كيفية تتبع المصروفات والمخزون

يتضمّن خادم HandyCafe أدوات لتسجيل مصروفات الأعمال وإدارة دليل الموردين وتتبع مشتريات المخزون.

كيفية تسجيل مصروف أعمال

تمثل المصروفات أي تكلفة يتحملها عملك. تتبّع الإيجار والمرافق ومشتريات المعدات واشتراكات البرامج وأي مدفوعات صادرة أخرى.

الخطوات

1. انقر على المصروفات في الشريط الجانبي.
2. انقر على زر إضافة لإنشاء سجل مصروف جديد.
3. أدخل عنوانًا يصف المصروف بوضوح. مثال: "فاتورة الكهرباء - أبريل 2026".
4. أدخل المبلغ بعملتك المحلية.
5. أدخل اسم البائع.
6. عيّن تاريخ الاستحقاق. اختياريًا إذا كان المصروف مدفوعًا بالفعل فعّل مفتاح مدفوع وأدخل تاريخ الدفع. انقر على حفظ.

كيفية عرض المصروفات غير المدفوعة

1. انتقل إلى صفحة المصروفات.
2. انقر على تبويب فلتر غير مدفوع في أعلى قائمة المصروفات.
3. تعرض القائمة الآن فقط المصروفات التي حالة الدفع فيها غير محددة.

كيفية تسجيل المصروف كمدفوع

1. انتقل إلى صفحة المصروفات.
2. حدد المصروف الذي دفعته. انقر عليه لفتح عرض التفاصيل.
3. انقر على زر تسجيل كمدفوع أو بدّل حالة الدفع إلى تفعيل.
4. يُعيَّن تاريخ الدفع تلقائيًا إلى اليوم. عدّله إذا كان الدفع الفعلي في تاريخ مختلف.
5. احفظ التغييرات.

كيفية إضافة مورد

الموردون هم الشركات التي تشتري منها السلع والخدمات.

الخطوات

1. انقر على الموردين في الشريط الجانبي.
2. انقر على زر إضافة لإنشاء سجل مورد جديد.
3. أدخل اسم المورد.
4. أدخل اسم جهة الاتصال إن وُجد.
5. أدخل رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني.
6. أدخل العنوان.
7. اختياريًا أدخل شروط الدفع والرقم الضريبي للمورد.
8. انقر على حفظ.

كيفية تسجيل شراء مخزون

تتتبع مشتريات المخزون ما تشتريه للمقهى من أطعمة ومشروبات وأجهزة طرفية ومستلزمات وأي سلع مادية.

الخطوات

1. انقر على الجرد في الشريط الجانبي.
2. انقر على زر إضافة لإنشاء سجل مخزون جديد.
3. أدخل رقم الفاتورة من فاتورة المورد.
4. اختر المورد من القائمة المنسدلة.
5. أدخل اسم الصنف (مثل "مشروب طاقة - 500 مل").
6. أدخل الوحدة (مثل "قطعة" أو "عبوة" أو "صندوق").
7. أدخل الكمية المشتراة وسعر الوحدة للوحدة الواحدة.
8. اختر العملة إن كان نظامك يدعم عملات متعددة.
9. اختر فئة لتنظيم الشراء (مثل "مشروبات" أو "أجهزة" أو "مستلزمات").
10. أضف أي ملاحظات. انقر على حفظ.

كيفية تتبع مستويات مخزون المنتجات

كيف تتغير مستويات المخزون

• نقصان تلقائي عند البيع: عند معالجة كاشير لطلب يتضمن منتجًا يُنقص النظام تلقائيًا عدد مخزون ذلك المنتج بالكمية المُباعة.
• تعديل يدوي: للتلف أو الكسر أو الإرجاع أو التصحيحات عدّل عدد مخزون المنتج مباشرة في صفحة المنتجات.
• إعادة التخزين من مشتريات المخزون: بعد تسجيل شراء مخزون حدّث عدد مخزون المنتج المقابل في صفحة المنتجات ليعكس التوريد الجديد.

خطوات فحص مستويات المخزون الحالية

1. انتقل إلى صفحة المنتجات في الشريط الجانبي.
2. راجع قائمة المنتجات. يعرض كل منتج كمية مخزونه الحالية.
3. تُبرز المنتجات ذات المخزون المنخفض للفت الانتباه.
4. انقر على أي منتج لرؤية تفاصيله بما في ذلك العدد الحالي ونشاط المبيعات الأخير.

الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها

• عدم تسجيل الهدر أو الكسر. إذا سقطت علبة مشروب ولا يمكن بيعها يجب تخفيض عدد المخزون يدويًا.
• نسيان تحديث المخزون بعد استلام شحنة. النظام يعرف فقط المخزون المُسجّل. المخزون المادي على الرف غير المسجّل في النظام يُنشئ عدم تطابق.
• الاعتماد على النقصان التلقائي فقط دون جرد مادي دوري. حتى أفضل نظام تتبع ينحرف مع الوقت. قم بجرد مادي أسبوعي وطابق مع أرقام النظام.