Como gerenciar membros

Este guia cobre a criação de contas de membros, gerenciamento de saldos de carteira, atribuição de níveis de fidelidade e concessão de tempo livre. Os membros são clientes registrados que podem fazer login nos PCs dos clientes, manter o saldo da carteira e acumular pontos de fidelidade.

O que você precisa

• Acesso de administrador ou caixa ao HandyCafe Server.
• A página de membros acessível na barra lateral esquerda.
• Pelo menos um método de pagamento configurado se você planeja aceitar recargas de carteira.

Como criar um novo membro

1. Navegue até a página Membros usando a barra lateral esquerda.
2. Clique no botão Adicionar na barra de ferramentas.
3. Digite o nome de usuário do membro. Deve ser exclusivo para todos os membros (sem distinção entre maiúsculas e minúsculas). O membro usará isso para fazer login nos PCs clientes.
4. Insira um nome de exibição. Este é o nome mostrado na tela durante as sessões e nos relatórios.
5. Opcionalmente, preencha e-mail, número de telefone e sexo.
6. Defina o máximo de conexões simultâneas. Isso controla em quantos PCs o membro pode estar conectado ao mesmo tempo. O padrão é 1.
7. Clique em Salvar para criar o membro.

Resultado esperado: O novo membro aparece na lista de membros. O saldo da carteira começa em zero. Agora eles podem fazer login em qualquer PC cliente usando seu nome de usuário.

Observação: Não é necessária uma senha no momento da criação. O membro pode definir sua própria senha no Painel de Membros do PC cliente no primeiro login. Alternativamente, um administrador pode configurá-lo no servidor.

Como recarregar a carteira de um membro

A carteira é um saldo pré-pago armazenado em unidades monetárias menores. Os membros podem usar sua carteira para pagar sessões e pedidos sem entregar dinheiro ao caixa.

1. Navegue até a página Membros.
2. Encontre e selecione o membro que deseja recarregar. Use uma barra de pesquisa para uma lista longa.
3. Clique no botão Recarregar ou pagamento no painel de detalhes do membro.
4. Insira o valor a ser adicionado à carteira. Isso está na sua moeda base (por exemplo, 50,00 para adicionar cinquenta unidades).
5. Selecione o tipo de crédito:
   • Pago por recargas em dinheiro ou cartão onde o dinheiro foi recebido.
   • Bônus para crédito promocional.
   • Manual para correções administrativas.
6. Selecione a forma de pagamento (Dinheiro, Cartão, etc.). Isso registra como o dinheiro foi recebido.
7. Clique em Confirmar.

Resultado esperado: Um novo crédito de carteira é criado para o membro. O crédito registra o valor, o tipo de crédito e a forma de pagamento. O saldo total da carteira do membro é atualizado imediatamente. O crédito da carteira aparece no histórico de transações do membro.

Dica: Cada recarga cria uma entrada de crédito separada na carteira. Quando o membro gasta de sua carteira, o sistema consome primeiro o crédito ativo mais antigo (FIFO). Os créditos de bônus e os créditos pagos são rastreados separadamente.

Como atribuir um nível de fidelidade

Os níveis de fidelidade permitem agrupar membros por nível de gastos e aplicar descontos automáticos.

Crie um nível

1. Navegue até a página Membros.
2. Abra a seção de gerenciamento de Níveis (acessível na barra de ferramentas ou nas configurações dos membros).
3. Clique em Adicionar nível.
4. Insira um código (por exemplo, "prata"). Este deve ser único.
5. Insira um nome de exibição (por exemplo, "Membro Prata").
6. Defina os pontos limites. Um membro deve acumular pelo menos esta quantidade de pontos de fidelidade para se qualificar para este nível.
7. Defina a taxa de desconto. Insira o desconto como uma porcentagem. Por exemplo, 5 significa um desconto de 5% nas sessões.
8. Clique em Salvar.
9. Repita para níveis adicionais (por exemplo, Ouro com 1.000 pontos com desconto de 10%).

Atribuir um nível a um membro

10. Navegue até a página Membros.
11. Selecione o membro na lista.
12. No painel de detalhes do membro, localize o campo Nível.
13. Selecione o nível desejado no menu suspenso.
14. Clique em Salvar.

Resultado esperado: O membro agora possui a modalidade selecionada. Quando as sessões deste membro forem cobradas, o desconto da modalidade será levado em consideração no cálculo do custo. O perfil do membro mostra o nível atribuído.

Como visualizar o histórico de transações de um membro

O histórico de transações mostra todas as cargas de carteira, gastos de carteira, pagamentos de sessão, reembolsos e eventos de pontos de fidelidade para um membro específico.

