Como rastrear despesas e estoque

HandyCafe Server inclui ferramentas para registrar despesas comerciais, gerenciar seu diretório de fornecedores e rastrear compras de estoque. Este guia cobre cada um desses fluxos de trabalho passo a passo.

Como registrar uma despesa comercial

As despesas representam qualquer custo incorrido em sua empresa. Acompanhe aluguel, serviços públicos, compras de equipamentos, assinaturas de software e quaisquer outros pagamentos efetuados.

O que você vai precisar

Servidor HandyCafe em execução.
Acesso de administrador ou proprietário.
Os detalhes das despesas: título, valor, nome do fornecedor e data de vencimento.

Passos

Clique em Despesas na barra lateral esquerda do aplicativo HandyCafe Server.
Clique no botão Adicionar para criar um novo registro de despesas.
Insira um Título que descreva claramente a despesa. Por exemplo: “Conta de luz - abril de 2026”.
Insira o Valor em sua moeda local.
Insira o nome do Fornecedor. Por exemplo: "Companhia de Energia da Cidade". Esta é a empresa ou pessoa a quem você deve o pagamento.
Defina a Data de Vencimento para o vencimento do pagamento. Opcionalmente, se a despesa já estiver paga, marque o botão Pago e insira a Data de pagamento. Clique em Salvar.

Resultado esperado

A despesa aparece na lista de despesas. As despesas não pagas são destacadas para que você possa ver rapidamente o que está pendente. O valor total das despesas está incluído em seus relatórios financeiros.

Erros comuns

Não inserir um título claro e descritivo. "Diversos" não diz nada ao revisar as despesas meses depois. Seja específico.
Esquecer de atualizar o status de pago após efetuar o pagamento. Seu saldo não pago parecerá maior do que realmente é.

Como visualizar despesas não pagas

Filtre rapidamente para ver apenas as despesas que ainda não foram pagas.

O que você vai precisar

Pelo menos uma despesa registrada no sistema.

Passos

Navegue até a página Despesas.
Clique na guia do filtro Não pago na parte superior da lista de despesas.
A lista agora mostra apenas despesas cujo status pago está desmarcado.

Resultado esperado

Uma visualização filtrada mostrando exclusivamente despesas não pagas. Use isso para priorizar os próximos pagamentos e garantir que nada seja esquecido.

Como marcar uma despesa como paga

Ao efetuar um pagamento, atualize o registro para refleti-lo.

O que você vai precisar

Uma despesa não paga existente no sistema.

Passos

Navegue até a página Despesas.
Localize a despesa que você pagou. Clique nele para abrir a visualização detalhada.
Clique no botão Marcar como pago ou ative o status pago.
A data de pagamento é definida automaticamente para hoje. Ajuste-o se o pagamento real tiver sido feito em uma data diferente.
Salve as alterações.

Resultado esperado

A despesa passa do filtro Não pago para o filtro Pago. Seu saldo não pago diminui no valor marcado.

Como adicionar um fornecedor

Fornecedores são as empresas das quais você compra bens e serviços. Manter um diretório de fornecedores permite associar rapidamente as compras ao fornecedor certo.

O que você vai precisar

Informações de contato do fornecedor: nome, telefone, email, endereço.
Opcional: condições de pagamento, identificação fiscal.

Passos

Clique em Fornecedores na barra lateral esquerda.
Clique no botão Adicionar para criar um novo registro de fornecedor.
Insira o Nome do fornecedor. Por exemplo: "TechParts Atacado".
Insira o nome da Pessoa de contato se você tiver um ponto de contato específico no fornecedor.
Preencha o Número de telefone e Endereço de e-mail.
Insira o Endereço do local comercial do fornecedor.
Opcionalmente, insira Condições de Pagamento (como "30 Líquidos" ou "Vencimento no recebimento") e o ID Fiscal do fornecedor para seus registros contábeis.
Clique em Salvar.

Resultado esperado

O fornecedor aparece no seu diretório de fornecedores. Agora você pode fazer referência a esse fornecedor ao registrar compras de estoque.

