So verfolgen Sie Ausgaben und Inventar

HandyCafe Server enthält Werkzeuge zur Erfassung von Geschäftsausgaben, zur Verwaltung Ihres Lieferantenverzeichnisses und zur Verfolgung von Inventareinkäufen. Diese Anleitung behandelt jeden dieser Arbeitsabläufe Schritt für Schritt.

So erfassen Sie eine Geschäftsausgabe

Ausgaben stellen alle Kosten dar, die Ihr Unternehmen hat. Verfolgen Sie Miete, Nebenkosten, Geräteanschaffungen, Softwareabonnements und alle anderen ausgehenden Zahlungen.

Was Sie benötigen

HandyCafe-Server in Betrieb.
Administrator- oder Inhaberzugang.
Die Ausgabendetails: Bezeichnung, Betrag, Lieferantenname und Fälligkeitsdatum.

Schritte

Klicken Sie auf Ausgaben in der linken Seitenleiste der HandyCafe-Server-Anwendung.
Klicken Sie auf Hinzufügen, um einen neuen Ausgabeneintrag zu erstellen.
Geben Sie eine Bezeichnung ein, die die Ausgabe klar beschreibt. Zum Beispiel: "Stromrechnung - April 2026".
Geben Sie den Betrag in Ihrer Landeswährung ein.
Geben Sie den Lieferanten-Namen ein. Zum Beispiel: "Stadtwerke". Dies ist das Unternehmen oder die Person, der Sie die Zahlung schulden.
Setzen Sie das Fälligkeitsdatum für den Zahlungstermin. Falls die Ausgabe bereits bezahlt ist, aktivieren Sie optional den Bezahlt-Schalter und geben Sie das Bezahlt-Datum ein. Klicken Sie auf Speichern.

Erwartetes Ergebnis

Die Ausgabe erscheint in der Ausgabenliste. Unbezahlte Ausgaben werden hervorgehoben, damit Sie schnell sehen, was noch aussteht. Der Gesamtausgabenbetrag wird in Ihre Finanzberichterstattung einbezogen.

Häufige Fehler

Keine klare, beschreibende Bezeichnung eingeben. "Verschiedenes" sagt Ihnen nichts, wenn Sie Monate später Ausgaben überprüfen. Seien Sie spezifisch.
Vergessen, den Bezahlt-Status nach einer Zahlung zu aktualisieren. Ihr offener Saldo erscheint höher als er tatsächlich ist.

So zeigen Sie unbezahlte Ausgaben an

Filtern Sie schnell, um nur die noch nicht bezahlten Ausgaben zu sehen.

Was Sie benötigen

Mindestens eine im System erfasste Ausgabe.

Schritte

Navigieren Sie zur Ausgaben-Seite.
Klicken Sie auf den Tab Unbezahlt oben in der Ausgabenliste.
Die Liste zeigt nun nur Ausgaben, bei denen der Bezahlt-Status nicht aktiviert ist.

Erwartetes Ergebnis

Eine gefilterte Ansicht mit ausschließlich unbezahlten Ausgaben. Nutzen Sie diese, um anstehende Zahlungen zu priorisieren und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

So markieren Sie eine Ausgabe als bezahlt

Wenn Sie eine Zahlung leisten, aktualisieren Sie den Eintrag entsprechend.

Was Sie benötigen

Eine bestehende unbezahlte Ausgabe im System.

Schritte

Navigieren Sie zur Ausgaben-Seite.
Suchen Sie die Ausgabe, die Sie bezahlt haben. Klicken Sie darauf, um die Detailansicht zu öffnen.
Klicken Sie auf Als bezahlt markieren oder schalten Sie den Bezahlt-Status ein.
Das Bezahlt-Datum wird automatisch auf heute gesetzt. Passen Sie es an, falls die tatsächliche Zahlung an einem anderen Tag erfolgte.
Speichern Sie die Änderungen.

Erwartetes Ergebnis

Die Ausgabe wechselt vom Filter "Unbezahlt" zum Filter "Bezahlt". Ihr offener Saldo verringert sich um den markierten Betrag.

So fügen Sie einen Lieferanten hinzu

Lieferanten sind die Unternehmen, von denen Sie Waren und Dienstleistungen beziehen. Ein gepflegtes Lieferantenverzeichnis ermöglicht Ihnen die schnelle Zuordnung von Einkäufen zum richtigen Anbieter.

Was Sie benötigen

Lieferantenkontaktdaten: Name, Telefon, E-Mail, Adresse.
Optional: Zahlungsbedingungen, Steuernummer.

Schritte

Klicken Sie auf Lieferanten in der linken Seitenleiste.
Klicken Sie auf Hinzufügen, um einen neuen Lieferanteneintrag zu erstellen.
Geben Sie den Namen des Lieferanten ein. Zum Beispiel: "TechTeile Großhandel".
Geben Sie den Ansprechpartner ein, falls Sie einen bestimmten Kontakt beim Lieferanten haben.
Füllen Sie Telefonnummer und E-Mail-Adresse aus.
Geben Sie die Adresse des Lieferantenstandorts ein.
Geben Sie optional Zahlungsbedingungen (wie "30 Tage netto" oder "Zahlung bei Erhalt") und die Steuernummer des Lieferanten für Ihre Buchhaltungsunterlagen ein.
Klicken Sie auf Speichern.

Erwartetes Ergebnis

Der Lieferant erscheint in Ihrem Lieferantenverzeichnis. Sie können diesen Lieferanten nun bei der Erfassung von Inventareinkäufen referenzieren.

