الموردون
يحتفظ دليل الموردين بقاعدة بيانات للموردين والبائعين الذين يشتري منهم المقهى السلع والخدمات. يحتوي كل سجل مورد على تفاصيل الاتصال، شروط الدفع، والمعلومات الضريبية، مما يوفر مرجعًا مركزيًا لإدارة علاقاتك مع الموردين.
تُدار سجلات الموردين في علامة تبويب الموردون في صفحة المخزون ضمن التنقل الرئيسي. كانت سابقًا داخل الإعدادات.
حقول سجل المورد
يحتوي كل سجل مورد على المعلومات التالية:
| الحقل | الوصف |
|---|---|
name |
اسم المورد أو الشركة. هذا هو المعرف الرئيسي الذي يظهر في القوائم وعلى إيصالات المخزون. |
contact_person |
اسم جهة الاتصال الرئيسية لديك في المورد (مثل مندوب المبيعات أو مدير الحساب). |
phone |
رقم هاتف المورد لطلب الطلبات أو حل المشكلات. |
email |
عنوان البريد الإلكتروني للمورد لتأكيد الطلبات، الفواتير، أو التواصل العام. |
address |
العنوان الفعلي للمورد، مفيد لتنسيق التسليم أو زيارات الموقع. |
payment_term_days |
عدد الأيام المسموح بها للدفع بعد استلام الفاتورة (مثل 30 لشروط صافية 30 يومًا). يساعد ذلك في تتبع مواعيد استحقاق الدفعات. |
tax_authority |
السلطة الضريبية أو مكتب الضرائب الذي تم تسجيل المورد به، إذا كان ذلك ينطبق. |
tax_identity |
رقم التعريف الضريبي للمورد (رقم التعريف الضريبي، رقم ضريبة القيمة المضافة، أو ما يعادله). مطلوب للفوترة الرسمية في العديد من الولايات القضائية. |
notes |
حقل نصي حر لأي معلومات إضافية عن المورد (مثل جداول التسليم، كميات الطلبات الدنيا، الترتيبات الخاصة). |
إدارة الحالة النشطة / غير النشطة
لدى الموردين علامة active التي تتحكم في ظهورهم:
- الموردون النشطون يظهرون في قائمة الموردين ويتم اقتراحهم عند تسجيل إيصالات المخزون.
- الموردون غير النشطين مخفيون من القائمة النشطة والاقتراحات لكنهم يظلون في قاعدة البيانات. لا تتأثر الإيصالات السابقة التي تشير إلى المورد.
يكون إلغاء تنشيط المورد مفيدًا عندما تتوقف عن الطلب من بائع ولكن ترغب في الحفاظ على تاريخ الشراء للتقارير. يمكنك إعادة تنشيط المورد في أي وقت عن طريق تبديل العلامة مرة أخرى.
ربط الموردين بإيصالات المخزون
الرابط الأساسي بين الموردين وبقية النظام هو من خلال إيصالات المخزون. عند تسجيل تسليم في علامة تبويب إيصال المخزون في صفحة المخزون، تختار المورد من هذا الدليل ويخزن الإيصال مرجعًا مباشرًا إلى سجل المورد.
ولأن الرابط مرجع حقيقي وليس نصًا حرًا، يبقى تاريخ الإيصالات مرتبطًا بالمورد حتى إذا أُعيدت تسميته لاحقًا.
إنشاء مورد جديد
لإضافة مورد جديد:
- افتح صفحة المخزون من الشريط الجانبي وانتقل إلى علامة تبويب الموردون.
- انقر على زر مورد جديد.
- أدخل الاسم (مطلوب). هذا هو كيفية ظهور المورد في جميع أنحاء النظام.
- املأ جهة الاتصال، الهاتف، البريد الإلكتروني، والعنوان حسب المتاح.
- حدد شروط الدفع (بالأيام) لتتبع مواعيد استحقاق الفواتير.
- أدخل السلطة الضريبية ورقم التعريف الضريبي إذا كان ذلك مطلوبًا لمحاسبتك.
- أضف أي ملاحظات حول العلاقة مع المورد.
- انقر حفظ.
تعديل مورد
اختر موردًا من القائمة لفتح المحرر. يمكنك تحديث أي حقل في أي وقت. إعادة تسمية المورد لا تكسر تاريخ الإيصالات لأن الإيصالات تشير إلى سجل المورد مباشرة. استخدم تفعيل وإلغاء التفعيل على بطاقة المورد للتحكم في ما إذا كان المورد معروضًا عند إدخال إيصالات جديدة.
حالات استخدام المورد
تتبع تاريخ الشراء
بتسجيل كل تسليم على المورد الصحيح، يمكنك مراجعة تاريخ الإيصالات لكل بائع لرؤية:
- جميع العناصر المشتراة من بائع معين.
- إجمالي الإنفاق مع كل مورد خلال فترة معينة.
- المنتجات التي تأتي من الموردين المختلفين.
إدارة شروط الدفع
يساعد حقل payment_term_days في تخطيط التدفق النقدي. عند دمجه مع تواريخ فواتير الإيصالات، يمكنك حساب مواعيد استحقاق الدفعات وتحديد الأولويات وفقًا لذلك. هذا مفيد بشكل خاص للمقاهي التي تشتري على الائتمان من موردين متعددين بشروط مختلفة.
الامتثال الضريبي
تسجيل tax_authority وtax_identity لكل مورد يضمن أن لديك المعلومات اللازمة لـ:
- إنشاء تقارير الشراء لتقديم الضرائب.
- التحقق من أن فواتير المورد تحتوي على أرقام تعريف ضريبية صالحة.
- الاستجابة لتدقيقات السلطات الضريبية بوثائق الموردين الكاملة.