Cách Thiết Lập Vai Trò và Quyền Hạn cho Thu Ngân

Hướng dẫn này bao gồm việc tạo tài khoản thu ngân, định nghĩa vai trò tùy chỉnh với quyền hạn chi tiết, và gán các vai trò đó cho nhân viên của bạn. Vai trò được cấu hình đúng đảm bảo rằng mỗi nhân viên chỉ có thể truy cập các tính năng cần thiết cho công việc của họ.

Những Gì Bạn Cần

• Quyền truy cập quản trị vào HandyCafe Server (chỉ quản trị viên mới có thể quản lý tài khoản và vai trò thu ngân).
• Kế hoạch cho biết nhân viên nào cần mức truy cập nào.
• Ít nhất một vai trò được định nghĩa trước khi tạo tài khoản thu ngân (vai trò phải tồn tại để được gán).

Cách Tạo Vai Trò Tùy Chỉnh

Vai trò định nghĩa những gì một thu ngân có thể và không thể làm. HandyCafe sử dụng sáu danh mục quyền hạn, mỗi danh mục có các cài đặt quyền hạn riêng. Tạo vai trò của bạn trước, sau đó gán chúng cho các tài khoản thu ngân.

1. Điều hướng đến phần Quản lý sử dụng thanh bên trái.
2. Mở tab Vai trò Thu Ngân.
3. Nhấp vào Thêm Vai Trò.
4. Nhập tên cho vai trò (ví dụ: "Thu Ngân Ca Ngày"). Tên vai trò phải là duy nhất.
5. Đặt cấp độ. Cấp độ cao hơn chỉ ra quyền lực lớn hơn. Một thu ngân với vai trò cấp độ thấp hơn không thể sửa đổi một thu ngân với vai trò cấp độ cao hơn.
6. Cấu hình quyền hạn Xác thực. Chúng kiểm soát các hành động liên quan đến đăng nhập:
   • Khả năng đăng nhập/đăng xuất.
   • Khả năng đặt lại mật khẩu.
7. Cấu hình quyền hạn Thành viên. Chúng kiểm soát những gì thu ngân có thể làm với tài khoản thành viên:
   • Xem thành viên.
   • Tạo thành viên.
   • Sửa thành viên.
   • Xóa thành viên.
   • Nạp tiền vào ví.
   • Xem lịch sử giao dịch.
8. Cấu hình quyền hạn Bảng điều khiển. Chúng kiểm soát các hành động phiên và bảng điều khiển:
   • Bắt đầu và dừng phiên.
   • Tạm dừng và tiếp tục phiên.
   • Thêm thời gian.
   • Xem danh sách bảng điều khiển.
9. Cấu hình quyền hạn Nhật ký. Chúng kiểm soát truy cập vào nhật ký hệ thống:
   • Xem nhật ký (chỉ hôm nay hoặc tất cả các ngày).
   • Xuất nhật ký.
10. Cấu hình quyền hạn Báo cáo. Chúng kiểm soát truy cập vào báo cáo tài chính:
    • Xem báo cáo tiền mặt (chỉ hôm nay hoặc tất cả các ngày).
    • Xem thống kê.
    • Xuất báo cáo.
11. Cấu hình quyền hạn Thanh toán. Chúng kiểm soát các hành động liên quan đến thanh toán:
    • Chấp nhận thanh toán.
    • Xử lý hoàn tiền.
    • Sửa đổi phương thức thanh toán.
    • Xem lịch sử thanh toán.
12. Nhấp vào Lưu để tạo vai trò.

Kết quả mong đợi: Vai trò mới xuất hiện trong danh sách Vai trò Thu Ngân với tất cả các quyền hạn đã cấu hình. Nó hiện có sẵn để gán cho các tài khoản thu ngân.

Ví Dụ Thực Tế: Vai Trò Thu Ngân Ca Ngày

Ví dụ này tạo một vai trò hạn chế phù hợp cho một thu ngân thường xuyên làm việc ca ngày.

