So konfigurieren Sie die Preisgestaltung

Diese Anleitung behandelt alle Preisfunktionen in HandyCafe. Sie erfahren, wie Sie Grundtarife festlegen, Steuern konfigurieren, Schnellauswahl-Vorlagen erstellen und einen zeitbasierten Preiszeitplan mit Multiplikatoren für Stoß- und Nebenzeiten aufbauen.

Was Sie benötigen

• Administratorzugang zum HandyCafe-Server.
• Ihren gewünschten Stundensatz, Ihre Währung und den geltenden Steuersatz, die Sie vorab festgelegt haben.
• Einen Plan für Stoß- und Nebenzeiten, falls Sie variable Preise nutzen möchten (optional).

So legen Sie Ihren Basis-Stundensatz fest

Der Basis-Stundensatz ist der Standardpreis pro Stunde, der auf alle Postpaid-Sitzungen angewendet wird und als Grundlage für Prepaid-Berechnungen dient.

1. Öffnen Sie die HandyCafe-Server-Anwendung.
2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der linken Seitenleiste, um die Einstellungen zu öffnen.
3. Wählen Sie den Tab Preisgestaltung.
4. Suchen Sie das Feld Stundensatz.
5. Geben Sie Ihren Preis pro Stunde in Ihrer Basiswährung ein. Geben Sie beispielsweise 10,00 für zehn Einheiten pro Stunde ein.
6. Klicken Sie auf Speichern am unteren Seitenrand.

Erwartetes Ergebnis: Der Stundensatz wird sofort aktualisiert. Alle neuen Sitzungen verwenden diesen Tarif. Bereits laufende Sitzungen werden nicht beeinflusst.

So konfigurieren Sie die Mehrwertsteuer

Die Mehrwertsteuer wird als Prozentsatz auf die Basis-Sitzungskosten aufgeschlagen.

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Preisgestaltung.
2. Suchen Sie das Feld MwSt.-Satz.
3. Geben Sie den Prozentsatz als Zahl zwischen 0 und 100 ein. Geben Sie beispielsweise 19 für 19 % Mehrwertsteuer ein.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Erwartetes Ergebnis: Alle zukünftigen Sitzungsgebühren enthalten die Mehrwertsteuer zum angegebenen Satz. Der Kostenaufschlüsselungsdialog beim Beenden einer Sitzung zeigt den Mehrwertsteuerbetrag als separaten Posten an.

Hinweis: Ein MwSt.-Satz von 0 deaktiviert die Mehrwertsteuer vollständig. In Kostenaufschlüsselungen und Transaktionsbelegen erscheint dann keine MwSt.-Zeile.

So legen Sie eine Startgebühr fest

Die Startgebühr ist eine Mindestgebühr, die für jede Sitzung unabhängig von der Dauer erhoben wird. Wenn die berechneten Kosten einer Sitzung unter der Startgebühr liegen, wird dem Kunden die Startgebühr berechnet.

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Preisgestaltung.
2. Suchen Sie das Feld Startgebühr.
3. Geben Sie den Mindestbetrag ein. Geben Sie beispielsweise 2,00 ein, um sicherzustellen, dass jede Sitzung mindestens 2,00 kostet.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Erwartetes Ergebnis: Beim Beenden einer Sitzung vergleicht das System die berechneten Kosten mit der Startgebühr. Falls die berechneten Kosten niedriger sind, wird die Startgebühr berechnet. Der Kostenaufschlüsselungsdialog zeigt an, wenn die Startgebühr greift.

Tipp: Setzen Sie die Startgebühr auf 0, wenn Sie keine Mindestgebühr erheben möchten. Sehr kurze Sitzungen (z. B. 1-2 Minuten) werden dann anteilig zum Stundensatz abgerechnet.

So erstellen Sie Preisvorlagen

Preisvorlagen sind Schnellauswahl-Buttons, die beim Starten einer Prepaid-Sitzung erscheinen. Sie ermöglichen es Kassierern, häufige Sitzungen mit einem einzigen Klick zu starten, anstatt Minuten manuell einzugeben.

