Quản Lý Đơn Hàng

Đơn hàng trong HandyCafe được sử dụng để bán sản phẩm (đồ ăn, thức uống, phụ kiện và các mặt hàng khác mà quán internet hoặc trung tâm game của bạn cung cấp). Hệ thống đơn hàng theo dõi mọi giao dịch từ khi tạo đến khi thanh toán hoặc hủy bỏ, với tích hợp đầy đủ vào báo cáo tiền mặt và theo dõi ca làm việc của thu ngân.

Vòng Đời Đơn Hàng

Mỗi đơn hàng tuân theo một vòng đời đơn giản:

Đơn Hàng Mới  -->  Đang Mở  -->  Đã Đóng (đã nhận thanh toán)
                    |
                    +---->  Đã Hủy (vô hiệu)

• Đang Mở: Đơn hàng đã được tạo và có thể thêm sản phẩm. Đang chờ thanh toán hoặc chỉnh sửa thêm.
• Đã Đóng: Thanh toán đã được nhận và ghi nhận. Một bản ghi giao dịch được tạo trong hệ thống. Đơn hàng không thể chỉnh sửa sau khi đóng.
• Đã Hủy: Đơn hàng đã bị vô hiệu. Không có giao dịch nào được tạo. Đơn hàng đã hủy vẫn nằm trong lịch sử để kiểm toán nhưng không ảnh hưởng đến tính toán doanh thu.

Giao Diện Tab

Trang Đơn Hàng tổ chức các đơn hàng thành bốn tab:

Mỗi tab hiển thị một huy hiệu đếm để bạn có thể nhanh chóng thấy có bao nhiêu đơn hàng ở mỗi trạng thái. Tab Đang Mở là chế độ xem mặc định vì đó là những đơn hàng cần chú ý.

Tạo Đơn Hàng Mới

1. Điều hướng đến trang Đơn Hàng.
2. Nhấp vào nút Đơn Hàng Mới.
3. Tùy chọn gán đơn hàng cho một máy tính cụ thể bằng cách chọn hostname hoặc địa chỉ MAC. Điều này liên kết đơn hàng với một trạm cụ thể, hữu ích cho việc theo dõi giao hàng đến các chỗ ngồi cụ thể.
4. Tùy chọn thêm ghi chú vào đơn hàng (ví dụ: số bàn, tên khách hàng, hoặc hướng dẫn đặc biệt như "không đá" hoặc "thêm đường").
5. Đơn hàng được tạo ở trạng thái Đang Mở và sẵn sàng để thêm sản phẩm.

Thêm Sản Phẩm Vào Đơn Hàng

Khi một đơn hàng được tạo:

1. Tìm kiếm hoặc duyệt sản phẩm: Sử dụng thanh tìm kiếm để tìm sản phẩm theo tên, hoặc duyệt qua danh mục sản phẩm của bạn.
2. Chọn sản phẩm: Nhấp vào sản phẩm để thêm vào đơn hàng.
3. Đặt số lượng: Điều chỉnh số lượng cho mỗi sản phẩm. Mặc định là 1.
4. Đặt giá đơn vị: Giá đơn vị được lấy từ danh mục sản phẩm nhưng có thể thay đổi theo từng đơn hàng nếu cần (ví dụ: cho một chiết khấu đặc biệt hoặc khuyến mãi).

Bạn có thể thêm nhiều sản phẩm khác nhau vào một đơn hàng. Mỗi sản phẩm xuất hiện dưới dạng một dòng trong đơn hàng với số lượng và giá đơn vị riêng.

Chỉnh Sửa Sản Phẩm

Khi đơn hàng vẫn còn Đang Mở, bạn có thể chỉnh sửa các sản phẩm:

• Thay đổi số lượng: Tăng hoặc giảm số lượng của bất kỳ sản phẩm nào trong đơn hàng.
• Thay đổi giá đơn vị: Thay đổi giá đơn vị cho một sản phẩm cụ thể. Điều này hữu ích cho việc áp dụng chiết khấu tạm thời hoặc điều chỉnh giá.
• Xóa sản phẩm: Xóa hoàn toàn một sản phẩm khỏi đơn hàng.

Khi đơn hàng đã Đóng hoặc Hủy, các sản phẩm không thể chỉnh sửa.

