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So verwalten Sie Softwarelizenzen

HandyCafe Server verfolgt Softwarelizenzen über Ihre Client-PCs hinweg. Sie definieren, wie viele gleichzeitige Nutzer für jede lizenzierte Anwendung erlaubt sind. Das System überwacht, welche PCs eine Lizenz ausgecheckt haben, erzwingt Limits und fordert Lizenzen von Rechnern zurück, die nicht mehr reagieren. Diese Anleitung behandelt das Hinzufügen von Lizenzen, die Nutzungsüberwachung, den Umgang mit Limits, die Konfiguration der Heartbeat-Überwachung, die Ablaufverfolgung und ein Praxisbeispiel.

So fügen Sie eine Softwarelizenz hinzu

Das Hinzufügen einer Lizenz teilt dem System mit, welche Software vorhanden ist, wie viele gleichzeitige Kopien erlaubt sind und wie die Ausführung erkannt wird.

Was Sie benötigen

  • HandyCafe-Server mit Administratorzugang.
  • Den exakten Prozessnamen der Anwendung, wie er im Windows Task-Manager erscheint (z. B. photoshop.exe, steam.exe, chrome.exe).
  • Den Lizenzschlüssel oder die Seriennummer (für Ihre Unterlagen).
  • Die Anzahl gleichzeitiger Plätze, die Ihr Lizenzvertrag erlaubt.

Schritte

  1. Klicken Sie auf Lizenzen in der linken Seitenleiste der HandyCafe-Server-Anwendung.
  2. Klicken Sie auf Hinzufügen, um einen neuen Lizenzeintrag zu erstellen.
  3. Geben Sie den Lizenznamen ein. Verwenden Sie einen klaren, erkennbaren Namen wie "Adobe Photoshop" oder "Steam-Spielbibliothek". Dieser Name dient Ihrer Orientierung in der Verwaltungsoberfläche.
  4. Geben Sie den Anbieter-Namen ein. Zum Beispiel: "Adobe", "Valve", "Microsoft". Dies hilft Ihnen beim Gruppieren und Identifizieren von Lizenzen nach Hersteller.
  5. Geben Sie den Lizenzschlüssel oder die Seriennummer ein. Dieses Feld speichert den Schlüssel für Ihre Unterlagen. Er wird nicht an Clients übertragen oder für die Aktivierung verwendet.
  6. Setzen Sie den Typ auf "App" für Standardanwendungen.
  7. Geben Sie den Prozessnamen exakt so ein, wie er im Windows Task-Manager erscheint. Zum Beispiel: photoshop.exe. So erkennt das System, ob die Anwendung auf einem Client-PC läuft. Die Übereinstimmung erfolgt ohne Berücksichtigung der Groß-/Kleinschreibung.
  8. Setzen Sie die Menge auf die Gesamtzahl der Lizenzplätze, die Sie besitzen. Setzen Sie Gleichzeitige Nutzer auf die Anzahl der PCs, die die Anwendung gleichzeitig ausführen dürfen. In den meisten Fällen sind diese beiden Zahlen identisch. Wenn Sie beispielsweise 5 gleichzeitige Lizenzen erworben haben, setzen Sie beide auf 5.
  9. Setzen Sie das Prüfintervall in Sekunden. Dieser Wert bestimmt, wie lange das System auf eine Antwort eines Clients wartet, bevor die Lizenz zurückgefordert wird. Der Standardwert von 300 Sekunden (5 Minuten) eignet sich für die meisten Situationen. Siehe den Heartbeat-Abschnitt unten für Details.
  10. Setzen Sie optional ein Ablaufdatum, falls Ihre Lizenz ein Verlängerungsdatum hat. Klicken Sie auf Speichern.

Erwartetes Ergebnis

Die Lizenz erscheint in der Lizenzliste mit dem angezeigten Gleichzeitigkeitslimit. Das System beginnt, den Prozess auf allen verbundenen Client-PCs zu verfolgen. Wenn ein Client die Anwendung startet, wird automatisch ein Lizenzplatz ausgecheckt.

Häufige Fehler

  • Falschen Prozessnamen eingeben. Falls der Prozessname nicht mit dem übereinstimmt, was tatsächlich auf dem Client läuft, kann das System die Anwendung nicht erkennen. Öffnen Sie den Task-Manager auf einem Client-PC, starten Sie die Anwendung und notieren Sie den exakten Prozessnamen im Tab Details.
  • Anzeigenamen der Anwendung mit dem Prozessnamen verwechseln. "Adobe Photoshop 2026" ist der Anzeigename. Der Prozessname ist photoshop.exe. Verwenden Sie immer den Prozessnamen.
  • Das Limit für gleichzeitige Nutzer höher als der tatsächliche Lizenzvertrag setzen. Das System erlaubt dann mehr Nutzer als Ihre Lizenz vorsieht, was die Bedingungen des Softwareanbieters verletzen kann.