1. Điều hướng đến Quản lý > Vai trò Thu Ngân.
2. Nhấp vào Thêm Vai Trò.
3. Tên: "Thu Ngân Ca Ngày".
4. Cấp độ: 1 (cấp độ thấp nhất).
5. Quyền hạn Xác thực: Kích hoạt đăng nhập. Vô hiệu hóa đặt lại mật khẩu.
6. Quyền hạn Thành viên:
   • Kích hoạt: Xem thành viên, Tạo thành viên, Nạp tiền vào ví, Xem lịch sử giao dịch.
   • Vô hiệu hóa: Sửa thành viên, Xóa thành viên.
7. Quyền hạn Bảng điều khiển:
   • Kích hoạt: Bắt đầu phiên, Dừng phiên, Tạm dừng phiên, Tiếp tục phiên, Thêm thời gian.
   • Vô hiệu hóa: (không có; thu ngân ca ngày cần kiểm soát phiên đầy đủ).
8. Quyền hạn Nhật ký:
   • Kích hoạt: Xem nhật ký (chỉ hôm nay).
   • Vô hiệu hóa: Xem tất cả nhật ký, Xuất nhật ký.
9. Quyền hạn Báo cáo:
   • Kích hoạt: Xem báo cáo tiền mặt (chỉ hôm nay).
   • Vô hiệu hóa: Xem tất cả báo cáo, Xem thống kê, Xuất báo cáo.
10. Quyền hạn Thanh toán:
    • Kích hoạt: Chấp nhận thanh toán, Xem lịch sử thanh toán.
    • Vô hiệu hóa: Xử lý hoàn tiền, Sửa đổi phương thức thanh toán.
11. Nhấp vào Lưu.

Kết quả mong đợi: Vai trò "Thu Ngân Ca Ngày" có thể bắt đầu và quản lý phiên, tạo thành viên, nạp tiền vào ví, xem nhật ký và báo cáo của ngày hôm nay, và chấp nhận thanh toán. Nó không thể xóa thành viên, sửa đổi phương thức thanh toán, xử lý hoàn tiền, hoặc xem báo cáo lịch sử ngoài hôm nay.

Ví Dụ Thực Tế: Vai Trò Quản Lý Ca

Ví dụ này tạo một vai trò với quyền truy cập rộng hơn cho một quản lý ca đáng tin cậy.

1. Điều hướng đến Quản lý > Vai trò Thu Ngân.
2. Nhấp vào Thêm Vai Trò.
3. Tên: "Quản Lý Ca".
4. Cấp độ: 5 (cao hơn Thu Ngân Ca Ngày).
5. Quyền hạn Xác thực: Kích hoạt tất cả.
6. Quyền hạn Thành viên: Kích hoạt tất cả (Xem, Tạo, Sửa, Xóa, Nạp tiền, Lịch sử).
7. Quyền hạn Bảng điều khiển: Kích hoạt tất cả.
8. Quyền hạn Nhật ký: Kích hoạt tất cả (Xem tất cả nhật ký, Xuất nhật ký).
9. Quyền hạn Báo cáo: Kích hoạt tất cả (Xem tất cả báo cáo, Thống kê, Xuất).
10. Quyền hạn Thanh toán:
    • Kích hoạt: Chấp nhận thanh toán, Xử lý hoàn tiền, Xem lịch sử thanh toán.
    • Vô hiệu hóa: Sửa đổi phương thức thanh toán (dành riêng cho quản trị viên/chủ sở hữu).
11. Nhấp vào Lưu.

Kết quả mong đợi: Vai trò "Quản Lý Ca" có gần như toàn quyền truy cập. Hạn chế duy nhất là họ không thể sửa đổi phương thức thanh toán, điều này thường là thay đổi cấu hình cấp chủ sở hữu.

Cách Tạo Tài Khoản Thu Ngân

1. Điều hướng đến phần Quản lý.
2. Mở tab Thu Ngân.
3. Nhấp vào Thêm để tạo thu ngân mới.
4. Nhập tên đăng nhập. Đây là những gì thu ngân sẽ nhập để đăng nhập. Nó phải là duy nhất.
5. Nhập mật khẩu. Sử dụng mật khẩu mạnh. Thu ngân có thể thay đổi sau.
6. Chọn một vai trò từ danh sách thả xuống. Chỉ các vai trò bạn đã tạo mới xuất hiện.
7. Tùy chọn điền họ tên, email, và di động để lưu trữ thông tin.
8. Nhấp vào Lưu.

Kết quả mong đợi: Tài khoản thu ngân mới xuất hiện trong danh sách Thu Ngân. Thu ngân có thể đăng nhập vào HandyCafe Server bằng tên đăng nhập và mật khẩu của họ. Quyền truy cập của họ bị hạn chế theo quyền hạn được định nghĩa bởi vai trò được gán.

Cách Thay Đổi Vai Trò của Thu Ngân

1. Điều hướng đến Quản lý > Thu Ngân.
2. Chọn thu ngân mà bạn muốn thay đổi vai trò.
3. Trong bảng chi tiết của thu ngân, nhấp vào danh sách thả xuống Vai trò và chọn vai trò khác.
4. Nhấp vào Lưu.

