HandyCafe Docs
owner

Cách Theo Dõi Chi Phí và Hàng Tồn Kho

HandyCafe Server bao gồm các công cụ để ghi lại chi phí kinh doanh, quản lý danh bạ nhà cung cấp và theo dõi mua hàng tồn kho. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn từng quy trình một cách chi tiết.

Cách Ghi Lại Chi Phí Kinh Doanh

Chi phí đại diện cho bất kỳ chi phí nào mà doanh nghiệp của bạn phải chịu. Theo dõi tiền thuê, tiện ích, mua sắm thiết bị, đăng ký phần mềm và bất kỳ khoản thanh toán nào khác.

Những gì bạn cần

  • HandyCafe Server đang chạy.
  • Quyền truy cập cấp quản trị viên hoặc chủ sở hữu.
  • Chi tiết chi phí: tiêu đề, số tiền, tên nhà cung cấp và ngày đến hạn.

Các bước

  1. Nhấp vào Chi Phí trong thanh bên trái của ứng dụng HandyCafe Server.
  2. Nhấp vào nút Thêm để tạo một bản ghi chi phí mới.
  3. Nhập một Tiêu Đề mô tả rõ ràng chi phí. Ví dụ: "Hóa Đơn Điện - Tháng 4/2026."
  4. Nhập Số Tiền bằng đơn vị tiền tệ của bạn.
  5. Nhập tên Nhà Cung Cấp. Ví dụ: "Công Ty Điện Lực Thành Phố." Đây là doanh nghiệp hoặc cá nhân mà bạn phải thanh toán.
  6. Đặt Ngày Đến Hạn cho thời điểm thanh toán. Tùy chọn, nếu chi phí đã được thanh toán, hãy chọn công tắc Đã Thanh Toán và nhập Ngày Thanh Toán. Nhấp vào Lưu.

Kết quả mong đợi

Chi phí xuất hiện trong danh sách chi phí. Các chi phí chưa thanh toán được đánh dấu nổi bật để bạn có thể nhanh chóng thấy những gì còn nợ. Tổng số chi phí được bao gồm trong báo cáo tài chính của bạn.

Lỗi thường gặp

  • Không nhập tiêu đề rõ ràng, mô tả. "Khác" không cho bạn biết gì khi xem lại chi phí sau nhiều tháng. Hãy cụ thể.
  • Quên cập nhật trạng thái đã thanh toán sau khi thực hiện thanh toán. Số dư chưa thanh toán của bạn sẽ xuất hiện cao hơn thực tế.

Cách Xem Chi Phí Chưa Thanh Toán

Nhanh chóng lọc để chỉ xem các chi phí chưa được thanh toán.

Những gì bạn cần

  • Ít nhất một chi phí đã được ghi lại trong hệ thống.

Các bước

  1. Điều hướng đến trang Chi Phí.
  2. Nhấp vào tab lọc Chưa Thanh Toán ở đầu danh sách chi phí.
  3. Danh sách bây giờ chỉ hiển thị các chi phí mà trạng thái thanh toán chưa được chọn.

Kết quả mong đợi

Một chế độ xem đã lọc chỉ hiển thị các chi phí chưa thanh toán. Sử dụng điều này để ưu tiên các khoản thanh toán sắp tới và đảm bảo không có gì bị bỏ sót.

Cách Đánh Dấu Chi Phí Đã Thanh Toán

Khi bạn thực hiện thanh toán, hãy cập nhật bản ghi để phản ánh điều đó.

Những gì bạn cần

  • Một chi phí chưa thanh toán hiện có trong hệ thống.

Các bước

  1. Điều hướng đến trang Chi Phí.
  2. Tìm chi phí bạn đã thanh toán. Nhấp vào nó để mở chế độ xem chi tiết.
  3. Nhấp vào nút Đánh Dấu Đã Thanh Toán hoặc bật công tắc trạng thái thanh toán.
  4. Ngày thanh toán được đặt tự động là ngày hôm nay. Điều chỉnh nếu thanh toán thực tế được thực hiện vào ngày khác.
  5. Lưu các thay đổi.

