Fornecedores

A página Fornecedores mantém um banco de dados de vendedores e fornecedores dos quais seu café compra bens e serviços. Cada registro de fornecedor armazena detalhes de contato, condições de pagamento e informações fiscais, fornecendo uma referência central para gerenciar seus relacionamentos com fornecedores.

Campos de registro do fornecedor

Cada registro de fornecedor contém as seguintes informações:

Campo	Descrição
`name`	O nome do fornecedor ou da empresa. Este é o identificador principal exibido em listas e referenciado nas entradas de inventário.
`contact_person`	O nome do seu contato principal no fornecedor (por exemplo, um representante de vendas ou gerente de conta).
`phone`	O número de telefone do fornecedor para fazer pedidos ou resolver problemas.
`email`	O endereço de e-mail do fornecedor para confirmações de pedidos, faturas ou comunicações gerais.
`address`	Endereço físico do fornecedor, útil para coordenação de entrega ou visitas ao local.
`payment_term_days`	O número de dias permitidos para pagamento após o recebimento de uma fatura (por exemplo, 30 para prazos líquidos de 30). Isso ajuda a rastrear quando os pagamentos vencem.
`tax_authority`	A autoridade fiscal ou repartição fiscal onde o fornecedor está registrado, se aplicável.
`tax_identity`	O número de identificação fiscal do fornecedor (NIF, número de IVA ou equivalente). Obrigatório para faturamento formal em muitas jurisdições.
`notes`	Um campo de texto livre para qualquer informação adicional sobre o fornecedor (por exemplo, cronogramas de entrega, quantidades mínimas de pedido, acordos especiais).

Gerenciamento Ativo/Inativo

Os fornecedores possuem um sinalizador active que controla sua visibilidade:

Fornecedores ativos aparecem na lista de fornecedores e são sugeridos no registro de entradas de estoque.
Fornecedores inativos ficam ocultos na lista ativa e nas sugestões, mas permanecem no banco de dados. As entradas de inventário anteriores que fazem referência ao fornecedor não são afetadas.

A desativação de um fornecedor é útil quando você interrompe o pedido de um fornecedor, mas deseja preservar o histórico de compras para geração de relatórios. Você pode reativar um fornecedor a qualquer momento, alternando o sinalizador para trás.

Vinculando fornecedores a entradas de estoque

A principal conexão entre os fornecedores e o restante do sistema é por meio de entradas de estoque. Quando você registra uma compra na página Estoque, o campo supplier_name faz referência a um fornecedor deste banco de dados.

Embora o link seja por nome (não uma chave estrangeira estrita), o sistema fornece sugestões de preenchimento automático de sua lista de fornecedores ativos ao digitar o nome de um fornecedor no formulário de inventário. Isso incentiva a consistência e facilita a filtragem do histórico de estoque por fornecedor.

Criando um novo fornecedor

Para adicionar um novo fornecedor:

Navegue até a página Fornecedores na barra lateral.
Clique no botão Adicionar fornecedor.
Digite o nome (obrigatório). É assim que o fornecedor aparecerá em todo o sistema.
Preencha a pessoa de contato, telefone, e-mail e endereço conforme disponíveis.
Defina as condições de pagamento (em dias) para rastrear as datas de vencimento das faturas.
Insira a autoridade fiscal e a identidade fiscal se necessário para sua contabilidade.
Adicione quaisquer notas sobre o relacionamento com o fornecedor.
Clique em Salvar.

Editando um fornecedor

Selecione um fornecedor na lista para abrir sua visualização detalhada. Você pode atualizar qualquer campo a qualquer momento. Se você alterar o nome do fornecedor, observe que as entradas de estoque existentes ainda farão referência ao nome antigo (já que o link é por texto e não por ID). Para obter melhores resultados, atualize também o nome nas entradas de inventário existentes ou use o campo de notas para documentar a alteração do nome.

Casos de uso de fornecedores

Acompanhamento do histórico de compras

Ao usar consistentemente o mesmo nome de fornecedor em todas as entradas de inventário, você pode filtrar a lista de inventário por fornecedor para ver:

Todos os itens adquiridos de um fornecedor específico.
Total de gastos com cada fornecedor em determinado período.
Quais produtos vêm de quais fornecedores.

Gerenciamento de prazos de pagamento

O campo payment_term_days ajuda você a planejar o fluxo de caixa. Quando combinado com as datas de entrada de estoque, você pode calcular quando os pagamentos vencem e priorizar adequadamente. Isto é especialmente útil para cafés que compram a crédito de vários fornecedores com condições diferentes.

Conformidade Fiscal

Registrar tax_authority e tax_identity para cada fornecedor garante que você tenha as informações necessárias para:

Geração de relatórios de compras para declaração de impostos.
Verificar se as faturas dos fornecedores incluem números de identificação fiscal válidos.
Responder a auditorias de autoridades fiscais com documentação completa do fornecedor.