HandyCafe Docs
owner it-admin

Cara Mengelola Lisensi Perangkat Lunak

HandyCafe Server melacak lisensi perangkat lunak di seluruh PC klien Anda. Anda menentukan berapa banyak pengguna bersamaan yang diizinkan untuk setiap aplikasi yang dilisensikan. Sistem memantau PC mana yang telah melakukan checkout lisensi, memberlakukan batas, dan mengklaim kembali lisensi dari mesin yang berhenti merespons. Panduan ini mencakup penambahan lisensi, pemantauan penggunaan, penanganan batas, konfigurasi pemantauan heartbeat, pelacakan kedaluwarsa, dan contoh praktis.

Cara Menambahkan Lisensi Perangkat Lunak

Menambahkan lisensi memberi tahu sistem tentang suatu perangkat lunak, berapa banyak salinan bersamaan yang diizinkan, dan cara mendeteksi ketika perangkat lunak tersebut sedang berjalan.

Yang Anda butuhkan

  • HandyCafe Server yang berjalan dengan akses admin.
  • Nama proses yang tepat dari aplikasi seperti yang muncul di Windows Task Manager (misalnya: photoshop.exe, steam.exe, chrome.exe).
  • Kunci lisensi atau nomor seri (untuk catatan Anda).
  • Jumlah tempat duduk bersamaan yang diizinkan oleh perjanjian lisensi Anda.

Langkah-langkah

  1. Klik Licenses di sidebar kiri aplikasi HandyCafe Server.
  2. Klik tombol Add untuk membuat entri lisensi baru.
  3. Masukkan License Name. Gunakan nama yang jelas dan mudah dikenali seperti "Adobe Photoshop" atau "Steam Game Library." Nama ini untuk referensi Anda di antarmuka manajemen.
  4. Masukkan nama Provider. Misalnya: "Adobe", "Valve", "Microsoft." Ini membantu Anda mengelompokkan dan mengidentifikasi lisensi berdasarkan vendor.
  5. Masukkan License Key atau nomor seri. Field ini menyimpan kunci untuk catatan Anda. Kunci tidak dikirimkan ke klien atau digunakan untuk aktivasi.
  6. Atur Type ke "app" untuk aplikasi standar.
  7. Masukkan Process Name persis seperti yang muncul di Windows Task Manager. Misalnya: photoshop.exe. Ini adalah cara sistem mendeteksi apakah aplikasi sedang berjalan di PC klien. Pencocokan tidak peka huruf besar-kecil.
  8. Atur Quantity ke total jumlah tempat duduk lisensi yang Anda miliki. Atur Simultaneous Users ke jumlah PC yang dapat menjalankan aplikasi secara bersamaan. Dalam kebanyakan kasus kedua angka ini sama. Misalnya, jika Anda membeli 5 lisensi bersamaan, atur keduanya ke 5.
  9. Atur Check Interval dalam detik. Nilai ini menentukan berapa lama sistem menunggu respons dari klien sebelum mengklaim kembali lisensinya. Default 300 detik (5 menit) cocok untuk sebagian besar situasi. Lihat bagian heartbeat di bawah untuk detailnya.
  10. Opsional atur Expiration Date jika lisensi Anda memiliki batas waktu perpanjangan. Klik Save.

Hasil yang diharapkan

Lisensi muncul dalam daftar Licenses dengan batas bersamaannya yang ditampilkan. Sistem mulai melacak proses di semua PC klien yang terhubung. Ketika klien meluncurkan aplikasi, lisensi secara otomatis di-checkout.

Kesalahan umum

  • Memasukkan nama proses yang salah. Jika nama proses tidak cocok dengan yang sebenarnya berjalan di klien, sistem tidak dapat mendeteksi aplikasi. Buka Task Manager di PC klien, luncurkan aplikasi, dan catat nama proses yang tepat yang ditampilkan di tab Details.
  • Mengacaukan nama tampilan aplikasi dengan nama proses. "Adobe Photoshop 2026" adalah nama tampilan. Nama prosesnya adalah photoshop.exe. Selalu gunakan nama proses.
  • Menetapkan batas pengguna bersamaan lebih tinggi dari yang sebenarnya diizinkan oleh perjanjian lisensi. Sistem akan mengizinkan lebih banyak pengguna dari yang diizinkan lisensi Anda, yang mungkin melanggar persyaratan vendor perangkat lunak.

Cara Memantau Penggunaan Lisensi Aktif

Lihat PC mana yang saat ini memiliki lisensi yang di-checkout dan berapa banyak tempat duduk yang masih tersedia.

