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So richten Sie Ihr Cafe von Grund auf ein

Diese Anleitung führt Sie durch jeden Schritt einer neuen HandyCafe-Installation für Ihr Internetcafe, Gaming-Center oder Ihre Esports-Arena. Am Ende verfügen Sie über einen funktionierenden Server, mindestens einen verbundenen Client-PC, eine konfigurierte Preisgestaltung und eine abgeschlossene Testsitzung mit erfasster Zahlung in Ihrem Kassenbericht.

Was Sie benötigen

  • Einen Windows-PC als HandyCafe-Server (Windows 10 oder höher, mindestens 4 GB RAM).
  • Mindestens einen weiteren Windows-PC als Client-Station.
  • Ein lokales Netzwerk, das alle PCs verbindet (kabelgebundenes Ethernet wird für die Zuverlässigkeit empfohlen).
  • Einen gültigen HandyCafe-Beta-Lizenzschlüssel. Diesen geben Sie bei der Ersteinrichtung ein.
  • Ihren gewünschten Stundensatz und die Währung, die Sie vorab festgelegt haben.

Phase 1: Server installieren und konfigurieren

  1. Laden Sie das neueste HandyCafe-Server-Installationsprogramm von Ihrem HandyCafe-Dashboard herunter.
  2. Führen Sie das Installationsprogramm auf dem PC aus, den Sie als Server vorgesehen haben. Folgen Sie den Bildschirmanweisungen und übernehmen Sie das Standard-Installationsverzeichnis.
  3. Starten Sie HandyCafe Server. Der Ersteinrichtungs-Assistent erscheint automatisch beim ersten Start.
  4. Geben Sie Ihren Beta-Lizenzschlüssel ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Der Server validiert den Schlüssel online und zeigt Ihren Cafe-Namen und die PC-Obergrenze an.
  5. Erstellen Sie Ihr Administratorkonto. Geben Sie einen Benutzernamen und ein sicheres Passwort ein. Dieses Konto hat uneingeschränkten Zugriff auf alle Funktionen.
  6. Legen Sie Ihren Cafe-Namen fest. Dieser Name wird auf den Client-Sperrbildschirmen und in Berichten angezeigt.
  7. Klicken Sie auf Fertigstellen, um den Assistenten abzuschließen.

Erwartetes Ergebnis: Das Server-Hauptfenster öffnet sich und zeigt das Admin-Panel ohne verbundene Clients. Ihr Cafe-Name erscheint in der Titelleiste.

Phase 2: Preisgestaltung konfigurieren

  1. Öffnen Sie die Einstellungsseite, indem Sie auf das Zahnradsymbol in der linken Seitenleiste klicken.
  2. Navigieren Sie zum Tab Preisgestaltung.
  3. Legen Sie Ihre Basiswährung fest. Wählen Sie aus dem Währungs-Dropdown. Alle Preise, Transaktionen und Berichte verwenden diese Währung.
  4. Geben Sie Ihren Stundensatz ein. Dies ist der Grundpreis pro Stunde für Postpaid-Sitzungen. Geben Sie beispielsweise 10,00 für zehn Einheiten Ihrer Währung pro Stunde ein.
  5. Legen Sie den Mehrwertsteuersatz fest. Geben Sie den Prozentsatz (0 bis 100) ein, der für Sitzungsgebühren gilt. Geben Sie 0 ein, wenn keine Mehrwertsteuer anfällt.
  6. Legen Sie die Startgebühr fest. Dies ist die Mindestgebühr pro Sitzung unabhängig von der Dauer. Geben Sie 0 ein, wenn Sie keine Mindestgebühr erheben möchten.
  7. Erstellen Sie Preisvorlagen für gängige Zeiträume. Scrollen Sie zum Abschnitt Vorlagen. Klicken Sie auf Vorlage hinzufügen. Erstellen Sie Vorlagen wie:
    • "30 Minuten" mit 30 Minuten Dauer.
    • "1 Stunde" mit 60 Minuten Dauer.
    • "2 Stunden" mit 120 Minuten Dauer.
  8. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Preiskonfiguration zu übernehmen.

