Gestionarea comenzilor

Comenzile în HandyCafe sunt folosite pentru a vinde produse (mâncare, băuturi, accesorii și orice alte articole pe care internet cafe-ul sau centrul de gaming le oferă). Sistemul de comenzi urmărește fiecare vânzare de la creare până la plată sau anulare, cu integrare completă în raportul de casă și urmărirea turelor casierilor.

Ciclul de viață al comenzii

Fiecare comandă urmează un ciclu de viață simplu:

Comandă nouă  -->  Deschisă  -->  Închisă (plată primită)
                      |
                      +---->  Anulată (invalidată)

• Deschisă: Comanda a fost creată și poate avea articole adăugate. Așteaptă plata sau modificări suplimentare.
• Închisă: Plata a fost primită și înregistrată. Se creează o înregistrare de tranzacție în sistem. Comanda nu poate fi modificată după închidere.
• Anulată: Comanda a fost invalidată. Nu se creează nicio tranzacție. Comenzile anulate rămân în istoric pentru audit dar nu afectează calculele de venituri.

Vizualizare pe file

Pagina Comenzi organizează comenzile în patru file:

Fiecare filă afișează o insignă cu numărul astfel încât puteți vedea rapid câte comenzi sunt în fiecare stare. Fila Deschise este vizualizarea implicită deoarece acestea sunt comenzile care necesită atenție.

Crearea unei comenzi noi

1. Navigați la pagina Comenzi.
2. Faceți clic pe butonul Comandă nouă.
3. Opțional atribuiți comanda unui PC specific selectând un nume de gazdă sau o adresă MAC. Aceasta leagă comanda de o anumită stație, ceea ce este util pentru urmărirea livrărilor la locuri specifice.
4. Opțional adăugați o notă la comandă (de exemplu, un număr de masă, numele clientului sau instrucțiuni speciale precum "fără gheață" sau "zahăr extra").
5. Comanda este creată în starea Deschisă și pregătită pentru adăugarea articolelor.

Adăugarea articolelor la o comandă

Odată creată o comandă:

1. Căutați sau răsfoiți produsele: Folosiți bara de căutare pentru a găsi produse după nume sau răsfoiți catalogul de produse.
2. Selectați un produs: Faceți clic pe produs pentru a-l adăuga la comandă.
3. Setați cantitatea: Ajustați cantitatea pentru fiecare articol. Valoarea implicită este 1.
4. Setați prețul unitar: Prețul unitar este completat din catalogul de produse dar poate fi modificat pe comandă dacă este necesar (de exemplu, pentru o reducere specială sau promoție).

Puteți adăuga mai multe produse diferite la o singură comandă. Fiecare articol apare ca o linie în comandă cu propria cantitate și preț unitar.

Modificarea articolelor

Cât timp o comandă este în starea Deschisă, puteți modifica articolele:

• Schimbarea cantității: Creșteți sau micșorați cantitatea oricărui articol din comandă.
• Schimbarea prețului unitar: Modificați prețul unitar pentru un articol specific. Util pentru aplicarea reducerilor ad-hoc sau corectarea prețurilor.
• Eliminarea articolelor: Eliminați complet un articol din comandă.

Odată ce o comandă este Închisă sau Anulată, articolele nu mai pot fi modificate.

Totalul comenzii

Totalul comenzii este calculat automat din toate articolele comenzii:

Total linie = Cantitate x Preț unitar
Total comandă = Suma tuturor totalurilor pe linie

Fiecare articol urmărește de asemenea:

• Numele produsului: Numele produsului vândut.
• Prețul unitar: Prețul per unitate la momentul vânzării.
• Cantitatea: Câte unități au fost vândute.
• TVA: Suma taxei aplicabile articolului, dacă este configurată.
• Reduceri: Orice reduceri aplicate articolului.
• Total linie: Suma finală pentru acea linie (cantitate x preț unitar, ajustată pentru TVA și reduceri).

Totalul comenzii se actualizează în timp real pe măsură ce adăugați, eliminați sau modificați articole.

Închiderea unei comenzi

Când clientul este gata să plătească:

1. Verificați articolele și totalul comenzii.
2. Faceți clic pe butonul Închide comanda.
3. Selectați metoda de plată (numerar, card, plată mobilă etc.). Metodele de plată disponibile sunt configurate în setările sistemului.
4. Confirmați plata.

La închiderea unei comenzi:

• Se creează o înregistrare de tranzacție în sistem.
• Tranzacția este legată de tura casierului curent.
• Venitul apare în Raportul de casă.
• Comanda trece în fila Închise și nu mai poate fi modificată.

Anularea unei comenzi

Dacă o comandă trebuie invalidată:

1. Selectați comanda deschisă.
2. Faceți clic pe butonul Anulare.
3. Confirmați anularea.

La anularea unei comenzi:

• Nu se creează nicio tranzacție.
• Comanda trece în fila Anulate.
• Rămâne în sistem în scopuri de audit (o puteți vedea în fila Toate și în fila Anulate).
• Comenzile anulate nu afectează calculele de venituri sau Raportul de casă.

Afișarea timpului

Comenzile afișează marcaje temporale relative pentru a vedea ușor cât de recente sunt:

Aceasta facilitează identificarea comenzilor care au fost deschise prea mult timp și care necesită atenție.

Notificări comenzi (comenzi de la client)

Când un client plasează o comandă de pe PC-ul client (folosind funcția de comandă a aplicației client):

• O notificare apare pe aplicația server cu o alertă sonoră.
• Notificarea afișează detaliile comenzii inclusiv articolele solicitate și PC-ul de origine.
• Casierul poate accepta comanda și începe pregătirea.

Această funcție permite clienților să comande mâncare și băuturi fără a părăsi locul, îmbunătățind experiența clientului și reducând timpii de așteptare.

Permisiuni necesare

Gestionarea comenzilor este disponibilă casierilor cu permisiunile corespunzătoare. Capacitatea de a crea, vizualiza și gestiona comenzi este controlată prin sistemul de roluri al casierilor.

Proprietarii (rolul Admin) au întotdeauna acces complet la toate funcțiile de gestionare a comenzilor.

Istoric comenzi și raportare

Toate comenzile, fie închise fie anulate, sunt stocate în sistem și contribuie la raportare:

• Comenzile închise apar în Raportul de casă ca tranzacții de venituri.
• Articolele comenzilor sunt urmărite individual, permițând vizualizarea produselor cel mai bine vândute.
• Atribuirea casierului: Fiecare comandă înregistrează ce casier a creat-o și a închis-o, permițând urmărirea performanței per casier.
• Raportul de casă poate filtra tranzacțiile pe categorie pentru a afișa veniturile din comenzi separat de veniturile din sesiuni.