إدارة الطلبات

تُستخدم الطلبات في HandyCafe لبيع المنتجات (الأطعمة والمشروبات والإكسسوارات وأي سلع أخرى يقدمها مقهى الإنترنت أو مركز الألعاب). يتتبع نظام الطلبات كل عملية بيع من الإنشاء حتى الدفع أو الإلغاء مع تكامل كامل في تقرير الصندوق ومتابعة ورديات الكاشير.

دورة حياة الطلب

يتبع كل طلب دورة حياة مباشرة:

طلب جديد  -->  مفتوح  -->  مُغلق (تم استلام الدفع)
                  |
                  +---->  ملغى (مُبطل)

• مفتوح: تم إنشاء الطلب وقد تحتوي على عناصر مضافة. ينتظر الدفع أو التعديل.
• مُغلق: تم استلام الدفع وتسجيله. يُنشأ سجل معاملة في النظام. لا يمكن تعديل الطلب بعد الإغلاق.
• ملغى: تم إبطال الطلب. لا يُنشأ سجل معاملة. تبقى الطلبات الملغاة في السجل لأغراض التدقيق لكنها لا تؤثر على حسابات الإيرادات.

عرض التبويبات

تُنظّم صفحة الطلبات الطلبات في أربعة تبويبات:

يعرض كل تبويب شارة عدد لتتمكن من رؤية عدد الطلبات في كل حالة بسرعة. تبويب المفتوح هو العرض الافتراضي لأن هذه الطلبات تحتاج إلى انتباه.

إنشاء طلب جديد

1. انتقل إلى صفحة الطلبات.
2. انقر على زر طلب جديد.
3. اختياريًا عيّن الطلب لجهاز محدد باختيار اسم المضيف أو عنوان MAC. يربط هذا الطلب بمحطة معينة وهو مفيد لتتبع التوصيل لمقاعد محددة.
4. اختياريًا أضف ملاحظة للطلب (مثل رقم الطاولة أو اسم العميل أو تعليمات خاصة مثل "بدون ثلج" أو "سكر إضافي").
5. يُنشأ الطلب بحالة مفتوح وجاهز لإضافة العناصر.

إضافة عناصر إلى الطلب

بعد إنشاء الطلب:

1. ابحث أو تصفح المنتجات: استخدم شريط البحث للعثور على المنتجات بالاسم أو تصفح كتالوج المنتجات.
2. اختر منتجًا: انقر على المنتج لإضافته إلى الطلب.
3. حدد الكمية: اضبط الكمية لكل عنصر. الافتراضي هو 1.
4. حدد سعر الوحدة: يُملأ سعر الوحدة من كتالوج المنتجات لكن يمكن تجاوزه لكل طلب عند الحاجة (مثل خصم خاص أو عرض ترويجي).

يمكنك إضافة عدة منتجات مختلفة لطلب واحد. يظهر كل عنصر كسطر في الطلب بكميته وسعر وحدته.

تعديل العناصر

أثناء بقاء الطلب مفتوحًا يمكنك تعديل عناصره:

• تغيير الكمية: زيادة أو تقليل كمية أي عنصر في الطلب.
• تغيير سعر الوحدة: تجاوز سعر الوحدة لعنصر محدد. مفيد لتطبيق خصومات فورية أو تصحيح الأسعار.
• إزالة عناصر: إزالة عنصر بالكامل من الطلب.

بمجرد إغلاق الطلب أو إلغائه لا يمكن تعديل عناصره.

إجمالي الطلب

يُحسب إجمالي الطلب تلقائيًا من جميع العناصر:

إجمالي السطر = الكمية × سعر الوحدة
إجمالي الطلب = مجموع جميع إجماليات الأسطر

يتتبع كل عنصر أيضًا:

• اسم المنتج: اسم المنتج المُباع.
• سعر الوحدة: السعر لكل وحدة وقت البيع.
• الكمية: عدد الوحدات المُباعة.
• ضريبة القيمة المضافة: مبلغ الضريبة المطبّق على العنصر إن كان مُعدًّا.
• الخصومات: أي خصومات مطبّقة على العنصر.
• إجمالي السطر: المبلغ النهائي لذلك السطر (الكمية × سعر الوحدة مع تعديلات الضريبة والخصومات).

يُحدَّث إجمالي الطلب فوريًا عند إضافة العناصر أو إزالتها أو تعديلها.

إغلاق الطلب

عندما يكون العميل جاهزًا للدفع:

1. راجع عناصر الطلب والإجمالي.
2. انقر على زر إغلاق الطلب.
3. اختر طريقة الدفع (نقدي أو بطاقة أو دفع بالهاتف وغيرها). طرق الدفع المتاحة مُعدّة في إعدادات النظام.
4. أكّد الدفع.

عند إغلاق الطلب:

• يُنشأ سجل معاملة في النظام.
• تُربط المعاملة بوردية الكاشير الحالي.
• تظهر الإيرادات في تقرير الصندوق.
• ينتقل الطلب إلى تبويب المُغلق ولا يمكن تعديله.

إلغاء طلب

إذا كان الطلب يحتاج إلى إبطال:

1. اختر الطلب المفتوح.
2. انقر على زر إلغاء.
3. أكّد الإلغاء.

عند إلغاء الطلب:

• لا يُنشأ سجل معاملة.
• ينتقل الطلب إلى تبويب الملغى.
• يبقى في النظام لأغراض التدقيق (يمكنك رؤيته في تبويب الكل وتبويب الملغى).
• لا تؤثر الطلبات الملغاة على حسابات الإيرادات أو تقرير الصندوق.

عرض الوقت

تعرض الطلبات طوابع زمنية نسبية لسهولة معرفة حداثتها:

يُسهّل ذلك اكتشاف الطلبات المفتوحة لفترة طويلة والتي قد تحتاج إلى انتباه.

إشعارات الطلبات (الطلبات من العميل)

عندما يقدّم عميل طلبًا من جهازه (باستخدام ميزة الطلب في تطبيق العميل):

• يظهر إشعار على تطبيق الخادم مع تنبيه صوتي.
• يعرض الإشعار تفاصيل الطلب بما في ذلك العناصر المطلوبة والجهاز المصدر.
• يمكن للكاشير قبول الطلب والبدء في تحضيره.

تمكّن هذه الميزة العملاء من طلب الأطعمة والمشروبات دون مغادرة مقاعدهم مما يحسّن تجربة العميل ويقلل أوقات الانتظار.

الأذونات المطلوبة

إدارة الطلبات متاحة للكاشيرين الذين لديهم الأذونات المناسبة. يتم التحكم في القدرة على إنشاء الطلبات وعرضها وإدارتها من خلال نظام أدوار الكاشير.

المالكون (دور المسؤول) لديهم دائمًا وصول كامل لجميع ميزات إدارة الطلبات.

سجل الطلبات والتقارير

جميع الطلبات سواء المُغلقة أو الملغاة مُخزّنة في النظام وتُساهم في التقارير:

• الطلبات المُغلقة تظهر في تقرير الصندوق كمعاملات إيرادات.
• عناصر الطلبات تُتتبّع فرديًا مما يتيح معرفة المنتجات الأكثر مبيعًا.
• نسبة الكاشير: كل طلب يسجّل الكاشير الذي أنشأه وأغلقه مما يمكّن من تتبع أداء كل كاشير.
• يمكن لتقرير الصندوق تصفية المعاملات حسب الفئة لعرض إيرادات الطلبات بشكل منفصل عن إيرادات الجلسات.