الموردون
تحتفظ صفحة الموردين بقاعدة بيانات للموردين والبائعين الذين يشتري منهم المقهى السلع والخدمات. يحتوي كل سجل مورد على تفاصيل الاتصال، شروط الدفع، والمعلومات الضريبية، مما يوفر مرجعًا مركزيًا لإدارة علاقاتك مع الموردين.
حقول سجل المورد
يحتوي كل سجل مورد على المعلومات التالية:
| الحقل | الوصف |
|---|---|
name |
اسم المورد أو الشركة. هذا هو المعرف الرئيسي الذي يظهر في القوائم ويشار إليه في إدخالات المخزون. |
contact_person |
اسم جهة الاتصال الرئيسية لديك في المورد (مثل مندوب المبيعات أو مدير الحساب). |
phone |
رقم هاتف المورد لطلب الطلبات أو حل المشكلات. |
email |
عنوان البريد الإلكتروني للمورد لتأكيد الطلبات، الفواتير، أو التواصل العام. |
address |
العنوان الفعلي للمورد، مفيد لتنسيق التسليم أو زيارات الموقع. |
payment_term_days |
عدد الأيام المسموح بها للدفع بعد استلام الفاتورة (مثل 30 لشروط صافية 30 يومًا). يساعد ذلك في تتبع مواعيد استحقاق الدفعات. |
tax_authority |
السلطة الضريبية أو مكتب الضرائب الذي تم تسجيل المورد به، إذا كان ذلك ينطبق. |
tax_identity |
رقم التعريف الضريبي للمورد (رقم التعريف الضريبي، رقم ضريبة القيمة المضافة، أو ما يعادله). مطلوب للفوترة الرسمية في العديد من الولايات القضائية. |
notes |
حقل نصي حر لأي معلومات إضافية عن المورد (مثل جداول التسليم، كميات الطلبات الدنيا، الترتيبات الخاصة). |
إدارة الحالة النشطة / غير النشطة
لدى الموردين علامة active التي تتحكم في ظهورهم:
- الموردون النشطون يظهرون في قائمة الموردين ويتم اقتراحهم عند تسجيل إدخالات المخزون.
- الموردون غير النشطين مخفيون من القائمة النشطة والاقتراحات لكنهم يظلون في قاعدة البيانات. لا تتأثر إدخالات المخزون السابقة التي تشير إلى المورد.
يكون إلغاء تنشيط المورد مفيدًا عندما تتوقف عن الطلب من بائع ولكن ترغب في الحفاظ على تاريخ الشراء للتقارير. يمكنك إعادة تنشيط المورد في أي وقت عن طريق تبديل العلامة مرة أخرى.
ربط الموردين بإدخالات المخزون
الرابط الأساسي بين الموردين وبقية النظام هو من خلال إدخالات المخزون. عند تسجيل عملية شراء في صفحة المخزون، يشير حقل supplier_name إلى مورد من هذه القاعدة.
بينما يكون الرابط بالاسم (وليس مفتاحًا خارجيًا صارمًا)، يوفر النظام اقتراحات الإكمال التلقائي من قائمة الموردين النشطين عند كتابة اسم المورد في نموذج المخزون. يشجع ذلك على الاتساق ويسهل تصفية تاريخ المخزون حسب المورد.
إنشاء مورد جديد
لإضافة مورد جديد:
- انتقل إلى صفحة الموردين من الشريط الجانبي.
- انقر على زر إضافة مورد.
- أدخل الاسم (مطلوب). هذا هو كيفية ظهور المورد في جميع أنحاء النظام.
- املأ جهة الاتصال، الهاتف، البريد الإلكتروني، والعنوان حسب المتاح.
- حدد شروط الدفع (بالأيام) لتتبع مواعيد استحقاق الفواتير.
- أدخل السلطة الضريبية ورقم التعريف الضريبي إذا كان ذلك مطلوبًا لمحاسبتك.
- أضف أي ملاحظات حول العلاقة مع المورد.
- انقر حفظ.
تعديل مورد
اختر موردًا من القائمة لفتح عرض التفاصيل الخاص به. يمكنك تحديث أي حقل في أي وقت. إذا قمت بتغيير اسم المورد، لاحظ أن إدخالات المخزون الحالية ستظل تشير إلى الاسم القديم (نظرًا لأن الرابط نصي وليس عن طريق المعرف). للحصول على أفضل النتائج، قم بتحديث الاسم في إدخالات المخزون الحالية أيضًا، أو استخدم حقل الملاحظات لتوثيق تغيير الاسم.
حالات استخدام المورد
تتبع تاريخ الشراء
باستخدام نفس اسم المورد باستمرار عبر إدخالات المخزون، يمكنك تصفية قائمة المخزون حسب المورد لرؤية:
- جميع العناصر المشتراة من بائع معين.
- إجمالي الإنفاق مع كل مورد خلال فترة معينة.
- المنتجات التي تأتي من الموردين المختلفين.
إدارة شروط الدفع
يساعد حقل payment_term_days في تخطيط التدفق النقدي. عند دمجه مع تواريخ إدخالات المخزون، يمكنك حساب مواعيد استحقاق الدفعات وتحديد الأولويات وفقًا لذلك. هذا مفيد بشكل خاص للمقاهي التي تشتري على الائتمان من موردين متعددين بشروط مختلفة.
الامتثال الضريبي
تسجيل tax_authority وtax_identity لكل مورد يضمن أن لديك المعلومات اللازمة لـ:
- إنشاء تقارير الشراء لتقديم الضرائب.
- التحقق من أن فواتير المورد تحتوي على أرقام تعريف ضريبية صالحة.
- الاستجابة لتدقيقات السلطات الضريبية بوثائق الموردين الكاملة.