So überwachen Sie die aktive Lizenznutzung

Sehen Sie, welche PCs aktuell eine Lizenz ausgecheckt haben und wie viele Plätze noch verfügbar sind.

Was Sie benötigen

  • Mindestens eine im System konfigurierte Lizenz.
  • Client-PCs, die die lizenzierte Anwendung ausführen.

Schritte

  1. Navigieren Sie zur Lizenzen-Seite.
  2. Wählen Sie eine Lizenz aus der Liste. Der Detailbereich zeigt den aktuellen Nutzungsstatus.
  3. Überprüfen Sie den Abschnitt Aktive Checkouts. Jeder Eintrag zeigt den PC-Namen mit der laufenden Anwendung, den Checkout-Zeitpunkt und den letzten Heartbeat-Zeitstempel.
  4. Die Anzeige Verfügbar zeigt, wie viele Plätze noch frei sind. Wenn Sie beispielsweise 5 gleichzeitige Nutzer erlauben und 3 PCs die Anwendung ausführen, sind 2 Plätze verfügbar.

Erwartetes Ergebnis

Eine Echtzeit-Übersicht darüber, welche PCs welche lizenzierte Anwendung nutzen und wie viele Plätze verbleiben. Diese Ansicht aktualisiert sich, wenn Anwendungen auf Client-PCs gestartet und geschlossen werden.

So gehen Sie mit dem Lizenzlimit um

Wenn alle Plätze für gleichzeitige Nutzer belegt sind, verhindert das System den Start der Anwendung auf weiteren PCs.

Was automatisch geschieht

Wenn ein Client-PC versucht, eine Anwendung zu starten und alle gleichzeitigen Plätze bereits belegt sind, blockiert das System den Start. Der Kunde sieht eine Benachrichtigung, dass die maximale Nutzeranzahl erreicht ist.

So fordern Sie eine Lizenz manuell zurück

Falls eine Lizenz blockiert ist (z. B. ein PC ist abgestürzt, ohne die Anwendung ordnungsgemäß zu schließen), können Sie sie manuell zurückfordern.

  1. Navigieren Sie zur Lizenzen-Seite und wählen Sie die Lizenz.
  2. Finden Sie in der Liste der aktiven Checkouts den blockiert erscheinenden Checkout. Er zeigt typischerweise einen veralteten Heartbeat-Zeitstempel.
  3. Klicken Sie auf Zurückfordern neben diesem Checkout.
  4. Der Lizenzplatz wird sofort freigegeben und steht einem anderen PC zur Verfügung.

Wann Sie die manuelle Rückforderung nutzen sollten

  • Ein PC ist abgestürzt oder hat die Netzwerkverbindung verloren. Das Prüfintervall wird die Lizenz letztendlich automatisch zurückfordern. Nutzen Sie die manuelle Rückforderung, wenn Sie den Platz schneller benötigen.
  • Ein Client-PC wurde heruntergefahren, ohne die Anwendung ordnungsgemäß zu schließen.

Häufige Fehler

  • Eine Lizenz zurückfordern, die tatsächlich in Benutzung ist. Der Kunde an diesem PC verliert möglicherweise den Zugriff auf die Anwendung. Überprüfen Sie immer den PC-Status, bevor Sie zurückfordern.

So richten Sie die Heartbeat-Überwachung ein

Das Heartbeat-System stellt sicher, dass Lizenzen nicht dauerhaft von PCs blockiert werden, die nicht mehr reagieren. So funktioniert der Lebenszyklus und die Konfiguration.

Der Lizenz-Lebenszyklus

  1. Checkout: Ein Client-PC startet eine überwachte Anwendung. Das System checkt automatisch einen Lizenzplatz für diesen PC aus.
  2. Heartbeat: Während die Anwendung läuft, sendet der Client periodische Heartbeat-Signale an den Server, die bestätigen, dass die Anwendung noch aktiv ist.
  3. Checkin: Wenn die Anwendung normal geschlossen wird, sendet der Client ein Checkin-Signal und der Lizenzplatz wird freigegeben.
  4. Automatische Rückforderung: Falls der Server länger als das konfigurierte Prüfintervall keine Heartbeats mehr empfängt, nimmt er an, dass die Anwendung nicht mehr läuft (der PC ist möglicherweise abgestürzt, hat die Verbindung verloren oder wurde heruntergefahren). Der Server fordert den Lizenzplatz automatisch zurück.

Timeout konfigurieren

  1. Navigieren Sie zur Lizenzen-Seite und wählen Sie die zu konfigurierende Lizenz.
  2. Bearbeiten Sie das Feld Prüfintervall. Der Wert ist in Sekunden angegeben.
  3. Setzen Sie einen für Ihre Umgebung angemessenen Wert:
    • 120-180 Sekunden für Umgebungen, in denen Lizenzen nach einem Problem schnell freigegeben werden sollen.
    • 300 Sekunden (5 Minuten) ist der Standard und funktioniert für die meisten Setups gut.
    • 600 Sekunden (10 Minuten) für Umgebungen mit gelegentlicher Netzwerkinstabilität, in denen Sie falsche Rückforderungen vermeiden möchten.
  4. Speichern Sie die Änderungen.

