วิธีติดตามค่าใช้จ่ายและสินค้าคงคลัง
HandyCafe Server มีเครื่องมือสำหรับบันทึกค่าใช้จ่ายธุรกิจ จัดการไดเรกทอรีซัพพลายเออร์ และติดตามการซื้อสินค้าคงคลัง คู่มือนี้ครอบคลุมขั้นตอนการทำงานเหล่านี้ทีละขั้นตอน
วิธีบันทึกค่าใช้จ่ายธุรกิจ
ค่าใช้จ่ายหมายถึงต้นทุนใดๆ ที่ธุรกิจของคุณเกิดขึ้น ติดตามค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค การซื้ออุปกรณ์ การสมัครใช้ซอฟต์แวร์ และการชำระเงินอื่นๆ
สิ่งที่คุณจะต้องมี
- HandyCafe Server กำลังทำงาน
- สิทธิ์การเข้าถึงระดับผู้ดูแลหรือเจ้าของ
- รายละเอียดค่าใช้จ่าย: ชื่อเรื่อง จำนวนเงิน ชื่อผู้ขาย และวันที่ครบกำหนด
ขั้นตอน
- คลิก Expenses ในแถบด้านซ้ายของแอปพลิเคชัน HandyCafe Server
- คลิกปุ่ม Add เพื่อสร้างบันทึกค่าใช้จ่ายใหม่
- ป้อน Title ที่อธิบายค่าใช้จ่ายอย่างชัดเจน เช่น "ค่าไฟฟ้า - เมษายน 2026"
- ป้อน Amount ในสกุลเงินท้องถิ่นของคุณ
- ป้อนชื่อ Vendor เช่น "บริษัทไฟฟ้าเมือง" ซึ่งเป็นธุรกิจหรือบุคคลที่คุณต้องชำระเงิน
- ตั้งค่า Due Date สำหรับวันที่ครบกำหนดชำระ หากค่าใช้จ่ายได้รับการชำระแล้ว ให้เลือก Paid และป้อน Paid Date คลิก Save
ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
ค่าใช้จ่ายจะปรากฏในรายการค่าใช้จ่าย ค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้ชำระจะถูกเน้นเพื่อให้คุณเห็นสิ่งที่ยังค้างอยู่ได้อย่างรวดเร็ว ยอดรวมค่าใช้จ่ายจะรวมอยู่ในรายงานการเงินของคุณ
ข้อผิดพลาดทั่วไป
- ไม่ได้ป้อนชื่อเรื่องที่ชัดเจนและอธิบายได้ "เบ็ดเตล็ด" ไม่บอกอะไรคุณเมื่อทบทวนค่าใช้จ่ายในภายหลัง ควรระบุให้ชัดเจน
- ลืมอัปเดตสถานะการชำระเงินหลังจากชำระเงินแล้ว ยอดค้างชำระของคุณจะดูสูงกว่าที่เป็นจริง
วิธีดูค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้ชำระ
กรองอย่างรวดเร็วเพื่อดูเฉพาะค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้ชำระ
สิ่งที่คุณจะต้องมี
- มีการบันทึกค่าใช้จ่ายอย่างน้อยหนึ่งรายการในระบบ
ขั้นตอน
- ไปที่หน้า Expenses
- คลิกแท็บตัวกรอง Unpaid ที่ด้านบนของรายการค่าใช้จ่าย
- รายการจะแสดงเฉพาะค่าใช้จ่ายที่สถานะการชำระเงินยังไม่ได้เลือก
ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
มุมมองที่กรองเฉพาะค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้ชำระ ใช้สิ่งนี้เพื่อจัดลำดับความสำคัญของการชำระเงินที่กำลังจะมาถึงและมั่นใจว่าไม่มีอะไรตกหล่น
วิธีทำเครื่องหมายค่าใช้จ่ายว่าชำระแล้ว
เมื่อคุณทำการชำระเงิน ให้ปรับปรุงบันทึกเพื่อสะท้อนถึงการชำระเงินนั้น
สิ่งที่คุณจะต้องมี
- ค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้ชำระในระบบ
ขั้นตอน
- ไปที่หน้า Expenses
- ค้นหาค่าใช้จ่ายที่คุณได้ชำระแล้ว คลิกเพื่อเปิดมุมมองรายละเอียด
- คลิกปุ่ม Mark Paid หรือเลือกสถานะการชำระเงินให้เป็นเปิด
- วันที่ชำระจะถูกตั้งค่าอัตโนมัติเป็นวันนี้ ปรับเปลี่ยนหากการชำระเงินเกิดขึ้นในวันที่ต่างออกไป
