Hóa đơn
Hóa đơn là phiếu tính tiền đang chạy của một khách hoặc một bàn. Thay vì thu tiền mỗi lần kết thúc phiên hay giao xong một đơn hàng, thu ngân tính khoản đó vào hóa đơn. Khách cứ chơi tiếp và gọi thêm. Tất cả được thu một lần lúc khách ra về.
Trang Hóa đơn mở từ thanh công cụ.
Khi Nào Dùng Hóa Đơn
Dùng hóa đơn khi khách chưa trả tiền ngay:
- Khách đổi qua nhiều máy trong cùng một lần đến quán.
- Khách chơi máy console và gọi thêm đồ ở quán cà phê.
- Một nhóm ngồi chung bàn và tính tiền chung lúc về.
Phiên của thành viên luôn được tính cho tài khoản thành viên nên không thể đưa lên hóa đơn. Phiên trả trước đã được thanh toán trước khi bắt đầu. Phiên đó cũng không bao giờ lên hóa đơn.
Mở Một Hóa Đơn
Có hai cách mở hóa đơn.
Từ trang Hóa đơn. Chọn Hóa đơn mới, nhập tên khách hoặc tên bàn rồi xác nhận. Tên là tùy chọn. Hóa đơn không có tên được liệt kê là Hóa đơn chưa đặt tên.
Từ một phiên. Khi thu ngân kết thúc phiên trên máy tính hoặc máy console, màn hình thanh toán có mục Tính vào hóa đơn. Thu ngân chọn một hóa đơn đang mở hoặc chọn Hóa đơn mới. Thiết bị được giải phóng ngay và số tiền chuyển lên hóa đơn.
Tính vào hóa đơn đòi hỏi phải kết thúc phiên. Không thể vừa tính vào hóa đơn vừa thu tiền mặt trong cùng một bước.
Thêm Mặt Hàng Vào Hóa Đơn
Hóa đơn gom mặt hàng từ ba nguồn:
| Nguồn | Cách khoản đó lên hóa đơn |
|---|---|
| Máy tính | Thu ngân chọn Tính vào hóa đơn khi kết thúc phiên máy tính |
| Máy chơi game | Thu ngân chọn Tính vào hóa đơn khi kết thúc phiên console |
| Quán cà phê | Đơn hàng quán cà phê được gắn vào hóa đơn thay vì thu ngay |
Sản phẩm cũng có thể thêm thẳng vào hóa đơn đang mở bằng Thêm sản phẩm trong bảng chi tiết hóa đơn.
Đơn hàng nằm trên hóa đơn thì không được thu riêng. Đơn đó được thu khi hóa đơn kết toán.
Đọc Danh Sách Hóa Đơn
Danh sách có ba bộ lọc.
| Bộ lọc | Hiển thị |
|---|---|
| Mở | Mọi hóa đơn còn đang chạy, kể cả hóa đơn đã thanh toán một phần |
| Đánh dấu | Hóa đơn mở vượt ngưỡng cảnh báo |
| Đã đóng | Hóa đơn đã đóng hoặc đã hủy trong khoảng thời gian đã chọn |
Bốn chỉ số nằm phía trên danh sách:
- Hóa đơn mở: hiện có bao nhiêu hóa đơn đang mở.
- Tổng hóa đơn mở: tổng số tiền còn phải thu.
- Mở lâu nhất: hóa đơn cũ nhất đã mở bao lâu.
- Đã đóng hôm nay: hôm nay đã kết toán bao nhiêu hóa đơn.
Chế độ xem Đã đóng có giới hạn số dòng. Khi khoảng thời gian trả về nhiều hóa đơn hơn mức trang hiển thị được, một thông báo sẽ nhắc bạn thu hẹp khoảng thời gian.
Hóa Đơn Bị Đánh Dấu
Hóa đơn bị đánh dấu khi đã mở quá 4 giờ hoặc tổng tiền vượt 200 theo đơn vị tiền tệ của bạn. Một dải thông báo hiện phía trên danh sách khi có hóa đơn bị đánh dấu, kèm thao tác Danh sách để nhảy sang bộ lọc Đánh dấu. Hóa đơn bị đánh dấu là lời nhắc đi xem chừng khách chứ không phải lỗi.
