Как обрабатывать заказы

Это руководство охватывает создание, изменение, закрытие и отмену заказов на еду, напитки и другие товары вашего кафе. Заказы отделены от биллинга сессий. Клиент может иметь активную сессию и открытые заказы одновременно.

Что вам понадобится

Авторизованный аккаунт кассира или администратора на HandyCafe Server.
Продукты, настроенные на вкладке Товары страницы Запасы (хотя бы один продукт с названием, категорией, ценой и ставкой НДС).
Хотя бы один доступный способ оплаты (Наличные доступны по умолчанию).

Как создать и закрыть заказ

Стандартный процесс: создание заказа, добавление позиций и закрытие с оплатой.

Перейдите на страницу Заказы через боковое меню.
Нажмите кнопку Новый заказ.
По желанию привяжите заказ к клиентскому ПК. Нажмите поле назначения ПК и выберите подключенный клиент. Для продажи на кассе без привязки к ПК пропустите этот шаг.
По желанию добавьте заметку к заказу (например, «Стол 3» или «Дополнительные салфетки»).
Найдите продукты через поле поиска. Введите название продукта или категорию для фильтрации.
Нажмите на продукт для добавления в заказ. Количество по умолчанию 1.
Для изменения количества нажмите на поле количества рядом с позицией и введите нужное число.
Повторите шаги 5-7 для каждого продукта.
Просмотрите итог заказа. Диалог показывает:
- Каждую позицию с названием, ценой за единицу, количеством и суммой по строке.
- Подытог (сумма всех строк).
- НДС (рассчитанный по ставке НДС каждого продукта).
- Итого.
Нажмите Закрыть заказ для перехода к оплате.
Выберите способ оплаты (Наличные, Карта или настроенный способ).
Нажмите Подтвердить для финализации заказа и записи транзакции.

Ожидаемый результат: заказ перемещается на вкладку «Закрытые» на странице Заказов. Транзакция записывается с суммой заказа, способом оплаты и разбивкой НДС. Транзакция отображается в Кассовом отчете. Если заказ был привязан к клиентскому ПК, он связывается с историей сессий этого ПК.

Как изменить открытый заказ

Вы можете изменить содержимое заказа пока он не закрыт.

Изменение количества позиции

Перейдите на страницу Заказы.
Найдите открытый заказ на вкладке «Открытые».
Нажмите на заказ для раскрытия деталей.
Найдите нужную позицию.
Нажмите на поле количества и введите новое значение.
Сумма по строке и итог заказа обновятся автоматически.

Изменение цены за единицу

Откройте детали заказа.
Нажмите на поле цены рядом с позицией.
Введите новую цену. Это переопределяет цену продукта по умолчанию только для этого заказа.
Сумма по строке пересчитывается.

Удаление позиции

Откройте детали заказа.
Нажмите кнопку удаления рядом с нужной позицией.
Позиция удаляется и итог заказа пересчитывается.

Ожидаемый результат: открытый заказ отражает обновленные количества, цены или удаленные позиции. Итог корректируется автоматически.

Как отменить заказ

Отмена убирает заказ из активной обработки. Отменить можно только открытые (неоплаченные) заказы.

Перейдите на страницу Заказы.
Найдите открытый заказ на вкладке «Открытые».
Нажмите на заказ для выбора.
Нажмите кнопку Отменить.
Подтвердите отмену в диалоге.

Ожидаемый результат: статус заказа меняется на «Отменен». Он уходит с вкладки Открытые. Транзакция не записывается. Отмененные заказы остаются в системе для аудита, но не влияют на финансовые отчеты.

Примечание: нельзя отменить уже закрытый и оплаченный заказ. Для отмены оплаченного заказа требуется процедура возврата.

Как создать быструю продажу на кассе

Продажа на кассе это заказ без привязки к ПК или участнику. Используйте для прямых продаж на стойке.