Erwartetes Ergebnis

Lizenzen werden automatisch von nicht reagierenden PCs zurückgefordert, nachdem das Prüfintervall abgelaufen ist. Dies verhindert, dass "Geister-Checkouts" dauerhaft Lizenzplätze belegen.

Häufige Fehler

  • Das Prüfintervall zu kurz setzen (unter 60 Sekunden). Kurze Netzwerkunterbrechungen oder hohe Serverlast können dazu führen, dass Heartbeats leicht verspätet eintreffen. Ein sehr kurzes Intervall kann Lizenzen von PCs zurückfordern, auf denen die Anwendung tatsächlich noch läuft.
  • Das Prüfintervall zu lang setzen (über 15 Minuten). Ein abgestürzter PC hält seine Lizenz für das gesamte Intervall, was andere Kunden an der Nutzung hindert.

So verfolgen Sie den Lizenzablauf

Setzen Sie Ablaufdaten, um Warnungen zu erhalten, bevor eine Lizenz ausläuft.

Was Sie benötigen

  • Das Verlängerungsdatum für jede Ihrer Softwarelizenzen.

Schritte

  1. Navigieren Sie zur Lizenzen-Seite und wählen Sie die Lizenz.
  2. Setzen Sie das Ablaufdatum auf das Datum, an dem Ihr Lizenzvertrag ausläuft oder verlängert werden muss.
  3. Speichern Sie die Änderungen.
  4. Das System zeigt eine Warnung, wenn das Ablaufdatum näher rückt. Abgelaufene Lizenzen werden in der Liste markiert.
  5. Wenn eine Lizenz abläuft, entscheiden Sie, ob Sie sie beim Anbieter verlängern und das Ablaufdatum aktualisieren, oder ob Sie den Lizenzeintrag entfernen, falls Sie nicht verlängern.

Erwartetes Ergebnis

Bevorstehende Ablaufdaten sind auf der Lizenzseite sichtbar und geben Ihnen rechtzeitig Bescheid für eine Verlängerung. Abgelaufene Lizenzen sind deutlich markiert, damit Sie nicht versehentlich Kunden Software nutzen lassen, für die Sie keine Lizenz mehr haben.

Häufige Fehler

  • Gar kein Ablaufdatum setzen. Ohne dieses gibt es keine Warnung. Die Lizenz kann auslaufen, ohne dass es jemand bemerkt.
  • Die Lizenz beim Anbieter verlängern, aber vergessen, das Datum in HandyCafe zu aktualisieren. Das System wird sie weiterhin als abgelaufen markieren.

Beispiel: 10 gleichzeitige Steam-Spiellizenzen für 30 PCs verwalten

Dieses Beispiel veranschaulicht ein typisches Setup für ein Gaming-Cafe.

Szenario

Sie haben 30 Client-PCs in Ihrem Cafe. Sie haben eine kommerzielle Steam-Standortlizenz erworben, die 10 gleichzeitige Nutzer erlaubt.

Einrichtung

  1. Navigieren Sie zu Lizenzen und klicken Sie auf Hinzufügen.
  2. Geben Sie den Namen ein: "Steam-Spielbibliothek".
  3. Geben Sie den Anbieter ein: "Valve".
  4. Geben Sie Ihren Steam-Standortlizenzschlüssel ein.
  5. Setzen Sie den Typ auf "App".
  6. Setzen Sie den Prozessnamen auf steam.exe.
  7. Setzen Sie Menge auf 10 und gleichzeitige Nutzer auf 10.
  8. Setzen Sie das Prüfintervall auf 300 Sekunden.
  9. Setzen Sie das Ablaufdatum auf Ihr Lizenzverlängerungsdatum.
  10. Speichern.

So funktioniert es in der Praxis

  • Die ersten 10 Kunden, die Steam auf ihren PCs starten, checken jeweils einen Lizenzplatz aus.
  • Kunde Nummer 11 versucht, Steam zu starten. Das System blockiert den Start und benachrichtigt den Kunden, dass alle Steam-Plätze belegt sind.
  • Kunde 3 beendet seine Sitzung und schließt Steam. Das System checkt die Lizenz ein und gibt einen Platz frei.
  • Kunde 11 versucht es erneut und checkt nun erfolgreich den freigewordenen Platz aus.
  • Falls PC-07 während des Steam-Betriebs abstürzt, stoppt der Heartbeat. Nach 300 Sekunden fordert der Server den Platz zurück. Er steht nun einem anderen Kunden zur Verfügung.

Überwachung

Überprüfen Sie die Lizenzseite regelmäßig, um Nutzungsmuster zu erkennen. Falls alle 10 Plätze in Stoßzeiten durchgehend belegt sind, sollten Sie zusätzliche gleichzeitige Lizenzen erwerben. Falls Plätze selten alle belegt sind, sind Sie möglicherweise überlizenziert.