Quản Lý Phiên Sử Dụng
Phiên sử dụng là đơn vị tính phí cốt lõi trong HandyCafe. Mỗi khi khách hàng trong quán net hoặc trung tâm trò chơi của bạn sử dụng PC hoặc console trò chơi, một phiên sử dụng sẽ theo dõi thời gian sử dụng và tính toán chi phí. Trang này giải thích toàn bộ vòng đời của phiên sử dụng, từ khi bắt đầu đến khi thu tiền.
Các Loại Phiên Sử Dụng
HandyCafe hỗ trợ hai loại phiên sử dụng:
- Phiên PC. Phiên sử dụng trên các máy khách PC được quản lý thông qua Bảng Điều Khiển Quản Trị. Phần mềm khách khóa PC khi không hoạt động và mở khóa khi phiên bắt đầu.
- Phiên console. Phiên sử dụng trên các console trò chơi (PlayStation, Xbox, v.v.) được quản lý qua trang Consoles. Những phiên này chỉ được theo dõi bởi máy chủ; không có phần mềm khách trên console.
Cả hai loại phiên sử dụng đều tuân theo cùng một cơ chế tính giá và vòng đời nhưng được quản lý từ các trang khác nhau trong bảng điều khiển.
Vòng Đời Phiên Sử Dụng
Mỗi phiên sử dụng tuân theo một vòng đời xác định với các trạng thái chuyển tiếp rõ ràng:
Bắt đầu --> Đang chạy --> (Tạm dừng <--> Tiếp tục) --> Thêm thời gian --> Dừng
Chi tiết các trạng thái:
- Bắt đầu. Thu ngân khởi tạo phiên. PC khách mở khóa hoặc bộ đếm thời gian console bắt đầu.
- Đang chạy. Phiên đang hoạt động. Thời gian đang được tính và chi phí đang tích lũy.
- Tạm dừng. Thu ngân tạm thời dừng phiên. Việc tính phí dừng lại. Máy khách hiển thị trạng thái tạm dừng.
- Tiếp tục. Thu ngân tiếp tục một phiên đã tạm dừng. Việc tính phí tiếp tục từ một phân đoạn giá mới.
- Thêm thời gian. Thu ngân thêm (hoặc bớt) phút vào một phiên đang hoạt động.
- Dừng. Phiên kết thúc. Hệ thống tính toán chi phí cuối cùng và yêu cầu thanh toán.
Bắt Đầu Một Phiên
Để bắt đầu một phiên mới trên PC khách:
- Chọn máy khách. Trong Bảng Điều Khiển Quản Trị, nhấp vào một PC đang ở trạng thái Nhàn rỗi (màu xanh da trời) để hiển thị các nút hành động.
- Chọn loại thanh toán. Chọn Trả sau (thanh toán khi kết thúc) hoặc Trả trước (thanh toán trước).
- Gán thành viên (tùy chọn). Nếu khách hàng là thành viên đã đăng ký, tìm kiếm tài khoản của họ bằng trường tìm kiếm tự động hoàn thành. Gán thành viên cho phép thanh toán bằng ví và theo dõi phiên trong lịch sử của họ.
- Đặt thời lượng hoặc số tiền (chỉ trả trước). Đối với các phiên trả trước, nhập số phút khách hàng mua hoặc số tiền họ trả. Hệ thống tính toán thời gian tương ứng dựa trên khung giá hiện tại.
- Chọn phương thức thanh toán. Chọn phương thức thanh toán (Tiền mặt, Thẻ tín dụng, hoặc bất kỳ phương thức tùy chỉnh nào bạn đã cấu hình).
- Xác nhận. Xem lại chi tiết và xác nhận. PC khách mở khóa ngay lập tức và bộ đếm thời gian phiên bắt đầu.
Đối với các phiên console, quy trình tương tự nhưng được khởi tạo từ trang Consoles.