Erwartetes Ergebnis: Der Tab Preisgestaltung zeigt Ihren Stundensatz, Mehrwertsteuersatz, Startgebühr und alle Vorlagen darunter. Diese Vorlagen erscheinen als Schnellauswahl-Buttons beim Starten von Prepaid-Sitzungen.

Phase 3: Netzwerkeinstellungen überprüfen

  1. Navigieren Sie in den Einstellungen zum Tab Netzwerk.
  2. Überprüfen Sie den Listening-Port. Der Standard ist 7842. Ändern Sie ihn nur, wenn ein anderer Dienst in Ihrem Netzwerk diesen Port verwendet.
  3. Legen Sie den Verbindungsschlüssel fest oder notieren Sie ihn. Dieser Schlüssel authentifiziert Client-Verbindungen. Alle Client-PCs müssen denselben Schlüssel verwenden, um sich zu verbinden.
  4. Stellen Sie sicher, dass die Firewall des Server-PCs eingehende TCP-Verbindungen auf dem konfigurierten Port zulässt. Unter Windows fügt HandyCafe diese Regel normalerweise während der Installation hinzu. Falls Sie den Port geändert haben, erstellen Sie manuell eine neue Firewallregel.
  5. Notieren Sie die IP-Adresse des Server-PCs, die im Tab Netzwerk angezeigt wird. Sie benötigen diese, falls Clients den Server nicht über die automatische Erkennung finden.

Erwartetes Ergebnis: Der Tab Netzwerk zeigt den Listening-Port und den Verbindungsschlüssel an. Die Serverstatusanzeige zeigt "Empfangsbereit" in Grün.

Phase 4: Ersten Client einrichten

  1. Laden Sie das HandyCafe-Client-Installationsprogramm von Ihrem Dashboard herunter.
  2. Installieren Sie es auf Ihrem ersten Client-PC. Führen Sie das Installationsprogramm aus und folgen Sie den Anweisungen.
  3. Starten Sie HandyCafe Client. Der Client versucht, den Server automatisch über mDNS im lokalen Netzwerk zu finden.
  4. Falls die automatische Erkennung fehlschlägt, geben Sie die Server-IP-Adresse und den Port manuell im Client-Verbindungsdialog ein.
  5. Geben Sie den Verbindungsschlüssel ein, den Sie in Phase 3 notiert haben.
  6. Warten Sie, bis die Verbindung hergestellt ist. Der Client-Bildschirm wechselt zur Idle-Seite mit einem Sperrbildschirm und einer Uhr.

Erwartetes Ergebnis: Im Server zeigt das Admin-Panel nun einen verbundenen Client an. Die Client-Kachel zeigt den Hostnamen und den blauen Status "Bereit". Der Client-PC zeigt den Sperrbildschirm.

  1. Der Server weist dem Client automatisch einen Anzeigenamen basierend auf seinem Hostnamen zu. Um ihn umzubenennen, wählen Sie die Client-Kachel auf dem Server aus und klicken Sie auf Umbenennen.

Phase 5: Erste Testsitzung durchführen

  1. Klicken Sie im Server-Admin-Panel auf Start bei der bereitstehenden Client-Kachel.
  2. Wählen Sie im Sitzungsdialog Postpaid. Lassen Sie das Mitgliederfeld für eine Gastsitzung leer.
  3. Klicken Sie auf Bestätigen, um die Sitzung zu starten.

Erwartetes Ergebnis: Die Client-Kachel wird grün und zeigt einen laufenden Timer, der hochzählt. Auf dem Client-PC verschwindet der Sperrbildschirm und die Online-Seite erscheint.

  1. Lassen Sie die Sitzung mindestens 5 Minuten laufen, damit Sie die Preisberechnung überprüfen können.
  2. Klicken Sie auf Stopp bei der grünen Client-Kachel auf dem Server.
  3. Überprüfen Sie den Kostenaufschlüsselungsdialog. Er zeigt:
    • Dauer (z. B. 5 Minuten).
    • Angewendeter Stundensatz.
    • Mehrwertsteuerbetrag.
    • Gesamtbetrag.
  4. Wählen Sie eine Zahlungsmethode (Bargeld ist die Standardeinstellung).
  5. Klicken Sie auf Bestätigen, um die Sitzung zu beenden und die Zahlung zu erfassen.

