HandyCafe Docs
owner cashier

Cara Mengelola Anggota

Panduan ini mencakup pembuatan akun anggota, pengelolaan saldo dompet, penugasan tingkat loyalitas, dan pemberian waktu gratis. Anggota adalah pelanggan terdaftar yang dapat masuk dari PC klien, mempertahankan saldo dompet, dan mengumpulkan poin loyalitas.

Yang Anda Butuhkan

  • Akses admin atau kasir ke HandyCafe Server.
  • Halaman Members yang dapat diakses dari sidebar kiri.
  • Setidaknya satu metode pembayaran yang dikonfigurasi jika Anda berencana menerima isi ulang dompet.

Cara Membuat Anggota Baru

  1. Navigasikan ke halaman Members menggunakan sidebar kiri.
  2. Klik tombol Add di toolbar.
  3. Masukkan username anggota. Ini harus unik di semua anggota (tidak peka huruf besar-kecil). Anggota akan menggunakan ini untuk masuk dari PC klien.
  4. Masukkan display name. Ini adalah nama yang ditampilkan di layar selama sesi dan dalam laporan.
  5. Opsional isi email, phone number, dan gender.
  6. Atur max concurrent connections. Ini mengontrol berapa banyak PC yang dapat dimasuki anggota secara bersamaan. Defaultnya adalah 1.
  7. Klik Save untuk membuat anggota.

Hasil yang diharapkan: Anggota baru muncul dalam daftar anggota. Saldo dompet mereka dimulai dari nol. Mereka sekarang dapat masuk dari PC klien mana pun menggunakan username mereka.

Catatan: Kata sandi tidak diperlukan saat pembuatan. Anggota dapat mengatur kata sandi mereka sendiri dari Member Panel PC klien pada login pertama. Atau, admin dapat mengaturnya dari server.

Cara Mengisi Ulang Dompet Anggota

Dompet adalah saldo prabayar yang disimpan dalam unit mata uang kecil. Anggota dapat menggunakan dompet mereka untuk membayar sesi dan pesanan tanpa menyerahkan uang tunai kepada kasir.

  1. Navigasikan ke halaman Members.
  2. Temukan dan pilih anggota yang ingin Anda isi ulang. Gunakan bilah pencarian jika daftarnya panjang.
  3. Klik tombol Top Up atau tombol pembayaran di panel detail anggota.
  4. Masukkan jumlah yang akan ditambahkan ke dompet. Ini dalam mata uang dasar Anda (misalnya, 50.000 untuk menambahkan lima puluh ribu unit).
  5. Pilih credit type:
    • Paid untuk isi ulang tunai atau kartu di mana uang telah diterima.
    • Bonus untuk kredit promosi.
    • Manual untuk koreksi administratif.
  6. Pilih payment method (Cash, Card, dll.). Ini mencatat bagaimana uang diterima.
  7. Klik Confirm.

Hasil yang diharapkan: Kredit dompet baru dibuat untuk anggota. Kredit mencatat jumlah, jenis kredit, dan metode pembayaran. Total saldo dompet anggota diperbarui segera. Kredit dompet muncul dalam riwayat transaksi anggota.

Tips: Setiap isi ulang membuat entri kredit dompet terpisah. Ketika anggota membelanjakan dari dompet mereka, sistem menggunakan kredit aktif tertua terlebih dahulu (FIFO). Kredit bonus dan kredit berbayar dilacak secara terpisah.

Cara Menetapkan Tingkat Loyalitas

Tingkat loyalitas memungkinkan Anda mengelompokkan anggota berdasarkan tingkat pengeluaran dan menerapkan diskon otomatis.

Membuat Tingkat

  1. Navigasikan ke halaman Members.
  2. Buka bagian manajemen Tiers (dapat diakses dari toolbar anggota atau pengaturan).
  3. Klik Add Tier.
  4. Masukkan code (misalnya, "silver"). Ini harus unik.
  5. Masukkan display name (misalnya, "Anggota Silver").
  6. Atur threshold points. Anggota harus mengumpulkan setidaknya poin loyalitas sebanyak ini untuk memenuhi syarat tingkat ini.
  7. Atur discount rate. Masukkan diskon sebagai persentase. Misalnya, 5 berarti diskon 5% untuk sesi.
  8. Klik Save.
  9. Ulangi untuk tingkat tambahan (misalnya, Gold di 1000 poin dengan diskon 10%).

Menetapkan Tingkat ke Anggota

  1. Navigasikan ke halaman Members.
  2. Pilih anggota dari daftar.
  3. Di panel detail anggota, temukan field Tier.
  4. Pilih tingkat yang diinginkan dari dropdown.
  5. Klik Save.

Hasil yang diharapkan: Anggota sekarang memiliki tingkat yang dipilih. Ketika sesi anggota ini ditagih, diskon tingkat akan diperhitungkan dalam perhitungan biaya. Profil anggota menampilkan tingkat yang ditugaskan.

Cara Melihat Riwayat Transaksi Anggota

Riwayat transaksi menampilkan semua pemuatan dompet, pengeluaran dompet, pembayaran sesi, pengembalian dana, dan acara poin loyalitas untuk anggota tertentu.

