Cum să gestionezi sesiunile

Acest ghid acoperă fiecare operațiune de sesiune pe care un casier sau un proprietar o efectuează în timpul unui schimb obișnuit. Sesiunile sunt unitatea de bază de facturare în HandyCafe. Fiecare secțiune de mai jos descrie o singură operație cu pași numerotați și rezultatul așteptat.

De ce vei avea nevoie

• Un server HandyCafe care rulează cu cel puțin un computer client conectat (care arată o dală albastră „Idle”).
• Un cont de casier sau de administrator conectat pe server.
• Prețul configurat (rata orară, TVA și cel puțin o metodă de plată). Consultați ghidul de configurare a prețurilor dacă nu ați făcut acest lucru încă.

Cum să începeți o sesiune postplătită

O sesiune postplătită taxează clientul când se termină sesiunea. Cronometrul numără în sus fără limită prestabilită.

1. Localizați computerul client inactiv în panoul de administrare. Va afișa o țiglă albastră cu starea „Idle”.
2. Faceți clic pe Start pe tigla client.
3. În dialogul de sesiune, asigurați-vă că tipul de sesiune este setat la Postplătit. Aceasta este valoarea implicită.
4. Opțional, atribuiți un membru introducând un nume de utilizator în câmpul de căutare pentru membri. Dacă clientul este un oaspete, lăsați acest câmp necompletat.
5. Faceți clic pe Confirmare.

Rezultat așteptat: Dala client devine verde și afișează un cronometru care numără până la 00:00:00. PC-ul client trece de la ecranul de blocare la desktopul paginii online. Sesiunea înregistrează acum timp facturabil.

Cum să începeți o sesiune preplătită

O sesiune preplătită are o durată fixă. Cronometrul numără invers și sesiunea se termină automat când timpul expiră.

1. Localizați computerul client inactiv în panoul de administrare.
2. Faceți clic pe Start pe tigla client.
3. În dialogul de sesiune, comutați tipul de sesiune la Plătit anticipat.
4. Introduceți durata sesiunii. Puteți introduce un număr de minute direct sau puteți face clic pe una dintre setările prestabilite de preț (de exemplu, 30 de minute, 1 oră, 2 ore) dacă le-ați configurat.
5. Selectați metoda de plată pe care o folosește clientul (Numerar, Card sau orice metodă personalizată pe care ați creat-o).
6. Opțional, atribuiți un membru.
7. Faceți clic pe Confirmare.

Rezultat așteptat: Dala client devine verde și afișează un temporizator cu numărătoare inversă începând de la durata achiziționată. PC-ul client afișează Pagina Online. Când temporizatorul ajunge la zero, sesiunea se va încheia automat și computerul va reveni la inactiv.

Cum se întrerupe o sesiune

Întreruperea oprește cronometrul de facturare, menținând sesiunea deschisă. Utilizați acest lucru atunci când un client trebuie să părăsească temporar.

1. Faceți clic pe Pauză pe panoul verde (activ) client din panoul de administrare.
2. Confirmați pauza în caseta de dialog care apare.

Rezultat așteptat: Dala client devine portocalie și cronometrul nu mai crește. PC-ul client arată o stare întreruptă. Nu este facturat niciun timp cât sesiunea este întreruptă. O nouă limită de segment de preț este înregistrată la punctul de pauză.

Cum se reia o sesiune întreruptă

Reluarea repornește temporizatorul de facturare de unde a fost întrerupt.

1. Faceți clic pe Reluați pe panoul client portocaliu (în pauză) din panoul de administrare.
2. Confirmați CV-ul în caseta de dialog.

Rezultat așteptat: Dala client revine la verde și cronometrul reia numărarea. Un nou segment de preț începe la punctul de reluare. Dacă programul de preț activ s-a modificat de când sesiunea a fost întreruptă (de exemplu, sesiunea a fost întreruptă în afara orelor de vârf și reluată la orele de vârf), noul segment va folosi multiplicatorul actual.

Cum să adăugați timp la o sesiune activă

Puteți extinde sau scurta o sesiune activă adăugând minute pozitive sau negative. Acest lucru funcționează atât pentru sesiunile preplătite, cât și pentru sesiunile postplătite.

1. Faceți clic pe Adăugați timp pe țiglă verde (activ) client din panoul de administrare.
2. Introduceți numărul de minute de adăugat. Utilizați un număr pozitiv pentru a extinde (de exemplu, 30) sau un număr negativ pentru a scurta (de exemplu, -15).
3. Faceți clic pe Confirmare.

Rezultatul așteptat: pentru sesiunile preplătite, cronometrul cu numărătoare inversă se actualizează pentru a reflecta timpul adăugat sau eliminat. Pentru sesiunile postplătite, ajustarea duratei este înregistrată și se va reflecta în calculul final al facturării. O intrare în jurnal înregistrează ajustarea orei.