Kết quả mong đợi

Chi phí di chuyển từ bộ lọc Chưa Thanh Toán sang bộ lọc Đã Thanh Toán. Số dư chưa thanh toán của bạn giảm đi số tiền đã đánh dấu.

Cách Thêm Nhà Cung Cấp

Nhà cung cấp là các doanh nghiệp mà bạn mua hàng hóa và dịch vụ từ đó. Duy trì một danh bạ nhà cung cấp cho phép bạn nhanh chóng liên kết các giao dịch mua với nhà cung cấp phù hợp.

Những gì bạn cần

  • Thông tin liên hệ nhà cung cấp: tên, điện thoại, email, địa chỉ.
  • Tùy chọn: điều khoản thanh toán, mã số thuế.

Các bước

  1. Nhấp vào Kho trong thanh bên trái và chuyển sang tab Nhà Cung Cấp.
  2. Nhấp vào nút Nhà Cung Cấp Mới để tạo một bản ghi nhà cung cấp mới.
  3. Nhập Tên của nhà cung cấp. Ví dụ: "TechParts Wholesale."
  4. Nhập tên Người Liên Hệ nếu bạn có một điểm liên hệ cụ thể tại nhà cung cấp.
  5. Điền vào Số Điện Thoại và Địa Chỉ Email.
  6. Nhập Địa Chỉ cho vị trí kinh doanh của nhà cung cấp.
  7. Tùy chọn nhập Điều Khoản Thanh Toán (như "Net 30" hoặc "Due on receipt") và Mã Số Thuế của nhà cung cấp cho hồ sơ kế toán của bạn.
  8. Nhấp vào Lưu.

Kết quả mong đợi

Nhà cung cấp xuất hiện trong danh bạ nhà cung cấp của bạn. Bạn có thể tham chiếu nhà cung cấp này khi ghi lại mua hàng tồn kho.

Lỗi thường gặp

  • Tạo các mục nhà cung cấp trùng lặp với tên hơi khác nhau (ví dụ "TechParts" và "Tech Parts Wholesale"). Tìm kiếm danh sách hiện có trước khi thêm nhà cung cấp mới.
  • Để trống các trường liên hệ. Khi bạn cần đặt hàng lại hoặc tranh chấp hóa đơn, bạn sẽ cần thông tin này.

Cách Ghi Lại Mua Hàng Tồn Kho

Mua hàng tồn kho theo dõi những gì bạn mua cho quán cà phê. Điều này bao gồm đồ ăn và thức uống cho quầy ăn nhẹ, thiết bị ngoại vi máy tính, dụng cụ vệ sinh và bất kỳ hàng hóa vật lý nào.

Những gì bạn cần

  • Một nhà cung cấp đã được thêm vào hệ thống (hoặc bạn có thể thêm một nhà cung cấp trong quá trình này).
  • Hóa đơn hoặc biên lai từ giao dịch mua.

Các bước

  1. Nhấp vào Kho trong thanh bên trái và chuyển sang tab Phiếu Nhập Hàng.
  2. Chọn hoặc nhập Nhà Cung Cấp. Nếu nhà cung cấp không có trong danh sách, bạn có thể thêm họ từ tab Nhà Cung Cấp trước (xem phần nhà cung cấp ở trên).
  3. Nhập Số Hóa Đơn và Ngày Hóa Đơn từ hóa đơn của nhà cung cấp. Điều này liên kết phiếu nhập với một tài liệu mua hàng cụ thể.
  4. Nhấp vào Thêm Dòng cho mỗi mặt hàng trên hóa đơn.
  5. Quét hoặc nhập Mã Vạch hoặc chọn Sản Phẩm theo tên. Mặt hàng chưa có trong danh mục có thể được thêm dưới dạng sản phẩm mới ngay từ dòng đó.
  6. Nhập Số Lượng mua và Giá Mua cho một đơn vị. Tùy chọn nhập Chiết Khấu và tỷ lệ VAT từ hóa đơn.
  7. Lặp lại cho mỗi dòng, rồi xem lại tổng phụ, chiết khấu, VAT và tổng cộng.
  8. Nhấp vào Lưu.

