HandyCafe Docs
owner

Как отслеживать расходы и склад

HandyCafe Server включает инструменты для записи бизнес-расходов, управления справочником поставщиков и учета складских закупок. Это руководство описывает каждый из этих процессов пошагово.

Как записать бизнес-расход

Расходы представляют любые затраты вашего бизнеса. Отслеживайте аренду, коммунальные услуги, покупку оборудования, подписки на ПО и любые другие исходящие платежи.

Что вам понадобится

  • HandyCafe Server запущен.
  • Доступ уровня администратора или владельца.
  • Детали расхода: название, сумма, имя вендора и срок оплаты.

Шаги

  1. Нажмите Расходы в боковом меню HandyCafe Server.
  2. Нажмите кнопку Добавить для создания новой записи расхода.
  3. Введите Название, четко описывающее расход. Например: «Электричество - Апрель 2026».
  4. Введите Сумму в локальной валюте.
  5. Введите Вендора. Например: «Городская электросеть». Это бизнес или лицо, которому должна быть произведена оплата.
  6. Задайте Срок оплаты. Если расход уже оплачен, включите переключатель Оплачено и введите Дату оплаты. Нажмите Сохранить.

Ожидаемый результат

Расход появляется в списке расходов. Неоплаченные расходы выделены для быстрого обзора задолженности. Общая сумма расходов включается в финансовую отчетность.

Распространенные ошибки

  • Нечеткое название. «Разное» ничего не говорит при просмотре расходов через несколько месяцев. Будьте конкретны.
  • Забыли обновить статус оплаты. Ваш неоплаченный баланс будет выглядеть выше реального.

Как посмотреть неоплаченные расходы

Быстрая фильтрация для просмотра только неоплаченных расходов.

Что вам понадобится

  • Хотя бы один расход, записанный в системе.

Шаги

  1. Перейдите на страницу Расходы.
  2. Нажмите вкладку фильтра Неоплаченные вверху списка.
  3. Список показывает только расходы с незаполненным статусом оплаты.

Ожидаемый результат

Отфильтрованный вид, показывающий исключительно неоплаченные расходы. Используйте для приоритизации предстоящих платежей.

Как отметить расход как оплаченный

Обновите запись при совершении платежа.

Что вам понадобится

  • Существующий неоплаченный расход в системе.

Шаги

  1. Перейдите на страницу Расходы.
  2. Найдите оплаченный расход. Нажмите для открытия деталей.
  3. Нажмите кнопку Отметить оплаченным или включите переключатель оплаты.
  4. Дата оплаты устанавливается автоматически на сегодня. Измените при необходимости.
  5. Сохраните изменения.

Ожидаемый результат

Расход перемещается из фильтра Неоплаченные в фильтр Оплаченные. Неоплаченный баланс уменьшается.

Как добавить поставщика

Поставщики это компании, у которых вы закупаете товары и услуги. Справочник поставщиков позволяет быстро связывать закупки с нужным вендором.

Что вам понадобится

  • Контактная информация поставщика: название, телефон, email, адрес.
  • По желанию: условия оплаты, ИНН.

Шаги

  1. Нажмите Запасы в боковом меню и перейдите на вкладку Поставщики.
  2. Нажмите кнопку Новый поставщик для создания новой записи.
  3. Введите Название поставщика. Например: «ТехОпт».
  4. Введите Контактное лицо если у поставщика есть конкретный менеджер.
  5. Заполните Телефон и Email.
  6. Введите Адрес поставщика.
  7. По желанию введите Условия оплаты (например, «Нет-30» или «По получению») и ИНН для бухгалтерского учета.
  8. Нажмите Сохранить.

Ожидаемый результат

Поставщик появляется в справочнике. Теперь его можно указывать при записи складских закупок.

