Cách Thiết lập Căn-tin

Hướng dẫn này sẽ đi qua toàn bộ quá trình thiết lập lần đầu của mô-đun Căn-tin. Khi hoàn tất, bạn sẽ có một thực đơn khách hàng đã xuất bản tại handy.cafe/{your-slug}, một sơ đồ tầng với ít nhất một bàn hoạt động, một thực đơn có sản phẩm và một đơn thử đã được gửi thành công.

Những gì bạn cần

• Một giấy phép HandyCafe đang hoạt động. Xác thực Căn-tin sẽ dùng giấy phép tự động; bạn không cần dán khóa thủ công.
• Máy chủ có kết nối internet. Căn-tin là cloud-first, nên provisioning, đồng bộ thực đơn và kiểm tra đơn hàng đều cần truy cập ra ngoài cloud API.
• Một slug bạn muốn dùng cho URL thực đơn công khai. Ký tự hợp lệ là chữ thường, số và dấu gạch ngang. Độ dài từ 3 đến 62 ký tự.
• Tùy chọn: logo và ảnh tiêu đề. Khuyến nghị định dạng WebP tối đa 2 MB.
• Tùy chọn: máy in hóa đơn TCP trên mạng nội bộ.

Bước 1: Bật Căn-tin

1. Mở HandyCafe Server.
2. Đi tới Settings ở thanh bên.
3. Mở tab Căn-tin.
4. Bật Enable Căn-tin.
5. Máy chủ sẽ liên hệ cloud API bằng giấy phép của bạn làm mã xác thực. Nếu thành công, Trình hướng dẫn Provisioning sẽ mở.

Kết quả mong đợi: Màn hình Provisioning Wizard xuất hiện. Nếu bạn thấy lỗi liên quan đến giấy phép hoặc kết nối, hãy kiểm tra internet của bạn và xác nhận giấy phép HandyCafe vẫn còn hoạt động.

Bước 2: Provision quán của bạn

Trình hướng dẫn sẽ hỏi bốn trường.

1. Slug. Gõ phần hậu tố URL mong muốn. Chỉ báo khả dụng sẽ cập nhật trong vòng một giây. Nếu slug đã bị dùng hoặc dành riêng, hãy chọn slug khác.
2. Display Name. Tên dễ đọc hiển thị ở đầu thực đơn khách hàng, ví dụ "Atilla's Gaming Lounge".
3. Country and Currency. Chọn quốc gia nơi quán hoạt động. Tiền tệ sẽ mặc định theo quốc gia và có thể thay đổi.
4. Timezone. Chọn múi giờ cho dấu thời gian của đơn hàng và quyết toán.
5. Nhấp Create Cafe.

Kết quả mong đợi: Trình hướng dẫn đóng lại và không gian làm việc Căn-tin mở ra. URL công khai handy.cafe/{slug} của bạn giờ đã hoạt động, dù thực đơn vẫn còn trống.

Bước 3: Điền Hồ sơ Kinh doanh

1. Vẫn trong Settings > Căn-tin, cuộn đến phần Business Profile.
2. Tải lên Logo (ảnh vuông).
3. Tải lên Header Image (banner ngang).
4. Nhập Address và Phone để hiển thị ở chân trang thực đơn khách hàng.
5. Bật hoặc tắt Show Prep Time on Menu tùy theo việc bạn có muốn khách thấy thời gian chuẩn bị ước tính hay không.
6. Nhấp Save.

Kết quả mong đợi: Logo và ảnh tiêu đề sẽ hiện trong phần xem trước. Khi truy cập handy.cafe/{slug} trên trình duyệt, bạn sẽ thấy phần đầu có thương hiệu nhưng nội dung vẫn còn trống.

Bước 4: Tạo Tầng

1. Trong Settings > Căn-tin, tìm phần Floors.
2. Nhấp Add Floor và đặt tên cho nó, ví dụ "Main Hall".
3. Thêm các tầng khác nếu địa điểm của bạn có nhiều khu vực, ví dụ "Mezzanine", "Outdoor Patio".
4. Sắp xếp lại tầng bằng các nút move-up và move-down. Tầng trên cùng sẽ trở thành mặc định trong trình chỉnh sửa Floor Plan.

Kết quả mong đợi: Các tầng của bạn xuất hiện trong danh sách. Tab Căn-tin > Floor Plan giờ sẽ hiển thị các pill tầng ở trên cùng.

Bước 5: Xây dựng Sơ đồ Tầng

1. Mở Căn-tin > Floor Plan.
2. Chọn tầng đầu tiên từ các pill.
3. Nhấp Add Table. Một bàn vuông sẽ xuất hiện ở gốc canvas.
4. Kéo bàn đến vị trí mong muốn. Thả chuột để lưu.
5. Nhấp vào bàn để mở bảng thuộc tính. Cấu hình:
   • Code (ví dụ "T1", "Window 3").
   • Display Name (nhãn dài hơn tùy chọn).
   • Seat Count (số ghế).
   • Shape (square, rectangle horizontal, rectangle vertical hoặc round).
   • Size (1 đến 10).
6. Lặp lại cho mọi bàn trong tầng.
7. Tùy chọn chuyển sang 3D view để xem lại bố cục từ góc nhìn kiến trúc.

Kết quả mong đợi: Sơ đồ tầng của bạn sẽ hiển thị tất cả các bàn đúng theo vị trí thực tế. Kéo bị tắt trong 3D view; hãy quay lại 2D để di chuyển bàn.

