So verwalten Sie Sitzungen

Diese Anleitung behandelt jede Sitzungsoperation, die ein Kassierer oder Inhaber während einer typischen Schicht durchführt. Sitzungen sind die zentrale Abrechnungseinheit in HandyCafe. Jeder Abschnitt beschreibt eine einzelne Operation mit nummerierten Schritten und dem erwarteten Ergebnis.

Was Sie benötigen

• Einen laufenden HandyCafe-Server mit mindestens einem verbundenen Client-PC (blau mit Status "Bereit").
• Ein angemeldetes Kassierer- oder Administratorkonto auf dem Server.
• Konfigurierte Preisgestaltung (Stundensatz, MwSt. und mindestens eine Zahlungsmethode). Siehe die Anleitung zur Preiskonfiguration, falls Sie dies noch nicht eingerichtet haben.

So starten Sie eine Postpaid-Sitzung

Eine Postpaid-Sitzung berechnet dem Kunden die Kosten bei Sitzungsende. Der Timer zählt ohne voreingestelltes Limit hoch.

1. Suchen Sie den bereitstehenden Client-PC im Admin-Panel. Er zeigt eine blaue Kachel mit dem Status "Bereit".
2. Klicken Sie auf Start bei der Client-Kachel.
3. Stellen Sie im Sitzungsdialog sicher, dass der Sitzungstyp auf Postpaid eingestellt ist. Dies ist die Standardeinstellung.
4. Weisen Sie optional ein Mitglied zu, indem Sie einen Benutzernamen in das Mitglieder-Suchfeld eingeben. Falls der Kunde ein Gast ist, lassen Sie dieses Feld leer.
5. Klicken Sie auf Bestätigen.

Erwartetes Ergebnis: Die Client-Kachel wird grün und zeigt einen Timer, der ab 00:00:00 hochzählt. Der Client-PC wechselt vom Sperrbildschirm zur Online-Seite. Die Sitzung erfasst nun abrechenbare Zeit.

So starten Sie eine Prepaid-Sitzung

Eine Prepaid-Sitzung hat eine feste Dauer. Der Timer zählt herunter und die Sitzung endet automatisch, wenn die Zeit abgelaufen ist.

1. Suchen Sie den bereitstehenden Client-PC im Admin-Panel.
2. Klicken Sie auf Start bei der Client-Kachel.
3. Schalten Sie im Sitzungsdialog den Sitzungstyp auf Prepaid um.
4. Geben Sie die Sitzungsdauer ein. Sie können eine Minutenzahl direkt eintippen oder eine der Preisvorlagen anklicken (z. B. 30 Minuten, 1 Stunde, 2 Stunden), falls Sie diese konfiguriert haben.
5. Wählen Sie die Zahlungsmethode, die der Kunde verwendet (Bargeld, Karte oder eine benutzerdefinierte Methode).
6. Weisen Sie optional ein Mitglied zu.
7. Klicken Sie auf Bestätigen.

Erwartetes Ergebnis: Die Client-Kachel wird grün und zeigt einen Countdown-Timer ab der gekauften Dauer. Der Client-PC zeigt die Online-Seite. Wenn der Timer null erreicht, endet die Sitzung automatisch und der PC kehrt in den Bereitschaftsmodus zurück.

So pausieren Sie eine Sitzung

Das Pausieren stoppt den Abrechnungstimer, während die Sitzung geöffnet bleibt. Nutzen Sie dies, wenn ein Kunde vorübergehend den Platz verlassen muss.

1. Klicken Sie im Admin-Panel auf Pause bei der grünen (aktiven) Client-Kachel.
2. Bestätigen Sie die Pause im erscheinenden Dialog.

Erwartetes Ergebnis: Die Client-Kachel wird orange und der Timer stoppt. Der Client-PC zeigt einen Pausenstatus. Während die Sitzung pausiert ist, wird keine Zeit abgerechnet. Am Pausenpunkt wird eine neue Preissegmentgrenze erfasst.

