Управление заказами
Заказы в HandyCafe используются для продажи товаров (еда, напитки, аксессуары и другие позиции, предлагаемые вашим интернет-кафе или игровым центром). Система заказов отслеживает каждую продажу от создания до оплаты или отмены с полной интеграцией в кассовый отчет и учет смен кассиров.
Жизненный цикл заказа
Каждый заказ проходит простой жизненный цикл:
Новый заказ --> Открыт --> Закрыт (оплата получена)
|
+----> Отменен (аннулирован)
- Открыт: заказ создан и может содержать добавленные позиции. Ожидает оплаты или дальнейшего изменения.
- Закрыт: оплата получена и зафиксирована. Создается запись транзакции. Заказ нельзя изменить после закрытия.
- Отменен: заказ аннулирован. Транзакция не создается. Отмененные заказы остаются в истории для аудита, но не влияют на расчеты выручки.
Вкладки
Страница "Заказы" организована в четыре вкладки:
| Вкладка | Показывает | Значок |
|---|---|---|
| Открытые | Активные заказы, ожидающие оплаты или изменения | Количество открытых заказов |
| Закрытые | Завершенные заказы с полученной оплатой | Количество закрытых заказов |
| Отмененные | Аннулированные заказы | Количество отмененных заказов |
| Все | Все заказы независимо от статуса | Общее количество заказов |
На каждой вкладке отображается значок с количеством для быстрой оценки числа заказов в каждом состоянии. Вкладка "Открытые" является видом по умолчанию, так как именно эти заказы требуют внимания.
Создание нового заказа
- Перейдите на страницу Заказы.
- Нажмите кнопку Новый заказ.
- При необходимости привяжите заказ к конкретному ПК, выбрав имя хоста или MAC-адрес. Это связывает заказ с определенной станцией для отслеживания доставки к конкретному месту.
- При необходимости добавьте примечание к заказу (номер столика, имя клиента или особые пожелания).
- Заказ создается в статусе "Открыт" и готов для добавления позиций.
Добавление позиций в заказ
После создания заказа:
- Поиск или просмотр товаров: используйте строку поиска для нахождения товаров по названию или просматривайте каталог.
- Выберите товар: нажмите на товар для добавления в заказ.
- Задайте количество: настройте количество для каждой позиции. По умолчанию 1.
- Задайте цену: цена за единицу подставляется из каталога товаров, но может быть изменена для конкретного заказа (например, для специальной скидки или акции).
В один заказ можно добавить несколько разных товаров. Каждая позиция отображается как строка заказа с собственным количеством и ценой.
Изменение позиций
Пока заказ в статусе "Открыт", можно изменять его позиции:
- Изменение количества: увеличение или уменьшение количества любой позиции.
- Изменение цены: корректировка цены для конкретной позиции. Полезно для применения разовых скидок или исправления цен.
- Удаление позиций: полное удаление позиции из заказа.
После закрытия или отмены заказа его позиции нельзя изменить.
Итого по заказу
Итоговая сумма заказа рассчитывается автоматически:
Сумма строки = Количество x Цена за единицу
Итого по заказу = Сумма всех строк
Каждая позиция также отслеживает:
- Название товара: наименование проданного товара.
- Цена за единицу: цена на момент продажи.
- Количество: количество проданных единиц.
- НДС: применимая сумма налога при наличии настройки.
- Скидки: примененные скидки к позиции.
- Итого по строке: итоговая сумма для строки (количество x цена, скорректированная на НДС и скидки).
Итого по заказу обновляется в реальном времени при добавлении, удалении или изменении позиций.
Закрытие заказа
Когда клиент готов оплатить:
- Просмотрите позиции и итоговую сумму заказа.
- Нажмите кнопку Закрыть заказ.
- Выберите способ оплаты (наличные, карта, мобильный платеж и т.д.). Доступные способы оплаты настраиваются в системных параметрах.
- Подтвердите оплату.
При закрытии заказа:
- Создается запись транзакции в системе.
- Транзакция привязывается к текущей смене кассира.
- Выручка отражается в кассовом отчете.
- Заказ перемещается на вкладку "Закрытые" и больше не подлежит изменению.
Отмена заказа
Для аннулирования заказа:
- Выберите открытый заказ.
- Нажмите кнопку Отменить.
- Подтвердите отмену.
При отмене заказа:
- Транзакция не создается.
- Заказ перемещается на вкладку "Отмененные".
- Он остается в системе для целей аудита (виден на вкладках "Все" и "Отмененные").
- Отмененные заказы не влияют на расчеты выручки или кассовый отчет.
Отображение времени
Заказы отображают относительные метки времени:
| Время | Отображение |
|---|---|
| Менее 1 часа | Минуты (например, "5 мин. назад") |
| 1-24 часа | Часы (например, "2 ч. назад") |
| Более 24 часов | Дни (например, "1 д. назад") |
Это позволяет быстро выявлять заказы, открытые слишком долго и требующие внимания.
Уведомления о заказах (заказы с клиента)
Когда клиент размещает заказ со своего ПК (через функцию заказов клиентского приложения):
- На серверном приложении появляется уведомление со звуковым сигналом.
- Уведомление показывает детали заказа включая заказанные позиции и исходный ПК.
- Кассир может принять заказ и начать его подготовку.
Эта функция позволяет клиентам заказывать еду и напитки не покидая своего места, улучшая клиентский опыт и сокращая время ожидания.
Необходимые права
Управление заказами доступно кассирам с соответствующими правами. Возможность создания, просмотра и управления заказами контролируется через систему ролей кассиров.
Владельцы (роль администратора) всегда имеют полный доступ ко всем функциям управления заказами.
История заказов и отчетность
Все заказы, закрытые или отмененные, хранятся в системе и участвуют в отчетности:
- Закрытые заказы отображаются в кассовом отчете как выручные транзакции.
- Позиции заказов отслеживаются индивидуально, позволяя видеть самые продаваемые товары.
- Привязка к кассиру: каждый заказ фиксирует, какой кассир его создал и закрыл, обеспечивая персональный учет эффективности.
- Кассовый отчет может фильтровать транзакции по категории для отображения выручки от заказов отдельно от выручки от сессий.