Bước 6: Xây dựng Thực đơn

1. Mở Căn-tin > Menu.
2. Nhấp Add Category. Nhập tên và chọn biểu tượng MDI từ bộ chọn biểu tượng. Nhấp Save.
3. Lặp lại cho từng danh mục, ví dụ "Hot Drinks", "Cold Drinks", "Burgers", "Desserts".
4. Trong một danh mục, nhấp Add Product. Nhập:
   • Tên.
   • Mô tả (hỗ trợ Markdown).
   • Dòng thành phần.
   • Base Price.
   • VAT Rate.
   • Preparation Time (dự phòng tĩnh).
   • Tùy chọn: nhãn đơn vị, cờ Track Stock, số lượng In Stock.
5. Tải lên Photo của sản phẩm. Chấp nhận mọi định dạng; khuyến nghị WebP tối đa 2 MB.
6. Nhấp Save.
7. Nếu sản phẩm có lựa chọn, cuộn đến phần Variants và nhấp Add Variant. Tạo một dòng cho mỗi tùy chọn với chênh lệch giá của nó. Bật Required nếu khách phải chọn một.
8. Lặp lại cho mọi sản phẩm trong thực đơn.

Kết quả mong đợi: Thực đơn khách hàng tại handy.cafe/{slug} sẽ hiển thị danh mục và sản phẩm của bạn. Truy cập nó trên trình duyệt để kiểm tra.

Bước 7: Cấu hình Máy in (Tùy chọn)

1. Vẫn trong Settings > Căn-tin, cuộn đến Printer Settings.
2. Đặt Kind thành TCP.
3. Nhập IP và Port của máy in. Phần lớn máy in ESC POS TCP lắng nghe trên cổng 9100.
4. Bật Auto Cut nếu máy in hỗ trợ.
5. Bật Auto Print on New Order để tự động in cho mỗi đơn mới.
6. Bật Sound Notification để có cảnh báo âm thanh cùng với thông báo desktop.
7. Nhấp Test Print. Một hóa đơn mẫu sẽ được in ra trong vài giây.

Kết quả mong đợi: Hóa đơn thử được in thành công. Nếu không in gì, hãy kiểm tra IP, port và đảm bảo máy in nằm cùng mạng nội bộ với máy chủ.

Bước 8: Cho một Bàn ngồi và Tạo đơn thử

1. Mở Căn-tin > Tables (hoặc dùng menu thao tác của Floor Plan).
2. Chọn một bàn và nhấp Seat Customer (cũng được ghi là "Open Table").
3. Ghi lại mã bảo mật 6 chữ số hiển thị. Hãy viết ra hoặc để hộp thoại mở.
4. Trên điện thoại, truy cập handy.cafe/{slug}/{table-code}. Bạn cũng có thể quét QR nếu đã in sticker.
5. Nhập mã 6 chữ số.
6. Duyệt thực đơn và thêm một món vào giỏ.
7. Đi tới bước thanh toán. Chọn Cash làm phương thức thanh toán (thiết lập Stripe là tùy chọn và có thể làm sau).
8. Gửi đơn.
9. Trên máy chủ, chuyển sang Căn-tin > Orders.

Kết quả mong đợi: Trong vòng 3 giây, một thẻ đơn mới sẽ xuất hiện trên bảng điều khiển Orders. Một thông báo desktop sẽ bật lên. Âm thanh sẽ phát nếu thông báo âm thanh được bật. Huy hiệu số đơn chờ tăng lên trên tab Orders.

Bước 9: Tiến hành và Quyết toán đơn thử

1. Trên thẻ đơn, nhấp nút trạng thái tiếp theo. Đơn sẽ chuyển từ placed sang confirmed.
2. Tiếp tục nhấp để đi qua preparing, ready và served.
3. Trên trang Tables, mở cùng bàn đó và nhấp Settle Check.
4. Chọn Cash làm phương thức thanh toán và xác nhận.

Kết quả mong đợi: Bàn trở về idle. Mã bảo mật hết hạn. Một bản ghi quyết toán được tạo và có thể kiểm tra sau này.

Những lỗi thường gặp cần tránh

• Bỏ qua hồ sơ kinh doanh. Khách sẽ thấy tên hiển thị mặc định và vùng logo lỗi nếu bạn mở trước khi lưu hồ sơ.
• Không in lại QR sau khi đổi slug. Đổi slug sẽ làm vô hiệu mọi QR hiện có. Hãy in sticker mới và thay trên từng bàn.
• Xuất bản quá nhiều danh mục khi mở. Hãy nhắm 6 đến 10 danh mục cấp cao. Khách duyệt nhanh hơn khi thực đơn vừa màn hình.
• Quên cấu hình máy in trước ca đầu tiên thật sự. Nếu không bật Auto Print on New Order, nhân viên có thể bỏ sót đơn trong giờ cao điểm. Luôn test in ít nhất một lần.
• Để bật Show Prep Time on Menu mặc định khi chưa có lịch sử động. Trong 30 ngày đầu, giá trị tĩnh là điều khách nhìn thấy. Hãy đặt thời gian tĩnh hợp lý hoặc tắt chip cho đến khi ước lượng động học xong.
• Dùng cùng thiết bị cho thử nghiệm nhân viên và khách. Session của khách tồn tại 24 giờ; nếu thiết bị thử của bạn sau đó được đưa cho khách, họ sẽ đã ở trong thực đơn mà không cần xác minh. Hãy xóa session hoặc dùng profile trình duyệt sạch cho kiểm thử.