HandyCafe Docs
owner

Cách Theo Dõi Chi Phí và Hàng Tồn Kho

HandyCafe Server bao gồm các công cụ để ghi lại chi phí kinh doanh, quản lý danh bạ nhà cung cấp và theo dõi mua hàng tồn kho. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn từng quy trình một cách chi tiết.

Cách Ghi Lại Chi Phí Kinh Doanh

Chi phí đại diện cho bất kỳ chi phí nào mà doanh nghiệp của bạn phải chịu. Theo dõi tiền thuê, tiện ích, mua sắm thiết bị, đăng ký phần mềm và bất kỳ khoản thanh toán nào khác.

Những gì bạn cần

  • HandyCafe Server đang chạy.
  • Quyền truy cập cấp quản trị viên hoặc chủ sở hữu.
  • Chi tiết chi phí: tiêu đề, số tiền, tên nhà cung cấp và ngày đến hạn.

Các bước

  1. Nhấp vào Chi Phí trong thanh bên trái của ứng dụng HandyCafe Server.
  2. Nhấp vào nút Thêm để tạo một bản ghi chi phí mới.
  3. Nhập một Tiêu Đề mô tả rõ ràng chi phí. Ví dụ: "Hóa Đơn Điện - Tháng 4/2026."
  4. Nhập Số Tiền bằng đơn vị tiền tệ của bạn.
  5. Nhập tên Nhà Cung Cấp. Ví dụ: "Công Ty Điện Lực Thành Phố." Đây là doanh nghiệp hoặc cá nhân mà bạn phải thanh toán.
  6. Đặt Ngày Đến Hạn cho thời điểm thanh toán. Tùy chọn, nếu chi phí đã được thanh toán, hãy chọn công tắc Đã Thanh Toán và nhập Ngày Thanh Toán. Nhấp vào Lưu.

Kết quả mong đợi

Chi phí xuất hiện trong danh sách chi phí. Các chi phí chưa thanh toán được đánh dấu nổi bật để bạn có thể nhanh chóng thấy những gì còn nợ. Tổng số chi phí được bao gồm trong báo cáo tài chính của bạn.

Lỗi thường gặp

  • Không nhập tiêu đề rõ ràng, mô tả. "Khác" không cho bạn biết gì khi xem lại chi phí sau nhiều tháng. Hãy cụ thể.
  • Quên cập nhật trạng thái đã thanh toán sau khi thực hiện thanh toán. Số dư chưa thanh toán của bạn sẽ xuất hiện cao hơn thực tế.

Cách Xem Chi Phí Chưa Thanh Toán

Nhanh chóng lọc để chỉ xem các chi phí chưa được thanh toán.

Những gì bạn cần

  • Ít nhất một chi phí đã được ghi lại trong hệ thống.

Các bước

  1. Điều hướng đến trang Chi Phí.
  2. Nhấp vào tab lọc Chưa Thanh Toán ở đầu danh sách chi phí.
  3. Danh sách bây giờ chỉ hiển thị các chi phí mà trạng thái thanh toán chưa được chọn.

Kết quả mong đợi

Một chế độ xem đã lọc chỉ hiển thị các chi phí chưa thanh toán. Sử dụng điều này để ưu tiên các khoản thanh toán sắp tới và đảm bảo không có gì bị bỏ sót.

Cách Đánh Dấu Chi Phí Đã Thanh Toán

Khi bạn thực hiện thanh toán, hãy cập nhật bản ghi để phản ánh điều đó.

Những gì bạn cần

  • Một chi phí chưa thanh toán hiện có trong hệ thống.

Các bước

  1. Điều hướng đến trang Chi Phí.
  2. Tìm chi phí bạn đã thanh toán. Nhấp vào nó để mở chế độ xem chi tiết.
  3. Nhấp vào nút Đánh Dấu Đã Thanh Toán hoặc bật công tắc trạng thái thanh toán.
  4. Ngày thanh toán được đặt tự động là ngày hôm nay. Điều chỉnh nếu thanh toán thực tế được thực hiện vào ngày khác.
  5. Lưu các thay đổi.

