HandyCafe Docs
owner

Как отслеживать расходы и склад

HandyCafe Server включает инструменты для записи бизнес-расходов, управления справочником поставщиков и учета складских закупок. Это руководство описывает каждый из этих процессов пошагово.

Как записать бизнес-расход

Расходы представляют любые затраты вашего бизнеса. Отслеживайте аренду, коммунальные услуги, покупку оборудования, подписки на ПО и любые другие исходящие платежи.

Что вам понадобится

  • HandyCafe Server запущен.
  • Доступ уровня администратора или владельца.
  • Детали расхода: название, сумма, имя вендора и срок оплаты.

Шаги

  1. Нажмите Расходы в боковом меню HandyCafe Server.
  2. Нажмите кнопку Добавить для создания новой записи расхода.
  3. Введите Название, четко описывающее расход. Например: «Электричество - Апрель 2026».
  4. Введите Сумму в локальной валюте.
  5. Введите Вендора. Например: «Городская электросеть». Это бизнес или лицо, которому должна быть произведена оплата.
  6. Задайте Срок оплаты. Если расход уже оплачен, включите переключатель Оплачено и введите Дату оплаты. Нажмите Сохранить.

Ожидаемый результат

Расход появляется в списке расходов. Неоплаченные расходы выделены для быстрого обзора задолженности. Общая сумма расходов включается в финансовую отчетность.

Распространенные ошибки

  • Нечеткое название. «Разное» ничего не говорит при просмотре расходов через несколько месяцев. Будьте конкретны.
  • Забыли обновить статус оплаты. Ваш неоплаченный баланс будет выглядеть выше реального.

Как посмотреть неоплаченные расходы

Быстрая фильтрация для просмотра только неоплаченных расходов.

Шаги

  1. Перейдите на страницу Расходы.
  2. Нажмите вкладку фильтра Неоплаченные вверху списка.
  3. Список показывает только расходы с незаполненным статусом оплаты.

Ожидаемый результат

Отфильтрованный вид, показывающий исключительно неоплаченные расходы. Используйте для приоритизации предстоящих платежей.

Как отметить расход как оплаченный

Обновите запись при совершении платежа.

Шаги

  1. Перейдите на страницу Расходы.
  2. Найдите оплаченный расход. Нажмите для открытия деталей.
  3. Нажмите кнопку Отметить оплаченным или включите переключатель оплаты.
  4. Дата оплаты устанавливается автоматически на сегодня. Измените при необходимости.
  5. Сохраните изменения.

Ожидаемый результат

Расход перемещается из фильтра Неоплаченные в фильтр Оплаченные. Неоплаченный баланс уменьшается.

Как добавить поставщика

Поставщики -- это компании, у которых вы закупаете товары и услуги. Справочник поставщиков позволяет быстро связывать закупки с нужным вендором.

Что вам понадобится

  • Контактная информация поставщика: название, телефон, email, адрес.
  • По желанию: условия оплаты, ИНН.

Шаги

  1. Нажмите Поставщики в боковом меню.
  2. Нажмите кнопку Добавить для создания новой записи.
  3. Введите Название поставщика. Например: «ТехОпт».
  4. Введите Контактное лицо если у поставщика есть конкретный менеджер.
  5. Заполните Телефон и Email.
  6. Введите Адрес поставщика.
  7. По желанию введите Условия оплаты (например, «Нет-30» или «По получению») и ИНН для бухгалтерского учета.
  8. Нажмите Сохранить.

Ожидаемый результат

Поставщик появляется в справочнике. Теперь его можно указывать при записи складских закупок.

Распространенные ошибки

  • Создание дублирующих записей с немного разными названиями (например, «ТехОпт» и «Тех Опт Оптом»). Проверьте существующий список перед добавлением.
  • Пустые контактные поля. При необходимости повторного заказа или разрешения спора эта информация будет нужна.

Как записать складскую закупку

Складские закупки отслеживают все приобретения для кафе: еду, напитки, компьютерную периферию, средства для уборки и любые физические товары.

Что вам понадобится

  • Поставщик, уже добавленный в систему (или можно добавить в процессе).
  • Счет-фактура или чек от закупки.

Шаги

  1. Нажмите Склад в боковом меню.
  2. Нажмите кнопку Добавить для создания новой складской записи.
  3. Введите Номер счета из счета-фактуры поставщика. Это связывает запись с конкретным документом о покупке.
  4. Выберите Поставщика из выпадающего списка. Если поставщика нет в списке, сначала добавьте его (см. раздел выше).
  5. Введите Название товара. Например: «Энергетик 500мл» или «Мышь USB».
  6. Введите Единицу измерения (например, «шт», «упаковка», «коробка» или «кг»).
  7. Введите Количество и Цену за единицу.
  8. Выберите Валюту если система поддерживает несколько валют.
  9. Выберите Категорию для организации закупки (например, «Напитки», «Оборудование» или «Расходные материалы»).
  10. Добавьте Примечания: номера партий, бренды, сроки годности или другие детали. Нажмите Сохранить.

Ожидаемый результат

Складская закупка записана с автоматически рассчитанной общей стоимостью (количество умноженное на цену за единицу). Запись привязана к поставщику и категоризирована для отчетности.

Распространенные ошибки

  • Ввод общей стоимости в поле цены за единицу. Если куплено 24 банки за $36, цена за единицу должна быть $1.50, а не $36.
  • Пропуск номера счета. Без него невозможно отследить запись до исходного документа для возвратов или споров.

Как отслеживать остатки товаров

Уровни запасов меняются по мере продажи позиций через систему заказов и добавления новых закупок.

Как работают изменения запасов

  • Автоматическое списание при продаже: при обработке заказа кассиром система автоматически уменьшает запас продукта на проданное количество.
  • Ручная корректировка: при порче, бое, возвратах или коррекциях редактируйте количество запаса напрямую на странице Продукты. Перейдите в Продукты, найдите товар и обновите поле количества.
  • Пополнение из складских закупок: после записи складской закупки обновите количество запаса соответствующего продукта на странице Продукты.

Шаги для проверки текущих остатков

  1. Перейдите на страницу Продукты через боковое меню.
  2. Просмотрите список продуктов. Каждый показывает текущее количество на складе.
  3. Товары с низким запасом выделены для привлечения внимания.
  4. Нажмите на любой продукт для просмотра деталей включая текущий остаток и последние продажи.

Ожидаемый результат

Четкий обзор наличия и потребности в дозаказе. Товары с низким остатком легко заметить.

Распространенные ошибки

  • Неучтенные потери или бой. Если банка газировки упала и не может быть продана, остаток должен быть уменьшен вручную. Иначе фактический запас не будет совпадать с системным.
  • Забыли обновить запас после получения поставки. Система знает только о введенных данных. Физический товар на полке, не отраженный в системе, создает расхождение.
  • Полагаться только на автоматическое списание без периодических инвентаризаций. Даже лучшая система учета накапливает расхождения. Проводите физическую инвентаризацию еженедельно и сверяйте с системными данными.