HandyCafe Docs
owner cashier

Cara Mengelola Sesi

Panduan ini mencakup setiap operasi sesi yang dilakukan kasir atau pemilik selama shift biasa. Sesi adalah unit penagihan inti di HandyCafe. Setiap bagian di bawah ini menjelaskan satu operasi dengan langkah-langkah bernomor dan hasil yang diharapkan.

Yang Anda Butuhkan

  • HandyCafe Server yang berjalan dengan setidaknya satu PC klien yang terhubung (menampilkan ubin "Idle" berwarna biru).
  • Akun kasir atau admin yang sudah masuk di server.
  • Harga yang dikonfigurasi (tarif per jam, PPN, dan setidaknya satu metode pembayaran). Lihat panduan konfigurasi harga jika Anda belum melakukannya.

Cara Memulai Sesi Pascabayar

Sesi pascabayar mengenakan biaya kepada pelanggan ketika sesi berakhir. Timer menghitung naik tanpa batas waktu yang ditentukan.

  1. Temukan PC klien yang idle di Admin Panel. PC akan menampilkan ubin biru dengan status "Idle".
  2. Klik Start pada ubin klien.
  3. Dalam dialog sesi, pastikan jenis sesi diatur ke Postpaid. Ini adalah default.
  4. Opsional, tetapkan anggota dengan mengetik username di field pencarian anggota. Jika pelanggan adalah tamu, biarkan field ini kosong.
  5. Klik Confirm.

Hasil yang diharapkan: Ubin klien berubah menjadi hijau dan menampilkan timer yang menghitung naik dari 00:00:00. PC klien beralih dari layar kunci ke desktop Online Page. Sesi sekarang merekam waktu yang dapat ditagih.

Cara Memulai Sesi Prabayar

Sesi prabayar memiliki durasi tetap. Timer menghitung mundur dan sesi berakhir otomatis ketika waktu habis.

  1. Temukan PC klien yang idle di Admin Panel.
  2. Klik Start pada ubin klien.
  3. Dalam dialog sesi, alihkan jenis sesi ke Prepaid.
  4. Masukkan durasi sesi. Anda dapat mengetik jumlah menit secara langsung atau mengklik salah satu preset harga (misalnya, 30 Menit, 1 Jam, 2 Jam) jika Anda sudah mengonfigurasinya.
  5. Pilih metode pembayaran yang digunakan pelanggan (Cash, Card, atau metode khusus yang sudah Anda buat).
  6. Opsional tetapkan anggota.
  7. Klik Confirm.

Hasil yang diharapkan: Ubin klien berubah menjadi hijau dan menampilkan timer hitung mundur yang dimulai dari durasi yang dibeli. PC klien menampilkan Online Page. Ketika timer mencapai nol, sesi akan berakhir secara otomatis dan PC akan kembali ke idle.

Cara Menjeda Sesi

Menjeda menghentikan timer penagihan sambil tetap menjaga sesi terbuka. Gunakan ini ketika pelanggan perlu pergi sebentar.

  1. Klik Pause pada ubin klien hijau (aktif) di Admin Panel.
  2. Konfirmasi jeda dalam dialog yang muncul.

Hasil yang diharapkan: Ubin klien berubah menjadi oranye dan timer berhenti bertambah. PC klien menampilkan status dijeda. Tidak ada waktu yang ditagih selama sesi dijeda. Batas segmen harga baru dicatat pada titik jeda.

Cara Melanjutkan Sesi yang Dijeda

Melanjutkan kembali menjalankan timer penagihan dari tempat dijeda.

  1. Klik Resume pada ubin klien oranye (dijeda) di Admin Panel.
  2. Konfirmasi lanjutkan dalam dialog.

Hasil yang diharapkan: Ubin klien kembali menjadi hijau dan timer kembali menghitung. Segmen harga baru dimulai pada titik lanjut. Jika jadwal harga aktif telah berubah sejak sesi dijeda (misalnya, sesi dijeda saat jam sepi dan dilanjutkan saat jam sibuk), segmen baru akan menggunakan pengali saat ini.

Cara Menambahkan Waktu ke Sesi Aktif

Anda dapat memperpanjang atau mempersingkat sesi aktif dengan menambahkan menit positif atau negatif. Ini berfungsi untuk sesi prabayar maupun pascabayar.

  1. Klik Add Time pada ubin klien hijau (aktif) di Admin Panel.
  2. Masukkan jumlah menit yang akan ditambahkan. Gunakan angka positif untuk memperpanjang (misalnya, 30) atau angka negatif untuk mempersingkat (misalnya, -15).
  3. Klik Confirm.

Hasil yang diharapkan: Untuk sesi prabayar, timer hitung mundur diperbarui untuk mencerminkan waktu yang ditambahkan atau dikurangi. Untuk sesi pascabayar, penyesuaian durasi dicatat dan akan tercermin dalam perhitungan penagihan akhir. Entri log mencatat penyesuaian waktu.

