كيفية تتبع النفقات والمخزون
يتضمن HandyCafe Server أدوات لتسجيل نفقات العمل، وإدارة دليل الموردين، وتتبع مشتريات المخزون. يغطي هذا الدليل كل من هذه العمليات خطوة بخطوة.
كيفية تسجيل نفقات العمل
تمثل النفقات أي تكلفة تتكبدها أعمالك. تتبع الإيجار، والمرافق، وشراء المعدات، والاشتراكات في البرامج، وأي مدفوعات أخرى صادرة.
ما ستحتاج إليه
- HandyCafe Server يعمل.
- وصول بمستوى المدير أو المالك.
- تفاصيل النفقات: العنوان، المبلغ، اسم البائع، وتاريخ الاستحقاق.
الخطوات
- انقر على النفقات في الشريط الجانبي الأيسر لتطبيق HandyCafe Server.
- انقر على زر إضافة لإنشاء سجل نفقة جديد.
- أدخل عنوان يصف النفقة بوضوح. على سبيل المثال: "فاتورة الكهرباء - أبريل 2026".
- أدخل المبلغ بعملتك المحلية.
- أدخل اسم البائع. على سبيل المثال: "شركة الكهرباء". هذا هو العمل أو الشخص الذي تدين له بالدفع.
- حدد تاريخ الاستحقاق لموعد استحقاق الدفع. اختياريًا، إذا كانت النفقة مدفوعة بالفعل، قم بتفعيل خيار مدفوع وأدخل تاريخ الدفع. انقر على حفظ.
النتيجة المتوقعة
تظهر النفقة في قائمة النفقات. يتم تمييز النفقات غير المدفوعة بحيث يمكنك بسرعة رؤية ما هو مستحق. يتم تضمين إجمالي مبلغ النفقات في تقاريرك المالية.
الأخطاء الشائعة
- عدم إدخال عنوان واضح ووصفي. "متفرقات" لا يخبرك بشيء عند مراجعة النفقات بعد أشهر. كن محددًا.
- نسيان تحديث حالة الدفع بعد إجراء الدفع. سيظهر رصيدك غير المدفوع أعلى مما هو عليه بالفعل.
كيفية عرض النفقات غير المدفوعة
قم بتصفية سريعة لرؤية النفقات التي لم يتم دفعها بعد.
ما ستحتاج إليه
- تسجيل نفقة واحدة على الأقل في النظام.
الخطوات
- انتقل إلى صفحة النفقات.
- انقر على علامة التبويب غير المدفوعة في أعلى قائمة النفقات.
- الآن تعرض القائمة فقط النفقات التي لم يتم تحديد حالة الدفع لها.
النتيجة المتوقعة
عرض مفلتر يظهر فقط النفقات غير المدفوعة. استخدم هذا لإعطاء الأولوية للمدفوعات القادمة والتأكد من عدم تفويت أي شيء.
كيفية وضع علامة على نفقة كمدفوعة
عند إجراء الدفع، قم بتحديث السجل ليعكس ذلك.
ما ستحتاج إليه
- نفقة غير مدفوعة موجودة في النظام.
الخطوات
- انتقل إلى صفحة النفقات.
- حدد النفقة التي دفعتها. انقر عليها لفتح عرض التفاصيل.
- انقر على زر وضع علامة كمدفوعة أو قم بتفعيل حالة الدفع.
- يتم ضبط تاريخ الدفع تلقائيًا على اليوم. قم بتعديله إذا تم الدفع الفعلي في تاريخ مختلف.
- احفظ التغييرات.
النتيجة المتوقعة
تنتقل النفقة من الفلتر غير المدفوع إلى الفلتر المدفوع. ينخفض رصيدك غير المدفوع بالمبلغ المحدد.
كيفية إضافة مورد
الموردون هم الأعمال التي تشتري منها السلع والخدمات. يتيح لك الحفاظ على دليل الموردين ربط المشتريات بسرعة بالبائع الصحيح.
ما ستحتاج إليه
- معلومات الاتصال بالمورد: الاسم، الهاتف، البريد الإلكتروني، العنوان.
- اختياري: شروط الدفع، رقم الضريبة.
الخطوات
- انقر على المخزون في الشريط الجانبي الأيسر وانتقل إلى علامة تبويب الموردون.
- انقر على زر مورد جديد لإنشاء سجل مورد جديد.
- أدخل اسم المورد. على سبيل المثال: "TechParts Wholesale".
- أدخل اسم شخص الاتصال إذا كان لديك نقطة اتصال محددة في المورد.
- املأ رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني.
- أدخل العنوان لموقع عمل المورد.
- اختياريًا، أدخل شروط الدفع (مثل "Net 30" أو "مستحق عند الاستلام") ورقم الضريبة للمورد لسجلاتك المحاسبية.
- انقر على حفظ.
النتيجة المتوقعة
يظهر المورد في دليل الموردين الخاص بك. يمكنك الآن الرجوع إلى هذا المورد عند تسجيل مشتريات المخزون.
الأخطاء الشائعة
- إنشاء إدخالات مورد مكررة بأسماء مختلفة قليلاً (على سبيل المثال "TechParts" و"Tech Parts Wholesale"). ابحث في القائمة الحالية قبل إضافة مورد جديد.
