Fornecedores

A página de Fornecedores mantém um banco de dados de vendedores e fornecedores dos quais seu café adquire bens e serviços. Cada registro de fornecedor armazena detalhes de contato, condições de pagamento e informações fiscais, fornecendo uma referência central para gerenciar seus relacionamentos com fornecedores.

Campos do Registro de Fornecedor

Cada registro de fornecedor contém as seguintes informações:

Campo	Descrição
`name`	O nome do fornecedor ou da empresa. Este é o identificador principal exibido em listas e referenciado nas entradas de inventário.
`contact_person`	O nome do seu contato principal no fornecedor (por exemplo, um representante de vendas ou gerente de contas).
`phone`	O número de telefone do fornecedor para fazer pedidos ou resolver problemas.
`email`	O endereço de e-mail do fornecedor para confirmações de pedidos, faturas ou comunicação geral.
`address`	O endereço físico do fornecedor, útil para coordenação de entregas ou visitas ao local.
`payment_term_days`	O número de dias permitidos para pagamento após o recebimento de uma fatura (por exemplo, 30 para condições de pagamento de 30 dias). Isso ajuda a rastrear quando os pagamentos são devidos.
`tax_authority`	A autoridade fiscal ou escritório fiscal com o qual o fornecedor está registrado, se aplicável.
`tax_identity`	O número de identificação fiscal do fornecedor (TIN, número de IVA ou equivalente). Necessário para faturamento formal em muitas jurisdições.
`notes`	Um campo de texto livre para qualquer informação adicional sobre o fornecedor (por exemplo, cronogramas de entrega, quantidades mínimas de pedido, arranjos especiais).

Gestão de Ativos/Inativos

Os fornecedores têm uma marcação active que controla sua visibilidade:

Fornecedores Ativos aparecem na lista de fornecedores e são sugeridos ao registrar entradas de inventário.
Fornecedores Inativos são ocultados da lista ativa e das sugestões, mas permanecem no banco de dados. Entradas de inventário passadas que referenciam o fornecedor não são afetadas.

Desativar um fornecedor é útil quando você para de fazer pedidos de um vendedor, mas deseja preservar o histórico de compras para relatórios. Você pode reativar um fornecedor a qualquer momento alterando a marcação de volta.

Ligação de Fornecedores a Entradas de Inventário

A principal conexão entre fornecedores e o restante do sistema é através das entradas de inventário. Quando você registra uma compra na página de Inventário, o campo supplier_name referencia um fornecedor deste banco de dados.

Embora a ligação seja por nome (não uma chave estrangeira estrita), o sistema fornece sugestões de preenchimento automático da sua lista de fornecedores ativos ao digitar um nome de fornecedor no formulário de inventário. Isso incentiva a consistência e facilita a filtragem do histórico de inventário por fornecedor.

Criando um Novo Fornecedor

Para adicionar um novo fornecedor:

Navegue até a página de Fornecedores na barra lateral.
Clique no botão Adicionar Fornecedor.
Insira o nome (obrigatório). É assim que o fornecedor aparecerá em todo o sistema.
Preencha o contato, telefone, e-mail e endereço conforme disponível.
Defina as condições de pagamento (em dias) para rastrear as datas de vencimento das faturas.
Insira a autoridade fiscal e a identidade fiscal se necessário para sua contabilidade.
Adicione quaisquer notas sobre o relacionamento com o fornecedor.
Clique em Salvar.

Editando um Fornecedor

Selecione um fornecedor da lista para abrir sua visualização detalhada. Você pode atualizar qualquer campo a qualquer momento. Se você alterar o nome do fornecedor, observe que as entradas de inventário existentes ainda referenciarão o nome antigo (já que a ligação é por texto, não por ID). Para melhores resultados, atualize o nome nas entradas de inventário existentes também, ou use o campo de notas para documentar a mudança de nome.

Casos de Uso de Fornecedores

Acompanhamento do Histórico de Compras

Ao usar consistentemente o mesmo nome de fornecedor nas entradas de inventário, você pode filtrar a lista de inventário por fornecedor para ver:

Todos os itens comprados de um vendedor específico.
Gastos totais com cada fornecedor em um determinado período.
Quais produtos vêm de quais fornecedores.

Gestão de Condições de Pagamento

O campo payment_term_days ajuda a planejar o fluxo de caixa. Quando combinado com as datas de entrada de inventário, você pode calcular quando os pagamentos são devidos e priorizar de acordo. Isso é especialmente útil para cafés que compram a crédito de vários fornecedores com condições diferentes.

Conformidade Fiscal

Registrar a tax_authority e a tax_identity para cada fornecedor garante que você tenha as informações necessárias para:

Gerar relatórios de compras para declaração de impostos.
Verificar se as faturas dos fornecedores incluem números de identificação fiscal válidos.
Responder a auditorias de autoridades fiscais com documentação completa dos fornecedores.