วิธีติดตามค่าใช้จ่ายและสินค้าคงคลัง
HandyCafe Server มีเครื่องมือสำหรับบันทึกค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ จัดการไดเร็กทอรีซัพพลายเออร์ของคุณ และติดตามการซื้อสินค้าคงคลัง คู่มือนี้ครอบคลุมขั้นตอนการทำงานแต่ละขั้นตอนทีละขั้นตอน
วิธีบันทึกค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ
ค่าใช้จ่ายแสดงถึงต้นทุนที่ธุรกิจของคุณต้องเสีย ติดตามการเช่า ค่าสาธารณูปโภค การซื้ออุปกรณ์ การสมัครสมาชิกซอฟต์แวร์ และการชำระเงินขาออกอื่นๆ
สิ่งที่คุณต้องการ
- เซิร์ฟเวอร์ HandyCafe ทำงานอยู่
- การเข้าถึงระดับผู้ดูแลระบบหรือเจ้าของ
- รายละเอียดค่าใช้จ่าย: ชื่อ จำนวนเงิน ชื่อผู้ขาย และวันที่ครบกำหนด
ขั้นตอน
- คลิก ค่าใช้จ่าย ในแถบด้านซ้ายของแอปพลิเคชัน HandyCafe Server
- คลิกปุ่ม เพิ่ม เพื่อสร้างบันทึกค่าใช้จ่ายใหม่
- ป้อน หัวข้อ ที่อธิบายค่าใช้จ่ายอย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น "บิลค่าไฟฟ้า - เมษายน 2026"
- ป้อน จำนวน ในสกุลเงินท้องถิ่นของคุณ
- กรอกชื่อ ผู้ขาย ตัวอย่างเช่น "บริษัทซิตี้พาวเวอร์" นี่คือธุรกิจหรือบุคคลที่คุณเป็นหนี้การชำระเงิน
- กำหนด วันครบกำหนด เมื่อถึงกำหนดชำระเงิน หรืออีกทางหนึ่ง หากชำระค่าใช้จ่ายไปแล้ว ให้ทำเครื่องหมายที่ปุ่มสลับ ชำระแล้ว และป้อน วันที่ชำระ คลิก บันทึก
ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
ค่าใช้จ่ายจะปรากฏในรายการค่าใช้จ่าย ค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้ชำระจะถูกเน้นเพื่อให้คุณเห็นได้อย่างรวดเร็วว่ามีอะไรค้างอยู่บ้าง จำนวนค่าใช้จ่ายทั้งหมดจะรวมอยู่ในการรายงานทางการเงินของคุณ
ข้อผิดพลาดทั่วไป
- ไม่ระบุชื่อเรื่องที่ชัดเจนและสื่อความหมาย "เบ็ดเตล็ด" จะไม่บอกคุณเมื่อทบทวนค่าใช้จ่ายหลายเดือนต่อมา มีความเฉพาะเจาะจง
- ลืมอัพเดตสถานะการชำระเงินหลังชำระเงิน ยอดค้างชำระของคุณจะปรากฏสูงกว่าความเป็นจริง
วิธีดูค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้ชำระ
กรองอย่างรวดเร็วเพื่อดูเฉพาะค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้ชำระ
สิ่งที่คุณต้องการ
- อย่างน้อยหนึ่งค่าใช้จ่ายที่บันทึกไว้ในระบบ
ขั้นตอน
- ไปที่หน้า ค่าใช้จ่าย
- คลิกแท็บตัวกรอง ยังไม่ได้ชำระ ที่ด้านบนของรายการค่าใช้จ่าย
- รายการจะแสดงเฉพาะค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้ตรวจสอบสถานะการชำระเงินแล้ว
ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
มุมมองที่กรองแล้วแสดงค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้ชำระโดยเฉพาะ ใช้สิ่งนี้เพื่อจัดลำดับความสำคัญของการชำระเงินที่จะเกิดขึ้น และให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรเสียหาย
วิธีทำเครื่องหมายค่าใช้จ่ายว่าชำระแล้ว
เมื่อคุณชำระเงิน ให้อัปเดตเรกคอร์ดเพื่อแสดง
สิ่งที่คุณต้องการ
- ค่าใช้จ่ายค้างชำระที่มีอยู่ในระบบ
ขั้นตอน
- ไปที่หน้า ค่าใช้จ่าย
- ค้นหาค่าใช้จ่ายที่คุณจ่ายไป คลิกที่ภาพเพื่อเปิดมุมมองรายละเอียด
