Cách Quản Lý Phiên Sử Dụng

Hướng dẫn này bao gồm mọi thao tác phiên sử dụng mà nhân viên thu ngân hoặc chủ quán thực hiện trong một ca làm việc điển hình. Phiên sử dụng là đơn vị tính phí cốt lõi trong HandyCafe. Mỗi phần dưới đây mô tả một thao tác duy nhất với các bước được đánh số và kết quả mong đợi.

Những Gì Bạn Cần

Máy chủ HandyCafe đang chạy với ít nhất một máy khách PC được kết nối (hiển thị ô màu xanh "Nhàn rỗi").
Tài khoản thu ngân hoặc quản trị viên đã đăng nhập trên máy chủ.
Cấu hình giá (giá theo giờ, VAT và ít nhất một phương thức thanh toán). Xem hướng dẫn cấu hình giá nếu bạn chưa thực hiện điều này.

Cách Bắt Đầu Phiên Sử Dụng Trả Sau

Phiên sử dụng trả sau tính phí khách hàng khi phiên kết thúc. Bộ đếm thời gian sẽ đếm lên mà không có giới hạn trước.

Tìm máy khách PC nhàn rỗi trong Bảng Điều Khiển Quản Trị. Nó sẽ hiển thị ô màu xanh với trạng thái "Nhàn rỗi".
Nhấp vào Bắt đầu trên ô máy khách.
Trong hộp thoại phiên, đảm bảo loại phiên được đặt là Trả Sau. Đây là mặc định.
Tùy chọn, gán một thành viên bằng cách nhập tên người dùng vào trường tìm kiếm thành viên. Nếu khách hàng là khách vãng lai, để trống trường này.
Nhấp vào Xác nhận.

Kết quả mong đợi: Ô máy khách chuyển sang màu xanh lá cây và hiển thị bộ đếm thời gian đếm lên từ 00:00:00. Máy khách PC chuyển từ màn hình khóa sang màn hình chính Online Page. Phiên sử dụng hiện đang ghi lại thời gian tính phí.

Cách Bắt Đầu Phiên Sử Dụng Trả Trước

Phiên sử dụng trả trước có thời lượng cố định. Bộ đếm thời gian sẽ đếm ngược và phiên sẽ tự động kết thúc khi hết thời gian.

Tìm máy khách PC nhàn rỗi trong Bảng Điều Khiển Quản Trị.
Nhấp vào Bắt đầu trên ô máy khách.
Trong hộp thoại phiên, chuyển đổi loại phiên sang Trả Trước.
Nhập thời lượng phiên. Bạn có thể nhập trực tiếp số phút hoặc nhấp vào một trong các cài đặt trước giá (ví dụ: 30 Phút, 1 Giờ, 2 Giờ) nếu bạn đã cấu hình chúng.
Chọn phương thức thanh toán mà khách hàng đang sử dụng (Tiền mặt, Thẻ, hoặc bất kỳ phương thức tùy chỉnh nào bạn đã tạo).
Tùy chọn gán một thành viên.
Nhấp vào Xác nhận.

Kết quả mong đợi: Ô máy khách chuyển sang màu xanh lá cây và hiển thị bộ đếm thời gian đếm ngược bắt đầu từ thời lượng đã mua. Máy khách PC hiển thị Online Page. Khi bộ đếm thời gian về không, phiên sẽ tự động kết thúc và PC sẽ trở về trạng thái nhàn rỗi.

Cách Tạm Dừng Phiên Sử Dụng

Tạm dừng sẽ dừng bộ đếm thời gian tính phí trong khi vẫn giữ phiên mở. Sử dụng khi khách hàng cần tạm rời đi.

Nhấp vào Tạm dừng trên ô máy khách màu xanh lá cây (đang hoạt động) trong Bảng Điều Khiển Quản Trị.
Xác nhận tạm dừng trong hộp thoại xuất hiện.

