So verwalten Sie Mitglieder

Diese Anleitung behandelt das Erstellen von Mitgliedskonten, die Verwaltung von Guthaben, die Zuweisung von Treuestufen und die Vergabe von Freizeit. Mitglieder sind registrierte Kunden, die sich von Client-PCs aus anmelden, ein Guthaben führen und Treuepunkte sammeln können.

Was Sie benötigen

• Administrator- oder Kassiererzugang zum HandyCafe-Server.
• Die Mitgliederseite, erreichbar über die linke Seitenleiste.
• Mindestens eine konfigurierte Zahlungsmethode, falls Sie Guthabenaufladungen annehmen möchten.

So erstellen Sie ein neues Mitglied

1. Navigieren Sie zur Mitglieder-Seite über die linke Seitenleiste.
2. Klicken Sie auf Hinzufügen in der Symbolleiste.
3. Geben Sie den Benutzernamen des Mitglieds ein. Dieser muss über alle Mitglieder hinweg eindeutig sein (Groß-/Kleinschreibung wird nicht unterschieden). Das Mitglied verwendet diesen zum Anmelden von Client-PCs.
4. Geben Sie einen Anzeigenamen ein. Dieser Name wird während Sitzungen auf dem Bildschirm und in Berichten angezeigt.
5. Füllen Sie optional E-Mail, Telefonnummer und Geschlecht aus.
6. Legen Sie die maximalen gleichzeitigen Verbindungen fest. Diese steuern, an wie vielen PCs das Mitglied gleichzeitig angemeldet sein kann. Der Standard ist 1.
7. Klicken Sie auf Speichern, um das Mitglied zu erstellen.

Erwartetes Ergebnis: Das neue Mitglied erscheint in der Mitgliederliste. Das Guthaben beginnt bei null. Das Mitglied kann sich nun von jedem Client-PC mit seinem Benutzernamen anmelden.

Hinweis: Ein Passwort ist bei der Erstellung nicht erforderlich. Das Mitglied kann sein eigenes Passwort über das Mitglieder-Panel des Client-PCs bei der ersten Anmeldung festlegen. Alternativ kann ein Administrator es vom Server aus setzen.

So laden Sie das Guthaben eines Mitglieds auf

Das Guthaben ist ein Prepaid-Kontostand. Mitglieder können ihr Guthaben verwenden, um Sitzungen und Bestellungen zu bezahlen, ohne dem Kassierer Bargeld zu übergeben.

1. Navigieren Sie zur Mitglieder-Seite.
2. Suchen und wählen Sie das Mitglied, das Sie aufladen möchten. Nutzen Sie die Suchleiste, falls die Liste lang ist.
3. Klicken Sie auf Aufladen oder die Zahlungsschaltfläche im Detailbereich des Mitglieds.
4. Geben Sie den Betrag ein, der dem Guthaben hinzugefügt werden soll. Dieser ist in Ihrer Basiswährung angegeben (z. B. 50,00 für fünfzig Einheiten).
5. Wählen Sie den Gutschriftstyp:
   • Bezahlt für Bargeld- oder Kartenaufladungen, bei denen Geld eingegangen ist.
   • Bonus für Werbeguthaben.
   • Manuell für administrative Korrekturen.
6. Wählen Sie die Zahlungsmethode (Bargeld, Karte usw.). Diese erfasst, wie das Geld entgegengenommen wurde.
7. Klicken Sie auf Bestätigen.

Erwartetes Ergebnis: Eine neue Guthabenbuchung wird für das Mitglied erstellt. Die Buchung erfasst Betrag, Gutschriftstyp und Zahlungsmethode. Das Gesamtguthaben des Mitglieds aktualisiert sich sofort. Die Guthabenbuchung erscheint in der Transaktionshistorie des Mitglieds.

Tipp: Jede Aufladung erstellt einen separaten Guthabeneintrag. Wenn das Mitglied Guthaben verbraucht, wird zuerst der älteste aktive Eintrag aufgebraucht (FIFO-Prinzip). Bonus-Guthaben und bezahltes Guthaben werden getrennt erfasst.

