Como configurar funções e permissões de caixa

Este guia aborda a criação de contas de caixa, a definição de funções personalizadas com permissões granulares e a atribuição dessas funções à sua equipe. As funções configuradas corretamente garantem que cada membro da equipe possa acessar apenas os recursos necessários para seu trabalho.

O que você precisa

• Acesso de administrador ao HandyCafe Server (somente administradores podem gerenciar contas e funções de caixa).
• Um plano para o qual os funcionários precisam de qual nível de acesso.
• Pelo menos uma função definida antes da criação de contas de caixa (devem existir funções para serem atribuídas).

Como criar uma função personalizada

As funções definem o que um caixa pode ou não fazer. HandyCafe usa seis categorias de permissão, cada uma com configurações de permissão individuais. Crie suas funções primeiro e depois atribua-as às contas do caixa.

1. Navegue até a seção Gerenciamento usando a barra lateral esquerda.
2. Abra a guia Funções de caixa.
3. Clique em Adicionar Função.
4. Insira um nome para a função (por exemplo, "Caixa do turno diurno"). Os nomes das funções devem ser exclusivos.
5. Defina o nível. Níveis mais altos indicam mais autoridade. Um caixa com função de nível inferior não pode modificar um caixa com função de nível superior.
6. Configure as permissões de Auth. Eles controlam ações relacionadas ao login:
   • Capacidade de login/logout.
   • Capacidade de redefinição de senha.
7. Configure as permissões de Membro. Estes controlam o que o caixa pode fazer com as contas dos membros:
   • Ver membros.
   • Criar membros.
   • Editar membros.
   • Excluir membros.
   • Recarregue carteiras.
   • Ver histórico de transações.
8. Configure as permissões do Console. Estas sessões de controle e ações do console:
   • Iniciar e parar sessões.
   • Pausar e retomar sessões.
   • Adicione tempo.
   • Ver lista de consoles.
9. Configure as permissões de Log. Eles controlam o acesso aos logs do sistema:
   • Ver registros (somente hoje ou todas as datas).
   • Exportar registros.
10. Configure as permissões do Relatório. Eles controlam o acesso aos relatórios financeiros:
    • Ver relatórios de caixa (somente hoje ou todas as datas).
    • Ver estatísticas.
    • Exportar relatórios.
11. Configure as permissões de Pagamento. Eles controlam as ações relacionadas ao pagamento:
    • Aceite pagamentos.
    • Processar reembolsos.
    • Modificar métodos de pagamento.
    • Ver histórico de pagamentos.
12. Clique em Salvar para criar a função.

Resultado esperado: A nova função aparece na lista Funções de caixa com todas as permissões configuradas. Agora está disponível para atribuição às contas do caixa.

Exemplo prático: função de caixa no turno diurno

Este exemplo cria uma função restrita adequada para um caixa regular que trabalha no turno diurno.

1. Navegue até Gerenciamento > Funções de caixa.
2. Clique em Adicionar função.
3. Nome: “Caixa do Turno Diurno”.
4. Nível: 1 (nível mais baixo).
5. Permissões de autenticação: Habilite o login. Desative a redefinição de senha.
6. Permissões de membros:
   • Ativar: visualizar membros, criar membros, recarregar carteiras, visualizar histórico de transações.
   • Desativar: Editar membros, Excluir membros.
7. Permissões do console:
   • Ativar: iniciar sessões, interromper sessões, pausar sessões, retomar sessões, adicionar tempo.
   • Desativar: (nenhum; os caixas do turno diurno precisam de controle total da sessão).
8. Permissões de registro:
   • Ativar: visualizar registros (somente hoje).
   • Desativar: visualizar todos os logs, exportar logs.
9. Permissões de relatório:
   • Ativar: Visualizar relatório de caixa (somente hoje).
   • Desativar: Visualizar todos os relatórios, Visualizar estatísticas, Exportar relatórios.
10. Permissões de pagamento:
    • Ativar: aceitar pagamentos, visualizar histórico de pagamentos.
    • Desativar: processar reembolsos, modificar métodos de pagamento.
11. Clique em Salvar.

Resultado esperado: A função "Caixa do turno diurno" pode iniciar e gerenciar sessões, criar membros, recarregar carteiras, visualizar registros e relatórios de hoje e aceitar pagamentos. Ele não pode excluir membros, modificar métodos de pagamento, processar reembolsos ou visualizar relatórios históricos posteriores a hoje.

Exemplo prático: função de gerente

Este exemplo cria uma função com acesso mais amplo para um gerente de turno confiável.