Kết quả mong đợi: Ô máy khách chuyển sang màu cam và bộ đếm thời gian ngừng tăng. Máy khách PC hiển thị trạng thái tạm dừng. Không có thời gian nào được tính phí trong khi phiên bị tạm dừng. Một ranh giới phân đoạn giá mới được ghi lại tại điểm tạm dừng.

Cách Tiếp Tục Phiên Sử Dụng Đã Tạm Dừng

Tiếp tục sẽ khởi động lại bộ đếm thời gian tính phí từ nơi nó đã bị tạm dừng.

Nhấp vào Tiếp tục trên ô máy khách màu cam (đã tạm dừng) trong Bảng Điều Khiển Quản Trị.
Xác nhận tiếp tục trong hộp thoại.

Kết quả mong đợi: Ô máy khách trở lại màu xanh lá cây và bộ đếm thời gian tiếp tục đếm. Một phân đoạn giá mới bắt đầu tại điểm tiếp tục. Nếu lịch trình giá hiện tại đã thay đổi kể từ khi phiên bị tạm dừng (ví dụ, phiên bị tạm dừng vào giờ thấp điểm và tiếp tục vào giờ cao điểm), phân đoạn mới sẽ sử dụng hệ số hiện tại.

Cách Thêm Thời Gian Vào Phiên Sử Dụng Đang Hoạt Động

Bạn có thể gia hạn hoặc rút ngắn một phiên đang hoạt động bằng cách thêm số phút dương hoặc âm. Điều này áp dụng cho cả phiên trả trước và trả sau.

Nhấp vào Thêm Thời Gian trên ô máy khách màu xanh lá cây (đang hoạt động) trong Bảng Điều Khiển Quản Trị.
Nhập số phút cần thêm. Sử dụng số dương để gia hạn (ví dụ: 30) hoặc số âm để rút ngắn (ví dụ: -15).
Nhấp vào Xác nhận.

Kết quả mong đợi: Đối với các phiên trả trước, bộ đếm thời gian đếm ngược cập nhật để phản ánh thời gian đã thêm hoặc bớt. Đối với các phiên trả sau, điều chỉnh thời lượng được ghi lại và sẽ được phản ánh trong tính toán hóa đơn cuối cùng. Một mục nhật ký ghi lại điều chỉnh thời gian.

Cách Dừng Phiên Sử Dụng và Thu Tiền

Dừng một phiên kết thúc việc tính phí, tính toán tổng chi phí và ghi lại giao dịch.

Nhấp vào Dừng trên ô máy khách màu xanh lá cây (đang hoạt động) trong Bảng Điều Khiển Quản Trị.
Xem lại hộp thoại phân tích chi phí. Nó hiển thị:
- Tổng thời lượng phiên.
- Giá theo giờ áp dụng.
- Các phân đoạn giá (nếu phiên trải qua nhiều khung giờ giá khác nhau).
- Phí khởi động (nếu được cấu hình).
- Số tiền VAT.
- Tổng chi phí.
Chọn phương thức thanh toán (Tiền mặt, Thẻ, hoặc phương thức tùy chỉnh).
Nhấp vào Xác nhận để hoàn tất phiên.

Kết quả mong đợi: Ô máy khách trở lại trạng thái "Nhàn rỗi" màu xanh. Máy khách PC hiển thị màn hình khóa. Một giao dịch được tạo với phân tích chi phí đầy đủ. Giao dịch xuất hiện trong Báo cáo Tiền mặt và trên trang Nhật ký.

Cách Bắt Đầu Phiên Sử Dụng Thành Viên Với Khấu Trừ Ví

Nếu một thành viên có số dư ví, chi phí phiên có thể được khấu trừ từ ví của họ thay vì yêu cầu thanh toán tiền mặt khi kết thúc.