- คลิกปุ่ม ทำเครื่องหมายว่าชำระแล้ว หรือสลับสถานะการชำระเงินเป็นเปิด
- วันที่ชำระเงินจะถูกตั้งค่าเป็นวันนี้โดยอัตโนมัติ ปรับหากชำระเงินจริงในวันที่อื่น
- บันทึกการเปลี่ยนแปลง
ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
ค่าใช้จ่ายจะย้ายจากตัวกรองที่ยังไม่ได้ชำระไปยังตัวกรองที่ชำระเงิน ยอดค้างชำระของคุณลดลงตามจำนวนเงินที่ทำเครื่องหมายไว้
วิธีเพิ่มซัพพลายเออร์
ซัพพลายเออร์คือธุรกิจที่คุณซื้อสินค้าและบริการมา การดูแลรักษาไดเร็กทอรีซัพพลายเออร์ช่วยให้คุณเชื่อมโยงการซื้อกับผู้จำหน่ายที่เหมาะสมได้อย่างรวดเร็ว
สิ่งที่คุณต้องการ
- ข้อมูลติดต่อซัพพลายเออร์: ชื่อ โทรศัพท์ อีเมล ที่อยู่
- ตัวเลือกเสริม: เงื่อนไขการชำระเงิน หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
ขั้นตอน
- คลิก ซัพพลายเออร์ ในแถบด้านข้างซ้าย
- คลิกปุ่ม เพิ่ม เพื่อสร้างบันทึกซัพพลายเออร์ใหม่
- ป้อน ชื่อ ของซัพพลายเออร์ ตัวอย่างเช่น "การขายส่ง TechParts"
- ป้อนชื่อ ผู้ติดต่อ หากคุณมีจุดติดต่อเฉพาะของซัพพลายเออร์
- กรอก หมายเลขโทรศัพท์ และ ที่อยู่อีเมล
- ป้อน ที่อยู่ สำหรับที่ตั้งธุรกิจของซัพพลายเออร์
- เลือกป้อน เงื่อนไขการชำระเงิน (เช่น "30 สุทธิ" หรือ "ครบกำหนดเมื่อได้รับ") และ หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ของซัพพลายเออร์สำหรับบันทึกทางบัญชีของคุณ
- คลิก บันทึก
ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
ซัพพลายเออร์ปรากฏในไดเรกทอรีซัพพลายเออร์ของคุณ ตอนนี้คุณสามารถอ้างอิงซัพพลายเออร์รายนี้เมื่อบันทึกการซื้อสินค้าคงคลัง
ข้อผิดพลาดทั่วไป
- การสร้างรายการซัพพลายเออร์ที่ซ้ำกันด้วยชื่อที่แตกต่างกันเล็กน้อย (เช่น "TechParts" และ "Tech Parts Wholesale") ค้นหารายการที่มีอยู่ก่อนที่จะเพิ่มซัพพลายเออร์รายใหม่
- เว้นช่องข้อมูลการติดต่อให้ว่างไว้ เมื่อคุณต้องการเรียงลำดับใหม่หรือโต้แย้งใบแจ้งหนี้ คุณจะต้องมีข้อมูลนี้
วิธีบันทึกการซื้อสินค้าคงคลัง
การซื้อสินค้าคงคลังติดตามสิ่งที่คุณซื้อสำหรับร้านกาแฟ ซึ่งรวมถึงอาหารและเครื่องดื่มสำหรับสแน็กบาร์ อุปกรณ์ต่อพ่วงคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ทำความสะอาด และสินค้าทางกายภาพใดๆ
สิ่งที่คุณต้องการ
- ซัพพลายเออร์ที่ถูกเพิ่มเข้าสู่ระบบแล้ว (หรือคุณสามารถเพิ่มซัพพลายเออร์ได้ในระหว่างกระบวนการนี้)
- ใบกำกับสินค้าหรือใบเสร็จรับเงินจากการซื้อ
ขั้นตอน
- คลิก สินค้าคงคลัง ในแถบด้านข้างซ้าย
- คลิกปุ่ม เพิ่ม เพื่อสร้างบันทึกสินค้าคงคลังใหม่
- ป้อน หมายเลขใบแจ้งหนี้ จากใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ ซึ่งจะเชื่อมโยงเรกคอร์ดกับเอกสารการซื้อเฉพาะ
- เลือก ซัพพลายเออร์ จากรายการแบบเลื่อนลง หากซัพพลายเออร์ไม่อยู่ในรายชื่อ คุณจะต้องเพิ่มพวกเขาก่อน (ดูหัวข้อซัพพลายเออร์ด้านบน)
- ป้อน ชื่อรายการ ตัวอย่างเช่น "เครื่องดื่มชูกำลัง - 500 มล." หรือ "เมาส์ USB"
- ป้อน หน่วย ของการวัด (เช่น "แต่ละ" "แพ็ค" "กล่อง" หรือ "กก.")
