Inventar

Die Inventarseite erfasst Einkäufe von Waren und Materialien für Ihr Cafe. Jedes Mal, wenn Sie eine Lieferung von einem Lieferanten erhalten (ob Dosengetränke, Snackboxen, Reinigungsmittel oder andere Artikel), erfassen Sie den Einkauf im Inventarsystem. Dies erstellt ein dauerhaftes Protokoll darüber, was gekauft, wie viel bezahlt und woher es bezogen wurde.

Felder eines Inventareintrags

Jeder Inventareintrag stellt eine einzelne Position eines Einkaufs dar:

Feld	Beschreibung
`invoice_no`	Die Rechnungs- oder Belegnummer des Lieferanten. Mehrere Inventareinträge können dieselbe Rechnungsnummer teilen, wenn sie aus derselben Lieferung stammen.
`supplier_name`	Der Name des Lieferanten. Dies ist ein Textfeld, das mit einem Lieferantendatensatz auf der Lieferantenseite verknüpft werden kann.
`name`	Der Name oder die Beschreibung des gekauften Artikels (z. B. "Cola 330ml", "Sandwichbrot", "Pappbecher").
`unit`	Die Maßeinheit für die Menge (z. B. "Stück", "kg", "Liter", "Karton", "Kiste").
`quantity`	Die Anzahl der gekauften Einheiten. Dies ist ein Dezimalfeld für Teilmengen (z. B. 2,5 kg).
`unit_price`	Die Kosten pro Einheit in Währungsuntereinheiten (z. B. Cent). Die Gesamtkosten dieses Eintrags sind `Menge * Stückpreis`.
`currency`	Die Währung des Einkaufs. Standardmäßig die Systemwährung.
`category`	Eine optionale Kategoriebezeichnung zur Gruppierung (z. B. "Getränke", "Lebensmittel", "Reinigung", "Ausstattung").
`notes`	Ein Freitextfeld für zusätzliche Informationen wie Chargennummern, Markennamen, Qualitätshinweise oder Haltbarkeitsdaten.

Verknüpfung mit Lieferanten

Das Feld supplier_name eines Inventareintrags entspricht einem Lieferantendatensatz auf der Lieferanten-Seite. Obwohl das Feld eine Texteingabe ist (kein strikter Fremdschlüssel), schlägt das System vorhandene Lieferantennamen während der Eingabe vor, um Konsistenz zu fördern.

Durch konsistente Lieferantennamen über alle Inventareinträge hinweg können Sie die Einkaufshistorie nach Lieferant filtern und Ihre Ausgabenmuster bei jedem Anbieter verstehen.

Neuen Einkauf erfassen

So erfassen Sie einen neuen Inventareinkauf:

Navigieren Sie zur Inventar-Seite in der Seitenleiste.
Klicken Sie auf Eintrag hinzufügen (oder eine ähnliche Aktionsschaltfläche in der Symbolleiste).
Geben Sie die Rechnungsnummer vom Beleg des Lieferanten ein. Wenn Sie mehrere Artikel derselben Rechnung erfassen, verwenden Sie dieselbe Rechnungsnummer für jeden Eintrag.
Wählen oder geben Sie den Lieferantennamen ein. Das System schlägt vorhandene Lieferanten beim Tippen vor.
Geben Sie Artikelname, Einheit, Menge und Stückpreis ein.
Optional setzen Sie die Kategorie und fügen Notizen hinzu (Chargennummern, Marke, Qualitätsbeobachtungen).
Speichern Sie den Eintrag.

Das System erfasst den Eintrag mit einem Erstellungszeitstempel. Wenn der gekaufte Artikel einem Produkt im Produktkatalog entspricht, kann der Lagerbestand des Produkts über das Bestandsprotokollsystem entsprechend aktualisiert werden.

Inventarhistorie anzeigen

Die Inventarseite zeigt alle Einkaufsdatensätze in chronologischer Reihenfolge (neueste zuerst). Sie können:

Suchen nach Artikelname, Lieferantenname oder Rechnungsnummer.
Nach Kategorie filtern, um nur Einkäufe in einer bestimmten Kategorie zu sehen (z. B. alle Getränkeeinkäufe).
Nach Zeitraum filtern, um Einkäufe innerhalb eines bestimmten Zeitraums anzuzeigen.
Nach Lieferant filtern, um alle Einkäufe bei einem bestimmten Anbieter zu sehen.

Integration von Inventar und Produktbestand

Wenn ein Inventareinkauf für einen Artikel erfasst wird, der einem Produkt im Katalog entspricht, kann das System einen entsprechenden Bestandsprotokoll-Eintrag mit reason = 'purchase' für das Produkt erstellen. Dies erhöht den in_stock-Wert des Produkts um die gekaufte Menge und verknüpft den Bestandsprotokoll-Eintrag mit dem Inventardatensatz für die Rückverfolgbarkeit.

Diese Integration bedeutet, dass die Erfassung einer Lieferung auf der Inventarseite automatisch die Produktlagerbestände aktualisieren kann, die Kassierern in der Bestelloberfläche angezeigt werden.

Verwendung des Notizfelds

Das Notizfeld bei Inventareinträgen dient als flexibler Anmerkungsbereich. Häufige Verwendungen:

Chargen- oder Losnummern: Erfassen Sie die Chargennummer des Herstellers für die Rückverfolgbarkeit, besonders bei Lebensmitteln.
Markeninformationen: Notieren Sie die spezifische Marke, wenn der Artikelname generisch ist (z. B. "Cola" kann bei verschiedenen Einkäufen von unterschiedlichen Marken sein).
Qualitätsbeobachtungen: Vermerken Sie Probleme, die bei der Annahme festgestellt wurden (z. B. "2 Dosen eingebeult", "nahe am Ablaufdatum").
Haltbarkeitsdaten: Erfassen Sie das Mindesthaltbarkeitsdatum für verderbliche Waren.