Cách Xử Lý Đơn Hàng

Hướng dẫn này bao gồm việc tạo, chỉnh sửa, đóng và hủy đơn hàng cho đồ ăn, thức uống và các sản phẩm khác bán trong quán của bạn. Đơn hàng tách biệt với hóa đơn phiên sử dụng. Một khách hàng có thể có cả phiên sử dụng đang hoạt động và đơn hàng mở cùng lúc.

Những Gì Bạn Cần

Tài khoản thu ngân hoặc quản trị viên đã đăng nhập trên HandyCafe Server.
Sản phẩm đã được cấu hình trong trang Sản phẩm (ít nhất một sản phẩm có tên, danh mục, giá và thuế VAT).
Ít nhất một phương thức thanh toán có sẵn (Tiền mặt luôn có sẵn mặc định).

Cách Tạo và Đóng Đơn Hàng

Đây là quy trình tiêu chuẩn: tạo đơn hàng, thêm sản phẩm và đóng đơn hàng với thanh toán trong một quy trình duy nhất.

Điều hướng đến trang Đơn Hàng bằng cách sử dụng thanh bên trái.
Nhấp vào nút Đơn Hàng Mới.
Tùy chọn gán đơn hàng cho một máy khách. Nhấp vào trường gán máy và chọn một máy khách kết nối từ danh sách thả xuống. Nếu bán cho khách vãng lai tại quầy, bạn có thể bỏ qua bước này.
Tùy chọn thêm ghi chú cho đơn hàng (ví dụ: "Bàn 3" hoặc "Thêm khăn giấy").
Tìm kiếm sản phẩm bằng trường tìm kiếm. Nhập tên sản phẩm hoặc danh mục để lọc danh sách.
Nhấp vào sản phẩm để thêm vào đơn hàng. Số lượng mặc định là 1.
Để thay đổi số lượng, nhấp vào trường số lượng bên cạnh sản phẩm và nhập số lượng mong muốn.
Lặp lại các bước 5-7 cho mỗi sản phẩm khách hàng muốn.
Xem lại tóm tắt đơn hàng. Hộp thoại hiển thị:
- Mỗi dòng sản phẩm với tên sản phẩm, giá đơn vị, số lượng và tổng dòng.
- Tổng phụ (tổng của tất cả các dòng).
- Thuế VAT (tính từ thuế VAT của mỗi sản phẩm).
- Tổng cộng.
Nhấp vào Đóng Đơn Hàng để tiến hành thanh toán.
Chọn phương thức thanh toán (Tiền mặt, Thẻ, hoặc phương thức tùy chỉnh).
Nhấp vào Xác Nhận để hoàn tất đơn hàng và ghi lại giao dịch.

Kết quả mong đợi: Đơn hàng chuyển sang tab "Đã Đóng" trong trang Đơn Hàng. Một giao dịch được ghi lại với số tiền đơn hàng, phương thức thanh toán và phân tích thuế VAT. Giao dịch xuất hiện trong Báo Cáo Tiền Mặt. Nếu đơn hàng được gán cho một máy khách, nó được liên kết với lịch sử phiên của máy đó.

Cách Chỉnh Sửa Đơn Hàng Mở

Bạn có thể thay đổi nội dung đơn hàng miễn là nó chưa được đóng.

Thay Đổi Số Lượng Sản Phẩm

Điều hướng đến trang Đơn Hàng.
Tìm đơn hàng mở trong tab "Mở".
Nhấp vào đơn hàng để mở rộng chi tiết.
Tìm sản phẩm bạn muốn chỉnh sửa.
Nhấp vào trường số lượng và nhập số lượng mới.
Tổng dòng và tổng đơn hàng tự động cập nhật.

Thay Đổi Giá Đơn Vị Sản Phẩm

Mở chi tiết đơn hàng.
Nhấp vào trường giá đơn vị bên cạnh sản phẩm.
Nhập giá mới. Điều này ghi đè giá mặc định của sản phẩm cho đơn hàng này.
Tổng dòng được tính lại.

Xóa Sản Phẩm

Mở chi tiết đơn hàng.
Nhấp vào nút xóa hoặc loại bỏ bên cạnh sản phẩm bạn muốn xóa.
Sản phẩm bị xóa và tổng đơn hàng được tính lại.

Kết quả mong đợi: Đơn hàng mở phản ánh các số lượng, giá hoặc sản phẩm đã xóa được cập nhật. Tổng tự động điều chỉnh.

Cách Hủy Đơn Hàng

Hủy đơn hàng sẽ loại bỏ nó khỏi quá trình xử lý đang hoạt động. Chỉ có thể hủy các đơn hàng mở (chưa thanh toán).

Điều hướng đến trang Đơn Hàng.
Tìm đơn hàng mở trong tab "Mở".
Nhấp vào đơn hàng để chọn.
Nhấp vào nút Hủy.
Xác nhận hủy trong hộp thoại.

Kết quả mong đợi: Trạng thái đơn hàng thay đổi thành "Đã Hủy". Nó di chuyển ra khỏi tab Mở. Không có giao dịch nào được ghi lại. Đơn hàng đã hủy vẫn còn trong hệ thống cho mục đích kiểm toán nhưng không ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.

Lưu ý: Bạn không thể hủy đơn hàng đã được đóng và thanh toán. Để đảo ngược đơn hàng đã thanh toán, cần thực hiện quy trình hoàn tiền.

