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Como rastrear despesas e estoque

HandyCafe Server inclui ferramentas para registrar despesas comerciais, gerenciar seu diretório de fornecedores e rastrear compras de estoque. Este guia cobre cada um desses fluxos de trabalho passo a passo.

Como registrar uma despesa comercial

As despesas representam qualquer custo incorrido em sua empresa. Acompanhe aluguel, serviços públicos, compras de equipamentos, assinaturas de software e quaisquer outros pagamentos efetuados.

O que você vai precisar

  • Servidor HandyCafe em execução.
  • Acesso de administrador ou proprietário.
  • Os detalhes das despesas: título, valor, nome do fornecedor e data de vencimento.

Passos

  1. Clique em Despesas na barra lateral esquerda do aplicativo HandyCafe Server.
  2. Clique no botão Adicionar para criar um novo registro de despesas.
  3. Insira um Título que descreva claramente a despesa. Por exemplo: “Conta de luz - abril de 2026”.
  4. Insira o Valor em sua moeda local.
  5. Insira o nome do Fornecedor. Por exemplo: "Companhia de Energia da Cidade". Esta é a empresa ou pessoa a quem você deve o pagamento.
  6. Defina a Data de Vencimento para o vencimento do pagamento. Opcionalmente, se a despesa já estiver paga, marque o botão Pago e insira a Data de pagamento. Clique em Salvar.

Resultado esperado

A despesa aparece na lista de despesas. As despesas não pagas são destacadas para que você possa ver rapidamente o que está pendente. O valor total das despesas está incluído em seus relatórios financeiros.

Erros comuns

  • Não inserir um título claro e descritivo. "Diversos" não diz nada ao revisar as despesas meses depois. Seja específico.
  • Esquecer de atualizar o status de pago após efetuar o pagamento. Seu saldo não pago parecerá maior do que realmente é.

Como visualizar despesas não pagas

Filtre rapidamente para ver apenas as despesas que ainda não foram pagas.

O que você vai precisar

  • Pelo menos uma despesa registrada no sistema.

Passos

  1. Navegue até a página Despesas.
  2. Clique na guia do filtro Não pago na parte superior da lista de despesas.
  3. A lista agora mostra apenas despesas cujo status pago está desmarcado.

Resultado esperado

Uma visualização filtrada mostrando exclusivamente despesas não pagas. Use isso para priorizar os próximos pagamentos e garantir que nada seja esquecido.

Como marcar uma despesa como paga

Ao efetuar um pagamento, atualize o registro para refleti-lo.

O que você vai precisar

  • Uma despesa não paga existente no sistema.

Passos

  1. Navegue até a página Despesas.
  2. Localize a despesa que você pagou. Clique nele para abrir a visualização detalhada.
  3. Clique no botão Marcar como pago ou ative o status pago.
  4. A data de pagamento é definida automaticamente para hoje. Ajuste-o se o pagamento real tiver sido feito em uma data diferente.
  5. Salve as alterações.

Resultado esperado

A despesa passa do filtro Não pago para o filtro Pago. Seu saldo não pago diminui no valor marcado.

Como adicionar um fornecedor

Fornecedores são as empresas das quais você compra bens e serviços. Manter um diretório de fornecedores permite associar rapidamente as compras ao fornecedor certo.

O que você vai precisar

  • Informações de contato do fornecedor: nome, telefone, email, endereço.
  • Opcional: condições de pagamento, identificação fiscal.

Passos

  1. Clique em Estoque na barra lateral esquerda e vá para a aba Fornecedores.
  2. Clique no botão Novo Fornecedor para criar um novo registro de fornecedor.
  3. Insira o Nome do fornecedor. Por exemplo: "TechParts Atacado".
  4. Insira o nome da Pessoa de contato se você tiver um ponto de contato específico no fornecedor.
  5. Preencha o Número de telefone e Endereço de e-mail.
  6. Insira o Endereço do local comercial do fornecedor.
  7. Opcionalmente, insira Condições de Pagamento (como "30 Líquidos" ou "Vencimento no recebimento") e o ID Fiscal do fornecedor para seus registros contábeis.
  8. Clique em Salvar.

Resultado esperado

O fornecedor aparece no seu diretório de fornecedores. Agora você pode fazer referência a esse fornecedor ao registrar compras de estoque.

