Gestionarea sesiunilor

Sesiunile sunt unitatea principală de facturare în HandyCafe. De fiecare dată când un client din internet cafe-ul sau centrul de gaming folosește un PC sau o consolă de gaming, o sesiune urmărește timpul de utilizare și calculează costul. Această pagină explică ciclul complet al sesiunii, de la pornire până la colectarea plății.

Tipuri de sesiuni

HandyCafe acceptă două tipuri de sesiuni:

• Sesiuni pe PC. Sesiuni pe PC-urile client gestionate prin Panoul de administrare. Software-ul client blochează PC-ul când este inactiv și îl deblochează când pornește o sesiune.
• Sesiuni pe consolă. Sesiuni pe consolele de gaming (PlayStation, Xbox etc.) gestionate prin pagina Console. Acestea sunt urmărite doar de server; nu există software client pe consola în sine.

Ambele tipuri de sesiuni folosesc același motor de tarifare și ciclu de viață, dar sunt gestionate din pagini diferite ale panoului de control.

Ciclul de viață al sesiunii

Fiecare sesiune urmează un ciclu de viață definit cu tranziții clare de stare:

Start --> În desfășurare --> (Pauză <--> Reluare) --> Adăugare timp --> Oprire

Stările în detaliu:

1. Start. Un casier inițiază sesiunea. PC-ul client se deblochează sau cronometrul consolei începe.
2. În desfășurare. Sesiunea este activă. Timpul se numără și facturarea se acumulează.
3. Pauză. Casierul oprește temporar sesiunea. Facturarea se oprește. Clientul afișează o stare de pauză.
4. Reluare. Casierul continuă o sesiune aflată în pauză. Facturarea se reia de la un nou segment de tarifare.
5. Adăugare timp. Casierul adaugă (sau scade) minute dintr-o sesiune activă.
6. Oprire. Sesiunea se încheie. Sistemul calculează costul final și solicită plata.

Pornirea unei sesiuni

Pentru a porni o sesiune nouă pe un PC client:

1. Selectați clientul. În Panoul de administrare, faceți clic pe un PC aflat în starea Inactiv (cyan) pentru a afișa butoanele de acțiune.
2. Alegeți tipul de facturare. Selectați fie Postpaid (plata la final) fie Prepaid (plata în avans).
3. Atribuiți un membru (opțional). Dacă clientul este un membru înregistrat, căutați contul acestuia folosind câmpul de căutare cu autocompletare. Atribuirea unui membru activează plățile din portofel și urmărește sesiunea în istoricul acestuia.
4. Setați durata sau suma (doar prepaid). Pentru sesiunile prepaid, introduceți fie numărul de minute pe care clientul le achiziționează, fie suma monetară pe care o plătește. Sistemul calculează timpul corespunzător pe baza intervalului de tarifare curent.
5. Selectați metoda de plată. Alegeți metoda de plată (Numerar, Card de credit sau orice altă metodă personalizată configurată).
6. Confirmați. Verificați detaliile și confirmați. PC-ul client se deblochează imediat și cronometrul sesiunii începe.

Pentru sesiunile pe consolă, procesul este similar dar se inițiază din pagina Console.

Sesiuni postpaid

Într-o sesiune postpaid, clientul folosește PC-ul mai întâi și plătește când termină. Acesta este cel mai comun mod de facturare în internet cafe-uri, cybercafe-uri și centre de gaming.

Cum funcționează:

• Sesiunea pornește fără plată în avans.
• Cronometrul rulează și costul se acumulează în timp real pe baza intervalului de tarifare activ.
• Când sesiunea este oprită, sistemul prezintă costul final calculat.
• Casierul colectează plata și confirmă tranzacția.

Sesiunile postpaid nu au limită de timp. Rulează până când casierul le oprește sau clientul solicită să plece.

Sesiuni prepaid

Într-o sesiune prepaid, clientul plătește în avans pentru o perioadă specifică de timp. Sesiunea se încheie automat când timpul achiziționat expiră.

