Lieferanten

Die Lieferantenseite pflegt eine Datenbank von Anbietern und Lieferanten, bei denen Ihr Cafe Waren und Dienstleistungen bezieht. Jeder Lieferantendatensatz speichert Kontaktdaten, Zahlungsbedingungen und Steuerinformationen und bietet eine zentrale Referenz für die Verwaltung Ihrer Anbieterbeziehungen.

Lieferantendatensatz-Felder

Jeder Lieferantendatensatz enthält folgende Informationen:

Feld	Beschreibung
`name`	Der Lieferanten- oder Firmenname. Dies ist die primäre Kennung in Listen und Referenz aus Inventareinträgen.
`contact_person`	Der Name Ihres Hauptansprechpartners beim Lieferanten (z. B. Vertriebsmitarbeiter oder Account Manager).
`phone`	Die Telefonnummer des Lieferanten für Bestellungen oder Problemlösungen.
`email`	Die E-Mail-Adresse des Lieferanten für Bestellbestätigungen, Rechnungen oder allgemeine Kommunikation.
`address`	Die physische Adresse des Lieferanten, nützlich für Lieferkoordination oder Besuche.
`payment_term_days`	Die Anzahl der Tage für die Zahlung nach Rechnungserhalt (z. B. 30 für Netto-30-Bedingungen). Hilft bei der Verfolgung von Zahlungsfälligkeiten.
`tax_authority`	Die Steuerbehörde, bei der der Lieferant registriert ist, falls zutreffend.
`tax_identity`	Die Steueridentifikationsnummer des Lieferanten (TIN, USt-IdNr. oder Äquivalent). In vielen Rechtsgebieten für formelle Rechnungsstellung erforderlich.
`notes`	Ein Freitextfeld für zusätzliche Informationen über den Lieferanten (z. B. Lieferzeiten, Mindestbestellmengen, besondere Vereinbarungen).

Aktiv/Inaktiv-Verwaltung

Lieferanten haben ein active-Flag, das ihre Sichtbarkeit steuert:

Aktive Lieferanten erscheinen in der Lieferantenliste und werden bei der Erfassung von Inventareinträgen vorgeschlagen.
Inaktive Lieferanten sind in der aktiven Liste und den Vorschlägen ausgeblendet, verbleiben aber in der Datenbank. Vergangene Inventareinträge, die den Lieferanten referenzieren, sind nicht betroffen.

Das Deaktivieren eines Lieferanten ist nützlich, wenn Sie nicht mehr bei einem Anbieter bestellen, aber die Einkaufshistorie für Berichte bewahren möchten. Sie können einen Lieferanten jederzeit reaktivieren, indem Sie das Flag zurücksetzen.

Lieferanten mit Inventareinträgen verknüpfen

Die primäre Verbindung zwischen Lieferanten und dem restlichen System erfolgt über Inventareinträge. Wenn Sie einen Einkauf auf der Inventar-Seite erfassen, referenziert das Feld supplier_name einen Lieferanten aus dieser Datenbank.

Die Verknüpfung erfolgt über den Namen (kein strikter Fremdschlüssel). Das System bietet Autovervollständigungsvorschläge aus Ihrer aktiven Lieferantenliste, wenn Sie einen Lieferantennamen im Inventarformular eingeben. Dies fördert Konsistenz und erleichtert das Filtern der Inventarhistorie nach Lieferant.

Neuen Lieferanten erstellen

So fügen Sie einen neuen Lieferanten hinzu:

Navigieren Sie zur Seite Lieferanten in der Seitenleiste.
Klicken Sie auf Lieferant hinzufügen.
Geben Sie den Namen ein (Pflichtfeld). So erscheint der Lieferant im gesamten System.
Füllen Sie Ansprechpartner, Telefon, E-Mail und Adresse nach Verfügbarkeit aus.
Setzen Sie die Zahlungsbedingungen (in Tagen) zur Verfolgung von Rechnungsfälligkeiten.
Geben Sie Steuerbehörde und Steuer-ID ein, falls für Ihre Buchhaltung erforderlich.
Fügen Sie Notizen über die Lieferantenbeziehung hinzu.
Klicken Sie auf Speichern.

Lieferanten-Anwendungsfälle

Einkaufshistorie verfolgen

Durch konsequente Verwendung desselben Lieferantennamens in Inventareinträgen können Sie die Inventarliste nach Lieferant filtern, um zu sehen:

Alle bei einem bestimmten Anbieter gekauften Artikel.
Gesamtausgaben bei jedem Lieferanten über einen bestimmten Zeitraum.
Welche Produkte von welchen Lieferanten stammen.

Zahlungsbedingungs-Management

Das Feld payment_term_days hilft bei der Cashflow-Planung. In Kombination mit den Daten der Inventareinträge können Sie berechnen, wann Zahlungen fällig sind, und entsprechend priorisieren. Dies ist besonders nützlich für Cafes, die auf Kredit bei mehreren Lieferanten mit unterschiedlichen Bedingungen einkaufen.

Steuer-Compliance

Die Erfassung von tax_authority und tax_identity für jeden Lieferanten stellt sicher, dass Sie die notwendigen Informationen haben für:

Erstellung von Einkaufsberichten für die Steuererklärung.
Überprüfung, dass Lieferantenrechnungen gültige Steueridentifikationsnummern enthalten.
Beantwortung von Steuerprüfungen mit vollständiger Lieferantendokumentation.