Kết quả mong đợi

Chi phí di chuyển từ bộ lọc Chưa Thanh Toán sang bộ lọc Đã Thanh Toán. Số dư chưa thanh toán của bạn giảm đi số tiền đã đánh dấu.

Cách Thêm Nhà Cung Cấp

Nhà cung cấp là các doanh nghiệp mà bạn mua hàng hóa và dịch vụ từ đó. Duy trì một danh bạ nhà cung cấp cho phép bạn nhanh chóng liên kết các giao dịch mua với nhà cung cấp phù hợp.

Những gì bạn cần

  • Thông tin liên hệ nhà cung cấp: tên, điện thoại, email, địa chỉ.
  • Tùy chọn: điều khoản thanh toán, mã số thuế.

Các bước

  1. Nhấp vào Nhà Cung Cấp trong thanh bên trái.
  2. Nhấp vào nút Thêm để tạo một bản ghi nhà cung cấp mới.
  3. Nhập Tên của nhà cung cấp. Ví dụ: "TechParts Wholesale."
  4. Nhập tên Người Liên Hệ nếu bạn có một điểm liên hệ cụ thể tại nhà cung cấp.
  5. Điền vào Số Điện Thoại và Địa Chỉ Email.
  6. Nhập Địa Chỉ cho vị trí kinh doanh của nhà cung cấp.
  7. Tùy chọn nhập Điều Khoản Thanh Toán (như "Net 30" hoặc "Due on receipt") và Mã Số Thuế của nhà cung cấp cho hồ sơ kế toán của bạn.
  8. Nhấp vào Lưu.

Kết quả mong đợi

Nhà cung cấp xuất hiện trong danh bạ nhà cung cấp của bạn. Bạn có thể tham chiếu nhà cung cấp này khi ghi lại mua hàng tồn kho.

Lỗi thường gặp

  • Tạo các mục nhà cung cấp trùng lặp với tên hơi khác nhau (ví dụ "TechParts" và "Tech Parts Wholesale"). Tìm kiếm danh sách hiện có trước khi thêm nhà cung cấp mới.
  • Để trống các trường liên hệ. Khi bạn cần đặt hàng lại hoặc tranh chấp hóa đơn, bạn sẽ cần thông tin này.

Cách Ghi Lại Mua Hàng Tồn Kho

Mua hàng tồn kho theo dõi những gì bạn mua cho quán cà phê. Điều này bao gồm đồ ăn và thức uống cho quầy ăn nhẹ, thiết bị ngoại vi máy tính, dụng cụ vệ sinh và bất kỳ hàng hóa vật lý nào.

Những gì bạn cần

  • Một nhà cung cấp đã được thêm vào hệ thống (hoặc bạn có thể thêm một nhà cung cấp trong quá trình này).
  • Hóa đơn hoặc biên lai từ giao dịch mua.

Các bước

  1. Nhấp vào Hàng Tồn Kho trong thanh bên trái.
  2. Nhấp vào nút Thêm để tạo một bản ghi hàng tồn kho mới.
  3. Nhập Số Hóa Đơn từ hóa đơn của nhà cung cấp. Điều này liên kết bản ghi với một tài liệu mua hàng cụ thể.
  4. Chọn Nhà Cung Cấp từ danh sách thả xuống. Nếu nhà cung cấp không có trong danh sách, bạn sẽ cần thêm họ trước (xem phần nhà cung cấp ở trên).
  5. Nhập Tên Mặt Hàng. Ví dụ: "Nước Tăng Lực - 500ml" hoặc "Chuột USB."
  6. Nhập Đơn Vị đo lường (như "cái", "gói", "hộp", hoặc "kg").
  7. Nhập Số Lượng mua và Đơn Giá cho một đơn vị.
  8. Chọn Tiền Tệ nếu hệ thống của bạn hỗ trợ nhiều loại tiền tệ.
  9. Chọn một Danh Mục để tổ chức giao dịch mua (như "Đồ Uống", "Thiết Bị", hoặc "Vật Tư").
  10. Thêm bất kỳ Ghi Chú nào cho số lô, tên thương hiệu, ngày hết hạn, hoặc các chi tiết khác liên quan đến giao dịch mua này. Nhấp vào Lưu.

