Inventar

Das Inventar erfasst Wareneinkäufe für Ihr Cafe. Jedes Mal, wenn Sie eine Lieferung von einem Lieferanten erhalten (ob Dosengetränke, Snackboxen, Reinigungsmittel oder andere Artikel), erfassen Sie die Lieferung als Wareneingang. Dies erstellt ein dauerhaftes Protokoll darüber, was gekauft, wie viel bezahlt und woher es bezogen wurde.

Die Inventarerfassung ist von den Einstellungen in die Hauptnavigation umgezogen. Belege werden auf der Registerkarte Wareneingang der Seite Lagerbestand erfasst. Diese Seite beschreibt die Daten, die jede Belegzeile speichert.

Belegfelder

Ein Beleg wird einmal pro Lieferung erfasst und teilt diese Felder über alle seine Zeilen hinweg:

Feld	Beschreibung
`invoice_no`	Die Rechnungs- oder Belegnummer aus dem Dokument des Lieferanten. Alle Zeilen derselben Lieferung teilen sie.
`invoice_date`	Das auf der Rechnung des Lieferanten gedruckte Datum.
`supplier`	Der Lieferant, von dem die Lieferung stammt, ausgewählt aus dem Lieferantenverzeichnis. Der Beleg speichert eine direkte Verknüpfung zum Lieferantendatensatz.
`cashier`	Der Mitarbeiter, der den Beleg erfasst hat. Wird automatisch aufgezeichnet.

Felder einer Belegzeile

Jede Zeile eines Belegs stellt einen einzelnen gekauften Artikel dar:

Feld	Beschreibung
`product`	Das Katalogprodukt, das die Zeile auffüllt. Die Zeile speichert eine direkte Verknüpfung zum Produktdatensatz, sodass Lagerbestand und Bewegungshistorie automatisch aktualisiert werden.
`name`	Der Name oder die Beschreibung des gekauften Artikels (z. B. "Cola 330ml", "Sandwichbrot", "Pappbecher").
`unit`	Die Maßeinheit für die Menge (z. B. "Stück", "kg", "Liter", "Karton", "Kiste").
`quantity`	Die Anzahl der gekauften Einheiten. Dies ist ein Dezimalfeld für Teilmengen (z. B. 2,5 kg).
`unit_price`	Der Einkaufspreis pro Einheit in Währungsuntereinheiten (z. B. Cent).
`discount_rate`	Ein optionaler Rabattprozentsatz, der auf die Zeile angewendet wird.
`vat_rate`	Der Mehrwertsteuersatz der Zeile, übernommen von der Rechnung.
`currency`	Die Währung des Einkaufs. Fest auf die unter Einstellungen > Preisgestaltung konfigurierte Systemwährung eingestellt.
`category`	Eine optionale Kategoriebezeichnung zur Gruppierung (z. B. "Getränke", "Lebensmittel", "Reinigung", "Ausstattung").
`notes`	Ein Freitextfeld für zusätzliche Informationen wie Chargennummern, Markennamen, Qualitätshinweise oder Haltbarkeitsdaten.

Verknüpfung mit Lieferanten

Jeder Beleg speichert einen direkten Verweis auf einen Lieferantendatensatz aus dem Lieferanten-Verzeichnis. Bei der Erfassung eines Belegs wählen Sie einen vorhandenen Lieferanten aus oder geben einen neuen Namen ein. Konsistente Lieferantendatensätze ermöglichen es Ihnen, den Belegverlauf nach Anbieter zu filtern und Ihre Ausgabenmuster bei jedem Lieferanten zu verstehen.

Neuen Einkauf erfassen

So erfassen Sie eine Lieferung:

Öffnen Sie die Seite Lagerbestand in der Seitenleiste und wechseln Sie zur Registerkarte Wareneingang.
Wählen Sie den Lieferanten aus oder geben Sie ihn ein.
Geben Sie die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum aus dem Dokument des Lieferanten ein.
Fügen Sie pro Artikel eine Zeile hinzu: scannen oder tippen Sie den Barcode, wählen Sie das Produkt und geben Sie dann die Menge, den Einkaufspreis, einen optionalen Rabatt und den Mehrwertsteuersatz ein. Ein unbekannter Artikel kann direkt aus der Zeile als neues Produkt hinzugefügt werden.
Überprüfen Sie Zwischensumme, Rabatt, Mehrwertsteuer und Gesamtsumme.
Klicken Sie auf Speichern.

Der laufende Beleg wird automatisch als Entwurf gespeichert. Sie können die Seite verlassen und später fortfahren. Siehe Lagerbestand für den vollständigen Belegablauf einschließlich Validierungsregeln und Belegverlauf.

Integration von Inventar und Produktbestand

Das Speichern eines Belegs erhöht den Bestand jedes darauf enthaltenen Produkts um die erhaltene Menge und zeichnet eine Einkaufsbewegung im Bestandsprotokoll des Produkts auf. Jede Bewegung verweist für die Rückverfolgbarkeit zurück auf den Beleg. Lagerbestände und Bewegungshistorie sind auf der Registerkarte Lagerstatus der Seite Lagerbestand sichtbar.

Belegverlauf anzeigen

Die Schaltfläche Belegverlauf auf der Registerkarte Wareneingang listet alle gespeicherten Belege auf, die neuesten zuerst, mit Rechnungsnummer, Lieferant, Datum, Zeilenanzahl und Gesamtsumme. Die Auswahl eines Belegs zeigt seine einzelnen Zeilen an.

Verwendung des Notizfelds

Das Notizfeld bei Belegzeilen dient als flexibler Anmerkungsbereich. Häufige Verwendungen:

Chargen- oder Losnummern: Erfassen Sie die Chargennummer des Herstellers für die Rückverfolgbarkeit, besonders bei Lebensmitteln.
Markeninformationen: Notieren Sie die spezifische Marke, wenn der Artikelname generisch ist (z. B. "Cola" kann bei verschiedenen Einkäufen von unterschiedlichen Marken sein).
Qualitätsbeobachtungen: Vermerken Sie Probleme, die bei der Annahme festgestellt wurden (z. B. "2 Dosen eingebeult", "nahe am Ablaufdatum").
Haltbarkeitsdaten: Erfassen Sie das Mindesthaltbarkeitsdatum für verderbliche Waren.