HandyCafe Docs
owner

Cum să urmăriți cheltuielile și inventarul

HandyCafe Server include instrumente pentru înregistrarea cheltuielilor de afaceri, gestionarea directorului furnizorilor și urmărirea achizițiilor de inventar. Acest ghid acoperă fiecare dintre aceste fluxuri de lucru pas cu pas.

Cum să înregistrați o cheltuială de afaceri

Cheltuielile reprezintă orice cost pe care îl suportă afacerea dvs. Urmăriți chiria, utilitățile, achizițiile de echipamente, abonamentele software și orice alte plăți efectuate.

De ce vei avea nevoie

  • HandyCafe Server rulează.
  • Acces la nivel de administrator sau proprietar.
  • Detaliile cheltuielilor: titlul, suma, numele furnizorului și data scadenței.

Pași

  1. Faceți clic pe Cheltuieli în bara laterală din stânga a aplicației HandyCafe Server.
  2. Faceți clic pe butonul Adăugați pentru a crea o nouă înregistrare a cheltuielilor.
  3. Introduceți un Titlu care descrie în mod clar cheltuiala. De exemplu: „Factura de energie electrică – aprilie 2026”.
  4. Introduceți Suma în moneda locală.
  5. Introduceți numele Vendor. De exemplu: „City Power Company”. Aceasta este afacerea sau persoana căreia îi datorați plata.
  6. Setați Data scadentă pentru momentul scadenței plății. Opțional, dacă cheltuiala este deja plătită, bifați comutatorul Plătit și introduceți Data plătită. Faceți clic pe Salvați.

Rezultat așteptat

Cheltuiala apare în lista de cheltuieli. Cheltuielile neplătite sunt evidențiate, astfel încât să puteți vedea rapid ce este restant. Suma totală a cheltuielilor este inclusă în raportarea dumneavoastră financiară.

Greșeli frecvente

  • Nu introduceți un titlu clar, descriptiv. „Diverse” nu vă spune nimic atunci când revizuiți cheltuielile luni mai târziu. Fii specific.
  • Ați uitat să actualizați starea plătită după efectuarea unei plăți. Soldul dvs. neplătit va apărea mai mare decât este în realitate.

Cum să vizualizați cheltuielile neplătite

Filtrați rapid pentru a vedea doar cheltuielile care nu au fost încă plătite.

De ce vei avea nevoie

  • Cel puțin o cheltuială înregistrată în sistem.

Pași

  1. Navigați la pagina Cheltuieli.
  2. Faceți clic pe fila de filtru Neplătit din partea de sus a listei de cheltuieli.
  3. Lista arată acum doar cheltuielile pentru care starea plătită este nebifată.

Rezultat așteptat

O vizualizare filtrată care arată exclusiv cheltuielile neplătite. Folosiți acest lucru pentru a prioritiza plățile viitoare și pentru a vă asigura că nimic nu trece prin fisuri.

Cum să marcați o cheltuială ca plătită

Când efectuați o plată, actualizați înregistrarea pentru a o reflecta.

De ce vei avea nevoie

  • O cheltuială existentă neplătită în sistem.

Pași

  1. Navigați la pagina Cheltuieli.
  2. Localizați cheltuiala pe care ați plătit-o. Faceți clic pe el pentru a deschide vizualizarea de detaliu.
  3. Faceți clic pe butonul Marcați plătit sau comutați starea plătită la pornit.
  4. Data plății este setată automat la astăzi. Ajustați-l dacă plata efectivă a fost efectuată la o altă dată.
  5. Salvați modificările.

Rezultat așteptat

Cheltuiala trece de la filtrul Neplătit la filtrul Plătit. Soldul dvs. neplătit scade cu suma marcată.

Cum să adăugați un furnizor

Furnizorii sunt companiile de la care achiziționați bunuri și servicii. Menținerea unui director de furnizori vă permite să asociați rapid achizițiile cu furnizorul potrivit.

De ce vei avea nevoie

  • Date de contact ale furnizorului: nume, telefon, email, adresa.
  • Opțional: condiții de plată, cod fiscal.

Pași

  1. Faceți clic pe Furnizori în bara laterală din stânga.
  2. Faceți clic pe butonul Adăugați pentru a crea o nouă înregistrare a furnizorului.
  3. Introduceți Numele furnizorului. De exemplu: „TechParts Wholesale”.
  4. Introduceți numele Persoanei de contact dacă aveți un anumit punct de contact la furnizor.
  5. Completați Numărul de telefon și Adresa de e-mail.
  6. Introduceți Adresa pentru locația comercială a furnizorului.
  7. Opțional, introduceți Termeni de plată (cum ar fi „Net 30” sau „Durator la primire”) și Cod fiscal al furnizorului pentru înregistrările dvs. contabile.
  8. Faceți clic pe Salvați.

Rezultat așteptat

Furnizorul apare în directorul dvs. de furnizori. Acum puteți face referire la acest furnizor atunci când înregistrați achizițiile de inventar.