1. Navegue até Gerenciamento > Funções de caixa.
2. Clique em Adicionar função.
3. Nome: "Gerente de turno".
4. Nível: 5 (superior ao Caixa do Turno Diurno).
5. Permissões de autenticação: habilite todas.
6. Permissões de membro: Habilite tudo (Visualizar, Criar, Editar, Excluir, Recarregar, Histórico).
7. Permissões do console: Habilite todas.
8. Permissões de log: Habilite tudo (Exibir todos os logs, Exportar logs).
9. Permissões de relatório: Habilite todos (Ver todos os relatórios, Estatísticas, Exportar).
10. Permissões de pagamento:
    • Ativar: aceitar pagamentos, processar reembolsos, visualizar histórico de pagamentos.
    • Desativar: Modifique os métodos de pagamento (reserve isso para o administrador/proprietário).
11. Clique em Salvar.

Resultado esperado: A função "Gerente de turno" tem acesso quase total. A única restrição é que eles não podem modificar os métodos de pagamento, o que normalmente é uma alteração de configuração no nível do proprietário.

Como criar uma conta de caixa

1. Navegue até a seção Gerenciamento.
2. Abra a aba Caixas.
3. Clique em Adicionar para criar um novo caixa.
4. Insira um nome de usuário. É isso que o caixa digitará para fazer login. Deve ser único.
5. Digite uma senha. Use uma senha forte. O caixa pode alterá-lo mais tarde.
6. Selecione uma função no menu suspenso. Somente as funções que você já criou aparecerão.
7. Opcionalmente, preencha nome completo, e-mail e celular para manutenção de registros.
8. Clique em Salvar.

Resultado esperado: A nova conta de caixa aparece na lista de Caixas. O caixa agora pode fazer login no HandyCafe Server usando seu nome de usuário e senha. O seu acesso é restrito às permissões definidas pela função atribuída.

Como mudar a função de um caixa

1. Navegue até Gestão > Caixas.
2. Selecione o caixa cuja função você deseja alterar.
3. No painel de detalhes do caixa, clique no menu suspenso Função e selecione uma função diferente.
4. Clique em Salvar.

Resultado esperado: As permissões do caixa mudam imediatamente. Na próxima vez que eles executarem uma ação, o sistema verificará sua nova função. Eles não precisam sair e fazer login novamente para que a alteração entre em vigor.

Como restringir um caixa apenas aos relatórios de hoje

Este é um requisito comum: você deseja que os caixas vejam os números do turno atual, mas não os dados históricos.

1. Abra a função atribuída ao caixa (Gerenciamento > Funções do caixa).
2. Na seção Permissões do relatório:
   • Ative "Ver relatório de caixa (somente hoje)."
   • Desative "Ver todos os relatórios".
   • Desative "Ver estatísticas".
   • Desative "Exportar relatórios".
3. Na seção Permissões de registro:
   • Ative "Exibir registros (somente hoje)."
   • Desative "Ver todos os registros".
   • Desative "Exportar logs".
4. Clique em Salvar.

Resultado esperado: O caixa pode visualizar a página Relatório de Caixa, mas vê apenas os dados do dia atual. O seletor de data (se visível) está bloqueado para hoje. A página Estatísticas e os botões de exportação estão ocultos ou desativados para este caixa.

Como desativar uma conta de caixa

Quando um membro da equipe sair, desative sua conta em vez de excluí-la. Isso preserva a trilha de auditoria.

1. Navegue até Gestão > Caixas.
2. Selecione o caixa a ser desativado.
3. Desligue o botão Ativo (ou clique em Desativar).
4. Clique em Salvar.

Resultado esperado: O caixa não consegue mais fazer login. Todas as suas ações históricas (sessões iniciadas, transações registradas, logs) permanecem no sistema. A conta pode ser reativada posteriormente, se necessário.

Erros comuns a evitar

• Atribuindo a função errada. Sempre verifique novamente o menu suspenso de funções ao criar um caixa. Um caixa com função de gerente tem muito mais acesso do que o pretendido para um trabalhador em turnos regulares.
• Não testar a função após a criação. Faça login como caixa (ou use uma conta de teste com a função) e verifique se os recursos restritos estão realmente ocultos ou desativados. Não confie apenas nas caixas de seleção de permissão.
• Esquecer que as funções são aplicadas no backend. Mesmo que um elemento da UI esteja visível, o backend rejeitará ações não autorizadas com base nas configurações de permissão da função. No entanto, para uma experiência de usuário limpa, a IU também deve ocultar recursos não autorizados.
• Definindo todas as funções para o nível 0. O nível determina a hierarquia. Se o nível de uma função for inferior a outro, o caixa de nível inferior não poderá editar o caixa de nível superior. Planeje seus níveis: 1 para caixas básicos, 5 para gerentes, 10 para gerentes seniores.
• Compartilhando contas de caixa. Cada membro da equipe deve ter sua própria conta. As contas compartilhadas impossibilitam rastrear quem executou uma ação específica nos logs.
• Excluir uma conta de caixa em vez de desativá-la. A exclusão remove a referência de caixa de transações e registros (definida como NULL). Sempre desative para preservar a trilha de auditoria.
• Deixar as permissões de método de pagamento padrão ativadas. A maioria dos caixas não deve ser capaz de adicionar ou remover métodos de pagamento. Esta é uma alteração de configuração que deve ser restrita aos proprietários ou administradores.