Phiên Trả Sau
Trong một phiên trả sau, khách hàng sử dụng PC trước và thanh toán khi họ hoàn tất. Đây là chế độ thanh toán phổ biến nhất trong các quán net, cybercafe, và trung tâm trò chơi.
Cách thức hoạt động:
- Phiên bắt đầu mà không cần thanh toán trước.
- Bộ đếm thời gian chạy và chi phí tích lũy theo thời gian thực dựa trên khung giá đang hoạt động.
- Khi phiên kết thúc, hệ thống trình bày chi phí cuối cùng đã tính toán.
- Thu ngân thu tiền và xác nhận giao dịch.
Phiên trả sau không có giới hạn thời gian. Chúng chạy cho đến khi thu ngân dừng hoặc khách hàng yêu cầu rời đi.
Phiên Trả Trước
Trong một phiên trả trước, khách hàng trả tiền trước cho một khoảng thời gian cụ thể. Phiên tự động kết thúc khi thời gian đã mua hết.
Có hai chế độ giá trả trước, được cấu hình trong Cài Đặt > Giá:
Khóa Tại Thời Điểm Mua
Chi phí được cố định tại thời điểm phiên bắt đầu. Khung giá và hệ số nhân đang hoạt động tại thời điểm mua được sử dụng cho toàn bộ thời gian phiên, bất kể thay đổi lịch trình xảy ra khi phiên đang chạy.
Ví dụ: Một khách hàng mua 60 phút vào lúc 10:00 sáng trong khung giá tiêu chuẩn. Ngay cả khi lịch trình giá chuyển sang khung giá nửa giá vào lúc 11:00 sáng, thời gian còn lại của khách hàng không bị ảnh hưởng. Họ nhận được chính xác những gì họ đã trả tại mức giá ban đầu.
Lịch Trình Trực Tiếp
Chi phí điều chỉnh theo thời gian thực khi phiên đi qua các khung giá khác nhau. Nếu phiên của khách hàng kéo dài qua một thay đổi khung giá, thời gian còn lại được tính toán lại dựa trên giá mới.
Ví dụ: Một khách hàng mua 60 phút vào lúc 10:00 sáng trong khung giá tiêu chuẩn. Vào lúc 11:00 sáng, lịch trình chuyển sang khung giá nửa giá. Vì mỗi phút bây giờ chỉ tốn một nửa, thời gian còn lại của khách hàng thực tế được kéo dài. Họ có thể kết thúc với nhiều phút hơn so với ban đầu đã mua.
Tạm Dừng Một Phiên
Tạm dừng tạm thời dừng việc tính phí mà không kết thúc phiên. Điều này hữu ích khi khách hàng cần rời đi trong chốc lát.
Để tạm dừng một phiên:
- Chọn PC đang hoạt động trong Bảng Điều Khiển Quản Trị và nhấp vào nút Tạm dừng trên thẻ.
Điều gì xảy ra khi một phiên bị tạm dừng:
- Việc tính phí dừng ngay lập tức. Không có chi phí nào tích lũy trong thời gian tạm dừng.
- Phân đoạn giá hiện tại được đóng với một ranh giới "tạm dừng".
- PC khách hiển thị trạng thái tạm dừng với chỉ báo trạng thái màu cam.
- Bộ đếm thời gian phiên đóng băng.
Các phiên bị tạm dừng vẫn bị tạm dừng vô thời hạn cho đến khi thu ngân tiếp tục hoặc dừng chúng.
Tiếp Tục Một Phiên
Tiếp tục tiếp tục một phiên đã tạm dừng từ nơi nó dừng lại.
Để tiếp tục một phiên:
- Chọn PC bị tạm dừng trong Bảng Điều Khiển Quản Trị và nhấp vào nút Tiếp tục trên thẻ.
Điều gì xảy ra khi một phiên được tiếp tục:
- Một phân đoạn giá mới bắt đầu tại thời điểm hiện tại, sử dụng khung giá đang hoạt động.