Cum să opriți o sesiune și să încasați plata

Oprirea unei sesiuni încheie facturarea, calculează taxa totală și înregistrează o tranzacție.

1. Faceți clic pe Oprire pe țiglă verde (activ) client din panoul de administrare.
2. Examinați dialogul de defalcare a costurilor. Se afișează:
   • Durata totală a sesiunii.
   • Tarif orar aplicat.
   • Segmente de prețuri (dacă sesiunea a cuprins mai multe intervale de planificare a prețurilor).
   • Taxa de pornire (dacă este configurată).
   • suma TVA.
   • Taxa totala.
3. Selectați metoda de plată (Numerar, Card sau o metodă personalizată).
4. Faceți clic pe Confirmare pentru a finaliza sesiunea.

Rezultat așteptat: Dala client revine la starea albastră „Inactiv”. PC-ul client afișează ecranul de blocare. Se creează o tranzacție cu defalcarea completă a costurilor. Tranzacția apare în Raportul de numerar și în pagina Jurnale.

Cum să începeți o sesiune de membru cu deducerea portofelului

Dacă un membru are un sold în portofel, costul sesiunii poate fi dedus din portofel în loc să solicite o plată în numerar la sfârșit.

1. Faceți clic pe Start pe tigla client inactiv.
2. În câmpul de căutare pentru membri, introduceți numele de utilizator sau numele afișat al membrului și selectați-le din rezultate.
3. Fereastra de dialog va afișa soldul actual al portofelului membrului.
4. Selectați tipul de sesiune (Postpaid sau Prepaid).
5. Pentru Preplătit, introduceți durata sau selectați o presetare. Pentru Postpaid, procedați direct.
6. Faceți clic pe Confirmare.

Rezultat așteptat: Sesiunea începe cu membrul alocat. Pentru plată ulterioară, când sesiunea este oprită, sistemul va oferi opțiunea de a deduce taxa din portofelul membrului. Pentru preplătite, suma este dedusă din portofel la începutul sesiunii. Înregistrările consumului de portofel sunt create în istoricul tranzacțiilor membrului.

Cum să porniți o sesiune de consolă

Sesiunile de consolă funcționează la fel ca sesiunile de PC, dar pentru consolele de jocuri (PlayStation, Xbox etc.) care nu rulează software-ul HandyCafe Client.

1. Navigați la pagina Console din bara laterală din stânga.
2. Localizați consola pe care doriți să începeți o sesiune.
3. Faceți clic pe Start pe panoul consolei.
4. Selectați Postplătit sau Preplătit. Prețul pentru consolă utilizează multiplicatorul configurat pentru acea consolă specifică.
5. Opțional, atribuiți un membru.
6. Faceți clic pe Confirmare.

Rezultat așteptat: Dala consolei devine verde cu un cronometru care rulează. Sesiunile pe consolă folosesc multiplicatorul individual de preț al consolei, aplicat în plus față de tariful orar de bază.

Cum să comutați o sesiune între computere

Dacă un client trebuie să se mute pe un alt computer, îi puteți transfera sesiunea fără a opri și reporni.

1. Faceți clic pe Switch pe tigla client activ (verde) pentru computerul care rulează în prezent sesiunea.
2. În caseta de dialog, selectați PC-ul de destinație din lista clienților inactivi.
3. Faceți clic pe Confirmare.

Rezultat așteptat: Sesiunea se transferă pe noul computer. PC-ul inițial revine la inactiv și computerul de destinație devine activ cu același temporizator de sesiune, atribuire de membri și stare de facturare. Nu sunt create decalaje de preț.

Greșeli frecvente de evitat

• Ați uitat să opriți sesiunile la sfârșitul zilei. Orice sesiune rămasă în funcțiune peste noapte va continua să acumuleze taxe. Verificați întotdeauna că toate sesiunile sunt închise înainte de a închide registrul.
• Se întrerupe în loc să se oprească. Întreruperea menține sesiunea deschisă. Dacă clientul a plecat definitiv, opriți sesiunea pentru a înregistra plata.
• Adăugarea timpului negativ după zero. Dacă scazi mai multe minute decât rămân într-o sesiune preplătită, sesiunea se va încheia imediat. Verificați de două ori timpul rămas înainte de a introduce o valoare negativă.
• Oprirea unei sesiuni înainte ca clientul să termine. Odată oprit, clientul pierde accesul la PC. Confirmați întotdeauna cu clientul înainte de a opri.
• Nu se atribuie un membru. Dacă un membru este prezent, dar nu este alocat, soldul portofelului nu va fi disponibil pentru plată, iar sesiunea nu va apărea în istoricul său. Atribuiți membrul la începutul sesiunii pentru o urmărire precisă.
• Ignorarea defalcării costurilor. Examinați întotdeauna dialogul de defalcare a costurilor înainte de a confirma plata. Aceasta este ultima ta șansă de a detecta taxe incorecte sau de a aplica ajustări manuale.