Yang Anda butuhkan

  • Setidaknya satu lisensi yang dikonfigurasi dalam sistem.
  • PC klien yang menjalankan aplikasi yang dilisensikan.

Langkah-langkah

  1. Navigasikan ke halaman Licenses.
  2. Pilih lisensi dari daftar. Panel detail menampilkan status penggunaan saat ini.
  3. Tinjau bagian Active Checkouts. Setiap entri menampilkan nama PC yang menjalankan aplikasi, waktu lisensi di-checkout, dan stempel waktu heartbeat terakhir.
  4. Hitungan Available menampilkan berapa banyak tempat duduk yang masih terbuka. Misalnya, jika Anda mengizinkan 5 pengguna bersamaan dan 3 PC menjalankan aplikasi, 2 tempat duduk tersedia.

Hasil yang diharapkan

Tampilan real-time tentang PC mana yang menggunakan setiap aplikasi yang dilisensikan dan berapa banyak tempat duduk yang tersisa. Tampilan ini diperbarui saat aplikasi diluncurkan dan ditutup di PC klien.

Cara Menangani Batas Lisensi Tercapai

Ketika semua tempat duduk untuk pengguna bersamaan digunakan, sistem mencegah PC tambahan meluncurkan aplikasi.

Yang terjadi secara otomatis

Ketika PC klien mencoba meluncurkan aplikasi dan semua tempat duduk bersamaan sudah di-checkout, sistem memblokir peluncuran. Pelanggan melihat notifikasi yang menunjukkan bahwa jumlah pengguna maksimum telah tercapai.

Cara memulihkan lisensi secara manual

Jika lisensi terjebak (misalnya, PC mogok tanpa menutup aplikasi dengan benar), Anda dapat memulihkannya secara manual.

  1. Navigasikan ke halaman Licenses dan pilih lisensi.
  2. Dalam daftar Active Checkouts, temukan checkout yang tampak terjebak. Biasanya akan menampilkan stempel waktu heartbeat yang sudah usang.
  3. Klik tombol Recover di sebelah checkout tersebut.
  4. Tempat duduk lisensi segera dibebaskan dan tersedia untuk PC lain.

Kapan menggunakan pemulihan manual

  • PC mogok atau kehilangan konektivitas jaringan. Interval pemeriksaan pada akhirnya akan memulihkan lisensi secara otomatis. Gunakan pemulihan manual jika Anda perlu tempat duduk dibebaskan lebih cepat.
  • PC klien dimatikan tanpa menutup aplikasi dengan benar.

Kesalahan umum

  • Memulihkan lisensi yang sebenarnya sedang digunakan. Pelanggan di PC tersebut mungkin kehilangan akses ke aplikasi. Selalu verifikasi status PC sebelum memulihkan.

Cara Menyiapkan Pemantauan Heartbeat

Sistem heartbeat memastikan bahwa lisensi tidak terkunci secara permanen oleh PC yang berhenti merespons. Berikut cara siklus hidupnya bekerja dan cara mengonfigurasinya.

Siklus hidup lisensi

  1. Checkout: PC klien meluncurkan aplikasi yang dipantau. Sistem secara otomatis melakukan checkout tempat duduk lisensi untuk PC tersebut.
  2. Heartbeat: Saat aplikasi berjalan, klien mengirimkan sinyal heartbeat berkala ke server yang mengonfirmasi bahwa aplikasi masih aktif.
  3. Checkin: Ketika aplikasi ditutup secara normal, klien mengirimkan sinyal checkin dan tempat duduk lisensi dibebaskan.
  4. Pemulihan Otomatis: Jika server berhenti menerima heartbeat lebih lama dari interval pemeriksaan yang dikonfigurasi, server mengasumsikan aplikasi tidak lagi berjalan (PC mungkin mogok, kehilangan konektivitas, atau dimatikan). Server memulihkan tempat duduk lisensi secara otomatis.

Mengonfigurasi timeout

  1. Navigasikan ke halaman Licenses dan pilih lisensi yang ingin Anda konfigurasikan.
  2. Edit field Check Interval. Nilainya dalam detik.
  3. Atur nilai yang sesuai untuk lingkungan Anda:
    • 120-180 detik untuk lingkungan di mana Anda perlu lisensi dibebaskan dengan cepat setelah masalah.
    • 300 detik (5 menit) adalah default dan cocok untuk sebagian besar pengaturan.
    • 600 detik (10 menit) untuk lingkungan dengan instabilitas jaringan sesekali di mana Anda ingin menghindari klaim balik yang salah.
  4. Simpan perubahan.

