Pemasok
Halaman Pemasok memelihara database vendor dan pemasok yang menjadi tempat kafe Anda membeli barang dan jasa. Setiap catatan pemasok menyimpan detail kontak, ketentuan pembayaran, dan informasi pajak, menyediakan referensi pusat untuk mengelola hubungan vendor Anda.
Kolom Catatan Pemasok
Setiap catatan pemasok berisi informasi berikut:
| Kolom | Deskripsi |
|---|---|
name |
Nama pemasok atau perusahaan. Ini adalah pengenal utama yang ditampilkan di daftar dan direferensikan dari entri inventaris. |
contact_person |
Nama kontak utama Anda di pemasok (misalnya perwakilan penjualan atau manajer akun). |
phone |
Nomor telepon pemasok untuk pemesanan atau penyelesaian masalah. |
email |
Alamat email pemasok untuk konfirmasi pesanan, faktur, atau komunikasi umum. |
address |
Alamat fisik pemasok, berguna untuk koordinasi pengiriman atau kunjungan lokasi. |
payment_term_days |
Jumlah hari yang diizinkan untuk pembayaran setelah menerima faktur (misalnya 30 untuk ketentuan net-30). Ini membantu melacak kapan pembayaran jatuh tempo. |
tax_authority |
Otoritas pajak atau kantor pajak tempat pemasok terdaftar, jika berlaku. |
tax_identity |
Nomor identifikasi pajak pemasok (NPWP atau setara). Diperlukan untuk faktur formal di banyak yurisdiksi. |
notes |
Kolom teks bebas untuk informasi tambahan tentang pemasok (misalnya jadwal pengiriman, kuantitas pesanan minimum, pengaturan khusus). |
Manajemen Aktif / Nonaktif
Pemasok memiliki tanda active yang mengontrol visibilitas mereka:
- Pemasok aktif muncul di daftar pemasok dan disarankan saat mencatat entri inventaris.
- Pemasok nonaktif disembunyikan dari daftar aktif dan saran tetapi tetap di database. Entri inventaris sebelumnya yang mereferensikan pemasok tidak terpengaruh.
Menonaktifkan pemasok berguna saat Anda berhenti memesan dari vendor tetapi ingin mempertahankan riwayat pembelian untuk pelaporan. Anda dapat mengaktifkan kembali pemasok kapan saja dengan mengalihkan kembali tanda tersebut.
Menautkan Pemasok ke Entri Inventaris
Koneksi utama antara pemasok dan sisa sistem adalah melalui entri inventaris. Saat Anda mencatat pembelian di halaman Inventaris, kolom supplier_name mereferensikan pemasok dari database ini.
Meskipun tautan berdasarkan nama (bukan foreign key ketat), sistem menyediakan saran pelengkapan otomatis dari daftar pemasok aktif Anda saat mengetik nama pemasok di formulir inventaris. Ini mendorong konsistensi dan memudahkan pemfilteran riwayat inventaris berdasarkan pemasok.
Membuat Pemasok Baru
Untuk menambahkan pemasok baru:
- Navigasikan ke halaman Pemasok dari bilah samping.
- Klik tombol Tambah Pemasok.
- Masukkan nama (wajib). Ini adalah cara pemasok akan muncul di seluruh sistem.
- Isi kontak person, telepon, email, dan alamat yang tersedia.
- Atur ketentuan pembayaran (dalam hari) untuk melacak tanggal jatuh tempo faktur.
- Masukkan otoritas pajak dan identitas pajak jika diperlukan untuk akuntansi Anda.
- Tambahkan catatan tentang hubungan pemasok.
- Klik Simpan.
Mengedit Pemasok
Pilih pemasok dari daftar untuk membuka tampilan detail mereka. Anda dapat memperbarui kolom apa pun kapan saja.
Kasus Penggunaan Pemasok
Melacak Riwayat Pembelian
Dengan menggunakan nama pemasok yang sama secara konsisten di seluruh entri inventaris, Anda dapat memfilter daftar inventaris berdasarkan pemasok untuk melihat:
- Semua item yang dibeli dari vendor tertentu.
- Total pengeluaran dengan setiap pemasok selama periode tertentu.
- Produk mana yang berasal dari pemasok mana.
Manajemen Ketentuan Pembayaran
Kolom payment_term_days membantu Anda merencanakan arus kas. Dikombinasikan dengan tanggal entri inventaris, Anda dapat menghitung kapan pembayaran jatuh tempo dan memprioritaskan sesuai.
Kepatuhan Pajak
Mencatat tax_authority dan tax_identity untuk setiap pemasok memastikan Anda memiliki informasi yang diperlukan untuk:
- Menghasilkan laporan pembelian untuk pelaporan pajak.
- Memverifikasi bahwa faktur pemasok menyertakan nomor identifikasi pajak yang valid.
- Merespons audit otoritas pajak dengan dokumentasi vendor yang lengkap.