HandyCafe Docs
owner

Cum să urmăriți cheltuielile și inventarul

HandyCafe Server include instrumente pentru înregistrarea cheltuielilor de afaceri, gestionarea directorului furnizorilor și urmărirea achizițiilor de inventar. Acest ghid acoperă fiecare dintre aceste fluxuri de lucru pas cu pas.

Cum să înregistrați o cheltuială de afaceri

Cheltuielile reprezintă orice cost pe care îl suportă afacerea dvs. Urmăriți chiria, utilitățile, achizițiile de echipamente, abonamentele software și orice alte plăți efectuate.

De ce vei avea nevoie

  • HandyCafe Server rulează.
  • Acces la nivel de administrator sau proprietar.
  • Detaliile cheltuielilor: titlul, suma, numele furnizorului și data scadenței.

Pași

  1. Faceți clic pe Cheltuieli în bara laterală din stânga a aplicației HandyCafe Server.
  2. Faceți clic pe butonul Adăugați pentru a crea o nouă înregistrare a cheltuielilor.
  3. Introduceți un Titlu care descrie în mod clar cheltuiala. De exemplu: „Factura de energie electrică – aprilie 2026”.
  4. Introduceți Suma în moneda locală.
  5. Introduceți numele Vendor. De exemplu: „City Power Company”. Aceasta este afacerea sau persoana căreia îi datorați plata.
  6. Setați Data scadentă pentru momentul scadenței plății. Opțional, dacă cheltuiala este deja plătită, bifați comutatorul Plătit și introduceți Data plătită. Faceți clic pe Salvați.

Rezultat așteptat

Cheltuiala apare în lista de cheltuieli. Cheltuielile neplătite sunt evidențiate, astfel încât să puteți vedea rapid ce este restant. Suma totală a cheltuielilor este inclusă în raportarea dumneavoastră financiară.

Greșeli frecvente

  • Nu introduceți un titlu clar, descriptiv. „Diverse” nu vă spune nimic atunci când revizuiți cheltuielile luni mai târziu. Fii specific.
  • Ați uitat să actualizați starea plătită după efectuarea unei plăți. Soldul dvs. neplătit va apărea mai mare decât este în realitate.

Cum să vizualizați cheltuielile neplătite

Filtrați rapid pentru a vedea doar cheltuielile care nu au fost încă plătite.

De ce vei avea nevoie

  • Cel puțin o cheltuială înregistrată în sistem.

Pași

  1. Navigați la pagina Cheltuieli.
  2. Faceți clic pe fila de filtru Neplătit din partea de sus a listei de cheltuieli.
  3. Lista arată acum doar cheltuielile pentru care starea plătită este nebifată.

Rezultat așteptat

O vizualizare filtrată care arată exclusiv cheltuielile neplătite. Folosiți acest lucru pentru a prioritiza plățile viitoare și pentru a vă asigura că nimic nu trece prin fisuri.

Cum să marcați o cheltuială ca plătită

Când efectuați o plată, actualizați înregistrarea pentru a o reflecta.

De ce vei avea nevoie

  • O cheltuială existentă neplătită în sistem.

Pași

  1. Navigați la pagina Cheltuieli.
  2. Localizați cheltuiala pe care ați plătit-o. Faceți clic pe el pentru a deschide vizualizarea de detaliu.
  3. Faceți clic pe butonul Marcați plătit sau comutați starea plătită la pornit.
  4. Data plății este setată automat la astăzi. Ajustați-l dacă plata efectivă a fost efectuată la o altă dată.
  5. Salvați modificările.

Rezultat așteptat

Cheltuiala trece de la filtrul Neplătit la filtrul Plătit. Soldul dvs. neplătit scade cu suma marcată.

Cum să adăugați un furnizor

Furnizorii sunt companiile de la care achiziționați bunuri și servicii. Menținerea unui director de furnizori vă permite să asociați rapid achizițiile cu furnizorul potrivit.

De ce vei avea nevoie

  • Date de contact ale furnizorului: nume, telefon, email, adresa.
  • Opțional: condiții de plată, cod fiscal.

Pași

  1. Faceți clic pe Stoc în bara laterală din stânga și treceți la tab-ul Furnizori.
  2. Faceți clic pe butonul Furnizor nou pentru a crea o nouă înregistrare a furnizorului.
  3. Introduceți Numele furnizorului. De exemplu: „TechParts Wholesale”.
  4. Introduceți numele Persoanei de contact dacă aveți un anumit punct de contact la furnizor.
  5. Completați Numărul de telefon și Adresa de e-mail.
  6. Introduceți Adresa pentru locația comercială a furnizorului.
  7. Opțional, introduceți Termeni de plată (cum ar fi „Net 30” sau „Durator la primire”) și Cod fiscal al furnizorului pentru înregistrările dvs. contabile.
  8. Faceți clic pe Salvați.

Rezultat așteptat

Furnizorul apare în directorul dvs. de furnizori. Acum puteți face referire la acest furnizor atunci când înregistrați achizițiile de inventar.

