So verarbeiten Sie Bestellungen

Diese Anleitung behandelt das Erstellen, Ändern, Abschließen und Stornieren von Bestellungen für Speisen, Getränke und andere Produkte in Ihrem Cafe. Bestellungen sind von der Sitzungsabrechnung getrennt. Ein Kunde kann gleichzeitig eine aktive Sitzung und offene Bestellungen haben.

Was Sie benötigen

• Ein angemeldetes Kassierer- oder Administratorkonto auf dem HandyCafe-Server.
• Produkte, die auf der Produktseite konfiguriert sind (mindestens ein Produkt mit Name, Kategorie, Preis und MwSt.-Satz).
• Mindestens eine verfügbare Zahlungsmethode (Bargeld ist standardmäßig immer vorhanden).

So erstellen und schließen Sie eine Bestellung ab

Dies ist der Standardablauf: Bestellung erstellen, Artikel hinzufügen und in einem Durchgang mit Zahlung abschließen.

1. Navigieren Sie über die linke Seitenleiste zur Bestellungen-Seite.
2. Klicken Sie auf Neue Bestellung.
3. Weisen Sie die Bestellung optional einem Client-PC zu. Klicken Sie auf das PC-Zuweisungsfeld und wählen Sie einen verbundenen Client aus dem Dropdown. Falls der Verkauf für einen Laufkunden an der Theke ist, können Sie diesen Schritt überspringen.
4. Fügen Sie optional eine Notiz zur Bestellung hinzu (z. B. "Tisch 3" oder "Extra Servietten").
5. Suchen Sie Produkte über das Suchfeld. Geben Sie einen Produktnamen oder eine Kategorie ein, um die Liste zu filtern.
6. Klicken Sie auf ein Produkt, um es zur Bestellung hinzuzufügen. Die Standardmenge ist 1.
7. Um die Menge zu ändern, klicken Sie auf das Mengenfeld neben dem Artikel und geben Sie die gewünschte Anzahl ein.
8. Wiederholen Sie die Schritte 5-7 für jedes Produkt, das der Kunde wünscht.
9. Überprüfen Sie die Bestellzusammenfassung. Der Dialog zeigt:
   • Jeden Posten mit Produktname, Stückpreis, Menge und Postengesamtbetrag.
   • Zwischensumme (Summe aller Postengesamtbeträge).
   • MwSt. (berechnet aus dem MwSt.-Satz jedes Artikels).
   • Gesamtbetrag.
10. Klicken Sie auf Bestellung abschließen, um zur Zahlung überzugehen.
11. Wählen Sie die Zahlungsmethode (Bargeld, Karte oder eine benutzerdefinierte Methode).
12. Klicken Sie auf Bestätigen, um die Bestellung abzuschließen und die Transaktion zu erfassen.

Erwartetes Ergebnis: Die Bestellung wechselt in den Tab "Abgeschlossen" auf der Bestellungsseite. Eine Transaktion wird mit dem Bestellbetrag, der Zahlungsmethode und der MwSt.-Aufschlüsselung erfasst. Die Transaktion erscheint im Kassenbericht. Falls die Bestellung einem Client-PC zugewiesen war, ist sie mit der Sitzungshistorie dieses PCs verknüpft.

So ändern Sie eine offene Bestellung

Sie können den Inhalt einer Bestellung ändern, solange sie noch nicht abgeschlossen wurde.

Menge eines Artikels ändern

1. Navigieren Sie zur Bestellungen-Seite.
2. Finden Sie die offene Bestellung im Tab "Offen".
3. Klicken Sie auf die Bestellung, um ihre Details aufzuklappen.
4. Suchen Sie den Artikel, den Sie ändern möchten.
5. Klicken Sie auf das Mengenfeld und geben Sie die neue Menge ein.
6. Der Postenbetrag und der Gesamtbetrag der Bestellung aktualisieren sich automatisch.

Stückpreis eines Artikels ändern

1. Öffnen Sie die Bestellungsdetails.
2. Klicken Sie auf das Stückpreisfeld neben dem Artikel.
3. Geben Sie den neuen Preis ein. Dieser überschreibt den Standardpreis des Produkts nur für diese Bestellung.
4. Der Postenbetrag wird neu berechnet.

Artikel entfernen

1. Öffnen Sie die Bestellungsdetails.
2. Klicken Sie auf die Lösch- oder Entfernen-Schaltfläche neben dem Artikel, den Sie entfernen möchten.
3. Der Artikel wird entfernt und der Gesamtbetrag der Bestellung wird neu berechnet.

Erwartetes Ergebnis: Die offene Bestellung spiegelt die aktualisierten Mengen, Preise oder entfernten Artikel wider. Der Gesamtbetrag passt sich automatisch an.

So stornieren Sie eine Bestellung

Das Stornieren einer Bestellung entfernt sie aus der aktiven Verarbeitung. Nur offene (unbezahlte) Bestellungen können storniert werden.

1. Navigieren Sie zur Bestellungen-Seite.
2. Finden Sie die offene Bestellung im Tab "Offen".
3. Klicken Sie auf die Bestellung, um sie auszuwählen.
4. Klicken Sie auf Stornieren.
5. Bestätigen Sie die Stornierung im Dialog.

Erwartetes Ergebnis: Der Bestellstatus wechselt auf "Storniert". Sie verschwindet aus dem Tab "Offen". Es wird keine Transaktion erfasst. Stornierte Bestellungen verbleiben für Prüfungszwecke im System, beeinflussen aber die Finanzberichte nicht.

Hinweis: Sie können eine bereits abgeschlossene und bezahlte Bestellung nicht stornieren. Um eine bezahlte Bestellung rückgängig zu machen, ist ein Rückerstattungsprozess erforderlich.