Kết quả mong đợi

Phiếu nhập được ghi lại với các tổng được tính tự động. Mức tồn kho của mọi sản phẩm trên phiếu tăng theo số lượng đã nhận. Một di chuyển mua hàng xuất hiện trong lịch sử di chuyển của mỗi sản phẩm. Phiếu nhập xuất hiện trong Lịch Sử Phiếu Nhập.

Lỗi thường gặp

  • Nhập tổng chi phí vào trường giá mua thay vì giá mỗi đơn vị. Nếu bạn mua 24 lon với tổng giá $36, giá mua nên là $1.50, không phải $36.
  • Bỏ qua số hóa đơn. Phiếu nhập không thể lưu khi thiếu nó và bạn sẽ mất dấu vết trở lại tài liệu mua hàng gốc.

Cách Theo Dõi Mức Tồn Kho Sản Phẩm

Mức tồn kho thay đổi khi bạn bán hàng qua hệ thống đặt hàng và thêm hàng tồn kho mới.

Những gì bạn cần

  • Sản phẩm được cấu hình trong trang Sản Phẩm.
  • Đơn hàng đang được xử lý qua hệ thống.

Cách hoạt động của thay đổi tồn kho

  • Giảm tự động khi bán: Khi thu ngân xử lý một đơn hàng bao gồm một sản phẩm, hệ thống tự động giảm số lượng tồn kho cho sản phẩm đó theo số lượng đã bán.
  • Tăng tự động khi nhập phiếu: Lưu một phiếu nhập hàng sẽ tăng tồn kho của mọi sản phẩm trên phiếu theo số lượng đã nhận. Không cần bước cập nhật riêng.
  • Điều chỉnh thủ công: Đối với hư hỏng, hỏng hóc hoặc điều chỉnh, dùng các thao tác Sửa Kho, Hao Hụt và Kiểm Kê trên tab Trạng Thái Kho của trang Kho. Mọi thay đổi đều được ghi vào lịch sử di chuyển của sản phẩm.

Các bước để kiểm tra mức tồn kho hiện tại

  1. Nhấp vào Kho trong thanh bên trái và chuyển sang tab Trạng Thái Kho.
  2. Xem lại danh sách. Mỗi sản phẩm hiển thị tồn kho, ngưỡng, di chuyển cuối và giá trị kho của nó.
  3. Dùng bộ lọc Chỉ Quan Trọng để xem các sản phẩm ở mức hoặc dưới ngưỡng của chúng. Đặt ngưỡng bằng Chỉnh Sửa Ngưỡng.
  4. Mở lịch sử di chuyển của bất kỳ sản phẩm nào để xem ngày, lý do, thay đổi, mức tồn kho kết quả và thu ngân cho mỗi thay đổi kho.

Kết quả mong đợi

Một cái nhìn rõ ràng về những gì còn trong kho và những gì cần đặt hàng lại. Các sản phẩm đã được bán xuống mức thấp dễ dàng nhận ra.

Lỗi thường gặp

  • Không ghi lại hư hỏng hoặc hỏng hóc. Nếu một lon nước ngọt bị rơi và không thể bán, hãy ghi lại bằng thao tác Hao Hụt. Nếu không, số lượng thực tế của bạn sẽ không khớp với số lượng trong hệ thống.
  • Quên nhập phiếu nhập hàng sau khi nhận hàng. Hệ thống chỉ biết về hàng tồn kho đã được nhập. Hàng tồn kho thực tế trên kệ của bạn không được ghi lại trong hệ thống sẽ tạo ra sự không khớp.
  • Chỉ dựa vào theo dõi tự động mà không kiểm kê thực tế định kỳ. Ngay cả hệ thống theo dõi tốt nhất cũng có thể bị lệch theo thời gian. Thực hiện kiểm kê thực tế hàng tuần và ghi lại bằng thao tác Kiểm Kê trên tab Trạng Thái Kho.