So setzen Sie eine pausierte Sitzung fort

Das Fortsetzen startet den Abrechnungstimer ab dem Pausenpunkt neu.

1. Klicken Sie im Admin-Panel auf Fortsetzen bei der orangefarbenen (pausierten) Client-Kachel.
2. Bestätigen Sie die Fortsetzung im Dialog.

Erwartetes Ergebnis: Die Client-Kachel wird wieder grün und der Timer setzt die Zählung fort. Ein neues Preissegment beginnt am Fortsetzungspunkt. Falls sich der aktive Preiszeitplan seit der Pause geändert hat (z. B. wurde die Sitzung in der Nebenzeit pausiert und in der Stoßzeit fortgesetzt), verwendet das neue Segment den aktuellen Multiplikator.

So fügen Sie einer aktiven Sitzung Zeit hinzu

Sie können eine aktive Sitzung verlängern oder verkürzen, indem Sie positive oder negative Minuten hinzufügen. Dies funktioniert sowohl für Prepaid- als auch für Postpaid-Sitzungen.

1. Klicken Sie im Admin-Panel auf Zeit hinzufügen bei der grünen (aktiven) Client-Kachel.
2. Geben Sie die Minutenanzahl ein. Verwenden Sie eine positive Zahl zum Verlängern (z. B. 30) oder eine negative Zahl zum Verkürzen (z. B. -15).
3. Klicken Sie auf Bestätigen.

Erwartetes Ergebnis: Bei Prepaid-Sitzungen aktualisiert sich der Countdown-Timer um die hinzugefügte oder entfernte Zeit. Bei Postpaid-Sitzungen wird die Daueranpassung erfasst und in der endgültigen Abrechnungsberechnung berücksichtigt. Ein Protokolleintrag dokumentiert die Zeitanpassung.

So beenden Sie eine Sitzung und kassieren die Zahlung

Das Beenden einer Sitzung stoppt die Abrechnung, berechnet den Gesamtbetrag und erfasst eine Transaktion.

1. Klicken Sie im Admin-Panel auf Stopp bei der grünen (aktiven) Client-Kachel.
2. Überprüfen Sie den Kostenaufschlüsselungsdialog. Er zeigt:
   • Gesamtdauer der Sitzung.
   • Angewendeter Stundensatz.
   • Preissegmente (falls die Sitzung mehrere Preiszeitplan-Slots umfasste).
   • Startgebühr (falls konfiguriert).
   • Mehrwertsteuerbetrag.
   • Gesamtbetrag.
3. Wählen Sie die Zahlungsmethode (Bargeld, Karte oder eine benutzerdefinierte Methode).
4. Klicken Sie auf Bestätigen, um die Sitzung abzuschließen.

Erwartetes Ergebnis: Die Client-Kachel kehrt zum blauen Status "Bereit" zurück. Der Client-PC zeigt den Sperrbildschirm. Eine Transaktion wird mit der vollständigen Kostenaufschlüsselung erstellt. Die Transaktion erscheint im Kassenbericht und auf der Protokollseite.

So starten Sie eine Mitgliedersitzung mit Guthaben-Abbuchung

Falls ein Mitglied über Guthaben verfügt, können die Sitzungskosten vom Guthaben abgezogen werden, anstatt am Ende eine Barzahlung zu verlangen.

1. Klicken Sie auf Start bei der bereitstehenden Client-Kachel.
2. Geben Sie im Mitglieder-Suchfeld den Benutzernamen oder Anzeigenamen des Mitglieds ein und wählen Sie es aus den Ergebnissen.
3. Der Dialog zeigt das aktuelle Guthaben des Mitglieds an.
4. Wählen Sie den Sitzungstyp (Postpaid oder Prepaid).
5. Geben Sie für Prepaid die Dauer ein oder wählen Sie eine Vorlage. Für Postpaid fahren Sie direkt fort.
6. Klicken Sie auf Bestätigen.