- Việc tính phí tiếp tục.
- PC khách trở lại trạng thái hoạt động (màu xanh lá cây).
Lưu ý rằng khung giá tại thời điểm tiếp tục có thể khác với khung giá khi phiên bị tạm dừng. Phân đoạn mới sử dụng bất kỳ mức giá nào hiện đang hoạt động trên lịch trình giá.
Thêm Thời Gian
Bạn có thể thêm hoặc bớt phút từ một phiên đang hoạt động bất kỳ lúc nào.
Để thêm thời gian:
- Chọn PC đang hoạt động trong Bảng Điều Khiển Quản Trị và nhấp vào nút Thêm Thời Gian trên thẻ.
- Nhập số phút cần thêm. Sử dụng giá trị dương để kéo dài phiên hoặc giá trị âm để giảm bớt.
- Xác nhận.
Điều gì xảy ra khi thời gian được thêm:
- Một bản ghi giao dịch được tạo trong lịch sử phiên.
- Đối với các phiên trả trước, thời gian kết thúc được điều chỉnh tiến (hoặc lùi) theo số phút đã chỉ định.
- Đối với các phiên trả sau, sự kiện thêm thời gian được ghi lại nhưng không đặt thời gian kết thúc cứng.
Dừng Một Phiên
Dừng một phiên kết thúc tất cả việc tính phí, khóa PC khách và kích hoạt quy trình thanh toán.
Để dừng một phiên:
- Chọn PC đang hoạt động hoặc bị tạm dừng trong Bảng Điều Khiển Quản Trị và nhấp vào nút Dừng trên thẻ.
- Hộp Thoại Thanh Toán xuất hiện hiển thị tóm tắt của phiên.
Hộp Thoại Thanh Toán
Hộp thoại thanh toán hiển thị thông tin sau:
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Thời lượng | Tổng thời gian hoạt động (không bao gồm thời gian tạm dừng) |
| Số tiền tính toán | Chi phí thô được tính toán dựa trên các phân đoạn giá |
| Số tiền tính phí | Số tiền cần thu của khách hàng (mặc định là số tiền tính toán nhưng có thể được điều chỉnh) |
| VAT | Số tiền thuế, nếu được cấu hình |
| Hoa hồng | Hoa hồng phương thức thanh toán, nếu có |
| Phí cố định | Phí cố định phương thức thanh toán, nếu có |
| Phương thức thanh toán | Menu thả xuống để chọn cách khách hàng thanh toán |
Thu ngân điều chỉnh: Thu ngân có thể điều chỉnh thủ công số tiền tính phí. Ví dụ, thu ngân có thể làm tròn xuống như một cử chỉ thiện chí hoặc áp dụng một chiết khấu thủ công. Số tiền tính toán gốc luôn được lưu giữ trong hồ sơ để kiểm toán.
- Chọn một phương thức thanh toán và xác nhận. Phiên được ghi lại, PC khách khóa, và giao dịch được lưu.
Quy Trình Thanh Toán
Khi một phiên bị dừng, động cơ thanh toán thực hiện các bước sau:
- Đóng phân đoạn giá mở cuối cùng.
- Tổng hợp tất cả các số tiền phân đoạn đã đóng.
- Áp dụng quy tắc làm tròn (luôn làm tròn lên đến bước làm tròn đã cấu hình).
- Áp dụng phí khởi động tối thiểu (tổng số không bao giờ ít hơn phí khởi động).
- Tính toán hoa hồng phương thức thanh toán (dựa trên BPS) và phí cố định.
- Trình bày các số tiền cuối cùng trong hộp thoại thanh toán.
Để biết giải thích chi tiết về cách các phân đoạn giá và tính toán thanh toán hoạt động, xem Giá Phiên Sử Dụng.