Erwartetes Ergebnis: Die Client-Kachel kehrt zum blauen Status "Bereit" zurück. Der Client-PC zeigt wieder den Sperrbildschirm. Eine Transaktion wird im System erfasst.

Phase 6: Im Kassenbericht überprüfen

  1. Navigieren Sie zur Kassenberichtsseite über die linke Seitenleiste.
  2. Bestätigen Sie, dass der heutige Bericht eine Sitzungstransaktion enthält.
  3. Überprüfen Sie, ob der Transaktionsbetrag mit der Kostenaufschlüsselung übereinstimmt, die Sie beim Beenden der Sitzung gesehen haben.
  4. Prüfen Sie, ob die Spalte Zahlungsmethode "Bargeld" (oder die von Ihnen gewählte Methode) anzeigt.

Erwartetes Ergebnis: Der Kassenbericht listet eine abgeschlossene Sitzung mit dem korrekten Betrag, der Dauer und der Zahlungsmethode auf. Ihr Cafe ist nun betriebsbereit.

Phase 7: Optionale nächste Schritte

Sobald Ihre Grundeinrichtung funktioniert, sollten Sie folgende Funktionen konfigurieren:

  1. Mitglieder hinzufügen. Navigieren Sie zur Mitgliederseite. Klicken Sie auf Hinzufügen, um Mitgliedskonten mit Benutzernamen und optionalem Guthaben zu erstellen. Mitglieder können sich von Client-PCs aus anmelden.
  2. Produkte einrichten. Navigieren Sie zur Produktseite. Fügen Sie Speisen und Getränke mit Preisen hinzu, damit Kassierer Bestellungen erstellen können.
  3. Client-Menü konfigurieren. Navigieren Sie zu Einstellungen > Client-Menü. Fügen Sie Anwendungskategorien und Apps hinzu, damit Kunden auf der Online-Seite ein Starter-Raster sehen.
  4. Weitere Clients einrichten. Installieren Sie HandyCafe Client auf jedem Stations-PC in Ihrem Cafe. Jeder erscheint automatisch auf dem Server.
  5. Kassiererkonten erstellen. Navigieren Sie zur Verwaltungsseite. Fügen Sie Kassiererkonten mit entsprechenden Rollen hinzu, damit Mitarbeiter sich anmelden und Sitzungen verwalten können.
  6. Stoßzeiten-/Nebenzeiten-Preise einrichten. Navigieren Sie zu Einstellungen > Preiszeitplan. Erstellen Sie zeitbasierte Multiplikatoren, um in Stoßzeiten mehr zu berechnen.
  7. OAuth-Anmeldung aktivieren. Navigieren Sie zu Einstellungen > OAuth. Konfigurieren Sie Google oder andere Anbieter, damit sich Kunden mit ihren Social-Media-Konten anmelden können.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

  • Firewallregel überspringen. Falls Clients keine Verbindung herstellen können, ist die häufigste Ursache eine Windows-Firewallregel, die den Listening-Port blockiert. Überprüfen Sie die Regel, bevor Sie andere Probleme untersuchen.
  • Nicht übereinstimmende Verbindungsschlüssel. Der Schlüssel auf jedem Client muss exakt mit dem Schlüssel auf dem Server übereinstimmen. Kopieren und fügen Sie ihn ein, um Tippfehler zu vermeiden.
  • Stundensatz auf 0 setzen. Wenn Sie den Stundensatz bei null belassen, sind alle Postpaid-Sitzungen kostenlos. Überprüfen Sie Ihre Preise immer vor der Inbetriebnahme.
  • Einstellungen nicht speichern. Änderungen auf der Einstellungsseite werden erst wirksam, wenn Sie auf Speichern klicken. Falls Einstellungen nach einem Neustart unverändert erscheinen, haben Sie wahrscheinlich vergessen zu speichern.
  • Server und Client auf demselben PC betreiben. Dies ist zwar technisch zum Testen möglich, wird aber für den Produktivbetrieb nicht empfohlen. Der Server-PC sollte eine eigene Station sein.