Cách Quản Lý Thành Viên

Hướng dẫn này bao gồm việc tạo tài khoản thành viên, quản lý số dư ví, gán cấp độ khách hàng thân thiết và tặng thời gian miễn phí. Thành viên là khách hàng đã đăng ký có thể đăng nhập từ máy trạm, duy trì số dư ví và tích lũy điểm khách hàng thân thiết.

Những Gì Bạn Cần

• Quyền truy cập admin hoặc thu ngân vào HandyCafe Server.
• Trang Thành Viên có thể truy cập từ thanh bên trái.
• Ít nhất một phương thức thanh toán được cấu hình nếu bạn dự định chấp nhận nạp tiền vào ví.

Cách Tạo Thành Viên Mới

1. Điều hướng đến trang Thành Viên bằng cách sử dụng thanh bên trái.
2. Nhấp vào nút Thêm trên thanh công cụ.
3. Nhập tên người dùng của thành viên. Tên này phải là duy nhất trong tất cả các thành viên (không phân biệt chữ hoa chữ thường). Thành viên sẽ sử dụng tên này để đăng nhập từ máy trạm.
4. Nhập tên hiển thị. Đây là tên được hiển thị trên màn hình trong các phiên và trong báo cáo.
5. Tùy chọn điền vào email, số điện thoại, và giới tính.
6. Đặt số kết nối đồng thời tối đa. Điều này kiểm soát số lượng máy trạm mà thành viên có thể đăng nhập cùng lúc. Mặc định là 1.
7. Nhấp Lưu để tạo thành viên.

Kết quả mong đợi: Thành viên mới xuất hiện trong danh sách thành viên. Số dư ví của họ bắt đầu từ số không. Họ có thể đăng nhập từ bất kỳ máy trạm nào bằng tên người dùng của mình.

Lưu ý: Không yêu cầu mật khẩu khi tạo. Thành viên có thể đặt mật khẩu của riêng mình từ Bảng Điều Khiển Thành Viên trên máy trạm khi đăng nhập lần đầu. Ngoài ra, admin có thể đặt từ server.

Cách Nạp Tiền Vào Ví Thành Viên

Ví là số dư trả trước được lưu trữ bằng đơn vị tiền tệ nhỏ. Thành viên có thể sử dụng ví để thanh toán cho các phiên và đơn hàng mà không cần đưa tiền mặt cho thu ngân.

1. Điều hướng đến trang Thành Viên.
2. Tìm và chọn thành viên bạn muốn nạp tiền. Sử dụng thanh tìm kiếm nếu danh sách dài.
3. Nhấp vào nút Nạp Tiền hoặc thanh toán trong bảng chi tiết của thành viên.
4. Nhập số tiền cần thêm vào ví. Đây là đơn vị tiền tệ cơ bản của bạn (ví dụ: 50.00 để thêm năm mươi đơn vị).
5. Chọn loại tín dụng:
   • Trả phí cho nạp tiền mặt hoặc thẻ khi đã nhận tiền.
   • Thưởng cho tín dụng khuyến mãi.
   • Thủ công cho các điều chỉnh hành chính.
6. Chọn phương thức thanh toán (Tiền mặt, Thẻ, v.v.). Điều này ghi lại cách nhận tiền.
7. Nhấp Xác nhận.

Kết quả mong đợi: Một khoản tín dụng ví mới được tạo cho thành viên. Khoản tín dụng ghi lại số tiền, loại tín dụng và phương thức thanh toán. Số dư ví tổng của thành viên cập nhật ngay lập tức. Khoản tín dụng ví xuất hiện trong lịch sử giao dịch của thành viên.

Mẹo: Mỗi lần nạp tiền tạo một mục tín dụng ví riêng. Khi thành viên chi tiêu từ ví, hệ thống sẽ tiêu từ khoản tín dụng hoạt động cũ nhất trước (FIFO). Tín dụng thưởng và tín dụng trả phí được theo dõi riêng biệt.

