Pemasok
Direktori pemasok memelihara database vendor dan pemasok yang menjadi tempat kafe Anda membeli barang dan jasa. Setiap catatan pemasok menyimpan detail kontak, ketentuan pembayaran, dan informasi pajak, menyediakan referensi pusat untuk mengelola hubungan vendor Anda.
Pemasok dikelola pada tab Pemasok di halaman Stok pada navigasi utama. Sebelumnya mereka berada di dalam Pengaturan.
Kolom Catatan Pemasok
Setiap catatan pemasok berisi informasi berikut:
| Kolom | Deskripsi |
|---|---|
name |
Nama pemasok atau perusahaan. Ini adalah pengenal utama yang ditampilkan di daftar dan pada penerimaan stok. |
contact_person |
Nama kontak utama Anda di pemasok (misalnya perwakilan penjualan atau manajer akun). |
phone |
Nomor telepon pemasok untuk pemesanan atau penyelesaian masalah. |
email |
Alamat email pemasok untuk konfirmasi pesanan, faktur, atau komunikasi umum. |
address |
Alamat fisik pemasok, berguna untuk koordinasi pengiriman atau kunjungan lokasi. |
payment_term_days |
Jumlah hari yang diizinkan untuk pembayaran setelah menerima faktur (misalnya 30 untuk ketentuan net-30). Ini membantu melacak kapan pembayaran jatuh tempo. |
tax_authority |
Otoritas pajak atau kantor pajak tempat pemasok terdaftar, jika berlaku. |
tax_identity |
Nomor identifikasi pajak pemasok (NPWP atau setara). Diperlukan untuk faktur formal di banyak yurisdiksi. |
notes |
Kolom teks bebas untuk informasi tambahan tentang pemasok (misalnya jadwal pengiriman, kuantitas pesanan minimum, pengaturan khusus). |
Manajemen Aktif / Nonaktif
Pemasok memiliki tanda active yang mengontrol visibilitas mereka:
- Pemasok aktif muncul di daftar pemasok dan disarankan saat mencatat penerimaan stok.
- Pemasok nonaktif disembunyikan dari daftar aktif dan saran tetapi tetap di database. Penerimaan sebelumnya yang mereferensikan pemasok tidak terpengaruh.
Menonaktifkan pemasok berguna saat Anda berhenti memesan dari vendor tetapi ingin mempertahankan riwayat pembelian untuk pelaporan. Anda dapat mengaktifkan kembali pemasok kapan saja dengan mengalihkan kembali tanda tersebut.
Menautkan Pemasok ke Penerimaan Stok
Koneksi utama antara pemasok dan sisa sistem adalah melalui penerimaan stok. Saat Anda mencatat pengiriman pada tab Penerimaan Stok di halaman Stok, Anda memilih pemasok dari direktori ini dan penerimaan menyimpan referensi langsung ke catatan pemasok.
Karena tautannya berupa referensi nyata dan bukan teks bebas, riwayat penerimaan tetap melekat pada pemasok meskipun pemasok kemudian diganti namanya.
Membuat Pemasok Baru
Untuk menambahkan pemasok baru:
- Buka halaman Stok dari bilah samping dan beralih ke tab Pemasok.
- Klik tombol Pemasok Baru.
- Masukkan nama (wajib). Ini adalah cara pemasok akan muncul di seluruh sistem.
- Isi kontak person, telepon, email, dan alamat yang tersedia.
- Atur ketentuan pembayaran (dalam hari) untuk melacak tanggal jatuh tempo faktur.
- Masukkan otoritas pajak dan identitas pajak jika diperlukan untuk akuntansi Anda.
- Tambahkan catatan tentang hubungan pemasok.
- Klik Simpan.
Mengedit Pemasok
Pilih pemasok dari daftar untuk membuka editornya. Anda dapat memperbarui kolom apa pun kapan saja. Mengganti nama pemasok tidak merusak riwayat penerimaan karena penerimaan mereferensikan catatan pemasok secara langsung. Gunakan Aktifkan dan Nonaktifkan pada kartu pemasok untuk mengontrol apakah pemasok ditawarkan saat memasukkan penerimaan baru.
Kasus Penggunaan Pemasok
Melacak Riwayat Pembelian
Dengan mencatat setiap pengiriman pada pemasok yang tepat, Anda dapat meninjau riwayat penerimaan per vendor untuk melihat:
- Semua item yang dibeli dari vendor tertentu.
- Total pengeluaran dengan setiap pemasok selama periode tertentu.
- Produk mana yang berasal dari pemasok mana.
Manajemen Ketentuan Pembayaran
Kolom payment_term_days membantu Anda merencanakan arus kas. Dikombinasikan dengan tanggal faktur penerimaan, Anda dapat menghitung kapan pembayaran jatuh tempo dan memprioritaskan sesuai.
Kepatuhan Pajak
Mencatat tax_authority dan tax_identity untuk setiap pemasok memastikan Anda memiliki informasi yang diperlukan untuk:
- Menghasilkan laporan pembelian untuk pelaporan pajak.
- Memverifikasi bahwa faktur pemasok menyertakan nomor identifikasi pajak yang valid.
- Merespons audit otoritas pajak dengan dokumentasi vendor yang lengkap.