Cara Menghentikan Sesi dan Mengumpulkan Pembayaran

Menghentikan sesi mengakhiri penagihan, menghitung total biaya, dan mencatat transaksi.

  1. Klik Stop pada ubin klien hijau (aktif) di Admin Panel.
  2. Tinjau dialog rincian biaya. Dialog menampilkan:
    • Total durasi sesi.
    • Tarif per jam yang diterapkan.
    • Segmen harga (jika sesi mencakup beberapa slot jadwal harga).
    • Biaya awal (jika dikonfigurasi).
    • Jumlah PPN.
    • Total biaya.
  3. Pilih metode pembayaran (Cash, Card, atau metode khusus).
  4. Klik Confirm untuk menyelesaikan sesi.

Hasil yang diharapkan: Ubin klien kembali ke status biru "Idle". PC klien menampilkan layar kunci. Transaksi dibuat dengan rincian biaya lengkap. Transaksi muncul dalam Cash Report dan di halaman Logs.

Cara Memulai Sesi Anggota dengan Pemotongan Dompet

Jika anggota memiliki saldo dompet, biaya sesi dapat dipotong dari dompet mereka alih-alih memerlukan pembayaran tunai di akhir.

  1. Klik Start pada ubin klien idle.
  2. Di field pencarian anggota, ketik username atau nama tampilan anggota dan pilih dari hasil.
  3. Dialog akan menampilkan saldo dompet anggota saat ini.
  4. Pilih jenis sesi (Postpaid atau Prepaid).
  5. Untuk Prepaid, masukkan durasi atau pilih preset. Untuk Postpaid, lanjutkan langsung.
  6. Klik Confirm.

Hasil yang diharapkan: Sesi dimulai dengan anggota yang ditugaskan. Untuk pascabayar, ketika sesi dihentikan, sistem akan menawarkan opsi untuk memotong biaya dari dompet anggota. Untuk prabayar, jumlah dipotong dari dompet saat sesi dimulai. Catatan konsumsi dompet dibuat dalam riwayat transaksi anggota.

Cara Memulai Sesi Konsol

Sesi konsol berfungsi sama seperti sesi PC tetapi untuk konsol game (PlayStation, Xbox, dll.) yang tidak menjalankan perangkat lunak HandyCafe Client.

  1. Navigasikan ke halaman Consoles di sidebar kiri.
  2. Temukan konsol yang ingin Anda mulai sesinya.
  3. Klik Start pada ubin konsol.
  4. Pilih Postpaid atau Prepaid. Harga konsol menggunakan pengali yang dikonfigurasi untuk konsol tertentu tersebut.
  5. Opsional tetapkan anggota.
  6. Klik Confirm.

Hasil yang diharapkan: Ubin konsol berubah menjadi hijau dengan timer yang berjalan. Sesi konsol menggunakan pengali harga individual konsol yang diterapkan di atas tarif per jam dasar.

Cara Memindahkan Sesi Antar PC

Jika pelanggan perlu pindah ke PC yang berbeda, Anda dapat memindahkan sesi mereka tanpa menghentikan dan memulai ulang.

  1. Klik Switch pada ubin klien aktif (hijau) untuk PC yang saat ini menjalankan sesi.
  2. Dalam dialog, pilih PC tujuan dari daftar klien yang idle.
  3. Klik Confirm.

Hasil yang diharapkan: Sesi dipindahkan ke PC baru. PC asli kembali ke idle dan PC tujuan menjadi aktif dengan timer sesi, penugasan anggota, dan status penagihan yang sama. Tidak ada celah harga yang dibuat.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

  • Lupa menghentikan sesi di akhir hari. Sesi apa pun yang dibiarkan berjalan semalaman akan terus mengakumulasi biaya. Selalu verifikasi semua sesi ditutup sebelum menutup kasir.
  • Menjeda sebagai ganti menghentikan. Menjeda membuat sesi tetap terbuka. Jika pelanggan telah pergi, hentikan sesi untuk mencatat pembayaran.
  • Menambahkan waktu negatif melebihi nol. Jika Anda mengurangi lebih banyak menit dari yang tersisa pada sesi prabayar, sesi akan berakhir segera. Periksa ulang waktu yang tersisa sebelum memasukkan nilai negatif.
  • Menghentikan sesi sebelum pelanggan selesai. Setelah dihentikan, pelanggan kehilangan akses ke PC. Selalu konfirmasi dengan pelanggan sebelum menghentikan.
  • Tidak menetapkan anggota. Jika anggota hadir tetapi tidak ditugaskan, saldo dompet mereka tidak akan tersedia untuk pembayaran dan sesi tidak akan muncul dalam riwayat mereka. Tetapkan anggota saat memulai sesi untuk pelacakan yang akurat.
  • Mengabaikan rincian biaya. Selalu tinjau dialog rincian biaya sebelum mengonfirmasi pembayaran. Ini adalah kesempatan terakhir Anda untuk menangkap biaya yang salah atau menerapkan penyesuaian manual.