Cách Gán Cấp Độ Khách Hàng Thân Thiết

Cấp độ khách hàng thân thiết cho phép bạn nhóm các thành viên theo mức chi tiêu và áp dụng giảm giá tự động.

Tạo Cấp Độ

1. Điều hướng đến trang Thành Viên.
2. Mở phần quản lý Cấp Độ (có thể truy cập từ thanh công cụ thành viên hoặc cài đặt).
3. Nhấp Thêm Cấp Độ.
4. Nhập mã (ví dụ: "silver"). Mã này phải là duy nhất.
5. Nhập tên hiển thị (ví dụ: "Thành Viên Bạc").
6. Đặt điểm ngưỡng. Thành viên phải tích lũy ít nhất số điểm khách hàng thân thiết này để đủ điều kiện cho cấp độ này.
7. Đặt tỷ lệ giảm giá. Nhập giảm giá dưới dạng phần trăm. Ví dụ, 5 nghĩa là giảm giá 5% cho các phiên.
8. Nhấp Lưu.
9. Lặp lại cho các cấp độ bổ sung (ví dụ: Vàng với 1000 điểm và giảm giá 10%).

Gán Cấp Độ Cho Thành Viên

10. Điều hướng đến trang Thành Viên.
11. Chọn thành viên từ danh sách.
12. Trong bảng chi tiết của thành viên, tìm trường Cấp Độ.
13. Chọn cấp độ mong muốn từ danh sách thả xuống.
14. Nhấp Lưu.

Kết quả mong đợi: Thành viên hiện có cấp độ đã chọn. Khi phiên của thành viên này được tính phí, giảm giá của cấp độ sẽ được tính vào chi phí. Hồ sơ của thành viên hiển thị cấp độ đã gán.

Cách Xem Lịch Sử Giao Dịch Của Thành Viên

Lịch sử giao dịch hiển thị tất cả các lần nạp ví, chi tiêu ví, thanh toán phiên, hoàn tiền và sự kiện điểm khách hàng thân thiết cho một thành viên cụ thể.

1. Điều hướng đến trang Thành Viên.
2. Chọn thành viên từ danh sách.
3. Mở bảng chi tiết của thành viên.
4. Điều hướng đến tab Lịch Sử hoặc Giao Dịch trong bảng chi tiết.
5. Danh sách hiển thị tất cả các giao dịch theo thứ tự thời gian ngược với:
   • Ngày và giờ.
   • Loại giao dịch (nạp ví, chi tiêu ví, phiên, hoàn tiền, v.v.).
   • Số tiền (dương cho nạp, âm cho chi tiêu).
   • Nguồn hoặc ngữ cảnh (phiên hoặc đơn hàng nào đã tiêu thụ quỹ).
   • Thu ngân thực hiện hành động.

Kết quả mong đợi: Một bản ghi kiểm toán đầy đủ của tất cả các hoạt động tài chính cho thành viên. Bạn có thể cuộn qua hoặc lọc theo phạm vi ngày để tìm các giao dịch cụ thể.

Cách Tặng Thời Gian Miễn Phí Cho Thành Viên

Bạn có thể thêm tín dụng thời gian vào tài khoản của thành viên. Tín dụng thời gian hoạt động giống như tín dụng ví nhưng tính bằng phút thay vì tiền. Khi thành viên bắt đầu một phiên, hệ thống có thể trừ từ số dư thời gian của họ.

1. Điều hướng đến trang Thành Viên.
2. Chọn thành viên từ danh sách.
3. Trong bảng chi tiết của thành viên, tìm phần Gói Thời Gian hoặc Tín Dụng Thời Gian.
4. Nhấp Thêm Thời Gian.
5. Nhập số phút cần thêm (ví dụ: 120 cho hai giờ thời gian miễn phí).
6. Chọn loại tín dụng:
   • Thủ công cho thời gian miễn phí được tặng bởi quán.
   • Thưởng cho thời gian khuyến mãi từ một chiến dịch.
   • Trả phí cho thời gian mua qua gói.
7. Tùy chọn đặt hạn chế thiết bị (chỉ PC, chỉ Console, hoặc Cả hai) để hạn chế nơi thời gian có thể được sử dụng.
8. Tùy chọn đặt ngày hết hạn sau đó thời gian chưa sử dụng sẽ hết hạn.
9. Nhấp Xác nhận.

