Como processar pedidos

Este guia aborda a criação, modificação, fechamento e cancelamento de pedidos de alimentos, bebidas e outros produtos vendidos em sua cafeteria. Os pedidos são separados da cobrança da sessão. Um cliente pode ter uma sessão ativa e pedidos abertos ao mesmo tempo.

O que você precisa

• Um caixa conectado ou conta de administrador no HandyCafe Server.
• Produtos configurados na página Produtos (pelo menos um produto com nome, categoria, preço e taxa de IVA).
• Pelo menos um método de pagamento disponível (o dinheiro está sempre presente por padrão).

Como criar e fechar um pedido

Este é o fluxo de trabalho padrão: criar um pedido, adicionar itens e fechar com pagamento em um único fluxo.

1. Navegue até a página Pedidos usando a barra lateral esquerda.
2. Clique no botão Novo pedido.
3. Opcionalmente, atribua o pedido a um PC cliente. Clique no campo de atribuição de PC e selecione um cliente conectado no menu suspenso. Se a venda for para um cliente que entra no balcão, você pode pular esta etapa.
4. Opcionalmente, adicione uma nota ao pedido (por exemplo, “Tabela 3” ou “Guardanapos extras”).
5. Pesquise produtos usando o campo de pesquisa. Digite um nome de produto ou categoria para filtrar a lista.
6. Clique em um produto para adicioná-lo ao pedido. A quantidade padrão é 1.
7. Para alterar a quantidade, clique no campo de quantidade ao lado do item e digite o número desejado.
8. Repita as etapas 5 a 7 para cada produto que o cliente desejar.
9. Revise o resumo do pedido. A caixa de diálogo mostra:
   • Cada item de linha com nome do produto, preço unitário, quantidade e total da linha.
   • Subtotal (soma de todos os totais de linhas).
   • IVA (calculado a partir da taxa de IVA de cada artigo).
   • Total geral.
10. Clique em Fechar pedido para prosseguir com o pagamento.
11. Selecione a forma de pagamento (Dinheiro, Cartão ou uma forma personalizada).
12. Clique em Confirmar para finalizar o pedido e registrar a transação.

Resultado esperado: O pedido passa para a aba "Fechado" na página Pedidos. Uma transação é registrada com o valor do pedido, forma de pagamento e detalhamento do IVA. A transação aparece no Relatório de Caixa. Se o pedido foi atribuído a um PC cliente, ele estará vinculado ao histórico de sessões desse PC.

Como modificar um pedido aberto

Você pode alterar o conteúdo de um pedido desde que ele ainda não tenha sido fechado.

Alterar a quantidade de um item

1. Navegue até a página Pedidos.
2. Encontre o pedido aberto na aba "Aberto".
3. Clique no pedido para expandir seus detalhes.
4. Localize o item que deseja modificar.
5. Clique no campo de quantidade e insira a nova quantidade.
6. O total da linha e o total do pedido são atualizados automaticamente.

Alterar o preço unitário de um item

1. Abra os detalhes do pedido.
2. Clique no campo de preço unitário próximo ao item.
3. Insira o novo preço. Isso substitui o preço padrão do produto somente para este pedido.
4. O total da linha é recalculado.

Remover um item

1. Abra os detalhes do pedido.
2. Clique no botão excluir ou remover próximo ao item que deseja remover.
3. O item é removido e o total do pedido é recalculado.

Resultado esperado: O pedido em aberto reflete as quantidades, preços ou itens removidos atualizados. O total é ajustado automaticamente.

Como cancelar um pedido

O cancelamento de um pedido o remove do processamento ativo. Somente pedidos abertos (não pagos) podem ser cancelados.

1. Navegue até a página Pedidos.
2. Encontre o pedido aberto na aba "Aberto".
3. Clique no pedido para selecioná-lo.
4. Clique no botão Cancelar.
5. Confirme o cancelamento na caixa de diálogo.

Resultado esperado: O status do pedido muda para "Cancelado". Ele sai da guia Abrir. Nenhuma transação é registrada. Os pedidos cancelados permanecem no sistema para fins de auditoria, mas não afetam os relatórios financeiros.

Observação: Você não pode cancelar um pedido que já foi fechado e pago. Para reverter um pedido pago, é necessário um processo de reembolso.