Există două moduri de tarifare prepaid, configurate în Setări > Tarifare:

Blocare la achiziție

Costul este înghețat în momentul în care sesiunea pornește. Intervalul de tarifare și multiplicatorul active la momentul achiziției sunt folosite pentru întreaga durată a sesiunii, indiferent de modificările de program care au loc în timpul sesiunii.

Exemplu: Un client cumpără 60 de minute la ora 10:00 într-un interval cu tarif standard. Chiar dacă programul de tarifare trece la un interval cu preț redus la jumătate la ora 11:00, timpul rămas al clientului nu este afectat. A primit exact ceea ce a plătit la tariful original.

Program în timp real

Costul se ajustează în timp real pe măsură ce sesiunea trece prin diferite intervale de tarifare. Dacă sesiunea clientului trece peste o schimbare de interval, timpul rămas este recalculat pe baza noii tarifare.

Exemplu: Un client cumpără 60 de minute la ora 10:00 într-un interval cu tarif standard. La ora 11:00, programul trece la un interval cu preț redus la jumătate. Deoarece fiecare minut costă acum jumătate, timpul rămas al clientului se extinde efectiv. Poate ajunge să aibă mai multe minute totale decât cele achiziționate inițial.

Punerea în pauză a unei sesiuni

Punerea în pauză oprește temporar facturarea fără a încheia sesiunea. Acest lucru este util când un client trebuie să se absenteze pentru scurt timp.

Pentru a pune în pauză o sesiune:

1. Selectați PC-ul activ în Panoul de administrare și faceți clic pe butonul Pauză de pe card.

Ce se întâmplă când o sesiune este pusă în pauză:

• Facturarea se oprește imediat. Nu se acumulează costuri în timpul pauzei.
• Segmentul de tarifare curent este închis cu o limită de "pauză".
• PC-ul client afișează o stare de pauză cu un indicator portocaliu.
• Cronometrul sesiunii înghează.

Sesiunile în pauză rămân în pauză indefinit până când un casier le reia sau le oprește.

Reluarea unei sesiuni

Reluarea continuă o sesiune aflată în pauză de unde a rămas.

Pentru a relua o sesiune:

1. Selectați PC-ul aflat în pauză în Panoul de administrare și faceți clic pe butonul Reluare de pe card.

Ce se întâmplă când o sesiune este reluată:

• Un nou segment de tarifare începe la ora curentă, folosind intervalul de tarifare activ.
• Facturarea se reia.
• PC-ul client revine la starea activă (verde).

Rețineți că intervalul de tarifare la momentul reluării poate diferi de intervalul de când sesiunea a fost pusă în pauză. Noul segment folosește tariful activ în acel moment din programul de tarifare.

Adăugarea de timp

Puteți adăuga sau scădea minute dintr-o sesiune activă oricând.

Pentru a adăuga timp:

1. Selectați PC-ul activ în Panoul de administrare și faceți clic pe butonul Adăugare timp de pe card.
2. Introduceți numărul de minute de adăugat. Folosiți o valoare pozitivă pentru a extinde sesiunea sau o valoare negativă pentru a o reduce.
3. Confirmați.

Ce se întâmplă când se adaugă timp:

• Se creează o înregistrare de tranzacție în istoricul sesiunii.
• Pentru sesiunile prepaid, ora de sfârșit este ajustată înainte (sau înapoi) cu numărul specificat de minute.
• Pentru sesiunile postpaid, evenimentul de adăugare timp este înregistrat dar nu setează o oră fixă de sfârșit.

Oprirea unei sesiuni

Oprirea unei sesiuni încheie toată facturarea, blochează PC-ul client și declanșează procesul de plată.

Pentru a opri o sesiune:

1. Selectați PC-ul activ sau aflat în pauză în Panoul de administrare și faceți clic pe butonul Oprire de pe card.
2. Apare Dialogul de plată cu un sumar al sesiunii.

