Nhà cung cấp
Trang Nhà cung cấp duy trì cơ sở dữ liệu của các nhà cung cấp và nhà thầu mà quán cafe của bạn mua hàng hóa và dịch vụ từ đó. Mỗi hồ sơ nhà cung cấp lưu trữ thông tin liên hệ, điều khoản thanh toán và thông tin thuế, cung cấp một tham chiếu trung tâm để quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp của bạn.
Trường thông tin hồ sơ nhà cung cấp
Mỗi hồ sơ nhà cung cấp chứa các thông tin sau:
| Trường | Mô tả |
|---|---|
name |
Tên nhà cung cấp hoặc công ty. Đây là định danh chính được hiển thị trong danh sách và được tham chiếu từ các mục hàng tồn kho. |
contact_person |
Tên người liên hệ chính tại nhà cung cấp (ví dụ: đại diện bán hàng hoặc quản lý tài khoản). |
phone |
Số điện thoại của nhà cung cấp để đặt hàng hoặc giải quyết vấn đề. |
email |
Địa chỉ email của nhà cung cấp để xác nhận đơn hàng, hóa đơn hoặc liên lạc chung. |
address |
Địa chỉ thực của nhà cung cấp, hữu ích cho việc điều phối giao hàng hoặc thăm địa điểm. |
payment_term_days |
Số ngày được phép thanh toán sau khi nhận hóa đơn (ví dụ: 30 cho điều khoản net-30). Điều này giúp theo dõi khi nào cần thanh toán. |
tax_authority |
Cơ quan thuế hoặc văn phòng thuế mà nhà cung cấp đã đăng ký, nếu có. |
tax_identity |
Mã số thuế của nhà cung cấp (TIN, số VAT hoặc tương đương). Cần thiết cho việc lập hóa đơn chính thức ở nhiều khu vực pháp lý. |
notes |
Trường văn bản tự do cho bất kỳ thông tin bổ sung nào về nhà cung cấp (ví dụ: lịch trình giao hàng, số lượng đặt hàng tối thiểu, sắp xếp đặc biệt). |
Quản lý trạng thái Hoạt động / Không hoạt động
Nhà cung cấp có một cờ active kiểm soát khả năng hiển thị của họ:
- Nhà cung cấp Hoạt động xuất hiện trong danh sách nhà cung cấp và được đề xuất khi ghi nhận các mục hàng tồn kho.
- Nhà cung cấp Không hoạt động bị ẩn khỏi danh sách hoạt động và đề xuất nhưng vẫn còn trong cơ sở dữ liệu. Các mục hàng tồn kho trước đó tham chiếu đến nhà cung cấp không bị ảnh hưởng.
Vô hiệu hóa một nhà cung cấp hữu ích khi bạn ngừng đặt hàng từ một nhà thầu nhưng muốn giữ lại lịch sử mua hàng để báo cáo. Bạn có thể kích hoạt lại nhà cung cấp bất kỳ lúc nào bằng cách chuyển đổi cờ trở lại.
Liên kết nhà cung cấp với các mục hàng tồn kho
Kết nối chính giữa nhà cung cấp và phần còn lại của hệ thống là thông qua các mục hàng tồn kho. Khi bạn ghi nhận một giao dịch mua trên trang Inventory, trường supplier_name tham chiếu đến một nhà cung cấp từ cơ sở dữ liệu này.
Mặc dù liên kết là theo tên (không phải khóa ngoại nghiêm ngặt), hệ thống cung cấp các gợi ý tự động từ danh sách nhà cung cấp hoạt động của bạn khi nhập tên nhà cung cấp trong biểu mẫu hàng tồn kho. Điều này khuyến khích sự nhất quán và giúp dễ dàng lọc lịch sử hàng tồn kho theo nhà cung cấp.
Tạo nhà cung cấp mới
Để thêm một nhà cung cấp mới:
- Điều hướng đến trang Nhà cung cấp từ thanh bên.
- Nhấp vào nút Thêm nhà cung cấp.
- Nhập tên (bắt buộc). Đây là cách nhà cung cấp sẽ xuất hiện trong toàn hệ thống.
- Điền thông tin người liên hệ, điện thoại, email và địa chỉ nếu có.
- Đặt điều khoản thanh toán (tính theo ngày) để theo dõi ngày đến hạn hóa đơn.
- Nhập cơ quan thuế và mã số thuế nếu cần cho kế toán của bạn.
- Thêm bất kỳ ghi chú nào về mối quan hệ với nhà cung cấp.
- Nhấp Lưu.
Chỉnh sửa nhà cung cấp
Chọn một nhà cung cấp từ danh sách để mở chế độ xem chi tiết của họ. Bạn có thể cập nhật bất kỳ trường nào bất kỳ lúc nào. Nếu bạn thay đổi tên nhà cung cấp, lưu ý rằng các mục hàng tồn kho hiện có vẫn sẽ tham chiếu đến tên cũ (vì liên kết là theo văn bản, không phải theo ID). Để có kết quả tốt nhất, cập nhật tên trên các mục hàng tồn kho hiện có hoặc sử dụng trường ghi chú để ghi lại thay đổi tên.
Trường hợp sử dụng nhà cung cấp
Theo dõi lịch sử mua hàng
Bằng cách sử dụng nhất quán cùng một tên nhà cung cấp trên các mục hàng tồn kho, bạn có thể lọc danh sách hàng tồn kho theo nhà cung cấp để xem:
- Tất cả các mặt hàng mua từ một nhà thầu cụ thể.
- Tổng chi tiêu với mỗi nhà cung cấp trong một khoảng thời gian nhất định.
- Sản phẩm nào đến từ nhà cung cấp nào.
Quản lý điều khoản thanh toán
Trường payment_term_days giúp bạn lập kế hoạch dòng tiền. Khi kết hợp với ngày nhập hàng tồn kho, bạn có thể tính toán khi nào cần thanh toán và ưu tiên theo đó. Điều này đặc biệt hữu ích cho các quán cafe mua hàng theo tín dụng từ nhiều nhà cung cấp với các điều khoản khác nhau.
Tuân thủ thuế
Ghi nhận tax_authority và tax_identity cho mỗi nhà cung cấp đảm bảo bạn có thông tin cần thiết cho:
- Tạo báo cáo mua hàng để nộp thuế.
- Xác minh rằng hóa đơn nhà cung cấp bao gồm mã số thuế hợp lệ.
- Đáp ứng kiểm toán của cơ quan thuế với tài liệu nhà cung cấp đầy đủ.