كيفية إدارة الأعضاء
يغطي هذا الدليل إنشاء حسابات الأعضاء، إدارة أرصدة المحافظ، تخصيص فئات الولاء، وتقديم الوقت المجاني. الأعضاء هم العملاء المسجلون الذين يمكنهم تسجيل الدخول من أجهزة الكمبيوتر العميلة، والحفاظ على رصيد المحفظة، وتجميع نقاط الولاء.
ما ستحتاج إليه
- وصول كمسؤول أو كاشير إلى خادم HandyCafe.
- الوصول إلى صفحة الأعضاء من الشريط الجانبي الأيسر.
- طريقة دفع واحدة على الأقل مهيأة إذا كنت تخطط لقبول تعبئة المحافظ.
كيفية إنشاء عضو جديد
- انتقل إلى صفحة الأعضاء باستخدام الشريط الجانبي الأيسر.
- انقر على زر إضافة في شريط الأدوات.
- أدخل اسم المستخدم للعضو. يجب أن يكون فريدًا عبر جميع الأعضاء (غير حساس لحالة الأحرف). سيستخدم العضو هذا لتسجيل الدخول من أجهزة الكمبيوتر العميلة.
- أدخل اسم العرض. هذا هو الاسم الذي يظهر على الشاشة أثناء الجلسات وفي التقارير.
- اختياريًا، املأ البريد الإلكتروني ورقم الهاتف والجنس.
- حدد الحد الأقصى للاتصالات المتزامنة. يتحكم هذا في عدد أجهزة الكمبيوتر التي يمكن للعضو تسجيل الدخول إليها في نفس الوقت. الافتراضي هو 1.
- انقر على حفظ لإنشاء العضو.
النتيجة المتوقعة: يظهر العضو الجديد في قائمة الأعضاء. يبدأ رصيد محفظتهم من الصفر. يمكنهم الآن تسجيل الدخول من أي جهاز كمبيوتر عميل باستخدام اسم المستخدم الخاص بهم.
ملاحظة: لا يُطلب كلمة مرور عند الإنشاء. يمكن للعضو تعيين كلمة المرور الخاصة به من لوحة الأعضاء في جهاز الكمبيوتر العميل عند أول تسجيل دخول. بدلاً من ذلك، يمكن للمسؤول تعيينها من الخادم.
كيفية تعبئة محفظة العضو
المحفظة هي رصيد مدفوع مسبقًا مخزن بوحدات العملة الصغرى. يمكن للأعضاء استخدام محفظتهم لدفع ثمن الجلسات والطلبات دون تسليم النقود للكاشير.
- انتقل إلى صفحة الأعضاء.
- ابحث وحدد العضو الذي تريد تعبئته. استخدم شريط البحث إذا كانت القائمة طويلة.
- انقر على زر تعبئة أو الدفع في لوحة تفاصيل العضو.
- أدخل المبلغ الذي تريد إضافته إلى المحفظة. هذا في عملتك الأساسية (على سبيل المثال، 50.00 لإضافة خمسين وحدة).
- حدد نوع الائتمان:
- مدفوع للتعبئة النقدية أو بالبطاقة حيث تم استلام المال.
- مكافأة للائتمان الترويجي.
- يدوي للتصحيحات الإدارية.
- حدد طريقة الدفع (نقدًا، بطاقة، إلخ). يسجل هذا كيفية استلام المال.
- انقر على تأكيد.
النتيجة المتوقعة: يتم إنشاء ائتمان محفظة جديد للعضو. يسجل الائتمان المبلغ ونوع الائتمان وطريقة الدفع. يتم تحديث إجمالي رصيد محفظة العضو فورًا. يظهر ائتمان المحفظة في تاريخ معاملات العضو.
نصيحة: كل تعبئة تنشئ إدخال ائتمان محفظة منفصل. عندما ينفق العضو من محفظته، يستهلك النظام من أقدم ائتمان نشط أولاً (FIFO). يتم تتبع أرصدة المكافآت والأرصدة المدفوعة بشكل منفصل.
كيفية تخصيص فئة ولاء
تتيح لك فئات الولاء تجميع الأعضاء حسب مستوى الإنفاق وتطبيق الخصومات التلقائية.
إنشاء فئة
- انتقل إلى صفحة الأعضاء.
- افتح قسم إدارة الفئات (يمكن الوصول إليه من شريط أدوات الأعضاء أو الإعدادات).
- انقر على إضافة فئة.
- أدخل رمز (مثل "فضي"). يجب أن يكون فريدًا.
- أدخل اسم العرض (مثل "عضو فضي").
- حدد نقاط العتبة. يجب أن يجمع العضو على الأقل هذا العدد من نقاط الولاء للتأهل لهذه الفئة.
- حدد نسبة الخصم. أدخل الخصم كنسبة مئوية. على سبيل المثال، 5 تعني خصم 5% على الجلسات.
- انقر على حفظ.
- كرر للفئات الإضافية (مثل الذهب عند 1000 نقطة مع خصم 10%).
تخصيص فئة لعضو
- انتقل إلى صفحة الأعضاء.
- حدد العضو من القائمة.
- في لوحة تفاصيل العضو، حدد حقل الفئة.
- اختر الفئة المطلوبة من القائمة المنسدلة.
- انقر على حفظ.
النتيجة المتوقعة: يحصل العضو الآن على الفئة المحددة. عند فوتره جلسات هذا العضو، سيتم احتساب خصم الفئة في حساب التكلفة. يظهر ملف العضو الفئة المخصصة له.
كيفية عرض تاريخ معاملات العضو
يعرض تاريخ المعاملات جميع تحميلات المحفظة، إنفاق المحفظة، مدفوعات الجلسات، الاستردادات، وأحداث نقاط الولاء لعضو معين.