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Preisgestaltung.
2. Scrollen Sie zum Abschnitt Vorlagen.
3. Klicken Sie auf Vorlage hinzufügen.
4. Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein (z. B. "30 Minuten").
5. Geben Sie die Dauer in Minuten ein (z. B. 30).
6. Der Preis wird automatisch aus Ihrem Stundensatz berechnet. Sie können ihn bei Bedarf mit einem Festpreis überschreiben.
7. Klicken Sie auf Speichern, um die Vorlage hinzuzufügen.
8. Wiederholen Sie die Schritte 3-7 für jede gewünschte Vorlage. Gängige Konfigurationen sind:
   • 30 Minuten
   • 1 Stunde (60 Minuten)
   • 2 Stunden (120 Minuten)
   • 3 Stunden (180 Minuten)
9. Klicken Sie auf Speichern am unteren Seitenrand, um alle Änderungen zu übernehmen.

Erwartetes Ergebnis: Beim Starten einer Prepaid-Sitzung zeigt der Sitzungsdialog Ihre Vorlagen als anklickbare Buttons. Die Auswahl einer Vorlage füllt automatisch die Felder für Dauer und Betrag aus.

So richten Sie Stoßzeiten- und Nebenzeiten-Preise ein

Der Preiszeitplan ermöglicht Ihnen die Definition zeitbasierter Multiplikatoren. Ein Multiplikator von 1,5x während der Stoßzeiten bedeutet, dass Kunden 50 % mehr pro Stunde zahlen. Ein Multiplikator von 0,7x in Nebenzeiten bedeutet 30 % weniger.

HandyCafe verwendet ein farbcodiertes Slot-System. Jeder Slot hat einen Namen, eine Farbe und einen Multiplikator. Sie markieren Zeitblöcke in einem Wochenraster, um Slots bestimmten Stunden zuzuweisen.

Schritt für Schritt: Stoßzeiten-Slot erstellen

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Preiszeitplan.
2. Aktivieren Sie den Preiszeitplan-Schalter, falls er noch nicht eingeschaltet ist.
3. Klicken Sie auf Slot hinzufügen, um einen neuen Preis-Slot zu erstellen.
4. Benennen Sie den Slot "Stoßzeit" (oder einen anderen beschreibenden Namen).
5. Setzen Sie den Multiplikator auf 1,5. Das bedeutet, dass der Basis-Stundensatz während dieser Stunden mit 1,5 multipliziert wird.
6. Dem Slot wird automatisch eine Farbe zugewiesen (z. B. Orange). Sie können diese bei Bedarf ändern.
7. Klicken Sie auf Speichern für den Slot.

Schritt für Schritt: Nebenzeiten-Slot erstellen

8. Klicken Sie erneut auf Slot hinzufügen.
9. Benennen Sie ihn "Nebenzeit".
10. Setzen Sie den Multiplikator auf 0,7.
11. Klicken Sie auf Speichern für den Slot.

Schritt für Schritt: Wochenraster befüllen

12. Das Raster zeigt eine Zeile für jeden Wochentag und eine Spalte für jede Stunde (0-23).
13. Wählen Sie den Slot "Stoßzeit" aus der Slot-Liste.
14. Klicken und ziehen Sie über die Abendstunden (18:00 bis 23:00 Uhr) für jede Werktagszeile (Montag bis Freitag). Die markierten Zellen nehmen die Farbe des Slots an.
15. Wählen Sie den Slot "Nebenzeit" aus der Slot-Liste.
16. Klicken und ziehen Sie über die Morgenstunden (6:00 bis 12:00 Uhr) für jede Werktagszeile.
17. Lassen Sie nicht markierte Stunden beim Standardtarif (1,0x Multiplikator).
18. Klicken Sie auf Speichern, um den Zeitplan zu übernehmen.