Bảng Chi Tiết Hóa Đơn
Chọn một hóa đơn sẽ mở bảng chi tiết của nó. Bảng này tách tổng tiền theo từng nguồn:
| Dòng | Ý nghĩa |
|---|---|
| Máy tính | Từng phiên máy tính đã tính vào hóa đơn này |
| Máy chơi game | Từng phiên console đã tính vào hóa đơn này |
| Quán cà phê | Các đơn hàng gắn vào hóa đơn này, liệt kê theo số đơn |
| Phí thiết bị | Tổng tiền phiên của máy tính và máy console cộng lại |
| Quán cà phê | Tổng tiền đơn hàng |
| Đã thu | Số tiền đã thanh toán cho hóa đơn này |
| Còn lại | Số tiền còn nợ |
Nếu khách trả nhiều hơn tổng tiền, bảng hiển thị Hoàn lại thay cho Còn lại. Nếu hóa đơn được đóng với số tiền ít hơn tổng, bảng hiển thị Không thu.
Bảng cũng cho biết hóa đơn mở lúc nào và thiết bị nào tạo ra mặt hàng đầu tiên.
Thu Tiền Hóa Đơn
Chọn Đóng hóa đơn trong bảng chi tiết. Màn hình thanh toán mở ra với số tiền còn lại.
Thanh toán đủ
Nhập đúng số còn lại rồi xác nhận. Hóa đơn đóng lại và khoản thanh toán được ghi vào ca của thu ngân.
Thanh toán một phần
Nhập số tiền ít hơn số còn lại và giữ hóa đơn mở. Khoản thanh toán được ghi nhận và số dư còn lại giảm xuống. Hóa đơn vẫn nằm trong danh sách Mở với trạng thái Đã thanh toán một phần. Dùng cách này khi một người trả phần của mình trong hóa đơn chung của nhóm.
Đóng với số tiền ít hơn
Nếu thu ngân đóng hóa đơn mà thu ít hơn số còn lại, HandyCafe yêu cầu xác nhận rõ ràng. Phần thiếu bị bỏ và vẫn hiện trên hóa đơn dưới dạng Không thu. Đây là khoản thất thu thật. Không thể bỏ qua bước xác nhận.
Giảm giá trên hóa đơn được thực hiện bằng cách thu ít hơn. Hóa đơn không có trường giảm giá riêng.
Hóa đơn trống và hóa đơn đã trả đủ
Hóa đơn không có mặt hàng nào có thể đóng mà không cần thanh toán. Hóa đơn đã được các khoản trả trước đó bù đủ cũng có thể đóng mà không cần thu thêm. Cả hai trường hợp đều hỏi xác nhận trước.
Đổi Tên và Hủy
Đổi tên thay đổi tên khách hoặc tên bàn bất cứ lúc nào khi hóa đơn còn mở.
Hủy hóa đơn bỏ toàn bộ số dư và đóng hóa đơn. Các phiên và đơn hàng trên đó vẫn nằm trong báo cáo. Dữ liệu sử dụng không bị mất. Hóa đơn đã có thanh toán thì không hủy được. Hãy đóng nó và ghi nhận phần thiếu là không thu.
Hóa Đơn Trong Báo Cáo
Hóa đơn đã kết toán tạo ra một giao dịch loại tabs gắn với ca của thu ngân thu tiền, kèm theo phương thức thanh toán và tổng số phút phiên trên hóa đơn. Các phiên và đơn hàng vẫn giữ bản ghi riêng. Doanh thu không bị tính hai lần.
Thông Báo Thường Gặp
| Thông báo | Ý nghĩa |
|---|---|
| Hóa đơn này đã được đóng | Một thu ngân khác đã kết toán trong lúc màn hình của bạn đang mở |
| Số tiền cao hơn số còn lại trên hóa đơn | Giảm số tiền thu xuống bằng số dư còn lại |
| Hóa đơn đã thay đổi khi màn hình thanh toán mở | Có mặt hàng được thêm vào giữa chừng. Mở lại hóa đơn và thu số tiền mới |
| Phiên của thành viên tính cho thành viên, không thể vào hóa đơn | Hãy thu từ ví thành viên |
| Tính vào hóa đơn cần kết thúc phiên | Dừng phiên trước rồi mới tính tiền |
| Đơn hàng này ở trên hóa đơn và được thu khi hóa đơn đó kết toán | Kết toán hóa đơn thay vì kết toán đơn hàng |