Erros comuns

  • Criação de entradas duplicadas de fornecedores com nomes ligeiramente diferentes (por exemplo "TechParts" e "Tech Parts Wholesale"). Pesquise a lista existente antes de adicionar um novo fornecedor.
  • Deixar os campos de contato vazios. Quando precisar fazer um novo pedido ou contestar uma fatura, você precisará dessas informações.

Como registrar uma compra de estoque

As compras de estoque rastreiam o que você compra para o café. Isso inclui alimentos e bebidas para a lanchonete, periféricos de computador, materiais de limpeza e quaisquer bens físicos.

O que você vai precisar

  • Um fornecedor já adicionado ao sistema (ou você pode adicionar um durante este processo).
  • A fatura ou recibo da compra.

Passos

  1. Clique em Estoque na barra lateral esquerda e vá para a aba Recebimento de Estoque.
  2. Selecione ou digite o Fornecedor. Se o fornecedor não estiver na lista, você pode adicioná-lo antes na aba Fornecedores (veja a seção de fornecedores acima).
  3. Insira o Nº da fatura e a Data da fatura da fatura do fornecedor. Isso vincula o recebimento a um documento de compra específico.
  4. Clique em Adicionar linha para cada item da fatura.
  5. Escaneie ou digite o Código de barras ou escolha o Produto pelo nome. Um item que ainda não está no catálogo pode ser adicionado como um novo produto diretamente na linha.
  6. Insira a Quantidade comprada e o Preço de compra para uma única unidade. Opcionalmente insira um Desconto e a taxa de IVA da fatura.
  7. Repita para cada linha e depois revise o subtotal, o desconto, o IVA e o total geral.
  8. Clique em Salvar.

Resultado esperado

O recebimento é registrado com os totais calculados automaticamente. Os níveis de estoque de cada produto do recebimento aumentam pelas quantidades recebidas. Uma movimentação de compra aparece no histórico de movimentações de cada produto. O recebimento aparece no Histórico de recebimentos.

Erros comuns

  • Inserir o custo total no campo de preço de compra em vez do preço por unidade. Se você comprou 24 latas por US$ 36 no total, o preço de compra deveria ser US$ 1,50, não US$ 36.
  • Ignorar o número da fatura. O recebimento não pode ser salvo sem ele e você perderia o rastro até o documento de compra original.

Como rastrear os níveis de estoque de produtos

Os níveis de estoque mudam conforme você vende itens por meio do sistema de pedidos e adiciona novo estoque.

O que você vai precisar

  • Produtos configurados na página Produtos.
  • Pedidos sendo processados ​​através do sistema.

Como funcionam as mudanças de estoque

  • Decremento automático na venda: Quando um caixa processa um pedido que inclui um produto, o sistema reduz automaticamente a contagem de estoque desse produto pela quantidade vendida.
  • Incremento automático no recebimento: Salvar um recebimento de estoque aumenta o estoque de cada produto nele pela quantidade recebida. Nenhuma etapa de atualização separada é necessária.
  • Ajuste manual: Para danos, quebras ou correções, use as ações Corrigir estoque, Desperdício e Contagem na aba Status do Estoque da página Estoque. Cada alteração entra no histórico de movimentações do produto.

Etapas para verificar os níveis atuais de estoque

  1. Clique em Estoque na barra lateral esquerda e vá para a aba Status do Estoque.
  2. Revise a lista. Cada produto mostra seu estoque, limite, última movimentação e valor do estoque.
  3. Use o filtro Apenas críticos para ver os produtos no limite ou abaixo dele. Defina os limites com Editar limite.
  4. Abra o histórico de movimentações de qualquer produto para ver a data, o motivo, a alteração, o nível resultante e o caixa de cada alteração de estoque.

Resultado esperado

Uma visão clara do que está em estoque e do que precisa ser reordenado. Os produtos que foram vendidos em níveis baixos são fáceis de detectar.

Erros comuns

  • Não registar desperdícios ou quebras. Se uma lata de refrigerante cair e não puder ser vendida, registre isso com a ação Desperdício. Caso contrário, a sua contagem real não corresponderá à contagem do sistema.
  • Esquecer de lançar um recebimento de estoque após receber uma remessa. O sistema só conhece o estoque inserido. O estoque físico em sua prateleira que não está registrado no sistema gera uma incompatibilidade.
  • Basear-se apenas no rastreamento automático sem contagens físicas periódicas. Até o melhor sistema de rastreamento varia com o tempo. Faça uma contagem física semanalmente e registre-a com a ação Contagem na aba Status do Estoque.