Greșeli frecvente

  • Crearea de intrări de furnizor duplicat cu nume ușor diferite (de exemplu, „TechParts” și „Tech Parts Wholesale”). Căutați lista existentă înainte de a adăuga un nou furnizor.
  • Lăsând câmpurile de contact goale. Când trebuie să recomandați sau să contestați o factură, veți avea nevoie de aceste informații.

Cum să înregistrați o achiziție de inventar

Achizițiile de inventar urmăresc ceea ce cumpărați pentru cafenea. Acestea includ alimente și băuturi pentru snack bar, periferice pentru computer, produse de curățenie și orice bunuri fizice.

De ce vei avea nevoie

  • Un furnizor deja adăugat la sistem (sau puteți adăuga unul în timpul acestui proces).
  • Factura sau chitanța de la achiziție.

Pași

  1. Faceți clic pe Stoc în bara laterală din stânga și treceți la tab-ul Recepție Stoc.
  2. Selectați sau tastați Furnizorul. Dacă furnizorul nu este în listă, îl puteți adăuga mai întâi din tab-ul Furnizori (consultați secțiunea furnizor de mai sus).
  3. Introduceți Numărul facturii și Data facturii din factura furnizorului. Aceasta leagă recepția la un anumit document de cumpărare.
  4. Faceți clic pe Adaugă linie pentru fiecare articol de pe factură.
  5. Scanați sau tastați Codul de bare ori alegeți Produsul după nume. Un articol care nu este încă în catalog poate fi adăugat ca produs nou direct din linie.
  6. Introduceți Cantitatea achiziționată și Prețul de achiziție pentru o singură unitate. Opțional introduceți un Discount și cota de TVA de pe factură.
  7. Repetați pentru fiecare linie, apoi revizuiți subtotalul, discountul, TVA și totalul general.
  8. Faceți clic pe Salvați.

Rezultat așteptat

Recepția se înregistrează cu totalurile calculate automat. Nivelurile de stoc ale fiecărui produs de pe recepție cresc cu cantitățile primite. O mișcare de achiziție apare în istoricul mișcărilor fiecărui produs. Recepția apare în Istoric recepții.

Greșeli frecvente

  • Introducerea costului total în câmpul preț de achiziție în loc de prețul pe unitate. Dacă ați cumpărat 24 de conserve cu 36 USD în total, prețul de achiziție ar trebui să fie de 1,50 USD, nu 36 USD.
  • Omiterea numărului facturii. Recepția nu poate fi salvată fără el și ați pierde trasabilitatea până la documentul de achiziție original.

Cum să urmăriți nivelurile stocurilor de produse

Nivelurile stocurilor se modifică pe măsură ce vindeți articole prin sistemul de comenzi și adăugați un inventar nou.

De ce vei avea nevoie

  • Produse configurate în pagina Produse.
  • Comenzile sunt procesate prin sistem.

Cum funcționează modificările stocurilor

  • Scădere automată la vânzare: Când o casieră procesează o comandă care include un produs, sistemul reduce automat stocul pentru acel produs cu cantitatea vândută.
  • Creștere automată la recepție: Salvarea unei recepții de stoc crește stocul fiecărui produs de pe ea cu cantitatea primită. Nu este necesar niciun pas separat de actualizare.
  • Ajustare manuală: Pentru deteriorare, spargere sau corecții, folosiți acțiunile Fix stoc, Pierdere și Inventar din tab-ul Status Stoc al paginii Stoc. Fiecare schimbare ajunge în istoricul mișcărilor produsului.

Pași pentru a verifica nivelurile actuale ale stocurilor

  1. Faceți clic pe Stoc în bara laterală din stânga și treceți la tab-ul Status Stoc.
  2. Consultați lista. Fiecare produs arată stocul, pragul, ultima mișcare și valoarea stocului.
  3. Folosiți filtrul Doar critice pentru a vedea produsele aflate la sau sub pragul lor. Setați pragurile cu Editează prag.
  4. Deschideți istoricul de mișcări al oricărui produs pentru a vedea data, motivul, schimbarea, nivelul rezultat și casierul pentru fiecare modificare de stoc.

Rezultat așteptat

O vedere clară a ceea ce este în stoc și ce necesită recomandă. Produsele care au fost vândute la niveluri scăzute sunt ușor de observat.

Greșeli frecvente

  • Nu se înregistrează deșeuri sau spargeri. Dacă scăpați o cutie de sifon și nu poate fi vândută, înregistrați-o cu acțiunea Pierdere. În caz contrar, numărul dvs. real nu se va potrivi cu numărul de sistem.
  • Ați uitat să introduceți o recepție de stoc după primirea unei expedieri. Sistemul știe doar despre inventarul care este introdus. Stocul fizic de pe raftul dvs. care nu este înregistrat în sistem creează o nepotrivire.
  • Bazarea exclusiv pe urmărirea automată, fără numărători fizice periodice. Chiar și cel mai bun sistem de urmărire se abate în timp. Faceți o numărătoare fizică săptămânal și înregistrați-o cu acțiunea Inventar din tab-ul Status Stoc.