Cum se procesează comenzile
Acest ghid acoperă crearea, modificarea, închiderea și anularea comenzilor pentru alimente, băuturi și alte produse vândute în cafeneaua dvs. Comenzile sunt separate de facturarea sesiunii. Un client poate avea atât o sesiune activă, cât și comenzi deschise în același timp.
De ce vei avea nevoie
- Un cont de casier sau de administrator autentificat pe Serverul HandyCafe.
- Produse configurate in pagina Produse (cel putin un produs cu nume, categorie, pret si cota de TVA).
- Cel puțin o metodă de plată disponibilă (în mod implicit, numerarul este întotdeauna prezent).
Cum se creează și se închide o comandă
Acesta este fluxul de lucru standard: creați o comandă, adăugați articole și închideți-o cu plata într-un singur flux.
- Navigați la pagina Comenzi folosind bara laterală din stânga.
- Faceți clic pe butonul Comandă nouă.
- Opțional, atribuiți comanda unui client PC-ul. Faceți clic pe câmpul de atribuire PC și selectați un client conectat din meniul derulant. Dacă vânzarea este pentru un client walk-în la ghișeu, puteți sări peste acest pas.
- Opțional, adăugați o notă la comandă (de exemplu, „Tabelul 3” sau „Șervețele suplimentare”).
- Căutați produse folosind câmpul de căutare. Introduceți un nume de produs sau o categorie pentru a filtra lista.
- Faceți clic pe un produs pentru a-l adăuga la comandă. Cantitatea implicită este 1.
- Pentru a modifica cantitatea, faceți clic pe câmpul de cantitate de lângă articol și introduceți numărul dorit.
- Repetați pașii 5-7 pentru fiecare produs dorit de client.
- Consultați rezumatul comenzii. Dialogul arată:
- Fiecare element rând cu numele produsului, prețul unitar, cantitatea și totalul rândului.
- Subtotal (suma tuturor totalurilor liniilor).
- TVA (calculat din cota de TVA a fiecărui articol).
- Grand total.
- Faceți clic pe Închideți comanda pentru a continua cu plata.
- Selectați metoda de plată (Numerar, Card sau o metodă personalizată).
- Faceți clic pe Confirmare pentru a finaliza comanda și a înregistra tranzacția.
Rezultat așteptat: Comanda se mută în fila „Închis” din pagina Comenzi. Se înregistrează o tranzacție cu valoarea comenzii, metoda de plată și defalcarea TVA. Tranzacția apare în Raportul de casă. Dacă comanda a fost atribuită unui client PC-ul, aceasta este legată de istoricul sesiunilor PC-ului respectiv.
Cum se modifică o comandă deschisă
Puteți modifica conținutul unei comenzi atâta timp cât aceasta nu a fost încă închisă.
Cum modifici cantitatea unui articol
- Navigați la pagina Comenzi.
- Găsiți comanda deschisă în fila „Deschidere”.
- Faceți clic pe comanda pentru a-i extinde detaliile.
- Localizați elementul pe care doriți să îl modificați.
- Faceți clic pe câmpul de cantitate și introduceți noua cantitate.
- Linia totală și totalul comenzii se actualizează automat.
Cum modifici pretul unitar al unui articol
- Deschideți detaliile comenzii.
- Faceți clic pe câmpul preț unitar de lângă articol.
- Introduceți noul preț. Aceasta anulează prețul prestabilit al produsului numai pentru această comandă.
- The line total recalculates.
Cum elimini un articol
- Deschideți detaliile comenzii.
- Faceți clic pe butonul de ștergere sau de eliminare de lângă elementul pe care doriți să îl eliminați.
- Articolul este eliminat și totalul comenzii se recalculează.
Rezultatul așteptat: Comanda deschisă reflectă cantitățile actualizate, prețurile sau articolele eliminate. Totalul se ajustează automat.
Cum anulezi o comanda
Anularea unei comenzi o scoate din procesarea activă. Numai comenzile deschise (neplătite) pot fi anulate.
- Navigați la pagina Comenzi.
- Găsiți comanda deschisă în fila „Deschidere”.
- Faceți clic pe comanda pentru a o selecta.
- Faceți clic pe butonul Anulați.
- Confirmați anularea în caseta de dialog.
Rezultatul așteptat: Starea comenzii se schimbă în „Anulată”. Se mută din fila Deschidere. Nu este înregistrată nicio tranzacție. Comenzile anulate rămân în sistem în scopuri de audit, dar nu afectează rapoartele financiare.