So weisen Sie eine Treuestufe zu

Treuestufen ermöglichen die Gruppierung von Mitgliedern nach Ausgabenniveau und die Anwendung automatischer Rabatte.

Stufe erstellen

1. Navigieren Sie zur Mitglieder-Seite.
2. Öffnen Sie den Bereich Stufen (erreichbar über die Mitglieder-Symbolleiste oder die Einstellungen).
3. Klicken Sie auf Stufe hinzufügen.
4. Geben Sie einen Code ein (z. B. "silber"). Dieser muss eindeutig sein.
5. Geben Sie einen Anzeigenamen ein (z. B. "Silber-Mitglied").
6. Legen Sie die Schwellenpunkte fest. Ein Mitglied muss mindestens diese Anzahl an Treuepunkten gesammelt haben, um sich für diese Stufe zu qualifizieren.
7. Legen Sie den Rabattsatz fest. Geben Sie den Rabatt als Prozentsatz ein. Zum Beispiel bedeutet 5 einen Rabatt von 5 % auf Sitzungen.
8. Klicken Sie auf Speichern.
9. Wiederholen Sie den Vorgang für weitere Stufen (z. B. Gold mit 1000 Punkten und 10 % Rabatt).

Einem Mitglied eine Stufe zuweisen

10. Navigieren Sie zur Mitglieder-Seite.
11. Wählen Sie das Mitglied aus der Liste.
12. Suchen Sie im Detailbereich des Mitglieds das Feld Stufe.
13. Wählen Sie die gewünschte Stufe aus dem Dropdown.
14. Klicken Sie auf Speichern.

Erwartetes Ergebnis: Das Mitglied hat nun die ausgewählte Stufe. Wenn die Sitzungen dieses Mitglieds abgerechnet werden, wird der Rabatt der Stufe in die Kostenberechnung einbezogen. Das Mitgliederprofil zeigt die zugewiesene Stufe an.

So zeigen Sie die Transaktionshistorie eines Mitglieds an

Die Transaktionshistorie zeigt alle Guthabenaufladungen, Guthabenausgaben, Sitzungszahlungen, Rückerstattungen und Treuepunkt-Ereignisse für ein bestimmtes Mitglied.

1. Navigieren Sie zur Mitglieder-Seite.
2. Wählen Sie das Mitglied aus der Liste.
3. Öffnen Sie den Detailbereich des Mitglieds.
4. Navigieren Sie zum Tab Verlauf oder Transaktionen im Detailbereich.
5. Die Liste zeigt alle Transaktionen in umgekehrter chronologischer Reihenfolge mit:
   • Datum und Uhrzeit.
   • Transaktionstyp (Guthabenaufladung, Guthabenverbrauch, Sitzung, Rückerstattung usw.).
   • Betrag (positiv für Aufladungen, negativ für Ausgaben).
   • Quelle oder Kontext (welche Sitzung oder Bestellung das Guthaben verbraucht hat).
   • Kassierer, der die Aktion durchgeführt hat.

Erwartetes Ergebnis: Ein vollständiger Audit-Trail aller finanziellen Aktivitäten des Mitglieds. Sie können durch die Liste scrollen oder nach Zeitraum filtern, um bestimmte Transaktionen zu finden.

So gewähren Sie einem Mitglied Freizeit

Sie können dem Konto eines Mitglieds ein Zeitguthaben hinzufügen. Zeitguthaben funktionieren wie Geldguthaben, jedoch in Minuten statt in Geld. Wenn das Mitglied eine Sitzung startet, kann das System vom Zeitkontostand abbuchen.

1. Navigieren Sie zur Mitglieder-Seite.
2. Wählen Sie das Mitglied aus der Liste.
3. Suchen Sie im Detailbereich des Mitglieds den Abschnitt Zeitpakete oder Zeitguthaben.
4. Klicken Sie auf Zeit hinzufügen.
5. Geben Sie die Minutenanzahl ein (z. B. 120 für zwei Stunden Freizeit).
6. Wählen Sie den Gutschriftstyp:
   • Manuell für vom Cafe geschenkte Zeit.
   • Bonus für Werbezeit aus einer Kampagne.
   • Bezahlt für über ein Paket gekaufte Zeit.
7. Legen Sie optional eine Geräteeinschränkung fest (nur PCs, nur Konsolen oder Beides), um die Nutzung einzuschränken.
8. Legen Sie optional ein Ablaufdatum fest, nach dem ungenutzte Zeit verfällt.
9. Klicken Sie auf Bestätigen.