  1. Navigasikan ke halaman Members.
  2. Pilih anggota dari daftar.
  3. Buka panel detail anggota.
  4. Navigasikan ke tab History atau Transactions dalam panel detail.
  5. Daftar menampilkan semua transaksi dalam urutan kronologis terbalik dengan:
    • Tanggal dan waktu.
    • Jenis transaksi (pemuatan dompet, pengeluaran dompet, sesi, pengembalian dana, dll.).
    • Jumlah (positif untuk pemuatan, negatif untuk pengeluaran).
    • Sumber atau konteks (sesi atau pesanan mana yang menggunakan dana).
    • Kasir yang melakukan tindakan.

Hasil yang diharapkan: Jejak audit lengkap dari semua aktivitas keuangan untuk anggota. Anda dapat menggulir atau memfilter berdasarkan rentang tanggal untuk menemukan transaksi tertentu.

Cara Memberi Anggota Waktu Gratis

Anda dapat menambahkan kredit waktu ke akun anggota. Kredit waktu berfungsi seperti kredit dompet tetapi dalam menit bukan uang. Ketika anggota memulai sesi, sistem dapat memotong dari saldo waktu mereka.

  1. Navigasikan ke halaman Members.
  2. Pilih anggota dari daftar.
  3. Di panel detail anggota, temukan bagian Time Packages atau Time Credits.
  4. Klik Add Time.
  5. Masukkan jumlah menit yang akan ditambahkan (misalnya, 120 untuk dua jam waktu gratis).
  6. Pilih credit type:
    • Manual untuk waktu pelengkap yang diberikan oleh kafe.
    • Bonus untuk waktu promosi dari kampanye.
    • Paid untuk waktu yang dibeli melalui paket.
  7. Opsional atur device restriction (hanya PC, hanya Konsol, atau Keduanya) untuk membatasi di mana waktu dapat digunakan.
  8. Opsional atur expiration date setelah waktu yang tidak terpakai kedaluwarsa.
  9. Klik Confirm.

Hasil yang diharapkan: Kredit waktu baru muncul di akun anggota dengan menit yang ditentukan. Saldo waktu yang tersedia untuk anggota diperbarui. Ketika anggota memulai sesi, sistem akan menawarkan untuk memotong dari saldo waktu mereka.

Cara Memeriksa Saldo Anggota

Pencarian saldo cepat tanpa membuka riwayat transaksi lengkap.

  1. Navigasikan ke halaman Members.
  2. Gunakan search bar di bagian atas untuk mengetik username atau nama tampilan anggota.
  3. Pilih anggota dari hasil yang difilter.
  4. Panel detail anggota menampilkan saldo dompet saat ini (dalam mata uang dasar Anda) dan saldo waktu (dalam menit) di bagian atas panel.

Hasil yang diharapkan: Anda melihat saldo dompet dan saldo waktu anggota sekilas. Nilai-nilai ini mencerminkan semua pemuatan, pengeluaran, dan kedaluwarsa hingga saat ini.

Cara Menangani Utang Anggota

Jika anggota diizinkan memiliki saldo negatif (utang), buku besar utang melacak berapa banyak yang mereka hutang.

  1. Navigasikan ke halaman Members.
  2. Pilih anggota yang memiliki utang yang belum diselesaikan.
  3. Buka panel detail mereka dan periksa bagian Debt.
  4. Buku besar utang menampilkan entri utang individual dengan jumlah dan tanggal.
  5. Untuk menyelesaikan utang, isi ulang dompet anggota dengan jumlah yang terutang. Pilih "Paid" sebagai jenis sumber agar pembayaran dicatat dengan benar.

Hasil yang diharapkan: Isi ulang dompet mengimbangi utang. Buku besar utang menampilkan entri penyelesaian. Saldo bersih anggota kembali ke nol atau positif.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

  • Membuat username duplikat. Username bersifat unik dan tidak peka huruf besar-kecil. "JohnDoe" dan "johndoe" dianggap sama. Sistem akan menolak duplikat.
  • Mengacaukan saldo dompet dan saldo waktu. Dompet adalah uang (unit mata uang kecil). Waktu adalah menit. Keduanya adalah sistem yang terpisah. Anggota dapat memiliki kredit dompet tetapi tidak ada kredit waktu, atau sebaliknya.
  • Menetapkan max connections terlalu tinggi. Jika anggota dapat masuk ke 5 PC secara bersamaan, mereka dapat mengonsumsi 5x sumber daya. Atur ke 1 untuk sebagian besar anggota.
  • Lupa memilih jenis kredit yang benar. Menggunakan "Paid" untuk isi ulang pelengkap memperbesar laporan pendapatan Anda. Gunakan "Bonus" atau "Manual" untuk kredit non-pendapatan.
  • Tidak menetapkan kedaluwarsa pada waktu promosi. Kredit waktu gratis tanpa tanggal kedaluwarsa tidak pernah kedaluwarsa. Jika Anda bermaksud waktu promosi terbatas, selalu atur kedaluwarsa.
  • Menghapus anggota sebagai ganti menonaktifkan. Menonaktifkan mempertahankan riwayat dan dapat dibalik. Penghapusan bersifat permanen dan menghapus semua catatan terkait.