Notă: Nu puteți anula o comandă care a fost deja închisă și plătită. Pentru a inversa o comandă plătită, este necesar un proces de rambursare.
Cum se creează o vânzare rapidă
O vânzare walk-în este o comandă care nu este legată de niciun PC sau membru. Utilizați acest lucru pentru vânzări la ghișeu în care clientul nu folosește un computer.
- Navigați la pagina Comenzi.
- Faci clic pe Comanda noua.
- Nu atribuiți un PC. Lăsați câmpul PC gol.
- Add a note if helpful (e.g., "Walk-in, energy drink").
- Adăugați produsele pe care clientul le achiziționează.
- Click Close Order.
- Selectați metoda de plată și confirmați.
Rezultat așteptat: Comanda este creată și închisă fără nicio asociere PC sau sesiune. Tranzacția se înregistrează în Raportul de casă în tura actuală a casieriei.
Cum se gestionează o comandă client de pe un computer client
Clienții pot plasa comenzi direct de la clientul lor PC-ul utilizând interfața Online Page. Când un client plasează o comandă, serverul primește o notificare.
- Pe server se redă o notificare sonoră (noul sunet de ordine configurat în Setări).
- O insignă de notificare sau o fereastră pop-up apare pe pictograma paginii Comenzi din bara laterală.
- Navigați la pagina Comenzi.
- Noua comandă apare în fila „Deschidere”. Arată:
- Numele clientului PC-ul care a plasat comanda.
- Articolele selectate de client cu cantități și prețuri.
- O notă opțională din partea clientului.
- Examinați articolele din comandă pentru a verifica disponibilitatea produsului.
- Pregătiți articolele (faceți băutura, încălziți mâncarea etc.).
- Când este gata, închideți comanda utilizând fluxul de lucru normal de închidere:
- Click Close Order.
- Selectați metoda de plată. Dacă clientul are un portofel de membru, puteți deduce din acesta.
- Click Confirm.
Rezultat așteptat: Comanda este legată de sesiune activă a clientului. Notificarea se șterge. Tranzacția este înregistrată. Clientul vede actualizarea stării comenzii pe clientul său PC-ul.
Sfat: Puteți modifica comanda înainte de a o închide dacă un articol este epuizat. Eliminați articolul indisponibil și comunicați modificarea clientului.
Cum să atribuiți o comandă unui membru
Dacă clientul este un membru înregistrat, conectarea comenzii la contul său permite plata în portofel și urmărirea istoricului comenzilor.
- Creați o comandă nouă sau deschideți o comandă deschisă existentă.
- Dacă comanda este atribuită unui PC cu o sesiune de membru activă, membrul este conectat automat.
- Dacă comanda este o vânzare walk-în, puteți căuta și aloca manual un membru în câmpul de membru al comenzii.
- La închiderea ordinului, opțiunile metoda de plată vor include soldul portofelului membrului dacă au fonduri suficiente.
Rezultat așteptat: Comanda apare în istoricul comenzilor membrului. Deducerile din portofel creează înregistrări de consum legate de comandă.
Common Mistakes to Avoid
- Adăugarea produselor cu preț zero. Dacă prețul de vânzare al unui produs este setat la zero în pagina Produse, articolele comandate vor fi, de asemenea, zero. Verificați întotdeauna prețurile produselor înainte de a fi difuzate.
- Închiderea unei comenzi fără verificarea articolelor. Odată închisă, tranzacția este înregistrată. Verificați cantitățile și prețurile înainte de a face clic pe Confirmare.
- Ignorarea notificărilor privind comenzile clienților. Când un client plasează o comandă de pe computerul său, aceasta se află în fila Deschidere până când o procesează un casier. Comenzile neprocesate conduc la clienți nemulțumiți. Monitorizați notificările în perioadele aglomerate.
- Se anulează în loc să se modifice. Dacă un singur articol este greșit, modificați comanda deschisă în loc să o anulați și să o recreați. Acest lucru economisește timp și menține pista de audit mai curată.
- Nu se configurează produsele înainte de ziua deschiderii. Comenzile necesită ca produsele să existe în pagina Produse. Configurați-vă catalogul complet de produse cu nume corecte, prețuri, categorii și rate de TVA înainte de prima tură.
- Uitând cotele de TVA la produse. Dacă un produs are o cotă de TVA de 0, dar ar trebui să fie impozitat, totalul comenzii va fi incorect. Verificați cotele de TVA pe produs în pagina Produse.