Erwartetes Ergebnis: Das Wochenraster zeigt farbige Blöcke für Stoß- und Nebenzeiten. Standardstunden bleiben ungefärbt. Der Zeitplan tritt sofort für neue Sitzungen und für neue Preissegmente bereits laufender Sitzungen in Kraft.

Berechnungsbeispiel

Angenommen, Ihr Basis-Stundensatz beträgt 10,00 $ und ein Kunde spielt mittwochs von 17:00 bis 19:00 Uhr.

• 17:00 bis 18:00 Uhr (1 Stunde): Standard-Slot mit 1,0x Multiplikator. Kosten = 10,00 $ x 1,0 = 10,00 $.
• 18:00 bis 19:00 Uhr (1 Stunde): Stoßzeiten-Slot mit 1,5x Multiplikator. Kosten = 10,00 $ x 1,5 = 15,00 $.
• Summe vor MwSt.: 25,00 $.
• Bei 19 % MwSt.: MwSt. = 4,75 $. Gesamtsumme: 29,75 $.

Der Kostenaufschlüsselungsdialog zeigt beide Preissegmente separat, damit Kassierer und Kunde genau nachvollziehen können, wie die Gebühr berechnet wurde.

Hinweis: HandyCafe erstellt jedes Mal ein neues Preissegment, wenn sich der aktive Slot ändert. Sitzungen, die über Mitternacht hinausgehen, erstellen ebenfalls ein neues Segment an der Tagesgrenze, falls sich der Zeitplan zwischen den Tagen unterscheidet.

So konfigurieren Sie eine Zweitwährung

Falls Ihr Cafe Zahlungen in einer Zweitwährung akzeptiert (z. B. in einem Touristengebiet, das sowohl Landeswährung als auch USD akzeptiert), können Sie die Anzeige einer Zweitwährung aktivieren.

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Preisgestaltung.
2. Suchen Sie den Abschnitt Zweitwährung.
3. Aktivieren Sie den Zweitwährungs-Schalter.
4. Wählen Sie die Zweitwährung aus dem Dropdown.
5. Geben Sie den Wechselkurs ein (wie viele Einheiten der Zweitwährung einer Einheit Ihrer Basiswährung entsprechen).
6. Klicken Sie auf Speichern.

Erwartetes Ergebnis: Sitzungskostenaufschlüsselungen und Berichte zeigen Beträge in beiden Währungen an. Die Basiswährung bleibt das maßgebliche System. Die Beträge der Zweitwährung werden zu Anzeigezwecken zum konfigurierten Wechselkurs berechnet.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Preiszeitplan nicht aktivieren. Slots zu erstellen und das Raster zu befüllen hat keine Wirkung, wenn der Zeitplan-Schalter ausgeschaltet ist. Überprüfen Sie immer, ob der Schalter aktiviert ist.
• Multiplikator auf 0 setzen. Ein Multiplikator von null bedeutet, dass dieser Zeitslot kostenlos ist. Dies ist fast nie beabsichtigt. Der minimale praktische Multiplikator beträgt 0,1.
• Dieselbe Stunde mit zwei Slots belegen. Jede Stundenzelle kann nur einem Slot zugehören. Das Übermalen einer Zelle ersetzt die vorherige Slot-Zuordnung.
• Änderungen nicht speichern. Änderungen an Slots oder dem Raster treten erst in Kraft, wenn Sie auf Speichern klicken. Wenn Sie ohne Speichern von der Seite wegnavigieren, gehen alle Änderungen verloren.
• Startgebühr mit einem Festpreis für Sitzungen verwechseln. Die Startgebühr ist eine Mindestschwelle. Wenn die berechneten Sitzungskosten die Startgebühr übersteigen, zahlt der Kunde den höheren berechneten Betrag.
• Stundensatz mitten am Tag ändern, ohne die Auswirkungen zu bedenken. Aktive Sitzungen übernehmen den neuen Tarif nur für neue Preissegmente. Bereits berechnete Segmente behalten den Tarif, der zum Zeitpunkt ihrer Erstellung aktiv war.