Cách Thiết Lập Quán Cafe Từ Đầu

Hướng dẫn này sẽ dẫn bạn qua từng bước của việc cài đặt HandyCafe mới cho quán internet cafe, trung tâm game, hoặc đấu trường esports của bạn. Cuối cùng, bạn sẽ có một máy chủ hoạt động, ít nhất một máy trạm khách hàng kết nối, cấu hình giá cả, và hoàn thành một phiên thử nghiệm với thanh toán được ghi nhận trong báo cáo tiền mặt của bạn.

Những Gì Bạn Cần

• Một máy tính Windows để làm máy chủ HandyCafe (Windows 10 hoặc mới hơn, tối thiểu 4 GB RAM).
• Ít nhất một máy tính Windows bổ sung để làm trạm khách hàng.
• Mạng cục bộ kết nối tất cả các máy tính (khuyến nghị sử dụng Ethernet có dây để đảm bảo độ tin cậy).
• Một khóa giấy phép beta HandyCafe hợp lệ. Bạn sẽ nhập khóa này trong lần thiết lập đầu tiên.
• Mức giá theo giờ và đơn vị tiền tệ mong muốn của bạn đã được quyết định trước.

Giai Đoạn 1: Cài Đặt và Cấu Hình Máy Chủ

1. Tải xuống trình cài đặt HandyCafe Server mới nhất từ bảng điều khiển HandyCafe của bạn.
2. Chạy trình cài đặt trên máy tính bạn đã chỉ định làm máy chủ. Làm theo các hướng dẫn trên màn hình và chấp nhận thư mục cài đặt mặc định.
3. Khởi động HandyCafe Server. Trình hướng dẫn Thiết Lập Đầu Tiên sẽ tự động xuất hiện khi chạy lần đầu.
4. Nhập khóa giấy phép beta của bạn khi được yêu cầu. Máy chủ sẽ xác thực khóa trực tuyến và hiển thị tên quán cafe và giới hạn số lượng máy tính của bạn.
5. Tạo tài khoản quản trị viên của bạn. Nhập tên người dùng và mật khẩu mạnh. Tài khoản này có quyền truy cập không giới hạn vào mọi tính năng.
6. Đặt tên cho quán cafe của bạn. Tên này sẽ xuất hiện trên màn hình chờ của khách hàng và trong các báo cáo.
7. Nhấp Hoàn tất để hoàn thành trình hướng dẫn.

Kết quả mong đợi: Cửa sổ chính của máy chủ mở ra hiển thị Bảng Quản Trị với không có máy khách nào kết nối. Tên quán cafe của bạn xuất hiện trên thanh tiêu đề.

Giai Đoạn 2: Cấu Hình Giá Cả

1. Mở trang Cài Đặt bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng trong thanh bên trái.
2. Điều hướng đến tab Giá Cả.
3. Đặt đơn vị tiền tệ cơ bản của bạn. Chọn từ danh sách thả xuống đơn vị tiền tệ. Tất cả giá cả, giao dịch, và báo cáo sẽ sử dụng đơn vị tiền tệ này.
4. Nhập mức giá theo giờ của bạn. Đây là giá cơ bản mỗi giờ cho các phiên trả sau. Ví dụ, nhập 10.00 cho mười đơn vị tiền tệ của bạn mỗi giờ.
5. Đặt mức thuế VAT. Nhập phần trăm (0 đến 100) áp dụng cho các khoản phí phiên. Nhập 0 nếu không áp dụng VAT.
6. Đặt phí khởi động. Đây là khoản phí tối thiểu mỗi phiên bất kể thời gian. Nhập 0 nếu bạn không muốn có phí tối thiểu.
7. Tạo các mẫu giá cho các khoảng thời gian phổ biến. Cuộn xuống phần Mẫu. Nhấp Thêm Mẫu. Tạo các mẫu như:
   • "30 Phút" với thời lượng 30 phút.
   • "1 Giờ" với thời lượng 60 phút.
   • "2 Giờ" với thời lượng 120 phút.
8. Nhấp Lưu để áp dụng cấu hình giá của bạn.

