Furnizori

Pagina Furnizori menține o bază de date a vânzătorilor și furnizorilor de la care cafe-ul achiziționează bunuri și servicii. Fiecare înregistrare de furnizor stochează detalii de contact, termeni de plată și informații fiscale, oferind o referință centrală pentru gestionarea relațiilor cu furnizorii.

Câmpurile înregistrării de furnizor

Fiecare înregistrare de furnizor conține următoarele informații:

Câmp	Descriere
`name`	Numele furnizorului sau al companiei. Acesta este identificatorul principal afișat în liste și referit din intrările de inventar.
`contact_person`	Numele persoanei de contact principale la furnizor (de exemplu, un reprezentant de vânzări sau un manager de cont).
`phone`	Numărul de telefon al furnizorului pentru plasarea comenzilor sau rezolvarea problemelor.
`email`	Adresa de email a furnizorului pentru confirmări de comenzi, facturi sau comunicare generală.
`address`	Adresa fizică a furnizorului, utilă pentru coordonarea livrărilor sau vizitelor.
`payment_term_days`	Numărul de zile permise pentru plată după primirea unei facturi (de exemplu, 30 pentru termeni net-30). Ajută la urmărirea scadențelor plăților.
`tax_authority`	Autoritatea fiscală sau oficiul fiscal la care furnizorul este înregistrat, dacă se aplică.
`tax_identity`	Numărul de identificare fiscală al furnizorului (CIF, număr TVA sau echivalent). Necesar pentru facturarea formală în multe jurisdicții.
`notes`	Un câmp text liber pentru orice informații suplimentare despre furnizor (de exemplu, programe de livrare, cantități minime de comandă, aranjamente speciale).

Gestionare activ / inactiv

Furnizorii au un indicator active care controlează vizibilitatea lor:

Furnizorii activi apar în lista de furnizori și sunt sugerați la înregistrarea intrărilor de inventar.
Furnizorii inactivi sunt ascunși din lista activă și din sugestii dar rămân în baza de date. Intrările de inventar anterioare care referă furnizorul nu sunt afectate.

Dezactivarea unui furnizor este utilă când încetați să comandați de la un vânzător dar doriți să păstrați istoricul achizițiilor pentru raportare. Puteți reactiva un furnizor oricând comutând indicatorul înapoi.

Asocierea furnizorilor cu intrările de inventar

Conexiunea principală dintre furnizori și restul sistemului se face prin intrările de inventar. Când înregistrați o achiziție pe pagina Inventar, câmpul supplier_name referă un furnizor din această bază de date.

Deși legătura se face după nume (nu o cheie externă strictă), sistemul oferă sugestii de autocompletare din lista activă de furnizori la tastarea unui nume de furnizor în formularul de inventar. Aceasta încurajează consistența și facilitează filtrarea istoricului de inventar după furnizor.

Crearea unui furnizor nou

Pentru a adăuga un furnizor nou:

Navigați la pagina Furnizori din bara laterală.
Faceți clic pe butonul Adaugă furnizor.
Introduceți numele (obligatoriu). Acesta este modul în care furnizorul va apărea în tot sistemul.
Completați persoana de contact, telefonul, emailul și adresa după disponibilitate.
Setați termenii de plată (în zile) pentru a urmări scadențele facturilor.
Introduceți autoritatea fiscală și identificarea fiscală dacă este necesar pentru contabilitate.
Adăugați orice note despre relația cu furnizorul.
Faceți clic pe Salvare.

Editarea unui furnizor

Selectați un furnizor din listă pentru a deschide vizualizarea detaliată. Puteți actualiza orice câmp oricând. Dacă schimbați numele furnizorului, rețineți că intrările de inventar existente vor referi în continuare vechiul nume (deoarece legătura se face prin text, nu prin ID). Pentru cele mai bune rezultate, actualizați numele și pe intrările de inventar existente sau folosiți câmpul de note pentru a documenta schimbarea de nume.

Cazuri de utilizare furnizori

Urmărirea istoricului achizițiilor

Folosind consecvent același nume de furnizor în intrările de inventar, puteți filtra lista de inventar după furnizor pentru a vedea:

Toate articolele achiziționate de la un anumit vânzător.
Cheltuielile totale cu fiecare furnizor într-o perioadă dată.
Ce produse provin de la ce furnizori.

Gestionarea termenilor de plată

Câmpul payment_term_days ajută la planificarea fluxului de numerar. Combinat cu datele intrărilor de inventar, puteți calcula când sunt scadente plățile și stabili prioritățile corespunzător. Aceasta este utilă în special pentru cafe-urile care cumpără pe credit de la mai mulți furnizori cu termeni diferiți.

Conformitate fiscală

Înregistrarea tax_authority și tax_identity pentru fiecare furnizor asigură că aveți informațiile necesare pentru:

Generarea rapoartelor de achiziții pentru declarațiile fiscale.
Verificarea că facturile furnizorului includ numere valide de identificare fiscală.
Răspunsul la auditurile autorităților fiscale cu documentație completă despre furnizori.