- ترك حقول الاتصال فارغة. عندما تحتاج إلى إعادة الطلب أو الاعتراض على فاتورة، ستحتاج إلى هذه المعلومات.
كيفية تسجيل شراء مخزون
تتبع مشتريات المخزون ما تشتريه للمقهى. يشمل ذلك الطعام والمشروبات لبار الوجبات الخفيفة، ملحقات الكمبيوتر، مستلزمات التنظيف، وأي سلع مادية.
ما ستحتاج إليه
- مورد مضاف بالفعل إلى النظام (أو يمكنك إضافة واحد أثناء هذه العملية).
- الفاتورة أو الإيصال من الشراء.
الخطوات
- انقر على المخزون في الشريط الجانبي الأيسر وانتقل إلى علامة تبويب إيصال المخزون.
- حدد أو اكتب المورد. إذا لم يكن المورد في القائمة، يمكنك إضافته من علامة تبويب الموردون أولاً (راجع قسم الموردين أعلاه).
- أدخل رقم الفاتورة وتاريخ الفاتورة من فاتورة المورد. يربط هذا الإيصال بوثيقة شراء محددة.
- انقر على إضافة سطر لكل عنصر في الفاتورة.
- امسح أو اكتب الباركود أو اختر المنتج بالاسم. يمكن إضافة عنصر ليس في الكتالوج بعد كمنتج جديد مباشرة من السطر.
- أدخل الكمية المشتراة وسعر الشراء لوحدة واحدة. اختياريًا أدخل الخصم ونسبة الضريبة من الفاتورة.
- كرر ذلك لكل سطر، ثم راجع الإجمالي الفرعي والخصم والضريبة والإجمالي الكلي.
- انقر على حفظ.
النتيجة المتوقعة
يتم تسجيل الإيصال مع حساب الإجماليات تلقائيًا. تزداد مستويات مخزون كل منتج في الإيصال بالكميات المستلمة. وتظهر حركة شراء في تاريخ حركة كل منتج. ويظهر الإيصال في تاريخ الإيصال.
الأخطاء الشائعة
- إدخال التكلفة الإجمالية في حقل سعر الشراء بدلاً من سعر الوحدة. إذا اشتريت 24 علبة مقابل 36 دولارًا إجمالاً، يجب أن يكون سعر الشراء 1.50 دولار، وليس 36 دولارًا.
- تخطي رقم الفاتورة. لا يمكن حفظ الإيصال بدونه، وستفقد تتبع السجل إلى وثيقة الشراء الأصلية.
كيفية تتبع مستويات مخزون المنتجات
تتغير مستويات المخزون عند بيع العناصر من خلال نظام الطلبات وإضافة مخزون جديد.
ما ستحتاج إليه
- المنتجات المكونة في صفحة المنتجات.
- الطلبات التي تتم معالجتها من خلال النظام.
كيفية عمل تغييرات المخزون
- الخصم التلقائي عند البيع: عندما يقوم الكاشير بمعالجة طلب يتضمن منتجًا، يقوم النظام تلقائيًا بتقليل عدد المخزون لهذا المنتج بالكمية المباعة.
- الزيادة التلقائية عند الإيصال: حفظ إيصال المخزون يزيد مخزون كل منتج فيه بالكمية المستلمة. لا حاجة لخطوة تحديث منفصلة.
- التعديل اليدوي: للتلف، الكسر، أو التصحيحات، استخدم إجراءات تصحيح المخزون وهدر وجرد في علامة تبويب حالة المخزون في صفحة المخزون. يُسجَّل كل تغيير في تاريخ حركة المنتج.
خطوات التحقق من مستويات المخزون الحالية
- انقر على المخزون في الشريط الجانبي الأيسر وانتقل إلى علامة تبويب حالة المخزون.
- راجع القائمة. كل منتج يظهر مخزونه وحده وآخر حركة له وقيمة مخزونه.
- استخدم مرشح الحرجة فقط لرؤية المنتجات التي عند حدها أو تحته. حدد الحدود عبر تعديل الحد.
- افتح تاريخ حركة أي منتج لرؤية التاريخ والسبب والتغيير والمستوى الناتج والكاشير لكل تغيير في المخزون.
النتيجة المتوقعة
رؤية واضحة لما هو في المخزون وما يحتاج إلى إعادة الطلب. المنتجات التي تم بيعها إلى مستويات منخفضة يسهل اكتشافها.
الأخطاء الشائعة
- عدم تسجيل الهدر أو الكسر. إذا سقطت علبة صودا ولا يمكن بيعها، سجّلها عبر إجراء هدر. وإلا فلن يتطابق العدد الفعلي مع العدد في النظام.
- نسيان إدخال إيصال مخزون بعد استلام الشحنة. النظام يعرف فقط عن المخزون الذي تم إدخاله. المخزون الفعلي على الرف الخاص بك الذي لم يتم تسجيله في النظام يخلق عدم تطابق.
- الاعتماد فقط على التتبع التلقائي دون إجراء عدادات مادية دورية. حتى أفضل نظام تتبع ينحرف بمرور الوقت. قم بإجراء عدّ مادي أسبوعيًا وسجّله عبر إجراء جرد في علامة تبويب حالة المخزون.