Häufige Fehler

Doppelte Lieferanteneinträge mit leicht unterschiedlichen Namen erstellen (z. B. "TechTeile" und "Tech Teile Großhandel"). Durchsuchen Sie die bestehende Liste, bevor Sie einen neuen Lieferanten hinzufügen.
Kontaktfelder leer lassen. Wenn Sie nachbestellen oder eine Rechnung beanstanden müssen, benötigen Sie diese Informationen.

So erfassen Sie einen Inventareinkauf

Inventareinkäufe verfolgen, was Sie für das Cafe kaufen. Dazu gehören Speisen und Getränke für die Snackbar, Computerzubehör, Reinigungsmittel und alle physischen Waren.

Was Sie benötigen

Einen bereits im System erfassten Lieferanten (oder Sie können während dieses Vorgangs einen hinzufügen).
Die Rechnung oder den Kassenbon des Einkaufs.

Schritte

Klicken Sie auf Inventar in der linken Seitenleiste.
Klicken Sie auf Hinzufügen, um einen neuen Inventareintrag zu erstellen.
Geben Sie die Rechnungsnummer der Lieferantenrechnung ein. Diese verknüpft den Eintrag mit einem bestimmten Einkaufsbeleg.
Wählen Sie den Lieferanten aus der Dropdown-Liste. Falls der Lieferant nicht in der Liste ist, müssen Sie ihn zuerst hinzufügen (siehe Lieferanten-Abschnitt oben).
Geben Sie den Artikelnamen ein. Zum Beispiel: "Energy Drink - 500ml" oder "USB-Maus".
Geben Sie die Einheit ein (z. B. "Stück", "Packung", "Karton" oder "kg").
Geben Sie die eingekaufte Menge und den Stückpreis pro Einheit ein.
Wählen Sie die Währung, falls Ihr System mehrere Währungen unterstützt.
Wählen Sie eine Kategorie zur Organisation des Einkaufs (z. B. "Getränke", "Hardware" oder "Verbrauchsmaterial").
Fügen Sie Notizen für Chargennummern, Markennamen, Ablaufdaten oder andere relevante Details hinzu. Klicken Sie auf Speichern.

Erwartetes Ergebnis

Der Inventareinkauf wird erfasst und der Gesamtbetrag automatisch berechnet (Menge multipliziert mit Stückpreis). Der Eintrag ist mit dem Lieferanten verknüpft und für die Berichterstattung kategorisiert.

Häufige Fehler

Den Gesamtbetrag im Stückpreisfeld eingeben statt des Einzelpreises. Wenn Sie 24 Dosen für 36 $ insgesamt gekauft haben, sollte der Stückpreis 1,50 $ betragen und nicht 36 $.
Die Rechnungsnummer auslassen. Ohne sie können Sie einen Eintrag nicht zum ursprünglichen Einkaufsbeleg zurückverfolgen, falls Rücksendungen oder Beanstandungen nötig werden.

So verfolgen Sie Produktlagerbestände

Lagerbestände ändern sich, wenn Sie Artikel über das Bestellsystem verkaufen und neues Inventar hinzufügen.

Was Sie benötigen

Produkte, die auf der Produkte-Seite konfiguriert sind.
Bestellungen, die über das System verarbeitet werden.

So funktionieren Bestandsänderungen

Automatische Reduzierung beim Verkauf: Wenn ein Kassierer eine Bestellung mit einem Produkt verarbeitet, reduziert das System den Bestand dieses Produkts automatisch um die verkaufte Menge.
Manuelle Anpassung: Für Verderb, Bruch, Retouren oder Korrekturen bearbeiten Sie den Produktbestand direkt auf der Produktseite. Navigieren Sie zu Produkte, finden Sie den Artikel und aktualisieren Sie das Mengenfeld.
Nachfüllung durch Inventareinkäufe: Nach der Erfassung eines Inventareinkaufs aktualisieren Sie den entsprechenden Produktbestand auf der Produktseite, um den neuen Vorrat abzubilden.

Schritte zur Prüfung aktueller Lagerbestände

Navigieren Sie zur Produkte-Seite in der linken Seitenleiste.
Überprüfen Sie die Produktliste. Jedes Produkt zeigt seine aktuelle Lagermenge.
Produkte mit niedrigem Bestand werden hervorgehoben, um Ihre Aufmerksamkeit zu wecken.
Klicken Sie auf ein Produkt, um dessen Details einzusehen, einschließlich des aktuellen Bestands und der jüngsten Verkaufsaktivität.

Erwartetes Ergebnis

Ein klarer Überblick darüber, was vorrätig ist und was nachbestellt werden muss. Produkte, deren Bestand auf ein niedriges Niveau gesunken ist, sind leicht zu erkennen.

Häufige Fehler

Schwund oder Bruch nicht erfassen. Wenn eine Dose Limonade herunterfällt und nicht mehr verkauft werden kann, sollte der Lagerbestand manuell reduziert werden. Andernfalls stimmt Ihr tatsächlicher Bestand nicht mit dem Systembestand überein.
Vergessen, den Bestand nach Wareneingang zu aktualisieren. Das System kennt nur Inventar, das eingegeben wurde. Physische Ware in Ihrem Regal, die nicht im System erfasst ist, verursacht Abweichungen.
Sich ausschließlich auf die automatische Reduzierung verlassen, ohne regelmäßige physische Zählungen. Selbst das beste Verfolgungssystem weicht mit der Zeit ab. Führen Sie wöchentlich eine physische Zählung durch und gleichen Sie diese mit den Systemwerten ab.