Cum să gestionezi membrii

Acest ghid acoperă crearea conturilor de membru, gestionarea soldurilor portofelului, atribuirea nivelurilor de loialitate și acordarea de timp liber. Membrii sunt clienți înregistrați care se pot conecta de pe computerele clientului, pot menține un sold de portofel și pot acumula puncte de fidelitate.

De ce vei avea nevoie

• Acces de administrator sau casier la serverul HandyCafe.
• Pagina Membrii accesibilă din bara laterală din stânga.
• Cel puțin o metodă de plată configurată dacă intenționați să acceptați reîncărcări de portofel.

Cum se creează un membru nou

1. Navigați la pagina Membri utilizând bara laterală din stânga.
2. Faceți clic pe butonul Adăugați din bara de instrumente.
3. Introduceți numele de utilizator al membrului. Acesta trebuie să fie unic pentru toți membrii (indiferent de majuscule și minuscule). Membrul va folosi acest lucru pentru a se conecta de pe computerele client.
4. Introduceți un nume afișat. Acesta este numele afișat pe ecran în timpul sesiunilor și în rapoarte.
5. Opțional, completați e-mail, număr de telefon și sex.
6. Setați max. conexiuni simultane. Aceasta controlează la câte PC-uri poate fi conectat membrul în același timp. Valoarea implicită este 1.
7. Faceți clic pe Salvați pentru a crea membrul.

Rezultatul așteptat: Noul membru apare în lista de membri. Soldul portofelului lor începe de la zero. Acum se pot conecta de pe orice PC client folosind numele lor de utilizator.

Notă: Nu este necesară o parolă la momentul creării. Membrul își poate seta propria parolă din panoul de membri al computerului client la prima conectare. Alternativ, un administrator îl poate seta de pe server.

Cum să încarci portofelul unui membru

Portofelul este un sold preplătit stocat în unități valutare minore. Membrii își pot folosi portofelul pentru a plăti sesiunile și comenzile fără a preda numerar la casierie.

1. Navigați la pagina Membri.
2. Găsiți și selectați membrul pe care doriți să-l încărcați. Utilizați bara de căutare dacă lista este lungă.
3. Faceți clic pe butonul Încărcare sau pe butonul de plată din panoul de detalii al membrului.
4. Introduceți suma de adăugat în portofel. Acesta este în moneda dvs. de bază (de exemplu, 50,00 pentru a adăuga cincizeci de unități).
5. Selectați tipul de credit:
   • Plătit pentru numerar sau reîncărcări de card în cazul în care s-au primit bani.
   • Bonus pentru credit promoțional.
   • Manual pentru corecții administrative.
6. Selectați metoda de plată (Numerar, Card etc.). Aceasta înregistrează modul în care au fost primiți banii.
7. Faceți clic pe Confirmare.

Rezultatul așteptat: Este creat un nou credit pentru portofel pentru membru. Creditul înregistrează suma, tipul creditului și metoda de plată. Soldul total al portofelului membrului se actualizează imediat. Creditul portofel apare în istoricul tranzacțiilor membrului.

Sfat: Fiecare reîncărcare creează o intrare separată de credit pentru portofel. Când membrul cheltuiește din portofel, sistemul consumă mai întâi din cel mai vechi credit activ (FIFO). Creditele bonus și creditele plătite sunt urmărite separat.

Cum să atribuiți un nivel de loialitate

Nivelurile de loialitate vă permit să grupați membrii după nivelul de cheltuieli și să aplicați reduceri automate.

Creați un nivel

1. Navigați la pagina Membri.
2. Deschideți secțiunea de gestionare Tiers (accesabilă din bara de instrumente sau setări pentru membri).
3. Faceți clic pe Adăugați nivel.
4. Introduceți un cod (de exemplu, „argint”). Aceasta trebuie să fie unică.
5. Introduceți un nume afișat (de exemplu, „Membru argint”).
6. Setați punctele de prag. Un membru trebuie să acumuleze cel puțin atât de multe puncte de fidelitate pentru a se califica pentru acest nivel.
7. Setați rata de reducere. Introduceți reducerea ca procent. De exemplu, 5 înseamnă o reducere de 5% la sesiuni.
8. Faceți clic pe Salvați.
9. Repetați pentru niveluri suplimentare (de exemplu, Aur la 1000 de puncte cu o reducere de 10%).

Atribuiți un nivel unui membru

10. Navigați la pagina Membri.
11. Selectați membrul din listă.
12. În panoul de detalii ale membrului, localizați câmpul Tier.
13. Selectați nivelul dorit din meniul derulant.
14. Faceți clic pe Salvați.

Rezultat așteptat: Membrul are acum nivelul selectat. Când sesiunile acestui membru sunt facturate, reducerea nivelului va fi luată în considerare în calculul costului. Profilul membrului arată nivelul atribuit.

Cum să vizualizați istoricul tranzacțiilor unui membru

Istoricul tranzacțiilor arată toate încărcările portofelului, cheltuielile portofelului, plățile de sesiune, rambursările și evenimentele cu puncte de fidelitate pentru un anumit membru.