Erwartetes Ergebnis: Ein neues Zeitguthaben erscheint im Konto des Mitglieds mit den angegebenen Minuten. Das verfügbare Zeitguthaben des Mitglieds aktualisiert sich. Wenn das Mitglied eine Sitzung startet, bietet das System an, vom Zeitguthaben abzubuchen.

So prüfen Sie das Guthaben eines Mitglieds

Schnelle Guthabenabfrage, ohne die vollständige Transaktionshistorie zu öffnen.

1. Navigieren Sie zur Mitglieder-Seite.
2. Geben Sie in der Suchleiste oben den Benutzernamen oder Anzeigenamen des Mitglieds ein.
3. Wählen Sie das Mitglied aus den gefilterten Ergebnissen.
4. Der Detailbereich des Mitglieds zeigt oben das aktuelle Geldguthaben (in Ihrer Basiswährung) und das Zeitguthaben (in Minuten).

Erwartetes Ergebnis: Sie sehen das aktuelle Geld- und Zeitguthaben des Mitglieds auf einen Blick. Diese Werte berücksichtigen alle Aufladungen, Ausgaben und Verfallsdaten bis zum aktuellen Zeitpunkt.

So verwalten Sie Mitgliederschulden

Falls ein Mitglied einen negativen Kontostand (Schulden) haben darf, verfolgt das Schuldenregister den ausstehenden Betrag.

1. Navigieren Sie zur Mitglieder-Seite.
2. Wählen Sie das Mitglied mit offenen Schulden.
3. Öffnen Sie den Detailbereich und prüfen Sie den Abschnitt Schulden.
4. Das Schuldenregister zeigt einzelne Schuldeneinträge mit Beträgen und Daten.
5. Um die Schulden zu begleichen, laden Sie das Guthaben des Mitglieds mit dem geschuldeten Betrag auf. Wählen Sie "Bezahlt" als Gutschriftstyp, damit die Zahlung korrekt erfasst wird.

Erwartetes Ergebnis: Die Guthabenaufladung gleicht die Schulden aus. Das Schuldenregister zeigt den Ausgleichseintrag. Der Nettokontostand des Mitglieds kehrt auf null oder in den positiven Bereich zurück.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Doppelte Benutzernamen erstellen. Benutzernamen sind eindeutig und die Groß-/Kleinschreibung wird nicht unterschieden. "MusterMax" und "mustermax" gelten als identisch. Das System lehnt Duplikate ab.
• Geldguthaben und Zeitguthaben verwechseln. Geldguthaben ist Geld. Zeitguthaben ist in Minuten. Es sind getrennte Systeme. Ein Mitglied kann Geldguthaben ohne Zeitguthaben haben oder umgekehrt.
• Maximale Verbindungen zu hoch setzen. Wenn ein Mitglied sich an 5 PCs gleichzeitig anmelden kann, verbraucht es das Fünffache der Ressourcen. Setzen Sie diesen Wert für die meisten Mitglieder auf 1.
• Falschen Gutschriftstyp auswählen. "Bezahlt" für eine geschenkte Aufladung zu verwenden, verfälscht Ihre Umsatzberichte. Verwenden Sie "Bonus" oder "Manuell" für nicht umsatzrelevante Gutschriften.
• Kein Ablaufdatum für Werbezeit setzen. Zeitguthaben ohne Ablaufdatum verfallen nie. Wenn Werbezeit zeitlich begrenzt sein soll, setzen Sie immer ein Ablaufdatum.
• Mitglied löschen statt deaktivieren. Deaktivieren bewahrt den Verlauf und kann rückgängig gemacht werden. Löschen ist endgültig und entfernt alle zugehörigen Datensätze.