الموردون
تحتفظ صفحة الموردين بقاعدة بيانات البائعين والموردين الذين يشتري منهم مقهاك السلع والخدمات. يخزّن كل سجل مورد تفاصيل الاتصال وشروط الدفع والمعلومات الضريبية مما يوفر مرجعًا مركزيًا لإدارة علاقاتك مع البائعين.
حقول سجل المورد
يتضمّن كل سجل مورد المعلومات التالية:
| الحقل | الوصف |
|---|---|
name |
اسم المورد أو الشركة. هذا المعرّف الأساسي المعروض في القوائم والمُشار إليه من إدخالات المخزون. |
contact_person |
اسم جهة الاتصال الرئيسية لديك عند المورد (مثل مندوب المبيعات أو مدير الحساب). |
phone |
رقم هاتف المورد لتقديم الطلبات أو حل المشكلات. |
email |
عنوان البريد الإلكتروني للمورد لتأكيدات الطلبات والفواتير أو التواصل العام. |
address |
العنوان الفعلي للمورد ومفيد لتنسيق التسليم أو زيارات الموقع. |
payment_term_days |
عدد الأيام المسموح بها للدفع بعد استلام الفاتورة (مثل 30 لشروط صافي 30 يومًا). يساعد في تتبع مواعيد استحقاق الدفعات. |
tax_authority |
الجهة الضريبية أو مكتب الضرائب المسجّل فيه المورد إن وُجد. |
tax_identity |
رقم التعريف الضريبي للمورد (TIN أو رقم ضريبة القيمة المضافة أو ما يعادله). مطلوب للفوترة الرسمية في كثير من الولايات القضائية. |
notes |
حقل نصي حر لأي معلومات إضافية عن المورد (مثل جداول التسليم والحد الأدنى للطلبات والترتيبات الخاصة). |
إدارة النشط / غير النشط
للموردين علامة active تتحكم في ظهورهم:
- الموردون النشطون يظهرون في قائمة الموردين ويُقترحون عند تسجيل إدخالات المخزون.
- الموردون غير النشطين مخفيون من القائمة النشطة والاقتراحات لكنهم يبقون في قاعدة البيانات. إدخالات المخزون السابقة التي تشير إلى المورد لا تتأثر.
تعطيل المورد مفيد عند التوقف عن الطلب من بائع مع الرغبة في الحفاظ على سجل المشتريات للتقارير. يمكنك إعادة تنشيط المورد في أي وقت بتبديل العلامة.
ربط الموردين بإدخالات المخزون
الربط الأساسي بين الموردين وبقية النظام هو من خلال إدخالات المخزون. عند تسجيل شراء في صفحة الجرد يشير حقل supplier_name إلى مورد من قاعدة البيانات هذه.
بينما الربط بالاسم (وليس مفتاحًا خارجيًا صارمًا) يوفر النظام اقتراحات إكمال تلقائي من قائمة الموردين النشطين عند كتابة اسم المورد في نموذج المخزون. يشجّع ذلك على الاتساق ويُسهّل تصفية سجل المخزون حسب المورد.
إنشاء مورد جديد
لإضافة مورد جديد:
- انتقل إلى صفحة الموردين من الشريط الجانبي.
- انقر على زر إضافة مورد.
- أدخل الاسم (إلزامي). هذه هي الطريقة التي سيظهر بها المورد في النظام.
- أدخل جهة الاتصال والهاتف والبريد الإلكتروني والعنوان حسب المتاح.
- حدد شروط الدفع (بالأيام) لتتبع مواعيد استحقاق الفواتير.
- أدخل الجهة الضريبية والرقم الضريبي إن كان مطلوبًا لمحاسبتك.
- أضف أي ملاحظات عن علاقة المورد.
- انقر على حفظ.
تعديل مورد
اختر موردًا من القائمة لفتح عرض تفاصيله. يمكنك تحديث أي حقل في أي وقت. إذا غيّرت اسم المورد لاحظ أن إدخالات المخزون الحالية ستظل تشير إلى الاسم القديم (لأن الربط بالنص وليس بالمعرّف). لأفضل النتائج حدّث الاسم في إدخالات المخزون الحالية أيضًا أو استخدم حقل الملاحظات لتوثيق تغيير الاسم.
حالات استخدام المورد
تتبع سجل المشتريات
باستخدام نفس اسم المورد باستمرار عبر إدخالات المخزون يمكنك تصفية قائمة المخزون حسب المورد لمعرفة: جميع السلع المشتراة من بائع محدد وإجمالي الإنفاق مع كل مورد خلال فترة معينة والمنتجات التي تأتي من أي موردين.
إدارة شروط الدفع
يساعد حقل payment_term_days في تخطيط التدفق النقدي. مع تواريخ إدخالات المخزون يمكنك حساب مواعيد استحقاق الدفعات وتحديد الأولويات. مفيد للمقاهي التي تشتري بالائتمان من موردين متعددين بشروط مختلفة.
الامتثال الضريبي
تسجيل tax_authority وtax_identity لكل مورد يضمن توفر المعلومات اللازمة لإنشاء تقارير المشتريات للإقرارات الضريبية والتحقق من أن فواتير الموردين تتضمن أرقام تعريف ضريبي صالحة والاستجابة لتدقيقات الجهات الضريبية بتوثيق بائعين كامل.