- บันทึกการเปลี่ยนแปลง
ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
ค่าใช้จ่ายจะย้ายจากตัวกรอง Unpaid ไปยังตัวกรอง Paid ยอดค้างชำระของคุณจะลดลงตามจำนวนที่ทำเครื่องหมาย
วิธีเพิ่มซัพพลายเออร์
ซัพพลายเออร์คือธุรกิจที่คุณซื้อสินค้าและบริการจาก การรักษาไดเรกทอรีซัพพลายเออร์ช่วยให้คุณเชื่อมโยงการซื้อกับผู้ขายที่ถูกต้องได้อย่างรวดเร็ว
สิ่งที่คุณจะต้องมี
- ข้อมูลติดต่อซัพพลายเออร์: ชื่อ, โทรศัพท์, อีเมล, ที่อยู่
- ตัวเลือก: เงื่อนไขการชำระเงิน, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
ขั้นตอน
- คลิก Stock ในแถบด้านซ้าย แล้วสลับไปที่แท็บ Suppliers
- คลิกปุ่ม New Supplier เพื่อสร้างบันทึกซัพพลายเออร์ใหม่
- ป้อน Name ของซัพพลายเออร์ เช่น "TechParts Wholesale"
- ป้อนชื่อ Contact Person หากคุณมีจุดติดต่อเฉพาะที่ซัพพลายเออร์
- กรอก Phone Number และ Email Address
- ป้อน Address สำหรับที่ตั้งธุรกิจของซัพพลายเออร์
- ป้อน Payment Terms (เช่น "Net 30" หรือ "Due on receipt") และ Tax ID ของซัพพลายเออร์สำหรับบันทึกการบัญชีของคุณ
- คลิก Save
ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
ซัพพลายเออร์จะปรากฏในไดเรกทอรีซัพพลายเออร์ของคุณ คุณสามารถอ้างอิงซัพพลายเออร์นี้เมื่อบันทึกการซื้อสินค้าคงคลัง
ข้อผิดพลาดทั่วไป
- สร้างรายการซัพพลายเออร์ซ้ำด้วยชื่อที่แตกต่างกันเล็กน้อย (เช่น "TechParts" และ "Tech Parts Wholesale") ค้นหารายการที่มีอยู่ก่อนเพิ่มซัพพลายเออร์ใหม่
- ปล่อยให้ช่องข้อมูลติดต่อว่างเปล่า เมื่อคุณต้องการสั่งซื้อใหม่หรือโต้แย้งใบแจ้งหนี้ คุณจะต้องใช้ข้อมูลนี้
วิธีบันทึกการซื้อสินค้าคงคลัง
การซื้อสินค้าคงคลังติดตามสิ่งที่คุณซื้อสำหรับร้านกาแฟ ซึ่งรวมถึงอาหารและเครื่องดื่มสำหรับบาร์ขนม อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ทำความสะอาด และสินค้าทางกายภาพอื่นๆ
สิ่งที่คุณจะต้องมี
- ซัพพลายเออร์ที่เพิ่มในระบบแล้ว (หรือคุณสามารถเพิ่มได้ระหว่างกระบวนการนี้)
- ใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินจากการซื้อ
ขั้นตอน
- คลิก Stock ในแถบด้านซ้าย แล้วสลับไปที่แท็บ Stock Receipt
- เลือกหรือพิมพ์ Supplier หากซัพพลายเออร์ไม่อยู่ในรายการ คุณสามารถเพิ่มจากแท็บ Suppliers ก่อนได้ (ดูส่วนซัพพลายเออร์ด้านบน)
- ป้อน Invoice No และ Invoice Date จากใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ ซึ่งเชื่อมโยงใบรับสินค้ากับเอกสารการซื้อเฉพาะ
- คลิก Add line สำหรับแต่ละรายการในใบแจ้งหนี้
- สแกนหรือพิมพ์ Barcode หรือเลือก Product ตามชื่อ รายการที่ยังไม่มีในแค็ตตาล็อกสามารถเพิ่มเป็นสินค้าใหม่ได้จากบรรทัดนั้นโดยตรง
- ป้อน Quantity ที่ซื้อและ Purchase price สำหรับหน่วยเดียว ป้อน Discount และอัตรา VAT จากใบแจ้งหนี้ได้ตามต้องการ
