Ausgaben

Die Ausgabenseite verfolgt alle Geschäftskosten, die keine Produkteinkäufe sind (Miete, Nebenkosten, Reparaturen, Abonnements, Gehälter und alle sonstigen Zahlungsausgänge). Durch konsistente Erfassung der Ausgaben erhalten Cafe-Inhaber ein klares Bild der Betriebskosten neben den Einnahmen aus Sitzungen und Bestellungen, was eine genaue Gewinnberechnung ermöglicht.

Felder eines Ausgabendatensatzes

Jeder Ausgabeneintrag enthält folgende Informationen:

Feld	Beschreibung
`title`	Eine kurze Beschreibung der Ausgabe (z. B. "Miete - April 2026", "Stromrechnung", "Router-Reparatur", "Internet-Abonnement").
`amount`	Der Ausgabenbetrag in Währungsuntereinheiten (z. B. Cent).
`currency`	Die Währung der Ausgabe. Standardmäßig die Systemwährung.
`paid_at`	Der Zeitstempel der tatsächlichen Zahlung. Wenn dieses Feld gesetzt ist, gilt die Ausgabe als Bezahlt. Wenn leer, ist die Ausgabe Unbezahlt.
`due_date`	Ein optionales Fälligkeitsdatum. Nützlich zur Verfolgung anstehender Verpflichtungen.
`vendor`	Der Name des Zahlungsempfängers (z. B. "Vermieter", "Stromversorger", "IT-Dienstleister"). Optional, aber empfohlen für Filterung und Berichterstattung.
`note`	Ein Freitextfeld für zusätzliche Details wie Rechnungsnummern, Referenzcodes oder Kontext.

Ausgabenstatus

Ausgaben haben zwei mögliche Status basierend auf dem Feld paid_at:

Bezahlt: Das Feld paid_at enthält einen Zeitstempel, der anzeigt, dass die Ausgabe beglichen wurde. Bezahlte Ausgaben zeigen ein "Bezahlt"-Badge und das Zahlungsdatum.
Unbezahlt: Das Feld paid_at ist leer. Die Ausgabe ist eine ausstehende Verpflichtung. Wenn ein due_date gesetzt ist, kann das System überfällige Posten hervorheben.

Datumsfilter-Voreinstellungen

Die Ausgabenseite bietet schnelle Datumsfilter-Voreinstellungen zum Eingrenzen der Liste auf einen bestimmten Zeitraum:

Voreinstellung	Zeitraum
Heute	Nur heute erstellte oder bezahlte Ausgaben
Gestern	Nur Ausgaben von gestern
Letzte 7 Tage	Ausgaben der letzten Woche
Letzte 30 Tage	Ausgaben des letzten Monats
Diese Woche	Ausgaben von Montag bis heute (aktuelle Woche)
Letzte Woche	Ausgaben der vorherigen vollen Woche (Montag bis Sonntag)
Dieser Monat	Ausgaben vom 1. des aktuellen Monats bis heute
Letzter Monat	Ausgaben des gesamten vorherigen Kalendermonats
Gesamte Zeit	Kein Datumsfilter. Zeigt alle Ausgaben

Diese Voreinstellungen aktualisieren die Liste sofort und ermöglichen eine schnelle Überprüfung der Ausgaben für einen bestimmten Berichtszeitraum.

Autovervollständigung

Um die Dateneingabe zu beschleunigen und Konsistenz zu gewährleisten, bietet die Ausgabenseite Autovervollständigungsvorschläge für zwei Felder:

Lieferant: Während Sie im Lieferantenfeld tippen, schlägt das System Lieferantennamen aus Ihren vorherigen Ausgabeneinträgen vor. Dies verhindert inkonsistente Benennung (z. B. "Stadtwerke" vs. "Stadtwerke GmbH") und erleichtert die Wiederverwendung häufiger Lieferantennamen.
Titel: Ebenso schlägt das Titelfeld zuvor verwendete Ausgabentitel vor. Häufig wiederkehrende Ausgaben wie "Miete", "Internet" oder "Strom" können mit einer einzigen Auswahl eingegeben werden.

Suche

Die Suchleiste oben auf der Ausgabenseite führt eine Volltextsuche über alle Felder durch:

Titel
Lieferant
Notiz
Betrag

Geben Sie ein beliebiges Stichwort ein, um die Liste sofort zu filtern. Die Suche nach "internet" würde beispielsweise alle Ausgaben mit "internet" im Titel, Lieferantennamen oder in den Notizen anzeigen.

Neue Ausgabe erstellen

So erfassen Sie eine neue Ausgabe:

Navigieren Sie zur Seite Ausgaben in der Seitenleiste.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgabe hinzufügen.
Geben Sie den Titel ein, der beschreibt, wofür die Ausgabe ist.
Geben Sie den Betrag ein (in den Währungsuntereinheiten des Systems).
Optional setzen Sie den Lieferantennamen (Autovervollständigungsvorschläge erscheinen beim Tippen).
Optional setzen Sie das Fälligkeitsdatum, wenn die Zahlung eine Frist hat.
Fügen Sie Notizen für zusätzlichen Kontext hinzu.
Klicken Sie auf Speichern.

Die Ausgabe wird standardmäßig mit dem Status Unbezahlt erstellt.

Ausgabe als bezahlt markieren

So erfassen Sie, dass eine Ausgabe beglichen wurde:

Wählen Sie die Ausgabe aus der Liste.
Klicken Sie auf die Aktion Als bezahlt markieren (oder schalten Sie den Bezahltstatus um).
Das System erfasst den aktuellen Zeitstempel als paid_at-Wert.
Der Ausgabenstatus wechselt von Unbezahlt zu Bezahlt.

Sie können eine Ausgabe auch direkt bei der Erstellung als bezahlt markieren, wenn die Zahlung bereits erfolgt ist.

Ausgabe löschen

Wählen Sie eine Ausgabe aus und verwenden Sie die Löschaktion, um sie aus dem System zu entfernen. Gelöschte Ausgaben werden dauerhaft entfernt. Diese Aktion erfordert entsprechende Berechtigungen und sollte mit Vorsicht verwendet werden. Erwägen Sie stattdessen, unerwünschte Ausgaben im Notizfeld als ungültig zu markieren, um die Prüfspur zu bewahren.

Berechtigungsanforderungen

Der Zugriff auf die Ausgabenverwaltung wird durch die Kassierer-Rollenberechtigungen gesteuert. Je nach Rollenkonfiguration:

Einige Rollen können Ausgaben einsehen, aber nicht erstellen oder ändern.
Die Möglichkeit, Ausgaben als bezahlt zu markieren, kann auf Inhaber-Rollen beschränkt sein.
Das Löschen von Ausgaben erfordert typischerweise erhöhte Berechtigungen.

Siehe die Seite Kassierer-Rollen für Details zur Konfiguration dieser Berechtigungen.