Phiên Sử Dụng Thành Viên
Khi một thành viên được gán cho một phiên, các tùy chọn thanh toán bổ sung trở nên khả dụng:
- Thanh toán bằng ví. Chi phí phiên có thể được trừ từ số dư ví của thành viên.
- Khấu trừ gói thời gian. Nếu thành viên đã mua một gói thời gian, số phút được trừ từ số dư gói của họ thay vì tính phí tiền mặt.
- Chiết khấu thành viên. Nếu thành viên có chiết khấu được cấu hình (dựa trên điểm cơ bản), nó được áp dụng cho chi phí phiên.
- Lịch sử phiên. Phiên được liên kết với tài khoản của thành viên và xuất hiện trong lịch sử phiên của họ.
Thành viên cũng có thể tự bắt đầu phiên từ màn hình nhàn rỗi của khách bằng cách đăng nhập với tên người dùng và mật khẩu của họ hoặc thông qua OAuth (nếu được cấu hình).
Giá Trị Trạng Thái Phiên
Mỗi PC khách hiển thị một chỉ báo trạng thái mã màu:
| Trạng thái | Màu sắc | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Trực tuyến | Xanh lá cây | Phiên đang hoạt động và chạy |
| Tạm dừng | Cam | Phiên bị tạm dừng; việc tính phí bị dừng |
| Nhàn rỗi | Xanh da trời | Máy khách được kết nối nhưng không có phiên hoạt động |
| Ngoại tuyến | Đỏ | Máy khách không được kết nối với máy chủ |
| Quản trị | Tím | Máy khách đang ở chế độ quản trị/bảo trì |
| Bận | Vàng | Máy khách đang xử lý một yêu cầu |
Những màu trạng thái này xuất hiện trên các thẻ máy khách trong Bảng Điều Khiển Quản Trị, giúp dễ dàng nhìn thấy trạng thái của mỗi PC trong nháy mắt.
Phân Đoạn Giá Phiên Sử Dụng
Mỗi phiên được chia thành một hoặc nhiều phân đoạn giá. Một phân đoạn mới được tạo bất cứ khi nào một sự kiện liên quan đến tính phí xảy ra:
- Bắt đầu phiên
- Tạm dừng
- Tiếp tục
- Thay đổi khung giá (khi đồng hồ chuyển sang một khung giờ khác trên lịch trình)
- Thay đổi giá cơ bản (nếu quản trị viên thay đổi giá theo giờ giữa phiên)
- Ngắt kết nối hoặc kết nối lại
Mỗi phân đoạn ghi lại khung giá, hệ số nhân, giá cơ bản, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và số tiền tính toán. Tổng số phiên là tổng của tất cả các phân đoạn, tuân theo quy tắc làm tròn và phí tối thiểu.
Để biết chi tiết đầy đủ về cách các phân đoạn được tính toán, xem Giá Phiên Sử Dụng.
Phí Tối Thiểu và Phí Khởi Động
Ngay cả những phiên rất ngắn cũng được tính ít nhất là số tiền phí khởi động. Điều này được cấu hình trong Cài Đặt > Giá và đảm bảo rằng mỗi phiên tạo ra một mức doanh thu tối thiểu, bất kể thời gian sử dụng ngắn như thế nào.
Ví dụ: Nếu phí khởi động của bạn được đặt là $1.00 và khách hàng sử dụng PC chỉ trong 30 giây, số tiền tính phí là $1.00, không phải là phần nhỏ của một xu mà 30 giây sẽ tốn ở mức giá theo giờ.
Bước Tiếp Theo
- Giá Phiên Sử Dụng: Tìm hiểu sâu về động cơ giá, phân đoạn và toán học thanh toán
- Bảng Điều Khiển Quản Trị: Giám sát và kiểm soát các PC khách
- Thành Viên: Quản lý tài khoản và ví thành viên
- Báo Cáo Tiền Mặt: Xem lại doanh thu phiên và tóm tắt ca làm việc