Hasil yang diharapkan

Lisensi secara otomatis dipulihkan dari PC yang tidak merespons setelah interval pemeriksaan berakhir. Ini mencegah "ghost checkout" mengonsumsi tempat duduk lisensi secara permanen.

Kesalahan umum

  • Menetapkan interval pemeriksaan terlalu pendek (di bawah 60 detik). Gangguan jaringan singkat atau beban server yang tinggi dapat menyebabkan heartbeat tiba sedikit terlambat. Interval yang sangat pendek dapat memulihkan lisensi dari PC yang sebenarnya masih menjalankan aplikasi.
  • Menetapkan interval pemeriksaan terlalu lama (lebih dari 15 menit). PC yang mogok akan menahan lisensinya selama seluruh interval, mencegah pelanggan lain menggunakannya.

Cara Melacak Kedaluwarsa Lisensi

Atur tanggal kedaluwarsa untuk menerima peringatan sebelum lisensi berakhir.

Yang Anda butuhkan

  • Tanggal perpanjangan untuk setiap lisensi perangkat lunak Anda.

Langkah-langkah

  1. Navigasikan ke halaman Licenses dan pilih lisensi.
  2. Atur Expiration Date ke tanggal perjanjian lisensi Anda berakhir atau harus diperpanjang.
  3. Simpan perubahan.
  4. Sistem menampilkan peringatan saat tanggal kedaluwarsa semakin dekat. Lisensi yang telah kedaluwarsa ditandai dalam daftar.
  5. Ketika lisensi kedaluwarsa, putuskan apakah akan memperbaruinya dengan vendor dan memperbarui tanggal kedaluwarsa, atau hapus entri lisensi jika Anda tidak memperpanjang.

Hasil yang diharapkan

Kedaluwarsa yang akan datang terlihat di halaman Licenses, memberi Anda pemberitahuan awal untuk diperpanjang. Lisensi yang sudah kedaluwarsa ditandai dengan jelas sehingga Anda tidak secara tidak sengaja mengizinkan pelanggan menggunakan perangkat lunak yang tidak lagi Anda lisensikan.

Kesalahan umum

  • Tidak menetapkan tanggal kedaluwarsa sama sekali. Tanpanya, tidak ada peringatan. Lisensi mungkin berakhir tanpa diketahui siapa pun.
  • Memperpanjang lisensi dengan vendor tetapi lupa memperbarui tanggal di HandyCafe. Sistem akan terus menandainya sebagai kedaluwarsa.

Contoh: Mengelola 10 Lisensi Game Steam Bersamaan di 30 PC

Contoh ini menggambarkan pengaturan tipikal untuk kafe gaming.

Skenario

Anda memiliki 30 PC klien di kafe Anda. Anda membeli lisensi situs Steam komersial yang mengizinkan 10 pengguna bersamaan.

Pengaturan

  1. Navigasikan ke Licenses dan klik Add.
  2. Masukkan nama: "Steam Game Library."
  3. Masukkan provider: "Valve."
  4. Masukkan kunci lisensi situs Steam Anda.
  5. Atur type ke "app."
  6. Atur process name ke steam.exe.
  7. Atur quantity ke 10 dan simultaneous users ke 10.
  8. Atur check interval ke 300 detik.
  9. Atur tanggal kedaluwarsa ke tanggal perpanjangan lisensi Anda.
  10. Simpan.

Cara kerjanya dalam praktik

  • 10 pelanggan pertama yang meluncurkan Steam di PC mereka masing-masing melakukan checkout satu tempat duduk lisensi.
  • Pelanggan ke-11 mencoba meluncurkan Steam. Sistem memblokir peluncuran dan memberi tahu pelanggan bahwa semua tempat duduk Steam saat ini sedang digunakan.
  • Pelanggan ke-3 menyelesaikan sesi mereka dan menutup Steam. Sistem melakukan checkin lisensi, membebaskan satu tempat duduk.
  • Pelanggan ke-11 mencoba lagi dan sekarang berhasil melakukan checkout tempat duduk yang baru dibebaskan.
  • Jika PC-07 mogok saat menjalankan Steam, heartbeat berhenti. Setelah 300 detik, server mengklaim kembali tempat duduk tersebut. Kini tersedia untuk pelanggan lain.

Pemantauan

Periksa halaman Licenses secara berkala untuk melihat pola penggunaan. Jika semua 10 tempat duduk selalu penuh selama jam sibuk, pertimbangkan untuk membeli lisensi bersamaan tambahan. Jika tempat duduk jarang semuanya terpakai, Anda mungkin terlalu banyak membeli lisensi.