Como criar uma venda rápida

Uma venda presencial é um pedido não vinculado a nenhum PC ou membro. Use isto para vendas no balcão onde o cliente não está usando um computador.

1. Navegue até a página Pedidos.
2. Clique em Novo pedido.
3. Não atribua um PC. Deixe o campo PC vazio.
4. Adicione uma nota se for útil (por exemplo, "Walk-in, bebida energética").
5. Adicione os produtos que o cliente está comprando.
6. Clique em Fechar pedido.
7. Selecione a forma de pagamento e confirme.

Resultado esperado: O pedido é criado e fechado sem qualquer associação de PC ou sessão. A transação é registrada no Cash Report no turno do caixa atual.

Como lidar com um pedido de cliente em um PC cliente

Os clientes podem fazer pedidos diretamente de seu PC cliente usando a interface da Página Online. Quando um cliente faz um pedido, o servidor recebe uma notificação.

1. Uma notificação sonora é reproduzida no servidor (o som do novo pedido configurado em Configurações).
2. Um ícone de notificação ou pop-up aparece no ícone da página Pedidos na barra lateral.
3. Navegue até a página Pedidos.
4. O novo pedido aparece na aba “Abrir”. Isso mostra:
   • O nome do PC cliente que fez o pedido.
   • Os itens que o cliente selecionou com quantidades e preços.
   • Uma nota opcional do cliente.
5. Revise os itens do pedido para verificar a disponibilidade do produto.
6. Prepare os itens (prepare a bebida, aqueça a comida, etc.).
7. Quando estiver pronto, feche o pedido usando o fluxo de trabalho normal de fechamento:
   • Clique em Fechar pedido.
   • Selecione a forma de pagamento. Se o cliente tiver uma carteira de membro, você poderá descontar dela.
   • Clique em Confirmar.

Resultado esperado: O pedido está vinculado à sessão ativa do cliente. A notificação é limpa. A transação é registrada. O cliente vê a atualização do status do pedido em seu PC cliente.

Dica: Você pode modificar o pedido antes de fechá-lo se um item estiver fora de estoque. Remova o item indisponível e comunique a alteração ao cliente.

Como atribuir um pedido a um membro

Se o cliente for um membro registrado, vincular o pedido à sua conta permite o pagamento em carteira e o rastreamento do histórico de pedidos.

1. Crie um novo pedido ou abra um pedido em aberto existente.
2. Se o pedido for atribuído a um PC com uma sessão de membro ativa, o membro será vinculado automaticamente.
3. Se o pedido for uma venda direta, você poderá procurar e atribuir manualmente um membro no campo de membro do pedido.
4. Ao fechar o pedido, as opções de forma de pagamento incluirão o saldo da carteira do membro caso ele tenha fundos suficientes.

Resultado esperado: O pedido aparece no histórico de pedidos do membro. As deduções da carteira criam registros de consumo vinculados ao pedido.

Erros comuns a evitar

• Adicionando produtos com preço zero. Se o preço de venda de um produto for definido como zero na página Produtos, os itens do pedido também serão zero. Sempre verifique os preços dos produtos antes de ir ao ar.
• Fechar um pedido sem verificar itens. Uma vez fechada, a transação é registrada. Verifique novamente as quantidades e preços antes de clicar em Confirmar.
• Ignorando notificações de pedidos de clientes. Quando um cliente faz um pedido em seu PC, ele fica na guia Abrir até que um caixa o processe. Pedidos não processados ​​levam a clientes insatisfeitos. Monitore notificações durante períodos de maior movimento.
• Cancelar em vez de modificar. Se apenas um item estiver errado, modifique o pedido em aberto em vez de cancelá-lo e recriá-lo. Isso economiza tempo e mantém a trilha de auditoria mais limpa.
• Não configurar produtos antes do dia de abertura. Os pedidos exigem que os produtos existam na página Produtos. Configure seu catálogo completo de produtos com nomes, preços, categorias e taxas de IVA corretos antes do seu primeiro turno.
• Esquecimento das taxas de IVA dos produtos. Se um produto tiver uma taxa de IVA igual a 0 mas deverá ser tributado, o total da encomenda estará incorreto. Verifique as taxas de IVA por produto na página Produtos.