Tổng Đơn Hàng

Tổng đơn hàng được tính tự động từ tất cả các sản phẩm trong đơn hàng:

Tổng Dòng = Số Lượng x Giá Đơn Vị
Tổng Đơn Hàng = Tổng của tất cả các Tổng Dòng

Mỗi dòng sản phẩm cũng theo dõi:

• Tên sản phẩm: Tên của sản phẩm được bán.
• Giá đơn vị: Giá mỗi đơn vị tại thời điểm bán.
• Số lượng: Số lượng đơn vị đã bán.
• VAT: Số thuế áp dụng cho sản phẩm, nếu có cấu hình.
• Chiết khấu: Bất kỳ chiết khấu nào áp dụng cho dòng sản phẩm.
• Tổng dòng: Số tiền cuối cùng cho dòng đó (số lượng x giá đơn vị, điều chỉnh cho VAT và chiết khấu).

Tổng đơn hàng cập nhật theo thời gian thực khi bạn thêm, xóa hoặc chỉnh sửa sản phẩm.

Đóng Đơn Hàng

Khi khách hàng sẵn sàng thanh toán:

1. Xem lại các sản phẩm và tổng đơn hàng.
2. Nhấp vào nút Đóng Đơn Hàng.
3. Chọn phương thức thanh toán (tiền mặt, thẻ, thanh toán di động, v.v.). Các phương thức thanh toán có sẵn được cấu hình trong cài đặt hệ thống của bạn.
4. Xác nhận thanh toán.

Khi một đơn hàng được đóng:

• Một bản ghi giao dịch được tạo trong hệ thống.
• Giao dịch được liên kết với ca làm việc hiện tại của thu ngân.
• Doanh thu xuất hiện trong Báo Cáo Tiền Mặt.
• Đơn hàng chuyển sang tab Đã Đóng và không thể chỉnh sửa nữa.

Hủy Đơn Hàng

Nếu cần hủy một đơn hàng:

1. Chọn đơn hàng đang mở.
2. Nhấp vào nút Hủy.
3. Xác nhận hủy bỏ.

Khi một đơn hàng bị hủy:

• Không có giao dịch nào được tạo.
• Đơn hàng chuyển sang tab Đã Hủy.
• Nó vẫn nằm trong hệ thống để kiểm toán (bạn có thể thấy nó trong tab Tất Cả và tab Đã Hủy).
• Đơn hàng đã hủy không ảnh hưởng đến tính toán doanh thu hoặc Báo Cáo Tiền Mặt.

Hiển Thị Thời Gian

Đơn hàng hiển thị dấu thời gian tương đối để dễ dàng thấy chúng mới đây như thế nào:

Điều này giúp dễ dàng nhận ra các đơn hàng đã mở quá lâu và có thể cần chú ý.

Thông Báo Đơn Hàng (Đơn Hàng Từ Khách Hàng)

Khi khách hàng đặt hàng từ máy tính của họ (sử dụng tính năng đặt hàng của ứng dụng khách):

• Một thông báo xuất hiện trên ứng dụng máy chủ kèm âm thanh cảnh báo.
• Thông báo hiển thị chi tiết đơn hàng bao gồm các sản phẩm yêu cầu và máy tính gốc.
• Thu ngân có thể chấp nhận đơn hàng và bắt đầu chuẩn bị.

Tính năng này cho phép khách hàng đặt đồ ăn và thức uống mà không cần rời khỏi chỗ ngồi, cải thiện trải nghiệm khách hàng và giảm thời gian chờ đợi.

Quyền Hạn Cần Thiết

Quản lý đơn hàng có sẵn cho thu ngân với quyền hạn phù hợp. Khả năng tạo, xem và quản lý đơn hàng được kiểm soát thông qua hệ thống vai trò của thu ngân.

Chủ sở hữu (vai trò Admin) luôn có quyền truy cập đầy đủ vào tất cả các tính năng quản lý đơn hàng.

Lịch Sử Đơn Hàng và Báo Cáo

Tất cả các đơn hàng, dù đã đóng hay đã hủy, đều được lưu trữ trong hệ thống và đóng góp vào báo cáo:

• Đơn hàng đã đóng xuất hiện trong Báo Cáo Tiền Mặt dưới dạng giao dịch doanh thu.
• Sản phẩm trong đơn hàng được theo dõi riêng lẻ, cho phép bạn thấy sản phẩm nào bán chạy nhất.
• Ghi nhận thu ngân: Mỗi đơn hàng ghi nhận thu ngân nào đã tạo và đóng nó, cho phép theo dõi hiệu suất theo từng thu ngân.
• Báo Cáo Tiền Mặt có thể lọc giao dịch theo danh mục để hiển thị doanh thu liên quan đến đơn hàng riêng biệt với doanh thu từ phiên làm việc.