1. Navigați la pagina Membri.
2. Selectați membrul din listă.
3. Deschideți panoul de detalii ale membrului.
4. Navigați la fila Istoric sau Tranzacții din panoul de detalii.
5. Lista arată toate tranzacțiile în ordine cronologică inversă cu:
   • Data și ora.
   • Tipul tranzacției (încărcare portofel, cheltuială portofel, sesiune, rambursare etc.).
   • Sumă (pozitivă pentru încărcături, negativă pentru cheltuieli).
   • Sursa sau context (care sesiune sau ordin a consumat fondurile).
   • Casierul care a efectuat acțiunea.

Rezultatul așteptat: O pistă completă de audit a tuturor activităților financiare pentru membru. Puteți derula sau filtra după interval de date pentru a găsi anumite tranzacții.

Cum să acordați timp liber unui membru

Puteți adăuga un credit de timp în contul unui membru. Creditele de timp funcționează ca creditul de portofel, dar în minute în loc de bani. Când membrul începe o sesiune, sistemul poate deduce din soldul de timp al acestuia.

1. Navigați la pagina Membri.
2. Selectați membrul din listă.
3. În panoul de detalii al membrului, localizați secțiunea Pachete de timp sau Credite de timp.
4. Faceți clic pe Adăugați oră.
5. Introduceți numărul de minute de adăugat (de exemplu, 120 pentru două ore de timp liber).
6. Selectați tipul de credit:
   • Manual pentru timpul gratuit oferit de cafenea.
   • Bonus pentru timpul promoțional dintr-o campanie.
   • Plătit pentru timpul achiziționat printr-un pachet.
7. Opțional, setați o restricție pentru dispozitiv (numai pentru PC-uri, numai pentru console sau Ambele) pentru a restricționa locul în care poate fi folosită ora.
8. Opțional, setați o data de expirare după care expiră timpul neutilizat.
9. Faceți clic pe Confirmare.

Rezultat așteptat: Un nou credit de timp apare în contul membrului cu minutele specificate. Bilanțul de timp disponibil al membrului se actualizează. Când membrul începe o sesiune, sistemul îi va oferi să scadă din soldul de timp.

Cum să verificați soldul unui membru

Căutare rapidă a soldului fără a deschide istoricul complet al tranzacțiilor.

1. Navigați la pagina Membri.
2. Utilizați bara de căutare din partea de sus pentru a introduce numele de utilizator sau numele afișat al membrului.
3. Selectați membrul din rezultatele filtrate.
4. Panoul cu detaliile membrului arată soldul portofelului (în moneda dvs. de bază) și soldul de timp (în minute) în partea de sus a panoului.

Rezultatul așteptat: Vedeți soldul portofelului actual al membrului și soldul de timp dintr-o privire. Aceste valori reflectă toate încărcăturile, cheltuielile și expirările până în momentul actual.

Cum să gestionați datoria membrilor

Dacă unui membru i se permite să aibă un sold negativ (datorie), registrul de datorii urmărește cât de mult datorează.

1. Navigați la pagina Membri.
2. Selectați membrul care are datorii restante.
3. Deschideți panoul de detalii și verificați secțiunea Datorii.
4. Registrul de datorii afișează înregistrări individuale de datorie cu sumele și datele.
5. Pentru a stinge datoria, completați portofelul membrului cu suma datorată. Selectați „Plătit” ca tip de sursă, astfel încât plata să fie înregistrată corect.

Rezultat așteptat: Încărcarea portofelului compensează datoria. Registrul de datorii arată înregistrarea decontării. Soldul net al membrului revine la zero sau pozitiv.

Greșeli frecvente de evitat

• Crearea numelor de utilizator duplicat. Numele de utilizator sunt unice și nu țin cont de majuscule. „JohnDoe” și „johndoe” sunt considerate la fel. Sistemul va respinge duplicatele.
• ** Soldul portofel și soldul de timp confuz.** Portofelul este bani (unități monetare minore). Timpul este de minute. Sunt sisteme separate. Un membru poate avea credit pentru portofel, dar nu pentru timp sau invers.
• Setarea conexiunilor maxime este prea mare. Dacă un membru se poate conecta la 5 PC-uri simultan, poate consuma de 5 ori mai multe resurse. Setați acest lucru la 1 pentru majoritatea membrilor.
• Ați uitat să selectați tipul corect de credit. Utilizarea „Plătit” pentru o reîncărcare gratuită vă crește rapoartele de venit. Folosiți „Bonus” sau „Manual” pentru credite fără venituri.
• Nu se stabilește o expirare pentru timpul promoțional. Creditele de timp liber fără o dată de expirare nu expiră niciodată. Dacă intenționați ca timpul promoțional să fie limitat, setați întotdeauna o expirare.
• Ștergerea unui membru în loc de dezactivare. Dezactivarea păstrează istoricul și poate fi inversată. Ștergerea este permanentă și elimină toate înregistrările asociate.