Kết quả mong đợi: Quyền hạn của thu ngân thay đổi ngay lập tức. Lần tiếp theo họ thực hiện một hành động, hệ thống sẽ kiểm tra theo vai trò mới của họ. Họ không cần phải đăng xuất và đăng nhập lại để thay đổi có hiệu lực.

Cách Hạn Chế Thu Ngân Chỉ Xem Báo Cáo Hôm Nay

Đây là yêu cầu phổ biến: bạn muốn thu ngân xem số liệu của ca hiện tại nhưng không phải dữ liệu lịch sử.

1. Mở vai trò được gán cho thu ngân (Quản lý > Vai trò Thu Ngân).
2. Trong phần quyền hạn Báo cáo:
   • Kích hoạt "Xem báo cáo tiền mặt (chỉ hôm nay)."
   • Vô hiệu hóa "Xem tất cả báo cáo."
   • Vô hiệu hóa "Xem thống kê."
   • Vô hiệu hóa "Xuất báo cáo."
3. Trong phần quyền hạn Nhật ký:
   • Kích hoạt "Xem nhật ký (chỉ hôm nay)."
   • Vô hiệu hóa "Xem tất cả nhật ký."
   • Vô hiệu hóa "Xuất nhật ký."
4. Nhấp vào Lưu.

Kết quả mong đợi: Thu ngân có thể xem trang Báo Cáo Tiền Mặt nhưng chỉ thấy dữ liệu từ ngày hiện tại. Bộ chọn ngày (nếu có) bị khóa vào hôm nay. Trang Thống Kê và các nút xuất bị ẩn hoặc vô hiệu hóa cho thu ngân này.

Cách Vô Hiệu Hóa Tài Khoản Thu Ngân

Khi một nhân viên rời đi, hãy vô hiệu hóa tài khoản của họ thay vì xóa. Điều này bảo toàn dấu vết kiểm toán.

1. Điều hướng đến Quản lý > Thu Ngân.
2. Chọn thu ngân để vô hiệu hóa.
3. Chuyển công tắc Hoạt động sang tắt (hoặc nhấp Vô Hiệu Hóa).
4. Nhấp vào Lưu.

Kết quả mong đợi: Thu ngân không thể đăng nhập nữa. Tất cả các hành động lịch sử của họ (phiên đã bắt đầu, giao dịch đã ghi, nhật ký) vẫn còn trong hệ thống. Tài khoản có thể được kích hoạt lại sau nếu cần.

Những Sai Lầm Thường Gặp Cần Tránh

• Gán sai vai trò. Luôn kiểm tra kỹ danh sách thả xuống vai trò khi tạo thu ngân. Một thu ngân với vai trò Quản Lý có quyền truy cập nhiều hơn dự định cho một nhân viên ca thường.
• Không kiểm tra vai trò sau khi tạo. Đăng nhập như thu ngân (hoặc sử dụng tài khoản thử nghiệm với vai trò đó) và xác minh rằng các tính năng bị hạn chế thực sự bị ẩn hoặc vô hiệu hóa. Đừng chỉ dựa vào các ô kiểm tra quyền hạn.
• Quên rằng vai trò được thực thi ở phía backend. Ngay cả khi một phần tử giao diện người dùng hiển thị, backend sẽ từ chối các hành động không được phép dựa trên cài đặt quyền hạn của vai trò. Tuy nhiên, để có trải nghiệm người dùng sạch sẽ, giao diện người dùng cũng nên ẩn các tính năng không được phép.
• Đặt tất cả vai trò ở cấp độ 0. Cấp độ xác định thứ bậc. Nếu cấp độ của một vai trò thấp hơn vai trò khác, thu ngân cấp độ thấp hơn không thể chỉnh sửa thu ngân cấp độ cao hơn. Lên kế hoạch cho các cấp độ của bạn: 1 cho thu ngân cơ bản, 5 cho quản lý, 10 cho quản lý cấp cao.
• Chia sẻ tài khoản thu ngân. Mỗi nhân viên nên có tài khoản riêng. Tài khoản chia sẻ khiến không thể truy vết ai đã thực hiện một hành động cụ thể trong nhật ký.
• Xóa tài khoản thu ngân thay vì vô hiệu hóa. Xóa bỏ tham chiếu thu ngân khỏi giao dịch và nhật ký (đặt thành NULL). Luôn vô hiệu hóa thay vì xóa để bảo toàn dấu vết kiểm toán.
• Để quyền hạn phương thức thanh toán mặc định được kích hoạt. Hầu hết thu ngân không nên có khả năng thêm hoặc xóa phương thức thanh toán. Đây là thay đổi cấu hình nên được hạn chế cho chủ sở hữu hoặc quản trị viên.