Nhấp vào Bắt đầu trên ô máy khách nhàn rỗi.
Trong trường tìm kiếm thành viên, nhập tên người dùng hoặc tên hiển thị của thành viên và chọn họ từ kết quả.
Hộp thoại sẽ hiển thị số dư ví hiện tại của thành viên.
Chọn loại phiên (Trả Sau hoặc Trả Trước).
Đối với Trả Trước, nhập thời lượng hoặc chọn một cài đặt trước. Đối với Trả Sau, tiến hành trực tiếp.
Nhấp vào Xác nhận.

Kết quả mong đợi: Phiên bắt đầu với thành viên được gán. Đối với trả sau, khi phiên bị dừng, hệ thống sẽ cung cấp tùy chọn để khấu trừ chi phí từ ví của thành viên. Đối với trả trước, số tiền được khấu trừ từ ví khi bắt đầu phiên. Các bản ghi tiêu thụ ví được tạo trong lịch sử giao dịch của thành viên.

Cách Bắt Đầu Phiên Sử Dụng Máy Chơi Game

Phiên sử dụng máy chơi game hoạt động giống như phiên PC nhưng dành cho máy chơi game (PlayStation, Xbox, v.v.) không chạy phần mềm HandyCafe Client.

Điều hướng đến trang Máy Chơi Game trong thanh bên trái.
Tìm máy chơi game bạn muốn bắt đầu phiên.
Nhấp vào Bắt đầu trên ô máy chơi game.
Chọn Trả Sau hoặc Trả Trước. Giá máy chơi game sử dụng hệ số cấu hình cho máy chơi game cụ thể đó.
Tùy chọn gán một thành viên.
Nhấp vào Xác nhận.

Kết quả mong đợi: Ô máy chơi game chuyển sang màu xanh lá cây với bộ đếm thời gian đang chạy. Phiên sử dụng máy chơi game sử dụng hệ số giá cá nhân của máy chơi game áp dụng trên giá theo giờ cơ bản.

Cách Chuyển Phiên Sử Dụng Giữa Các PC

Nếu khách hàng cần chuyển sang một PC khác, bạn có thể chuyển phiên của họ mà không cần dừng và khởi động lại.

Nhấp vào Chuyển trên ô máy khách đang hoạt động (màu xanh lá cây) cho PC hiện đang chạy phiên.
Trong hộp thoại, chọn PC đích từ danh sách các máy khách nhàn rỗi.
Nhấp vào Xác nhận.

Kết quả mong đợi: Phiên chuyển sang PC mới. PC gốc trở lại trạng thái nhàn rỗi và PC đích trở thành hoạt động với cùng bộ đếm thời gian phiên, gán thành viên và trạng thái tính phí. Không có khoảng trống giá nào được tạo ra.

Những Sai Lầm Thường Gặp Cần Tránh

Quên dừng phiên vào cuối ngày. Bất kỳ phiên nào để chạy qua đêm sẽ tiếp tục tích lũy phí. Luôn xác minh tất cả các phiên đã đóng trước khi đóng sổ.
Tạm dừng thay vì dừng. Tạm dừng giữ phiên mở. Nếu khách hàng đã rời đi, dừng phiên để ghi lại thanh toán.
Thêm thời gian âm quá mức. Nếu bạn trừ nhiều phút hơn thời gian còn lại trên phiên trả trước, phiên sẽ kết thúc ngay lập tức. Kiểm tra kỹ thời gian còn lại trước khi nhập giá trị âm.
Dừng phiên trước khi khách hàng hoàn tất. Một khi đã dừng, khách hàng sẽ mất quyền truy cập vào PC. Luôn xác nhận với khách hàng trước khi dừng.
Không gán thành viên. Nếu có thành viên nhưng không được gán, số dư ví của họ sẽ không khả dụng để thanh toán và phiên sẽ không xuất hiện trong lịch sử của họ. Gán thành viên khi bắt đầu phiên để theo dõi chính xác.
Bỏ qua phân tích chi phí. Luôn xem lại hộp thoại phân tích chi phí trước khi xác nhận thanh toán. Đây là cơ hội cuối cùng để phát hiện các khoản phí không chính xác hoặc áp dụng điều chỉnh thủ công.