Cách Tạo Bán Hàng Nhanh Cho Khách Vãng Lai

Bán hàng cho khách vãng lai là đơn hàng không liên kết với bất kỳ máy tính hoặc thành viên nào. Sử dụng điều này cho các giao dịch tại quầy nơi khách hàng không sử dụng máy tính.

Điều hướng đến trang Đơn Hàng.
Nhấp vào Đơn Hàng Mới.
Không gán máy tính. Để trống trường máy tính.
Thêm ghi chú nếu cần (ví dụ: "Khách vãng lai, nước tăng lực").
Thêm các sản phẩm khách hàng đang mua.
Nhấp vào Đóng Đơn Hàng.
Chọn phương thức thanh toán và xác nhận.

Kết quả mong đợi: Đơn hàng được tạo và đóng mà không có bất kỳ liên kết nào với máy tính hoặc phiên. Giao dịch được ghi lại trong Báo Cáo Tiền Mặt dưới ca làm việc của thu ngân hiện tại.

Cách Xử Lý Đơn Hàng Khách Hàng Từ Máy Khách

Khách hàng có thể đặt hàng trực tiếp từ máy khách của họ bằng giao diện Trang Trực Tuyến. Khi khách hàng đặt hàng, máy chủ nhận được thông báo.

Một thông báo âm thanh phát trên máy chủ (âm thanh đơn hàng mới được cấu hình trong Cài Đặt).
Một huy hiệu thông báo hoặc cửa sổ bật lên xuất hiện trên biểu tượng trang Đơn Hàng trong thanh bên.
Điều hướng đến trang Đơn Hàng.
Đơn hàng mới xuất hiện trong tab "Mở". Nó hiển thị:
- Tên máy khách đã đặt hàng.
- Các sản phẩm khách hàng đã chọn với số lượng và giá.
- Ghi chú tùy chọn từ khách hàng.
Xem lại các sản phẩm đơn hàng để xác minh tính khả dụng của sản phẩm.
Chuẩn bị các sản phẩm (pha chế đồ uống, hâm nóng thức ăn, v.v.).
Khi sẵn sàng, đóng đơn hàng bằng quy trình đóng thông thường:
- Nhấp vào Đóng Đơn Hàng.
- Chọn phương thức thanh toán. Nếu khách hàng có ví thành viên, bạn có thể trừ từ đó.
- Nhấp vào Xác Nhận.

Kết quả mong đợi: Đơn hàng được liên kết với phiên hoạt động của khách hàng. Thông báo được xóa. Giao dịch được ghi lại. Khách hàng thấy trạng thái đơn hàng cập nhật trên máy khách của họ.

Mẹo: Bạn có thể chỉnh sửa đơn hàng trước khi đóng nếu một sản phẩm hết hàng. Loại bỏ sản phẩm không có sẵn và thông báo thay đổi cho khách hàng.

Cách Gán Đơn Hàng Cho Thành Viên

Nếu khách hàng là thành viên đã đăng ký, liên kết đơn hàng với tài khoản của họ cho phép thanh toán bằng ví và theo dõi lịch sử đơn hàng.

Tạo đơn hàng mới hoặc mở đơn hàng mở hiện có.
Nếu đơn hàng được gán cho một máy tính có phiên thành viên hoạt động, thành viên được liên kết tự động.
Nếu đơn hàng là bán hàng cho khách vãng lai, bạn có thể tìm kiếm và gán thành viên thủ công trong trường thành viên của đơn hàng.
Khi đóng đơn hàng, các tùy chọn phương thức thanh toán sẽ bao gồm số dư ví của thành viên nếu họ có đủ tiền.

Kết quả mong đợi: Đơn hàng xuất hiện trong lịch sử đơn hàng của thành viên. Các khoản trừ ví tạo ra các bản ghi tiêu thụ liên kết với đơn hàng.

Những Sai Lầm Thường Gặp Cần Tránh

Thêm sản phẩm với giá bằng không. Nếu giá bán của sản phẩm được đặt là không trong trang Sản phẩm, các mục đơn hàng cũng sẽ bằng không. Luôn kiểm tra giá sản phẩm trước khi hoạt động.
Đóng đơn hàng mà không kiểm tra sản phẩm. Khi đã đóng, giao dịch được ghi lại. Kiểm tra kỹ số lượng và giá trước khi nhấp Xác Nhận.
Bỏ qua thông báo đơn hàng của khách hàng. Khi khách hàng đặt hàng từ máy của họ, nó nằm trong tab Mở cho đến khi thu ngân xử lý. Đơn hàng không được xử lý dẫn đến khách hàng không hài lòng. Theo dõi thông báo trong thời gian bận rộn.
Hủy thay vì chỉnh sửa. Nếu chỉ một sản phẩm sai, hãy chỉnh sửa đơn hàng mở thay vì hủy và tạo lại. Điều này tiết kiệm thời gian và giữ cho dấu vết kiểm toán sạch hơn.
Không cấu hình sản phẩm trước ngày mở cửa. Đơn hàng yêu cầu sản phẩm tồn tại trong trang Sản phẩm. Thiết lập danh mục sản phẩm đầy đủ của bạn với tên, giá, danh mục và thuế VAT chính xác trước ca làm việc đầu tiên.
Quên thuế VAT trên sản phẩm. Nếu một sản phẩm có thuế VAT là 0 nhưng cần phải chịu thuế, tổng đơn hàng sẽ không chính xác. Kiểm tra thuế VAT cho từng sản phẩm trong trang Sản phẩm.