Kết quả mong đợi: Tab Giá Cả hiển thị mức giá theo giờ, mức thuế VAT, phí khởi động, và tất cả các mẫu được liệt kê bên dưới. Các mẫu này sẽ xuất hiện dưới dạng nút chọn nhanh khi bắt đầu các phiên trả trước.

Giai Đoạn 3: Xác Minh Cài Đặt Mạng

1. Trong khi vẫn ở trong Cài Đặt, điều hướng đến tab Mạng.
2. Xác minh cổng lắng nghe. Mặc định là 7842. Chỉ thay đổi nếu một dịch vụ khác trên mạng của bạn sử dụng cổng đó.
3. Đặt hoặc ghi lại khóa kết nối. Khóa này xác thực kết nối của khách hàng. Tất cả các máy tính khách hàng phải sử dụng cùng khóa để kết nối.
4. Đảm bảo tường lửa của máy chủ cho phép kết nối TCP đến trên cổng đã cấu hình. Trên Windows, HandyCafe thường thêm quy tắc này trong quá trình cài đặt. Nếu bạn đã thay đổi cổng, thêm một quy tắc tường lửa mới thủ công.
5. Ghi lại địa chỉ IP của máy chủ hiển thị trong tab Mạng. Bạn sẽ cần nó nếu các khách hàng không thể tìm thấy máy chủ qua phát hiện tự động.

Kết quả mong đợi: Tab Mạng hiển thị cổng lắng nghe và khóa kết nối. Chỉ báo trạng thái máy chủ hiển thị "Đang lắng nghe" màu xanh lá cây.

Giai Đoạn 4: Triển Khai Máy Khách Đầu Tiên

1. Tải xuống trình cài đặt HandyCafe Client từ bảng điều khiển của bạn.
2. Cài đặt nó trên máy khách đầu tiên của bạn. Chạy trình cài đặt và làm theo các hướng dẫn.
3. Khởi động HandyCafe Client. Máy khách sẽ cố gắng phát hiện máy chủ tự động qua mDNS trên mạng cục bộ.
4. Nếu phát hiện tự động thất bại, nhập địa chỉ IP và cổng của máy chủ thủ công trong hộp thoại kết nối của máy khách.
5. Nhập khóa kết nối bạn đã ghi lại trong Giai Đoạn 3.
6. Chờ kết nối được thiết lập. Màn hình máy khách sẽ chuyển sang trang Chờ hiển thị màn hình khóa với đồng hồ.

Kết quả mong đợi: Trên máy chủ, Bảng Quản Trị giờ hiển thị một máy khách đã kết nối. Ô máy khách hiển thị tên máy chủ và trạng thái "Chờ" màu xanh dương. Máy tính khách hiển thị màn hình khóa.

7. Máy chủ sẽ tự động gán tên hiển thị cho máy khách dựa trên tên máy chủ của nó. Để đổi tên, chọn ô máy khách trên máy chủ và nhấp Đổi Tên.

Giai Đoạn 5: Chạy Phiên Thử Nghiệm Đầu Tiên

1. Trên Bảng Quản Trị máy chủ, nhấp Bắt Đầu trên ô máy khách đang chờ.
2. Trong hộp thoại phiên, chọn Trả Sau. Để trống trường thành viên cho một phiên khách.
3. Nhấp Xác Nhận để bắt đầu phiên.

Kết quả mong đợi: Ô máy khách chuyển sang màu xanh lá cây và hiển thị bộ đếm thời gian đang chạy. Trên máy tính khách, màn hình khóa biến mất và trang Online Page xuất hiện.

5. Để phiên chạy ít nhất 5 phút để bạn có thể xác minh tính toán giá cả.
6. Nhấp Dừng trên ô máy khách màu xanh lá cây trên máy chủ.
7. Xem lại hộp thoại phân tích chi phí. Nó sẽ hiển thị:
   • Thời lượng (ví dụ: 5 phút).
   • Mức giá theo giờ áp dụng.
   • Số tiền VAT.
   • Tổng phí.
8. Chọn phương thức thanh toán (Tiền mặt là mặc định).
9. Nhấp Xác Nhận để đóng phiên và ghi nhận thanh toán.

