Lieferanten

Das Lieferantenverzeichnis pflegt eine Datenbank von Anbietern und Lieferanten, bei denen Ihr Cafe Waren und Dienstleistungen bezieht. Jeder Lieferantendatensatz speichert Kontaktdaten, Zahlungsbedingungen und Steuerinformationen und bietet eine zentrale Referenz für die Verwaltung Ihrer Anbieterbeziehungen.

Lieferanten werden auf der Registerkarte Lieferanten der Seite Lagerbestand in der Hauptnavigation verwaltet. Zuvor befanden sie sich in den Einstellungen.

Lieferantendatensatz-Felder

Jeder Lieferantendatensatz enthält folgende Informationen:

Feld	Beschreibung
`name`	Der Lieferanten- oder Firmenname. Dies ist die primäre Kennung, die in Listen und auf Wareneingangsbelegen angezeigt wird.
`contact_person`	Der Name Ihres Hauptansprechpartners beim Lieferanten (z. B. Vertriebsmitarbeiter oder Account Manager).
`phone`	Die Telefonnummer des Lieferanten für Bestellungen oder Problemlösungen.
`email`	Die E-Mail-Adresse des Lieferanten für Bestellbestätigungen, Rechnungen oder allgemeine Kommunikation.
`address`	Die physische Adresse des Lieferanten, nützlich für Lieferkoordination oder Besuche.
`payment_term_days`	Die Anzahl der Tage für die Zahlung nach Rechnungserhalt (z. B. 30 für Netto-30-Bedingungen). Hilft bei der Verfolgung von Zahlungsfälligkeiten.
`tax_authority`	Die Steuerbehörde, bei der der Lieferant registriert ist, falls zutreffend.
`tax_identity`	Die Steueridentifikationsnummer des Lieferanten (TIN, USt-IdNr. oder Äquivalent). In vielen Rechtsgebieten für formelle Rechnungsstellung erforderlich.
`notes`	Ein Freitextfeld für zusätzliche Informationen über den Lieferanten (z. B. Lieferzeiten, Mindestbestellmengen, besondere Vereinbarungen).

Aktiv/Inaktiv-Verwaltung

Lieferanten haben ein active-Flag, das ihre Sichtbarkeit steuert:

Aktive Lieferanten erscheinen in der Lieferantenliste und werden bei der Erfassung von Wareneingängen vorgeschlagen.
Inaktive Lieferanten sind in der aktiven Liste und den Vorschlägen ausgeblendet, verbleiben aber in der Datenbank. Vergangene Belege, die den Lieferanten referenzieren, sind nicht betroffen.

Das Deaktivieren eines Lieferanten ist nützlich, wenn Sie nicht mehr bei einem Anbieter bestellen, aber die Einkaufshistorie für Berichte bewahren möchten. Sie können einen Lieferanten jederzeit reaktivieren, indem Sie das Flag zurücksetzen.

Lieferanten mit Wareneingängen verknüpfen

Die primäre Verbindung zwischen Lieferanten und dem restlichen System erfolgt über Wareneingänge. Wenn Sie eine Lieferung auf der Registerkarte Wareneingang der Seite Lagerbestand erfassen, wählen Sie den Lieferanten aus diesem Verzeichnis und der Beleg speichert einen direkten Verweis auf den Lieferantendatensatz.

Da die Verknüpfung ein echter Verweis und kein Freitext ist, bleibt der Belegverlauf dem Lieferanten zugeordnet, selbst wenn der Lieferant später umbenannt wird.

Neuen Lieferanten erstellen

So fügen Sie einen neuen Lieferanten hinzu:

Öffnen Sie die Seite Lagerbestand in der Seitenleiste und wechseln Sie zur Registerkarte Lieferanten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Lieferant.
Geben Sie den Namen ein (Pflichtfeld). So erscheint der Lieferant im gesamten System.
Füllen Sie Ansprechpartner, Telefon, E-Mail und Adresse nach Verfügbarkeit aus.
Setzen Sie die Zahlungsbedingungen (in Tagen) zur Verfolgung von Rechnungsfälligkeiten.
Geben Sie Steuerbehörde und Steuer-ID ein, falls für Ihre Buchhaltung erforderlich.
Fügen Sie Notizen über die Lieferantenbeziehung hinzu.
Klicken Sie auf Speichern.

Lieferanten bearbeiten

Wählen Sie einen Lieferanten aus der Liste, um den Editor zu öffnen. Sie können jedes Feld jederzeit aktualisieren. Das Umbenennen eines Lieferanten zerstört den Belegverlauf nicht, weil Belege direkt auf den Lieferantendatensatz verweisen. Verwenden Sie Aktivieren und Deaktivieren auf der Lieferantenkarte, um zu steuern, ob der Lieferant bei der Erfassung neuer Belege angeboten wird.

Lieferanten-Anwendungsfälle

Einkaufshistorie verfolgen

Indem Sie jede Lieferung dem richtigen Lieferanten zuordnen, können Sie den Belegverlauf pro Anbieter prüfen, um zu sehen:

Alle bei einem bestimmten Anbieter gekauften Artikel.
Gesamtausgaben bei jedem Lieferanten über einen bestimmten Zeitraum.
Welche Produkte von welchen Lieferanten stammen.

Zahlungsbedingungs-Management

Das Feld payment_term_days hilft bei der Cashflow-Planung. In Kombination mit den Rechnungsdaten der Belege können Sie berechnen, wann Zahlungen fällig sind. Danach priorisieren Sie entsprechend. Dies ist besonders nützlich für Cafes, die auf Kredit bei mehreren Lieferanten mit unterschiedlichen Bedingungen einkaufen.

Steuer-Compliance

Die Erfassung von tax_authority und tax_identity für jeden Lieferanten stellt sicher, dass Sie die notwendigen Informationen haben für:

Erstellung von Einkaufsberichten für die Steuererklärung.
Überprüfung, dass Lieferantenrechnungen gültige Steueridentifikationsnummern enthalten.
Beantwortung von Steuerprüfungen mit vollständiger Lieferantendokumentation.