Greșeli frecvente

  • Crearea de intrări de furnizor duplicat cu nume ușor diferite (de exemplu, „TechParts” și „Tech Parts Wholesale”). Căutați lista existentă înainte de a adăuga un nou furnizor.
  • Lăsând câmpurile de contact goale. Când trebuie să recomandați sau să contestați o factură, veți avea nevoie de aceste informații.

Cum să înregistrați o achiziție de inventar

Achizițiile de inventar urmăresc ceea ce cumpărați pentru cafenea. Acestea includ alimente și băuturi pentru snack bar, periferice pentru computer, produse de curățenie și orice bunuri fizice.

De ce vei avea nevoie

  • Un furnizor deja adăugat la sistem (sau puteți adăuga unul în timpul acestui proces).
  • Factura sau chitanța de la achiziție.

Pași

  1. Faceți clic pe Inventar în bara laterală din stânga.
  2. Faceți clic pe butonul Adăugați pentru a crea o nouă înregistrare de inventar.
  3. Introduceți Numărul facturii din factura furnizorului. Aceasta leagă înregistrarea la un anumit document de cumpărare.
  4. Selectați Furnizorul din lista verticală. Dacă furnizorul nu este în listă, va trebui să-l adăugați mai întâi (consultați secțiunea furnizor de mai sus).
  5. Introduceți Numele articolului. De exemplu: „Băutură energetică – 500 ml” sau „Mousere USB”.
  6. Introduceți Unitatea de măsură (cum ar fi „fiecare”, „pachet”, „cutie” sau „kg”).
  7. Introduceți Cantitatea achiziționată și Prețul unitar pentru o singură unitate.
  8. Selectați Moneda dacă sistemul dvs. acceptă mai multe valute.
  9. Selectați o Categorie pentru a organiza achiziția (cum ar fi „Băuturi”, „Hardware” sau „Rechizite”).
  10. Adăugați orice Note pentru numerele de lot, numele mărcilor, datele de expirare sau alte detalii relevante pentru această achiziție. Faceți clic pe Salvați.

Rezultat așteptat

Achiziția de stoc se înregistrează cu costul total calculat automat (cantitatea înmulțită cu prețul unitar). Înregistrarea este legată de furnizor și clasificată pentru raportare.

Greșeli frecvente

  • Introducerea costului total în câmpul preț unitar în loc de prețul pe unitate. Dacă ați cumpărat 24 de conserve cu 36 USD în total, prețul unitar ar trebui să fie de 1,50 USD, nu 36 USD.
  • Sari peste numarul facturii. Fără acesta, nu puteți urmări o înregistrare până la documentul de achiziție original pentru retururi sau dispute.

Cum să urmăriți nivelurile stocurilor de produse

Nivelurile stocurilor se modifică pe măsură ce vindeți articole prin sistemul de comenzi și adăugați un inventar nou.

De ce vei avea nevoie

  • Produse configurate în pagina Produse.
  • Comenzile sunt procesate prin sistem.

Cum funcționează modificările stocurilor

  • Scădere automată la vânzare: Când o casieră procesează o comandă care include un produs, sistemul reduce automat stocul pentru acel produs cu cantitatea vândută.
  • Ajustare manuală: Pentru deteriorare, spargere, returnări sau corecții, editați stocul produsului direct pe pagina Produse. Navigați la Produse, găsiți articolul și actualizați câmpul pentru cantitate.
  • Reaprovizionarea din achiziții de inventar: După înregistrarea unei achiziții de inventar, actualizați numărul de stoc al produsului corespunzător pe pagina Produse pentru a reflecta noua aprovizionare.

Pași pentru a verifica nivelurile actuale ale stocurilor

  1. Navigați la pagina Produse din bara laterală din stânga.
  2. Consultați lista de produse. Fiecare produs arată cantitatea actuală din stoc.
  3. Produsele cu stoc redus sunt evidențiate pentru a vă atrage atenția.
  4. Faceți clic pe orice produs pentru a vedea detaliile acestuia, inclusiv numărul curent și activitatea recentă de vânzări.

Rezultat așteptat

O vedere clară a ceea ce este în stoc și ce necesită recomandă. Produsele care au fost vândute la niveluri scăzute sunt ușor de observat.

Greșeli frecvente

  • Nu se înregistrează deșeuri sau spargeri. Dacă scăpa o cutie de sifon și nu poate fi vândută, numărul stocurilor trebuie redus manual. În caz contrar, numărul dvs. real nu se va potrivi cu numărul de sistem.
  • Ați uitat să actualizați stocul după primirea unei expedieri. Sistemul știe doar despre inventarul care este introdus. Stocul fizic de pe raftul dvs. care nu este înregistrat în sistem creează o nepotrivire.
  • Bazându-se exclusiv pe scăderea automată, fără numărări fizice periodice. Chiar și cel mai bun sistem de urmărire se deplasează în timp. Faceți o numărătoare fizică săptămânal și reconciliați cu numerele de sistem.