1. Navegue até a página Membros.
2. Selecione o membro da lista.
3. Abra o painel de detalhes do membro.
4. Navegue até a guia Histórico ou Transações no painel de detalhes.
5. A lista mostra todas as transações em ordem cronológica inversa com:
   • Data e hora.
   • Tipo de transação (carga da carteira, gasto da carteira, sessão, reembolso, etc.).
   • Valor (positivo para cargas, negativo para gastos).
   • Fonte ou contexto (qual sessão ou ordem consumiu os fundos).
   • Caixa que executou a ação.

Resultado esperado: Uma trilha de auditoria completa de todas as atividades financeiras do membro. Você pode percorrer ou filtrar por intervalo de datas para encontrar transações específicas.

Como dar tempo livre a um membro

Você pode adicionar um crédito de tempo à conta de um membro. Os créditos de tempo funcionam como crédito de carteira, mas em minutos, em vez de dinheiro. Quando o membro inicia uma sessão, o sistema pode deduzir do seu saldo de tempo.

1. Navegue até a página Membros.
2. Selecione o membro da lista.
3. No painel de detalhes do membro, localize a seção Pacotes de tempo ou Créditos de tempo.
4. Clique em Adicionar horário.
5. Insira o número de minutos a serem adicionados (por exemplo, 120 para duas horas de tempo livre).
6. Selecione o tipo de crédito:
   • Manual de horário gratuito fornecido pela cafeteria.
   • Bônus por tempo promocional de uma campanha.
   • Pago pelo tempo adquirido através de um pacote.
7. Opcionalmente, defina uma restrição de dispositivo (somente PCs, apenas consoles ou ambos) para restringir onde o tempo pode ser usado.
8. Opcionalmente, defina uma data de expiração após a qual o tempo não utilizado expira.
9. Clique em Confirmar.

Resultado esperado: Um novo crédito de tempo aparece na conta do membro com os minutos especificados. O saldo de tempo disponível do membro é atualizado. Quando o membro inicia uma sessão, o sistema se oferece para deduzir do seu saldo de tempo.

Como verificar o saldo de um membro

Pesquisa rápida de saldo sem abrir o histórico completo de transações.

1. Navegue até a página Membros.
2. Use a barra de pesquisa na parte superior para digitar o nome de usuário ou nome de exibição do membro.
3. Selecione o membro nos resultados filtrados.
4. O painel de detalhes do membro mostra o saldo da carteira atual (em sua moeda base) e o saldo de tempo (em minutos) na parte superior do painel.

Resultado esperado: Você vê rapidamente o saldo atual da carteira e o saldo de tempo do membro. Esses valores refletem todas as cargas, gastos e expirações até o momento atual.

Como lidar com dívidas de membros

Se for permitido que um membro tenha um saldo negativo (dívida), o livro-razão de dívidas rastreia quanto ele deve.

1. Navegue até a página Membros.
2. Selecione o membro que possui dívida pendente.
3. Abra o painel de detalhes e verifique a seção Dívida.
4. O livro razão de dívidas mostra entradas de dívidas individuais com valores e datas.
5. Para saldar a dívida, recarregue a carteira do associado com o valor devido. Selecione "Pago" como tipo de origem para que o pagamento seja registrado corretamente.

Resultado esperado: A recarga da carteira compensa a dívida. O livro razão de dívidas mostra a entrada de liquidação. O saldo líquido do membro retorna a zero ou positivo.

Erros comuns a evitar

• Criando nomes de usuário duplicados. Os nomes de usuário são exclusivos e não diferenciam maiúsculas de minúsculas. "JohnDoe" e "johndoe" são considerados iguais. O sistema rejeitará duplicatas.
• Saldo da carteira e saldo de tempo confusos. Carteira é dinheiro (unidades monetárias menores). O tempo é de minutos. São sistemas separados. Um membro pode ter crédito na carteira, mas não ter crédito de tempo, ou vice-versa.
• Configuração do máximo de conexões muito alto. Se um membro puder fazer login em 5 PCs simultaneamente, ele poderá consumir 5x os recursos. Defina como 1 para a maioria dos membros.
• Esquecer de selecionar o tipo de crédito correto. Usar "Pago" para uma recarga gratuita aumenta seus relatórios de receita. Use "Bônus" ou "Manual" para créditos não lucrativos.
• Não definir expiração no horário promocional. Os créditos de tempo livre sem data de expiração nunca expiram. Se você pretende que o tempo promocional seja limitado, sempre defina um prazo de validade.
• Excluir um membro em vez de desativá-lo. A desativação preserva o histórico e pode ser revertida. A exclusão é permanente e remove todos os registros associados.