Dialogul de plată

Dialogul de plată afișează următoarele informații:

Ajustare de către casier: Casierul poate ajusta manual suma facturată. De exemplu, un casier poate rotunji în jos ca gest de curtoazie sau aplica o reducere manuală. Suma calculată original este întotdeauna păstrată în înregistrări pentru audit.

4. Selectați o metodă de plată și confirmați. Sesiunea este înregistrată, PC-ul client se blochează și tranzacția este salvată.

Procesul de decontare

Când o sesiune este oprită, motorul de decontare parcurge acești pași:

1. Închide ultimul segment de tarifare deschis.
2. Însumează toate sumele segmentelor închise.
3. Aplică regulile de rotunjire (se rotunjește întotdeauna în sus la pasul de rotunjire configurat).
4. Aplică minimul taxei de pornire (totalul nu este niciodată mai mic decât taxa de pornire).
5. Calculează comisionul metodei de plată (bazat pe procente) și taxa fixă.
6. Prezintă sumele finale în dialogul de plată.

Pentru o explicație detaliată a modului în care funcționează segmentele de tarifare și calculele de decontare, consultați Tarifare sesiuni.

Sesiuni cu membri

Când un membru este atribuit unei sesiuni, devin disponibile opțiuni suplimentare de facturare:

• Plata din portofel. Costul sesiunii poate fi dedus din soldul portofelului membrului.
• Deducere pachete de timp. Dacă membrul a achiziționat un pachet de timp, minutele sunt deduse din soldul pachetului în loc să se perceapă o sumă monetară.
• Reducere de membru. Dacă membrul are o reducere configurată (în puncte de bază), aceasta se aplică la costul sesiunii.
• Istoric sesiuni. Sesiunea este legată de contul membrului și apare în istoricul sesiunilor sale.

Membrii pot de asemenea porni propriile sesiuni de pe ecranul de inactivitate al clientului autentificându-se cu numele de utilizator și parola sau prin OAuth (dacă este configurat).

Valorile stării sesiunii

Fiecare PC client afișează un indicator de stare codificat prin culoare:

Aceste culori de stare apar pe cardurile client din Panoul de administrare, facilitând vizualizarea stării fiecărui PC dintr-o privire.

Segmente de tarifare ale sesiunii

Fiecare sesiune este împărțită în unul sau mai multe segmente de tarifare. Un nou segment este creat de fiecare dată când apare un eveniment relevant pentru facturare:

• Pornirea sesiunii
• Pauză
• Reluare
• Schimbare de interval de tarifare (când ceasul trece într-un interval diferit din program)
• Modificare preț de bază (dacă administratorul schimbă tariful orar în timpul sesiunii)
• Deconectare sau reconectare

Fiecare segment înregistrează intervalul de tarifare, multiplicatorul, prețul de bază, ora de început, ora de sfârșit și suma calculată. Totalul sesiunii este suma tuturor segmentelor, supusă regulilor de rotunjire și de taxă minimă.

Pentru detalii complete despre modul de calcul al segmentelor, consultați Tarifare sesiuni.

Taxa minimă și taxa de pornire

Chiar și sesiunile foarte scurte sunt taxate cel puțin cu suma taxei de pornire. Aceasta este configurată în Setări > Tarifare și asigură că fiecare sesiune generează un nivel minim de venit, indiferent cât de scurtă a fost utilizarea.

Exemplu: Dacă taxa de pornire este setată la 1,00 $ și un client folosește un PC doar 30 de secunde, suma facturată este 1,00 $, nu fracțiunea de cent pe care ar costa 30 de secunde la tariful orar.

Pași următori

• Tarifare sesiuni: Aprofundare în motorul de tarifare, segmente și calculele de decontare
• Panoul de administrare: Monitorizați și controlați PC-urile client
• Membri: Gestionați conturile și portofelele membrilor
• Raport de casă: Verificați veniturile din sesiuni și sumarele turelor