Erwartetes Ergebnis: Die Sitzung startet mit dem zugewiesenen Mitglied. Bei Postpaid bietet das System beim Beenden die Option, den Betrag vom Guthaben des Mitglieds abzuziehen. Bei Prepaid wird der Betrag beim Sitzungsstart vom Guthaben abgezogen. In der Transaktionshistorie des Mitglieds werden Guthabenverbrauchseinträge erstellt.

So starten Sie eine Konsolen-Sitzung

Konsolen-Sitzungen funktionieren wie PC-Sitzungen, gelten aber für Spielkonsolen (PlayStation, Xbox usw.), auf denen die HandyCafe-Client-Software nicht läuft.

1. Navigieren Sie über die linke Seitenleiste zur Konsolenseite.
2. Suchen Sie die Konsole, auf der Sie eine Sitzung starten möchten.
3. Klicken Sie auf Start bei der Konsolenkachel.
4. Wählen Sie Postpaid oder Prepaid. Die Konsolenpreise verwenden den für die jeweilige Konsole konfigurierten Multiplikator.
5. Weisen Sie optional ein Mitglied zu.
6. Klicken Sie auf Bestätigen.

Erwartetes Ergebnis: Die Konsolenkachel wird grün mit einem laufenden Timer. Konsolen-Sitzungen verwenden den individuellen Preismultiplikator der Konsole, der auf den Basis-Stundensatz angewendet wird.

So wechseln Sie eine Sitzung zwischen PCs

Falls ein Kunde an einen anderen PC wechseln muss, können Sie die Sitzung übertragen, ohne sie zu beenden und neu zu starten.

1. Klicken Sie auf Wechseln bei der aktiven (grünen) Client-Kachel des PCs mit der laufenden Sitzung.
2. Wählen Sie im Dialog den Ziel-PC aus der Liste der bereitstehenden Clients.
3. Klicken Sie auf Bestätigen.

Erwartetes Ergebnis: Die Sitzung wird auf den neuen PC übertragen. Der ursprüngliche PC kehrt in den Bereitschaftsmodus zurück und der Ziel-PC wird aktiv mit demselben Sitzungstimer, derselben Mitgliederzuordnung und demselben Abrechnungsstatus. Es entstehen keine Preislücken.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Vergessen, Sitzungen am Tagesende zu beenden. Jede über Nacht laufende Sitzung sammelt weiter Kosten an. Überprüfen Sie immer, ob alle Sitzungen geschlossen sind, bevor Sie die Kasse abschließen.
• Pausieren statt Beenden. Pausieren hält die Sitzung offen. Wenn der Kunde endgültig gegangen ist, beenden Sie die Sitzung, um die Zahlung zu erfassen.
• Negative Zeit über null hinaus hinzufügen. Wenn Sie bei einer Prepaid-Sitzung mehr Minuten abziehen als verbleiben, endet die Sitzung sofort. Überprüfen Sie die Restzeit, bevor Sie einen negativen Wert eingeben.
• Eine Sitzung beenden, bevor der Kunde fertig ist. Nach dem Beenden verliert der Kunde den Zugang zum PC. Bestätigen Sie immer mit dem Kunden, bevor Sie eine Sitzung beenden.
• Kein Mitglied zuweisen. Wenn ein Mitglied anwesend ist, aber nicht zugewiesen wurde, steht dessen Guthaben nicht für die Zahlung zur Verfügung und die Sitzung erscheint nicht in dessen Verlauf. Weisen Sie das Mitglied beim Sitzungsstart zu, um eine genaue Erfassung zu gewährleisten.
• Kostenaufschlüsselung ignorieren. Überprüfen Sie immer den Kostenaufschlüsselungsdialog, bevor Sie die Zahlung bestätigen. Dies ist Ihre letzte Gelegenheit, fehlerhafte Berechnungen zu erkennen oder manuelle Anpassungen vorzunehmen.