- ป้อน ปริมาณ ที่ซื้อและ ราคาต่อหน่วย สำหรับหน่วยเดียว
- เลือก สกุลเงิน หากระบบของคุณรองรับหลายสกุลเงิน
- เลือก หมวดหมู่ เพื่อจัดระเบียบการซื้อ (เช่น "เครื่องดื่ม" "ฮาร์ดแวร์" หรือ "วัสดุสิ้นเปลือง")
- เพิ่ม หมายเหตุ สำหรับหมายเลขล็อต ชื่อแบรนด์ วันหมดอายุ หรือรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการซื้อนี้ คลิก บันทึก
ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
การซื้อสินค้าคงคลังจะถูกบันทึกด้วยต้นทุนรวมที่คำนวณโดยอัตโนมัติ (ปริมาณคูณด้วยราคาต่อหน่วย) บันทึกเชื่อมโยงกับซัพพลายเออร์และจัดหมวดหมู่สำหรับการรายงาน
ข้อผิดพลาดทั่วไป
- ป้อนต้นทุนรวมในช่องราคาต่อหน่วย แทนการป้อนราคาต่อหน่วย หากคุณซื้อ 24 กระป๋องในราคารวม 36 ดอลลาร์ ราคาต่อหน่วยควรเป็น 1.50 ดอลลาร์ ไม่ใช่ 36 ดอลลาร์
- ข้ามหมายเลขใบแจ้งหนี้ หากไม่มี คุณจะไม่สามารถติดตามบันทึกกลับไปยังเอกสารการซื้อเดิมสำหรับการคืนสินค้าหรือข้อโต้แย้งได้
วิธีติดตามระดับสต็อกสินค้า
ระดับสินค้าคงคลังจะเปลี่ยนไปเมื่อคุณขายสินค้าผ่านระบบการสั่งซื้อและเพิ่มสินค้าคงคลังใหม่
สิ่งที่คุณต้องการ
- ผลิตภัณฑ์ที่กำหนดค่าในหน้า ผลิตภัณฑ์
- คำสั่งซื้อที่ดำเนินการผ่านระบบ
วิธีการทำงานของการเปลี่ยนแปลงสต็อก
- การลดยอดขายอัตโนมัติ: เมื่อแคชเชียร์ประมวลผลคำสั่งซื้อที่มีสินค้า ระบบจะลดจำนวนสต็อกสำหรับสินค้านั้นตามปริมาณที่ขายโดยอัตโนมัติ
- การปรับเปลี่ยนด้วยตนเอง: สำหรับการเน่าเสีย การแตกหัก การคืนสินค้า หรือการแก้ไข โปรดแก้ไขจำนวนสต็อกของผลิตภัณฑ์โดยตรงในหน้าผลิตภัณฑ์ ไปที่ ผลิตภัณฑ์ ค้นหาสินค้า และอัปเดตช่องปริมาณ
- การเติมสต็อกจากการซื้อสินค้าคงคลัง: หลังจากบันทึกการซื้อสินค้าคงคลัง ให้อัปเดตจำนวนสต็อกของผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องในหน้าผลิตภัณฑ์เพื่อสะท้อนถึงอุปทานใหม่
ขั้นตอนการตรวจสอบระดับสต๊อกปัจจุบัน
- ไปที่หน้า ผลิตภัณฑ์ ในแถบด้านข้างซ้าย
- ตรวจสอบรายการสินค้า สินค้าแต่ละรายการจะแสดงปริมาณสต็อคปัจจุบัน
- ไฮไลต์ผลิตภัณฑ์ที่มีสต็อกน้อยเพื่อดึงดูดความสนใจของคุณ
- คลิกที่ผลิตภัณฑ์ใดๆ เพื่อดูรายละเอียด รวมถึงจำนวนปัจจุบันและกิจกรรมการขายล่าสุด
ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
มุมมองที่ชัดเจนของสินค้าในสต็อกและสินค้าที่ต้องสั่งซื้อใหม่ ผลิตภัณฑ์ที่ขายในระดับต่ำนั้นง่ายต่อการมองเห็น
ข้อผิดพลาดทั่วไป
- ไม่บันทึกของเสียหรือแตกหัก หากกระป๋องโซดาหล่นและไม่สามารถขายได้ ควรลดจำนวนสต็อกด้วยตนเอง มิฉะนั้นจำนวนจริงของคุณจะไม่ตรงกับจำนวนของระบบ
- ลืมอัพเดตสต๊อกหลังจากได้รับพัสดุ ระบบรู้เฉพาะสินค้าคงคลังที่ป้อนเท่านั้น สินค้าคงคลังบนชั้นวางของคุณที่ไม่ได้บันทึกไว้ในระบบทำให้เกิดความไม่ตรงกัน
- อาศัยการลดลงอัตโนมัติเพียงอย่างเดียวโดยไม่มีการนับทางกายภาพเป็นระยะ แม้แต่ระบบติดตามที่ดีที่สุดก็ยังเลื่อนลอยไปตามกาลเวลา นับจำนวนทางกายภาพทุกสัปดาห์และกระทบยอดกับหมายเลขของระบบ