So erstellen Sie einen schnellen Laufkundenverkauf

Ein Laufkundenverkauf ist eine Bestellung, die keinem PC und keinem Mitglied zugeordnet ist. Nutzen Sie dies für Thekenverkäufe, bei denen der Kunde keinen Computer verwendet.

1. Navigieren Sie zur Bestellungen-Seite.
2. Klicken Sie auf Neue Bestellung.
3. Weisen Sie keinen PC zu. Lassen Sie das PC-Feld leer.
4. Fügen Sie bei Bedarf eine Notiz hinzu (z. B. "Laufkunde, Energydrink").
5. Fügen Sie die Produkte hinzu, die der Kunde kauft.
6. Klicken Sie auf Bestellung abschließen.
7. Wählen Sie die Zahlungsmethode und bestätigen Sie.

Erwartetes Ergebnis: Die Bestellung wird ohne PC- oder Sitzungszuordnung erstellt und abgeschlossen. Die Transaktion wird im Kassenbericht unter der aktuellen Schicht des Kassierers erfasst.

So bearbeiten Sie eine Kundenbestellung von einem Client-PC

Kunden können Bestellungen direkt von ihrem Client-PC über die Online-Seite aufgeben. Wenn ein Kunde eine Bestellung aufgibt, erhält der Server eine Benachrichtigung.

1. Ein Benachrichtigungston ertönt auf dem Server (der in den Einstellungen konfigurierte Bestellbenachrichtigungston).
2. Ein Benachrichtigungs-Badge oder Popup erscheint am Bestellungsseiten-Symbol in der Seitenleiste.
3. Navigieren Sie zur Bestellungen-Seite.
4. Die neue Bestellung erscheint im Tab "Offen". Sie zeigt:
   • Den Client-PC-Namen, der die Bestellung aufgegeben hat.
   • Die vom Kunden ausgewählten Artikel mit Mengen und Preisen.
   • Eine optionale Notiz des Kunden.
5. Überprüfen Sie die Bestellartikel auf Produktverfügbarkeit.
6. Bereiten Sie die Artikel vor (Getränk zubereiten, Essen aufwärmen usw.).
7. Wenn alles bereit ist, schließen Sie die Bestellung im normalen Abschlussablauf ab:
   • Klicken Sie auf Bestellung abschließen.
   • Wählen Sie die Zahlungsmethode. Falls der Kunde ein Mitgliedsguthaben hat, können Sie davon abbuchen.
   • Klicken Sie auf Bestätigen.

Erwartetes Ergebnis: Die Bestellung ist mit der aktiven Sitzung des Kunden verknüpft. Die Benachrichtigung wird gelöscht. Die Transaktion wird erfasst. Der Kunde sieht die Statusaktualisierung der Bestellung auf seinem Client-PC.

Tipp: Sie können die Bestellung vor dem Abschluss ändern, falls ein Artikel nicht vorrätig ist. Entfernen Sie den nicht verfügbaren Artikel und teilen Sie die Änderung dem Kunden mit.

So weisen Sie eine Bestellung einem Mitglied zu

Falls der Kunde ein registriertes Mitglied ist, ermöglicht die Verknüpfung der Bestellung mit seinem Konto die Zahlung per Guthaben und die Erfassung in der Bestellhistorie.

1. Erstellen Sie eine neue Bestellung oder öffnen Sie eine bestehende offene Bestellung.
2. Falls die Bestellung einem PC mit einer aktiven Mitgliedersitzung zugewiesen ist, wird das Mitglied automatisch verknüpft.
3. Falls es sich um einen Laufkundenverkauf handelt, können Sie im Mitgliederfeld der Bestellung manuell nach einem Mitglied suchen und es zuweisen.
4. Beim Abschluss der Bestellung umfassen die Zahlungsoptionen das Guthaben des Mitglieds, falls ausreichend vorhanden.

Erwartetes Ergebnis: Die Bestellung erscheint in der Bestellhistorie des Mitglieds. Guthabenabbuchungen erstellen Verbrauchseinträge, die mit der Bestellung verknüpft sind.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Produkte mit dem Preis null hinzufügen. Falls der Verkaufspreis eines Produkts auf der Produktseite auf null gesetzt ist, sind auch die Bestellposten null. Überprüfen Sie die Produktpreise immer vor der Inbetriebnahme.
• Bestellung abschließen, ohne Artikel zu prüfen. Nach dem Abschluss wird die Transaktion erfasst. Überprüfen Sie Mengen und Preise, bevor Sie auf Bestätigen klicken.
• Kundenbestellbenachrichtigungen ignorieren. Wenn ein Kunde von seinem PC aus eine Bestellung aufgibt, verbleibt sie im Tab "Offen", bis ein Kassierer sie bearbeitet. Unbearbeitete Bestellungen führen zu unzufriedenen Kunden. Achten Sie in Stoßzeiten auf Benachrichtigungen.
• Stornieren statt Ändern. Falls nur ein Artikel falsch ist, ändern Sie die offene Bestellung, anstatt sie zu stornieren und neu zu erstellen. Das spart Zeit und hält den Prüfpfad sauberer.
• Produkte nicht vor dem Eröffnungstag konfigurieren. Bestellungen erfordern Produkte auf der Produktseite. Richten Sie Ihren vollständigen Produktkatalog mit korrekten Namen, Preisen, Kategorien und MwSt.-Sätzen vor Ihrer ersten Schicht ein.
• MwSt.-Sätze bei Produkten vergessen. Falls ein Produkt einen MwSt.-Satz von 0 hat, aber besteuert werden sollte, ist der Gesamtbetrag der Bestellung fehlerhaft. Überprüfen Sie die MwSt.-Sätze pro Produkt auf der Produktseite.