So verfolgen Sie Ausgaben und Inventar

HandyCafe Server enthält Werkzeuge zur Erfassung von Geschäftsausgaben, zur Verwaltung Ihres Lieferantenverzeichnisses und zur Verfolgung von Inventareinkäufen. Diese Anleitung behandelt jeden dieser Arbeitsabläufe Schritt für Schritt.

So erfassen Sie eine Geschäftsausgabe

Ausgaben stellen alle Kosten dar, die Ihr Unternehmen hat. Verfolgen Sie Miete, Nebenkosten, Geräteanschaffungen, Softwareabonnements und alle anderen ausgehenden Zahlungen.

Was Sie benötigen

HandyCafe-Server in Betrieb.
Administrator- oder Inhaberzugang.
Die Ausgabendetails: Bezeichnung, Betrag, Lieferantenname und Fälligkeitsdatum.

Schritte

Klicken Sie auf Ausgaben in der linken Seitenleiste der HandyCafe-Server-Anwendung.
Klicken Sie auf Hinzufügen, um einen neuen Ausgabeneintrag zu erstellen.
Geben Sie eine Bezeichnung ein, die die Ausgabe klar beschreibt. Zum Beispiel: "Stromrechnung - April 2026".
Geben Sie den Betrag in Ihrer Landeswährung ein.
Geben Sie den Lieferanten-Namen ein. Zum Beispiel: "Stadtwerke". Dies ist das Unternehmen oder die Person, der Sie die Zahlung schulden.
Setzen Sie das Fälligkeitsdatum für den Zahlungstermin. Falls die Ausgabe bereits bezahlt ist, aktivieren Sie optional den Bezahlt-Schalter und geben Sie das Bezahlt-Datum ein. Klicken Sie auf Speichern.

Erwartetes Ergebnis

Die Ausgabe erscheint in der Ausgabenliste. Unbezahlte Ausgaben werden hervorgehoben, damit Sie schnell sehen, was noch aussteht. Der Gesamtausgabenbetrag wird in Ihre Finanzberichterstattung einbezogen.

Häufige Fehler

Keine klare, beschreibende Bezeichnung eingeben. "Verschiedenes" sagt Ihnen nichts, wenn Sie Monate später Ausgaben überprüfen. Seien Sie spezifisch.
Vergessen, den Bezahlt-Status nach einer Zahlung zu aktualisieren. Ihr offener Saldo erscheint höher als er tatsächlich ist.

So zeigen Sie unbezahlte Ausgaben an

Filtern Sie schnell, um nur die noch nicht bezahlten Ausgaben zu sehen.

Was Sie benötigen

Mindestens eine im System erfasste Ausgabe.

Schritte

Navigieren Sie zur Ausgaben-Seite.
Klicken Sie auf den Tab Unbezahlt oben in der Ausgabenliste.
Die Liste zeigt nun nur Ausgaben, bei denen der Bezahlt-Status nicht aktiviert ist.

Erwartetes Ergebnis

Eine gefilterte Ansicht mit ausschließlich unbezahlten Ausgaben. Nutzen Sie diese, um anstehende Zahlungen zu priorisieren und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

So markieren Sie eine Ausgabe als bezahlt

Wenn Sie eine Zahlung leisten, aktualisieren Sie den Eintrag entsprechend.

Was Sie benötigen

Eine bestehende unbezahlte Ausgabe im System.

Schritte

Navigieren Sie zur Ausgaben-Seite.
Suchen Sie die Ausgabe, die Sie bezahlt haben. Klicken Sie darauf, um die Detailansicht zu öffnen.
Klicken Sie auf Als bezahlt markieren oder schalten Sie den Bezahlt-Status ein.
Das Bezahlt-Datum wird automatisch auf heute gesetzt. Passen Sie es an, falls die tatsächliche Zahlung an einem anderen Tag erfolgte.
Speichern Sie die Änderungen.

Erwartetes Ergebnis

Die Ausgabe wechselt vom Filter "Unbezahlt" zum Filter "Bezahlt". Ihr offener Saldo verringert sich um den markierten Betrag.

So fügen Sie einen Lieferanten hinzu

Lieferanten sind die Unternehmen, von denen Sie Waren und Dienstleistungen beziehen. Ein gepflegtes Lieferantenverzeichnis ermöglicht Ihnen die schnelle Zuordnung von Einkäufen zum richtigen Anbieter.

Was Sie benötigen

Lieferantenkontaktdaten: Name, Telefon, E-Mail, Adresse.
Optional: Zahlungsbedingungen, Steuernummer.

Schritte

Klicken Sie auf Lagerbestand in der linken Seitenleiste und wechseln Sie zur Registerkarte Lieferanten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Lieferant, um einen neuen Lieferanteneintrag zu erstellen.
Geben Sie den Namen des Lieferanten ein. Zum Beispiel: "TechTeile Großhandel".
Geben Sie den Ansprechpartner ein, falls Sie einen bestimmten Kontakt beim Lieferanten haben.
Füllen Sie Telefonnummer und E-Mail-Adresse aus.
Geben Sie die Adresse des Lieferantenstandorts ein.
Geben Sie optional Zahlungsbedingungen (wie "30 Tage netto" oder "Zahlung bei Erhalt") und die Steuernummer des Lieferanten für Ihre Buchhaltungsunterlagen ein.
Klicken Sie auf Speichern.

Erwartetes Ergebnis

Der Lieferant erscheint in Ihrem Lieferantenverzeichnis. Sie können diesen Lieferanten nun bei der Erfassung von Inventareinkäufen referenzieren.