Перейдите на страницу Заказы.
Нажмите Новый заказ.
Не назначайте ПК. Оставьте поле пустым.
При необходимости добавьте заметку (например, «Энергетик, проходящий клиент»).
Добавьте продукты для покупки.
Нажмите Закрыть заказ.
Выберите способ оплаты и подтвердите.

Ожидаемый результат: заказ создается и закрывается без привязки к ПК или сессии. Транзакция записывается в Кассовом отчете под текущей сменой кассира.

Как обработать заказ клиента с ПК

Клиенты могут размещать заказы прямо со своего клиентского ПК через интерфейс рабочего стола. При размещении заказа сервер получает уведомление.

На сервере воспроизводится звуковое уведомление (звук нового заказа из Настроек).
Появляется бейдж уведомления на иконке страницы Заказов в боковом меню.
Перейдите на страницу Заказы.
Новый заказ отображается на вкладке «Открытые» с:
- Именем клиентского ПК.
- Выбранными позициями с количествами и ценами.
- Заметкой от клиента (по желанию).
Проверьте позиции заказа на наличие товаров.
Подготовьте заказ (приготовьте напиток, разогрейте еду и т.д.).
Когда вы передаете позиции клиенту, нажмите Отметить как выданный. Так фиксируется, что клиент получил заказ. Наличные при этом не принимаются. Если заказ привязан к участнику, отметка о выдаче автоматически списывает сумму заказа с оплаченного баланса кошелька участника. Бонусные кредиты не используются никогда. Если оплаченного баланса не хватает, остаток остается на вкладке «Открытые».
Чтобы принять оплату наличными или картой вместо списания с кошелька (или дополнительно к нему), используйте Принять оплату и выберите способ оплаты.

Ожидаемый результат: заказ привязывается к активной сессии клиента. Уведомление убирается. Для заказа участника при выдаче списывается оплаченный кошелек и создается запись о расходе. Клиент видит обновление статуса заказа на своем ПК.

Совет: вы можете изменить заказ до его закрытия, если какой-то позиции нет в наличии. Удалите недоступную позицию и сообщите об изменении клиенту.

Как привязать заказ к участнику

Если клиент зарегистрированный участник, привязка заказа к его аккаунту открывает оплату из кошелька и учет истории заказов.

Создайте новый заказ или откройте существующий открытый заказ.
Если заказ привязан к ПК с активной сессией участника, участник привязывается автоматически.
Если это продажа на кассе, вы можете вручную найти и назначить участника в поле участника у заказа.
Когда вы отмечаете заказ как выданный, с оплаченного баланса кошелька участника списывается сумма заказа. Бонусные кредиты зарезервированы под сессии и время и не затрагиваются.

Ожидаемый результат: заказ появляется в истории заказов участника. Списание с оплаченного кошелька при выдаче создает запись о расходе, связанную с заказом. Списание фиксируется один раз на заказ, поэтому повторная отметка о выдаче никогда не спишет с участника дважды.

Типичные ошибки

Продукты с нулевой ценой. Если цена продукта установлена в 0 на вкладке Товары страницы Запасы, позиции заказа тоже будут нулевыми. Всегда проверяйте цены продуктов.
Закрытие заказа без проверки позиций. После закрытия транзакция записывается. Проверяйте количества и цены перед подтверждением.
Игнорирование уведомлений о заказах клиентов. Заказы остаются на вкладке Открытые пока кассир их не обработает. Необработанные заказы ведут к недовольству клиентов. Следите за уведомлениями в загруженные периоды.
Отмена вместо редактирования. Если неверна только одна позиция, измените открытый заказ вместо отмены и пересоздания. Это экономит время и сохраняет аудиторский след чище.
Ненастроенные продукты перед открытием. Заказы требуют наличия продуктов на вкладке Товары страницы Запасы. Настройте полный каталог с корректными названиями, ценами, категориями и ставками НДС перед первой сменой.
Забытые ставки НДС у продуктов. Если у продукта ставка НДС равна 0, а он должен облагаться налогом, итог заказа окажется неверным. Проверяйте ставку НДС по каждому продукту на вкладке Товары страницы Запасы.