Kết quả mong đợi: Một tín dụng thời gian mới xuất hiện trong tài khoản của thành viên với số phút đã chỉ định. Số dư thời gian khả dụng của thành viên cập nhật. Khi thành viên bắt đầu một phiên, hệ thống sẽ đề nghị trừ từ số dư thời gian của họ.

Cách Kiểm Tra Số Dư Của Thành Viên

Tra cứu số dư nhanh chóng mà không cần mở toàn bộ lịch sử giao dịch.

1. Điều hướng đến trang Thành Viên.
2. Sử dụng thanh tìm kiếm ở trên cùng để nhập tên người dùng hoặc tên hiển thị của thành viên.
3. Chọn thành viên từ kết quả đã lọc.
4. Bảng chi tiết của thành viên hiển thị số dư ví hiện tại (bằng đơn vị tiền tệ cơ bản của bạn) và số dư thời gian (bằng phút) ở đầu bảng.

Kết quả mong đợi: Bạn thấy số dư ví hiện tại và số dư thời gian của thành viên ngay lập tức. Các giá trị này phản ánh tất cả các lần nạp, chi tiêu và hết hạn đến thời điểm hiện tại.

Cách Xử Lý Nợ Của Thành Viên

Nếu một thành viên được phép có số dư âm (nợ), sổ nợ sẽ theo dõi số tiền họ nợ.

1. Điều hướng đến trang Thành Viên.
2. Chọn thành viên có nợ chưa thanh toán.
3. Mở bảng chi tiết của họ và kiểm tra phần Nợ.
4. Sổ nợ hiển thị các mục nợ riêng lẻ với số tiền và ngày tháng.
5. Để thanh toán nợ, nạp tiền vào ví của thành viên với số tiền nợ. Chọn "Trả phí" làm loại nguồn để thanh toán được ghi nhận đúng.

Kết quả mong đợi: Việc nạp tiền vào ví bù đắp nợ. Sổ nợ hiển thị mục thanh toán. Số dư ròng của thành viên trở về không hoặc dương.

Những Sai Lầm Thường Gặp Cần Tránh

• Tạo tên người dùng trùng lặp. Tên người dùng là duy nhất và không phân biệt chữ hoa chữ thường. "JohnDoe" và "johndoe" được coi là giống nhau. Hệ thống sẽ từ chối các bản sao.
• Nhầm lẫn giữa số dư ví và số dư thời gian. Ví là tiền (đơn vị tiền tệ nhỏ). Thời gian là phút. Chúng là các hệ thống riêng biệt. Một thành viên có thể có tín dụng ví nhưng không có tín dụng thời gian, hoặc ngược lại.
• Đặt số kết nối tối đa quá cao. Nếu một thành viên có thể đăng nhập vào 5 máy trạm cùng lúc, họ có thể tiêu thụ gấp 5 lần tài nguyên. Đặt điều này là 1 cho hầu hết các thành viên.
• Quên chọn đúng loại tín dụng. Sử dụng "Trả phí" cho một lần nạp miễn phí sẽ làm tăng báo cáo doanh thu của bạn. Sử dụng "Thưởng" hoặc "Thủ công" cho các tín dụng không phải doanh thu.
• Không đặt ngày hết hạn cho thời gian khuyến mãi. Tín dụng thời gian miễn phí không có ngày hết hạn sẽ không bao giờ hết hạn. Nếu bạn dự định thời gian khuyến mãi có giới hạn, luôn đặt ngày hết hạn.
• Xóa thành viên thay vì vô hiệu hóa. Vô hiệu hóa bảo toàn lịch sử và có thể được đảo ngược. Xóa là vĩnh viễn và loại bỏ tất cả các bản ghi liên quan.