- ทำซ้ำสำหรับทุกบรรทัด จากนั้นตรวจสอบยอดรวมย่อย ส่วนลด VAT และยอดรวมทั้งหมด
- คลิก Save
ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
ใบรับสินค้าจะถูกบันทึกโดยคำนวณยอดรวมให้โดยอัตโนมัติ ระดับสต็อกของสินค้าทุกชิ้นในใบรับสินค้าจะเพิ่มขึ้นตามจำนวนที่ได้รับ การเคลื่อนไหวประเภทการซื้อจะปรากฏในประวัติการเคลื่อนไหวของสินค้าแต่ละชิ้น และใบรับสินค้าจะปรากฏใน Receipt history
ข้อผิดพลาดทั่วไป
- ป้อนต้นทุนรวมในช่องราคาซื้อแทนที่จะเป็นราคาต่อหน่วย หากคุณซื้อ 24 กระป๋องในราคา $36 ทั้งหมด ราคาซื้อควรเป็น $1.50 ไม่ใช่ $36
- ข้ามหมายเลขใบแจ้งหนี้ ใบรับสินค้าจะบันทึกไม่ได้หากไม่มีหมายเลขนี้ และคุณจะสูญเสียการติดตามกลับไปยังเอกสารการซื้อเดิม
วิธีติดตามระดับสต็อกสินค้า
ระดับสต็อกเปลี่ยนแปลงเมื่อคุณขายสินค้าผ่านระบบการสั่งซื้อและเพิ่มสินค้าคงคลังใหม่
สิ่งที่คุณจะต้องมี
- ผลิตภัณฑ์ที่กำหนดค่าในหน้า Products
- คำสั่งซื้อที่กำลังดำเนินการผ่านระบบ
วิธีการเปลี่ยนแปลงสต็อก
- ลดอัตโนมัติเมื่อขาย: เมื่อพนักงานแคชเชียร์ดำเนินการคำสั่งซื้อที่มีผลิตภัณฑ์ ระบบจะลดจำนวนสต็อกของผลิตภัณฑ์นั้นโดยอัตโนมัติตามจำนวนที่ขาย
- เพิ่มอัตโนมัติเมื่อรับสินค้า: การบันทึกใบรับสินค้าจะเพิ่มสต็อกของสินค้าทุกชิ้นในใบรับสินค้าตามจำนวนที่ได้รับ ไม่ต้องมีขั้นตอนอัปเดตแยกต่างหาก
- การปรับด้วยตนเอง: สำหรับการเสียหาย การแตกหัก หรือการแก้ไข ให้ใช้การดำเนินการ Fix stock, Waste และ Count ในแท็บ Stock Status ของหน้าสต็อก ทุกการเปลี่ยนแปลงจะถูกบันทึกลงในประวัติการเคลื่อนไหวของสินค้า
ขั้นตอนในการตรวจสอบระดับสต็อกปัจจุบัน
- คลิก Stock ในแถบด้านซ้าย แล้วสลับไปที่แท็บ Stock Status
- ตรวจสอบรายการ แต่ละสินค้าจะแสดงสต็อก เกณฑ์ต่ำสุด การเคลื่อนไหวล่าสุด และมูลค่าสต็อก
- ใช้ตัวกรอง Critical only เพื่อดูสินค้าที่อยู่ที่หรือใต้เกณฑ์ของตน ตั้งค่าเกณฑ์ด้วย Edit threshold
- เปิดประวัติการเคลื่อนไหวของสินค้าใดก็ได้เพื่อดูวันที่ เหตุผล การเปลี่ยนแปลง ระดับสต็อกที่ได้ และแคชเชียร์ ของทุกการเปลี่ยนแปลงสต็อก
ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
มุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่มีในสต็อกและสิ่งที่ต้องสั่งซื้อใหม่ ผลิตภัณฑ์ที่ขายจนถึงระดับต่ำจะมองเห็นได้ง่าย
ข้อผิดพลาดทั่วไป
- ไม่บันทึกการสูญเสียหรือความเสียหาย หากกระป๋องโซดาหล่นและไม่สามารถขายได้ ให้บันทึกด้วยการดำเนินการ Waste มิฉะนั้นจำนวนจริงของคุณจะไม่ตรงกับจำนวนในระบบ
- ลืมป้อนใบรับสินค้าหลังจากรับสินค้าจัดส่ง ระบบจะรู้เฉพาะสินค้าคงคลังที่ป้อน สต็อกจริงบนชั้นวางของคุณที่ไม่ได้บันทึกในระบบจะสร้างความไม่ตรงกัน
- พึ่งพาการติดตามอัตโนมัติโดยไม่ตรวจนับทางกายภาพเป็นระยะ แม้แต่ระบบติดตามที่ดีที่สุดก็มีการเบี่ยงเบนเมื่อเวลาผ่านไป ควรตรวจนับทางกายภาพทุกสัปดาห์และบันทึกด้วยการดำเนินการ Count ในแท็บ Stock Status