Erros comuns

Criação de entradas duplicadas de fornecedores com nomes ligeiramente diferentes (por exemplo "TechParts" e "Tech Parts Wholesale"). Pesquise a lista existente antes de adicionar um novo fornecedor.
Deixar os campos de contato vazios. Quando precisar fazer um novo pedido ou contestar uma fatura, você precisará dessas informações.

Como registrar uma compra de estoque

As compras de estoque rastreiam o que você compra para o café. Isso inclui alimentos e bebidas para a lanchonete, periféricos de computador, materiais de limpeza e quaisquer bens físicos.

O que você vai precisar

Um fornecedor já adicionado ao sistema (ou você pode adicionar um durante este processo).
A fatura ou recibo da compra.

Passos

Clique em Inventário na barra lateral esquerda.
Clique no botão Adicionar para criar um novo registro de inventário.
Insira o Número da fatura da fatura do fornecedor. Isso vincula o registro a um documento de compra específico.
Selecione Fornecedor na lista suspensa. Se o fornecedor não estiver na lista, você precisará adicioná-lo primeiro (veja a seção de fornecedores acima).
Insira o Nome do item. Por exemplo: “Bebida Energética - 500ml” ou “Mouse USB”.
Insira a Unidade de medida (como "cada", "pacote", "caixa" ou "kg").
Insira a Quantidade comprada e o Preço unitário para uma única unidade.
Selecione Moeda se o seu sistema suportar múltiplas moedas.
Selecione uma Categoria para organizar a compra (como "Bebidas", "Hardware" ou "Suprimentos").
Adicione Notas para números de lote, nomes de marcas, datas de validade ou outros detalhes relevantes para esta compra. Clique em Salvar.

Resultado esperado

A compra do estoque é registrada com o custo total calculado automaticamente (quantidade multiplicada pelo preço unitário). O registro está vinculado ao fornecedor e categorizado para geração de relatórios.

Erros comuns

Inserir o custo total no campo de preço unitário em vez do preço por unidade. Se você comprou 24 latas por US$ 36 no total, o preço unitário deveria ser US$ 1,50, não US$ 36.
Ignorar o número da fatura. Sem ele, você não poderá rastrear um registro até o documento de compra original para devoluções ou disputas.

Como rastrear os níveis de estoque de produtos

Os níveis de estoque mudam conforme você vende itens por meio do sistema de pedidos e adiciona novo estoque.

O que você vai precisar

Produtos configurados na página Produtos.
Pedidos sendo processados através do sistema.

Como funcionam as mudanças de estoque

Decremento automático na venda: Quando um caixa processa um pedido que inclui um produto, o sistema reduz automaticamente a contagem de estoque desse produto pela quantidade vendida.
Ajuste manual: Para danos, quebras, devoluções ou correções, edite a contagem de estoque do produto diretamente na página Produtos. Navegue até Produtos, encontre o item e atualize o campo de quantidade.
Reabastecimento de compras de estoque: Após registrar uma compra de estoque, atualize a contagem de estoque do produto correspondente na página Produtos para refletir o novo fornecimento.

Etapas para verificar os níveis atuais de estoque

Navegue até a página Produtos na barra lateral esquerda.
Revise a lista de produtos. Cada produto mostra sua quantidade de estoque atual.
Produtos com pouco estoque ficam em destaque para chamar sua atenção.
Clique em qualquer produto para ver seus detalhes, incluindo a contagem atual e a atividade de vendas recente.

Resultado esperado

Uma visão clara do que está em estoque e do que precisa ser reordenado. Os produtos que foram vendidos em níveis baixos são fáceis de detectar.

Erros comuns

Não registar desperdícios ou quebras. Se uma lata de refrigerante cair e não puder ser vendida, a contagem do estoque deverá ser reduzida manualmente. Caso contrário, a sua contagem real não corresponderá à contagem do sistema.
Esquecer de atualizar o estoque após receber uma remessa. O sistema só conhece o estoque inserido. O estoque físico em sua prateleira que não está registrado no sistema gera uma incompatibilidade.
Basear-se apenas no decréscimo automático sem contagens físicas periódicas. Até o melhor sistema de rastreamento varia com o tempo. Faça uma contagem física semanalmente e concilie com os números do sistema.