- انتقل إلى صفحة الأعضاء.
- حدد العضو من القائمة.
- افتح لوحة تفاصيل العضو.
- انتقل إلى علامة تبويب التاريخ أو المعاملات داخل لوحة التفاصيل.
- تعرض القائمة جميع المعاملات بترتيب زمني عكسي مع:
- التاريخ والوقت.
- نوع المعاملة (تحميل المحفظة، إنفاق المحفظة، الجلسة، الاسترداد، إلخ).
- المبلغ (إيجابي للتحميلات، سلبي للإنفاق).
- المصدر أو السياق (أي جلسة أو طلب استهلك الأموال).
- الكاشير الذي قام بالإجراء.
النتيجة المتوقعة: سجل تدقيق كامل لجميع الأنشطة المالية للعضو. يمكنك التمرير أو التصفية حسب النطاق الزمني للعثور على معاملات محددة.
كيفية منح العضو وقتًا مجانيًا
يمكنك إضافة رصيد وقت إلى حساب العضو. يعمل رصيد الوقت مثل رصيد المحفظة ولكن بالدقائق بدلاً من المال. عندما يبدأ العضو جلسة، يمكن للنظام الخصم من رصيد الوقت الخاص به.
- انتقل إلى صفحة الأعضاء.
- حدد العضو من القائمة.
- في لوحة تفاصيل العضو، حدد قسم حزم الوقت أو أرصدة الوقت.
- انقر على إضافة وقت.
- أدخل عدد الدقائق التي تريد إضافتها (مثل 120 لساعتين من الوقت المجاني).
- حدد نوع الائتمان:
- يدوي للوقت المجاني المقدم من المقهى.
- مكافأة للوقت الترويجي من حملة.
- مدفوع للوقت المشتراة من خلال حزمة.
- اختياريًا، حدد تقييد الجهاز (أجهزة الكمبيوتر فقط، وحدات التحكم فقط، أو كلاهما) لتقييد مكان استخدام الوقت.
- اختياريًا، حدد تاريخ انتهاء الصلاحية بعده ينتهي الوقت غير المستخدم.
- انقر على تأكيد.
النتيجة المتوقعة: يظهر رصيد وقت جديد في حساب العضو بالدقائق المحددة. يتم تحديث رصيد الوقت المتاح للعضو. عندما يبدأ العضو جلسة، سيعرض النظام الخصم من رصيد الوقت الخاص به.
كيفية التحقق من رصيد العضو
البحث السريع عن الرصيد دون فتح تاريخ المعاملات الكامل.
- انتقل إلى صفحة الأعضاء.
- استخدم شريط البحث في الأعلى لكتابة اسم المستخدم أو اسم العرض للعضو.
- حدد العضو من النتائج المصفاة.
- تعرض لوحة تفاصيل العضو الرصيد الحالي للمحفظة (في عملتك الأساسية) ورصيد الوقت (بالدقائق) في أعلى اللوحة.
النتيجة المتوقعة: ترى رصيد المحفظة الحالي للعضو ورصيد الوقت في لمحة. تعكس هذه القيم جميع التحميلات والإنفاقات والانتهاء حتى اللحظة الحالية.
كيفية التعامل مع ديون العضو
إذا كان مسموحًا للعضو أن يكون لديه رصيد سلبي (دين)، فإن دفتر الديون يتتبع مقدار ما يدين به.
- انتقل إلى صفحة الأعضاء.
- حدد العضو الذي لديه دين مستحق.
- افتح لوحة تفاصيلهم وتحقق من قسم الدين.
- يعرض دفتر الديون إدخالات الدين الفردية مع المبالغ والتواريخ.
- لتسوية الدين، قم بتعبئة محفظة العضو بالمبلغ المستحق. حدد "مدفوع" كنوع المصدر حتى يتم تسجيل الدفع بشكل صحيح.
النتيجة المتوقعة: تعوض تعبئة المحفظة الدين. يعرض دفتر الديون إدخال التسوية. يعود الرصيد الصافي للعضو إلى الصفر أو الإيجابي.
الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها
- إنشاء أسماء مستخدمين مكررة. أسماء المستخدمين فريدة وغير حساسة لحالة الأحرف. "JohnDoe" و"johndoe" يعتبران نفس الشيء. سيرفض النظام التكرارات.
- الخلط بين رصيد المحفظة ورصيد الوقت. المحفظة هي المال (وحدات العملة الصغرى). الوقت هو الدقائق. هما نظامان منفصلان. يمكن أن يكون للعضو رصيد محفظة ولكن لا يوجد رصيد وقت، أو العكس.
- تعيين الحد الأقصى للاتصالات بشكل مرتفع جدًا. إذا كان يمكن للعضو تسجيل الدخول إلى 5 أجهزة كمبيوتر في وقت واحد، يمكنه استهلاك 5 أضعاف الموارد. حدد هذا إلى 1 لمعظم الأعضاء.
- نسيان تحديد نوع الائتمان الصحيح. استخدام "مدفوع" لتعبئة مجانية يزيد من تقارير الإيرادات الخاصة بك. استخدم "مكافأة" أو "يدوي" للأرصدة غير الإيرادية.
- عدم تعيين انتهاء صلاحية للوقت الترويجي. أرصدة الوقت المجانية بدون تاريخ انتهاء لا تنتهي أبدًا. إذا كنت تنوي أن يكون الوقت الترويجي محدودًا، فقم دائمًا بتعيين انتهاء.
- حذف عضو بدلاً من تعطيله. التعطيل يحافظ على التاريخ ويمكن عكسه. الحذف دائم ويزيل جميع السجلات المرتبطة.