Häufige Fehler

Doppelte Lieferanteneinträge mit leicht unterschiedlichen Namen erstellen (z. B. "TechTeile" und "Tech Teile Großhandel"). Durchsuchen Sie die bestehende Liste, bevor Sie einen neuen Lieferanten hinzufügen.
Kontaktfelder leer lassen. Wenn Sie nachbestellen oder eine Rechnung beanstanden müssen, benötigen Sie diese Informationen.

So erfassen Sie einen Inventareinkauf

Inventareinkäufe verfolgen, was Sie für das Cafe kaufen. Dazu gehören Speisen und Getränke für die Snackbar, Computerzubehör, Reinigungsmittel und alle physischen Waren.

Was Sie benötigen

Einen bereits im System erfassten Lieferanten (oder Sie können während dieses Vorgangs einen hinzufügen).
Die Rechnung oder den Kassenbon des Einkaufs.

Schritte

Klicken Sie auf Lagerbestand in der linken Seitenleiste und wechseln Sie zur Registerkarte Wareneingang.
Wählen Sie den Lieferanten aus oder geben Sie ihn ein. Falls der Lieferant nicht in der Liste ist, können Sie ihn zuerst auf der Registerkarte Lieferanten hinzufügen (siehe Lieferanten-Abschnitt oben).
Geben Sie die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum der Lieferantenrechnung ein. Diese verknüpfen den Beleg mit einem bestimmten Einkaufsbeleg.
Klicken Sie für jeden Artikel auf der Rechnung auf Zeile hinzufügen.
Scannen oder tippen Sie den Barcode oder wählen Sie das Produkt über den Namen. Ein Artikel, der noch nicht im Katalog ist, kann direkt aus der Zeile als neues Produkt hinzugefügt werden.
Geben Sie die eingekaufte Menge und den Einkaufspreis pro Einheit ein. Geben Sie optional einen Rabatt und den Mehrwertsteuersatz von der Rechnung ein.
Wiederholen Sie das für jede Zeile und überprüfen Sie dann Zwischensumme, Rabatt, Mehrwertsteuer und Gesamtsumme.
Klicken Sie auf Speichern.

Erwartetes Ergebnis

Der Beleg wird erfasst und die Summen werden automatisch berechnet. Die Lagerbestände aller Produkte auf dem Beleg steigen um die erhaltenen Mengen. In der Bewegungshistorie jedes Produkts erscheint eine Einkaufsbewegung. Der Beleg erscheint im Belegverlauf.

Häufige Fehler

Den Gesamtbetrag im Einkaufspreisfeld eingeben statt des Einzelpreises. Wenn Sie 24 Dosen für 36 $ insgesamt gekauft haben, sollte der Einkaufspreis 1,50 $ betragen und nicht 36 $.
Die Rechnungsnummer auslassen. Der Beleg kann ohne sie nicht gespeichert werden und Sie würden die Rückverfolgung zum ursprünglichen Einkaufsbeleg verlieren.

So verfolgen Sie Produktlagerbestände

Lagerbestände ändern sich, wenn Sie Artikel über das Bestellsystem verkaufen und neues Inventar hinzufügen.

Was Sie benötigen

Produkte, die auf der Produkte-Seite konfiguriert sind.
Bestellungen, die über das System verarbeitet werden.

So funktionieren Bestandsänderungen

Automatische Reduzierung beim Verkauf: Wenn ein Kassierer eine Bestellung mit einem Produkt verarbeitet, reduziert das System den Bestand dieses Produkts automatisch um die verkaufte Menge.
Automatische Erhöhung beim Wareneingang: Das Speichern eines Wareneingangs erhöht den Bestand jedes darauf enthaltenen Produkts um die erhaltene Menge. Ein separater Aktualisierungsschritt ist nicht nötig.
Manuelle Anpassung: Für Verderb, Bruch oder Korrekturen verwenden Sie die Aktionen Lager korrigieren, Abfall und Zählen auf der Registerkarte Lagerstatus der Lagerseite. Jede Änderung landet in der Bewegungshistorie des Produkts.

Schritte zur Prüfung aktueller Lagerbestände

Klicken Sie auf Lagerbestand in der linken Seitenleiste und wechseln Sie zur Registerkarte Lagerstatus.
Überprüfen Sie die Liste. Jedes Produkt zeigt seinen Lagerbestand, den Schwellenwert, die letzte Bewegung und den Lagerwert.
Verwenden Sie den Filter Nur kritisch, um Produkte an oder unter ihrem Schwellenwert zu sehen. Legen Sie Schwellenwerte mit Schwellenwert bearbeiten fest.
Öffnen Sie die Bewegungshistorie eines Produkts, um für jede Bestandsänderung Datum, Grund, Änderung, resultierenden Bestand und Kassierer zu sehen.

Erwartetes Ergebnis

Ein klarer Überblick darüber, was vorrätig ist und was nachbestellt werden muss. Produkte, deren Bestand auf ein niedriges Niveau gesunken ist, sind leicht zu erkennen.

Häufige Fehler

Schwund oder Bruch nicht erfassen. Wenn eine Dose Limonade herunterfällt und nicht mehr verkauft werden kann, erfassen Sie das mit der Aktion Abfall. Andernfalls stimmt Ihr tatsächlicher Bestand nicht mit dem Systembestand überein.
Vergessen, nach Erhalt einer Lieferung einen Wareneingang zu erfassen. Das System kennt nur Inventar, das eingegeben wurde. Physische Ware in Ihrem Regal, die nicht im System erfasst ist, verursacht Abweichungen.
Sich ausschließlich auf die automatische Verfolgung verlassen, ohne regelmäßige physische Zählungen. Selbst das beste Verfolgungssystem weicht mit der Zeit ab. Führen Sie wöchentlich eine physische Zählung durch und erfassen Sie sie mit der Aktion Zählen auf der Registerkarte Lagerstatus.