Kết quả mong đợi: Ô máy khách trở lại trạng thái "Chờ" màu xanh dương. Máy tính khách hiển thị lại màn hình khóa. Một giao dịch được ghi nhận trong hệ thống.

Giai Đoạn 6: Xác Minh Trong Báo Cáo Tiền Mặt

1. Điều hướng đến trang Báo Cáo Tiền Mặt bằng cách sử dụng thanh bên trái.
2. Xác nhận rằng báo cáo hôm nay hiển thị một giao dịch phiên.
3. Xác minh số tiền giao dịch khớp với phân tích chi phí bạn đã thấy khi dừng phiên.
4. Kiểm tra rằng cột phương thức thanh toán hiển thị "Tiền mặt" (hoặc phương thức bạn đã chọn).

Kết quả mong đợi: Báo cáo tiền mặt liệt kê một phiên đã hoàn thành với số tiền, thời lượng, và phương thức thanh toán chính xác. Quán cafe của bạn giờ đã hoạt động.

Giai Đoạn 7: Các Bước Tiếp Theo Tùy Chọn

Khi thiết lập cơ bản của bạn đã hoạt động, hãy cân nhắc cấu hình các tính năng này:

1. Thêm thành viên. Điều hướng đến trang Thành Viên. Nhấp Thêm để tạo tài khoản thành viên với tên người dùng và số dư ví tùy chọn. Thành viên có thể đăng nhập từ các máy tính khách.
2. Thiết lập sản phẩm. Điều hướng đến trang Sản Phẩm. Thêm các mặt hàng đồ ăn và thức uống với giá để nhân viên thu ngân có thể tạo đơn hàng.
3. Cấu hình menu khách hàng. Điều hướng đến Cài Đặt > Menu Khách Hàng. Thêm các danh mục ứng dụng và ứng dụng để khách hàng thấy lưới khởi chạy trên trang Online Page.
4. Triển khai thêm máy khách. Cài đặt HandyCafe Client trên mọi máy trạm trong quán cafe của bạn. Mỗi máy sẽ tự động xuất hiện trên máy chủ.
5. Tạo tài khoản thu ngân. Điều hướng đến trang Quản Lý. Thêm tài khoản thu ngân với vai trò phù hợp để nhân viên có thể đăng nhập và quản lý các phiên.
6. Thiết lập giá giờ cao/thấp điểm. Điều hướng đến Cài Đặt > Lịch Trình Giá. Tạo các hệ số thời gian để tính phí cao hơn trong giờ cao điểm.
7. Kích hoạt đăng nhập OAuth. Điều hướng đến Cài Đặt > OAuth. Cấu hình Google hoặc các nhà cung cấp khác để khách hàng có thể đăng nhập bằng tài khoản mạng xã hội của họ.

Những Sai Lầm Thường Gặp Cần Tránh

• Bỏ qua quy tắc tường lửa. Nếu các máy khách không thể kết nối, nguyên nhân phổ biến nhất là quy tắc Tường Lửa Windows chặn cổng lắng nghe. Xác minh quy tắc tồn tại trước khi khắc phục các vấn đề khác.
• Khóa kết nối không khớp. Khóa trên mỗi máy khách phải khớp chính xác với khóa trên máy chủ. Sao chép-dán để tránh lỗi chính tả.
• Đặt mức giá theo giờ là 0. Nếu bạn để mức giá theo giờ là không, tất cả các phiên trả sau sẽ miễn phí. Luôn xác minh giá của bạn trước khi hoạt động.
• Quên lưu cài đặt. Các thay đổi trong trang Cài Đặt không áp dụng cho đến khi bạn nhấp Lưu. Nếu cài đặt dường như không thay đổi sau khi khởi động lại, có thể bạn đã quên lưu.
• Chạy máy chủ và máy khách trên cùng một máy tính. Mặc dù có thể về mặt kỹ thuật để thử nghiệm, điều này không được khuyến nghị cho sản xuất. Máy chủ nên là một máy trạm chuyên dụng.