Распространенные ошибки

  • Создание дублирующих записей с немного разными названиями (например, «ТехОпт» и «Тех Опт Оптом»). Проверьте существующий список перед добавлением.
  • Пустые контактные поля. При необходимости повторного заказа или разрешения спора эта информация будет нужна.

Как записать складскую закупку

Складские закупки отслеживают все приобретения для кафе: еду, напитки, компьютерную периферию, средства для уборки и любые физические товары.

Что вам понадобится

  • Поставщик, уже добавленный в систему (или можно добавить в процессе).
  • Счет-фактура или чек от закупки.

Шаги

  1. Нажмите Запасы в боковом меню и перейдите на вкладку Приходная накладная.
  2. Выберите или введите Поставщика. Если поставщика нет в списке, сначала добавьте его на вкладке «Поставщики» (см. раздел выше).
  3. Введите Номер накладной и Дату накладной из счета-фактуры поставщика. Это связывает накладную с конкретным документом о покупке.
  4. Нажмите Добавить строку для каждой позиции счета-фактуры.
  5. Отсканируйте или введите Штрихкод либо выберите Товар по названию. Позицию, которой еще нет в каталоге, можно добавить как новый товар прямо из строки.
  6. Введите Количество и Закупочную цену за единицу. При необходимости укажите Скидку и ставку НДС из счета-фактуры.
  7. Повторите для каждой строки, затем проверьте промежуточный итог, скидку, НДС и общую сумму.
  8. Нажмите Сохранить.

Ожидаемый результат

Накладная записана с автоматически рассчитанными итогами. Уровни запасов каждого товара в накладной увеличиваются на полученные количества. В истории движения каждого товара появляется движение покупки. Накладная появляется в Истории накладных.

Распространенные ошибки

  • Ввод общей стоимости в поле закупочной цены. Если куплено 24 банки за $36, закупочная цена должна быть $1.50, а не $36.
  • Пропуск номера накладной. Без него накладную нельзя сохранить, и вы потеряете связь с исходным документом о покупке.

Как отслеживать остатки товаров

Уровни запасов меняются по мере продажи позиций через систему заказов и добавления новых закупок.

Что вам понадобится

  • Продукты, настроенные на странице Продукты.
  • Заказы, обрабатываемые через систему.

Как работают изменения запасов

  • Автоматическое списание при продаже: при обработке заказа кассиром система автоматически уменьшает запас продукта на проданное количество.
  • Автоматическое пополнение при приходе: сохранение приходной накладной увеличивает запас каждого товара в ней на полученное количество. Отдельный шаг обновления не нужен.
  • Ручная корректировка: при порче, бое или коррекциях используйте действия Исправить запасы, Списание и Инвентаризация на вкладке Статус запасов страницы Запасы. Каждое изменение попадает в историю движения товара.

Шаги для проверки текущих остатков

  1. Нажмите Запасы в боковом меню и перейдите на вкладку Статус запасов.
  2. Просмотрите список. Каждый товар показывает запас, порог, последнее движение и стоимость запаса.
  3. Используйте фильтр Только критические для просмотра товаров на уровне порога или ниже. Пороги задаются действием Изменить порог.
  4. Откройте историю движения любого товара, чтобы увидеть дату, причину, изменение, итоговый уровень и кассира для каждого изменения запасов.

Ожидаемый результат

Четкий обзор наличия и потребности в дозаказе. Товары с низким остатком легко заметить.

Распространенные ошибки

  • Неучтенные потери или бой. Если банка газировки упала и не может быть продана, зафиксируйте это действием Списание. Иначе фактический запас не будет совпадать с системным.
  • Забыли ввести приходную накладную после получения поставки. Система знает только о введенных данных. Физический товар на полке, не отраженный в системе, создает расхождение.
  • Полагаться только на автоматический учет без периодических инвентаризаций. Даже лучшая система учета накапливает расхождения. Проводите физическую инвентаризацию еженедельно и фиксируйте её действием Инвентаризация на вкладке Статус запасов.