicentang.

Hasil yang diharapkan

Tampilan yang difilter yang secara eksklusif menampilkan pengeluaran yang belum dibayar. Gunakan ini untuk memprioritaskan pembayaran mendatang dan memastikan tidak ada yang terlewat.

Cara Menandai Pengeluaran sebagai Sudah Dibayar

Ketika Anda melakukan pembayaran, perbarui catatan untuk mencerminkannya.

Yang Anda butuhkan

Pengeluaran yang belum dibayar yang sudah ada dalam sistem.

Langkah-langkah

Navigasikan ke halaman Expenses.
Temukan pengeluaran yang sudah Anda bayar. Klik untuk membuka tampilan detail.
Klik tombol Mark Paid atau alihkan status pembayaran ke aktif.
Tanggal pembayaran diatur secara otomatis ke hari ini. Sesuaikan jika pembayaran sebenarnya dilakukan pada tanggal yang berbeda.
Simpan perubahan.

Hasil yang diharapkan

Pengeluaran berpindah dari filter Unpaid ke filter Paid. Saldo yang belum dibayar Anda berkurang sebesar jumlah yang ditandai.

Cara Menambahkan Pemasok

Pemasok adalah bisnis tempat Anda membeli barang dan layanan. Mempertahankan direktori pemasok memungkinkan Anda dengan cepat menghubungkan pembelian dengan vendor yang tepat.

Yang Anda butuhkan

Informasi kontak pemasok: nama, telepon, email, alamat.
Opsional: syarat pembayaran, NPWP.

Langkah-langkah

Klik Suppliers di sidebar kiri.
Klik tombol Add untuk membuat catatan pemasok baru.
Masukkan Name pemasok. Misalnya: "Distributor TechParts."
Masukkan nama Contact Person jika Anda memiliki kontak spesifik di pemasok.
Isi Phone Number dan Email Address.
Masukkan Address untuk lokasi bisnis pemasok.
Opsional masukkan Payment Terms (seperti "Net 30" atau "Bayar saat terima") dan Tax ID pemasok untuk catatan akuntansi Anda.
Klik Save.

Hasil yang diharapkan

Pemasok muncul di direktori pemasok Anda. Anda sekarang dapat mereferensikan pemasok ini saat mencatat pembelian inventaris.

Kesalahan umum

Membuat entri pemasok duplikat dengan nama yang sedikit berbeda (misalnya "TechParts" dan "Distributor Tech Parts"). Cari daftar yang sudah ada sebelum menambahkan pemasok baru.
Membiarkan field kontak kosong. Ketika Anda perlu memesan ulang atau menyanggah faktur, Anda akan membutuhkan informasi ini.

Cara Mencatat Pembelian Inventaris

Pembelian inventaris melacak apa yang Anda beli untuk kafe. Ini termasuk makanan dan minuman untuk snack bar, periferal komputer, perlengkapan kebersihan, dan barang fisik apa pun.

Yang Anda butuhkan

Pemasok yang sudah ditambahkan ke sistem (atau Anda dapat menambahkannya selama proses ini).
Faktur atau kuitansi dari pembelian.

Langkah-langkah

Klik Inventory di sidebar kiri.
Klik tombol Add untuk membuat catatan inventaris baru.
Masukkan Invoice Number dari faktur pemasok. Ini menghubungkan catatan ke dokumen pembelian tertentu.
Pilih Supplier dari daftar dropdown. Jika pemasok tidak ada dalam daftar, Anda perlu menambahkannya terlebih dahulu (lihat bagian pemasok di atas).
Masukkan Item Name. Misalnya: "Minuman Energi - 500ml" atau "Mouse USB."
Masukkan Unit pengukuran (seperti "buah", "pak", "kotak", atau "kg").
Masukkan Quantity yang dibeli dan Unit Price untuk satu unit.
Pilih Currency jika sistem Anda mendukung beberapa mata uang.
Pilih Category untuk mengorganisir pembelian (seperti "Minuman", "Perangkat Keras", atau "Perlengkapan").
Tambahkan Notes apa pun untuk nomor lot, nama merek, tanggal kedaluwarsa, atau detail lain yang relevan dengan pembelian ini. Klik Save.

Hasil yang diharapkan

Pembelian inventaris dicatat dengan total biaya yang dihitung secara otomatis (kuantitas dikalikan harga satuan). Catatan terhubung ke pemasok dan dikategorikan untuk pelaporan.

Kesalahan umum

Memasukkan total biaya di field harga satuan alih-alih harga per unit. Jika Anda membeli 24 kaleng seharga Rp 36.000 total, harga satuan seharusnya Rp 1.500, bukan Rp 36.000.
Melewatkan nomor faktur. Tanpanya, Anda tidak dapat melacak kembali catatan ke dokumen pembelian asli untuk pengembalian atau perselisihan.

Cara Melacak Tingkat Stok Produk

Tingkat stok berubah saat Anda menjual item melalui sistem pesanan dan menambahkan inventaris baru.

Yang Anda butuhkan

Produk yang dikonfigurasi di halaman Products.
Pesanan yang diproses melalui sistem.

Cara kerja perubahan stok

Pengurangan otomatis saat penjualan: Ketika kasir memproses pesanan yang mencakup produk, sistem secara otomatis mengurangi jumlah stok untuk produk tersebut sebesar kuantitas yang terjual.
Penyesuaian manual: Untuk pembusukan, kerusakan, pengembalian, atau koreksi, edit jumlah stok produk secara langsung di halaman Products. Navigasikan ke Products, temukan item, dan perbarui field kuantitas.
Pengisian ulang stok dari pembelian inventaris: Setelah mencatat pembelian inventaris, perbarui jumlah stok produk yang sesuai di halaman Products untuk mencerminkan pasokan baru.

Langkah-langkah untuk memeriksa tingkat stok saat ini

Navigasikan ke halaman Products di sidebar kiri.
Tinjau daftar produk. Setiap produk menampilkan jumlah stok saat ini.
Produk dengan stok rendah disorot untuk menarik perhatian Anda.
Klik produk mana pun untuk melihat detailnya, termasuk jumlah saat ini dan aktivitas penjualan terkini.

Hasil yang diharapkan

Gambaran jelas tentang apa yang ada di stok dan apa yang perlu dipesan ulang. Produk yang telah terjual hingga ke tingkat rendah mudah terlihat.

Kesalahan umum

Tidak mencatat pemborosan atau kerusakan. Jika kaleng soda jatuh dan tidak dapat dijual, jumlah stok harus dikurangi secara manual. Jika tidak, jumlah aktual Anda tidak akan cocok dengan jumlah sistem.
Lupa memperbarui stok setelah menerima pengiriman. Sistem hanya mengetahui inventaris yang dimasukkan. Stok fisik di rak Anda yang tidak dicatat dalam sistem menciptakan ketidaksesuaian.
Mengandalkan sepenuhnya pada pengurangan otomatis tanpa penghitungan fisik berkala. Bahkan sistem pelacakan terbaik pun mengalami penyimpangan seiring waktu. Lakukan penghitungan fisik mingguan dan rekonsiliasi dengan angka sistem.