Kết quả mong đợi

Mua hàng tồn kho được ghi lại với tổng chi phí được tính tự động (số lượng nhân với đơn giá). Bản ghi được liên kết với nhà cung cấp và được phân loại để báo cáo.

Lỗi thường gặp

  • Nhập tổng chi phí vào trường đơn giá thay vì giá mỗi đơn vị. Nếu bạn mua 24 lon với tổng giá $36, đơn giá nên là $1.50, không phải $36.
  • Bỏ qua số hóa đơn. Không có nó, bạn không thể truy tìm một bản ghi trở lại tài liệu mua hàng gốc để trả lại hoặc tranh chấp.

Cách Theo Dõi Mức Tồn Kho Sản Phẩm

Mức tồn kho thay đổi khi bạn bán hàng qua hệ thống đặt hàng và thêm hàng tồn kho mới.

Những gì bạn cần

  • Sản phẩm được cấu hình trong trang Sản Phẩm.
  • Đơn hàng đang được xử lý qua hệ thống.

Cách hoạt động của thay đổi tồn kho

  • Giảm tự động khi bán: Khi thu ngân xử lý một đơn hàng bao gồm một sản phẩm, hệ thống tự động giảm số lượng tồn kho cho sản phẩm đó theo số lượng đã bán.
  • Điều chỉnh thủ công: Đối với hư hỏng, hỏng hóc, trả lại, hoặc điều chỉnh, chỉnh sửa số lượng tồn kho của sản phẩm trực tiếp trên trang Sản Phẩm. Điều hướng đến Sản Phẩm, tìm mặt hàng và cập nhật trường số lượng.
  • Nhập hàng từ mua hàng tồn kho: Sau khi ghi lại một giao dịch mua hàng tồn kho, cập nhật số lượng tồn kho của sản phẩm tương ứng trên trang Sản Phẩm để phản ánh nguồn cung mới.

Các bước để kiểm tra mức tồn kho hiện tại

  1. Điều hướng đến trang Sản Phẩm trong thanh bên trái.
  2. Xem lại danh sách sản phẩm. Mỗi sản phẩm hiển thị số lượng tồn kho hiện tại.
  3. Các sản phẩm có tồn kho thấp được đánh dấu để thu hút sự chú ý của bạn.
  4. Nhấp vào bất kỳ sản phẩm nào để xem chi tiết của nó, bao gồm số lượng hiện tại và hoạt động bán gần đây.

Kết quả mong đợi

Một cái nhìn rõ ràng về những gì còn trong kho và những gì cần đặt hàng lại. Các sản phẩm đã được bán xuống mức thấp dễ dàng nhận ra.

Lỗi thường gặp

  • Không ghi lại hư hỏng hoặc hỏng hóc. Nếu một lon nước ngọt bị rơi và không thể bán, số lượng tồn kho nên được giảm thủ công. Nếu không, số lượng thực tế của bạn sẽ không khớp với số lượng trong hệ thống.
  • Quên cập nhật tồn kho sau khi nhận hàng. Hệ thống chỉ biết về hàng tồn kho đã được nhập. Hàng tồn kho thực tế trên kệ của bạn không được ghi lại trong hệ thống sẽ tạo ra sự không khớp.
  • Chỉ dựa vào giảm tự động mà không kiểm tra định kỳ. Ngay cả hệ thống theo dõi tốt nhất cũng có thể bị lệch theo thời gian. Thực hiện kiểm tra thực tế hàng tuần và đối chiếu với số liệu hệ thống.