Gestione Ordini

Gli ordini in HandyCafe servono per vendere prodotti (cibo, bevande, accessori e qualsiasi altro articolo che il tuo internet café o gaming center offre). Il sistema ordini traccia ogni vendita dalla creazione al pagamento o annullamento, con piena integrazione nel report di cassa e nel tracciamento dei turni cassiere.

Ciclo di Vita dell'Ordine

Ogni ordine segue un ciclo di vita lineare:

Nuovo Ordine  -->  Aperto  -->  Chiuso (pagamento ricevuto)
                     |
                     +---->  Annullato (annullato)

• Aperto: L'ordine è stato creato e potrebbe avere articoli aggiunti. È in attesa di pagamento o ulteriori modifiche.
• Chiuso: Il pagamento è stato ricevuto e registrato. Viene creato un record di transazione nel sistema. L'ordine non può essere modificato dopo la chiusura.
• Annullato: L'ordine è stato annullato. Nessuna transazione viene creata. Gli ordini annullati restano nello storico per scopi di controllo ma non influiscono sui calcoli dei ricavi.

Vista a Schede

La pagina Ordini organizza gli ordini in quattro schede:

Ogni scheda mostra un badge conteggio così puoi vedere rapidamente quanti ordini sono in ogni stato. La scheda Aperti è la vista predefinita poiché sono gli ordini che richiedono attenzione.

Creare un Nuovo Ordine

1. Vai alla pagina Ordini.
2. Clicca il pulsante Nuovo Ordine.
3. Opzionalmente assegna l'ordine a un PC specifico selezionando un nome host o indirizzo MAC. Questo collega l'ordine a una postazione specifica, utile per tracciare le consegne a posti specifici.
4. Opzionalmente aggiungi una nota all'ordine (ad esempio un numero tavolo, nome cliente o istruzioni speciali come "senza ghiaccio" o "zucchero extra").
5. L'ordine viene creato in stato Aperto e pronto per l'aggiunta di articoli.

Aggiungere Articoli a un Ordine

Una volta creato un ordine:

1. Cerca o sfoglia i prodotti: Usa la barra di ricerca per trovare prodotti per nome oppure sfoglia il catalogo prodotti.
2. Seleziona un prodotto: Clicca sul prodotto per aggiungerlo all'ordine.
3. Imposta la quantità: Regola la quantità per ogni articolo. Il valore predefinito è 1.
4. Imposta il prezzo unitario: Il prezzo unitario viene popolato dal catalogo prodotti ma può essere sovrascritto per ordine se necessario (ad esempio per uno sconto speciale o una promozione).

Puoi aggiungere più prodotti diversi a un singolo ordine. Ogni articolo appare come una riga nell'ordine con la propria quantità e prezzo unitario.

Modificare gli Articoli

Mentre un ordine è ancora Aperto, puoi modificare i suoi articoli:

• Cambiare la quantità: Aumenta o diminuisci la quantità di qualsiasi articolo nell'ordine.
• Cambiare il prezzo unitario: Sovrascrivi il prezzo unitario per un articolo specifico. Utile per applicare sconti ad hoc o correggere prezzi.
• Rimuovere articoli: Rimuovi completamente un articolo dall'ordine.

Una volta che un ordine è Chiuso o Annullato, i suoi articoli non possono essere modificati.

Totale dell'Ordine

Il totale dell'ordine viene calcolato automaticamente da tutti gli articoli nell'ordine:

Totale Riga = Quantita x Prezzo Unitario
Totale Ordine = Somma di tutti i Totali Riga

Ogni riga traccia anche:

• Nome prodotto: Il nome del prodotto venduto.
• Prezzo unitario: Il prezzo per unità al momento della vendita.
• Quantità: Quante unità sono state vendute.
• IVA: Importo dell'imposta applicabile all'articolo, se configurato.
• Sconti: Eventuali sconti applicati alla riga.
• Totale riga: L'importo finale per quella riga (quantità x prezzo unitario, rettificato per IVA e sconti).

Il totale dell'ordine si aggiorna in tempo reale man mano che aggiungi, rimuovi o modifichi articoli.

Chiudere un Ordine

Quando il cliente è pronto per pagare:

1. Controlla gli articoli e il totale dell'ordine.
2. Clicca il pulsante Chiudi Ordine.
3. Seleziona il metodo di pagamento (contanti, carta, pagamento mobile, ecc.). I metodi di pagamento disponibili sono configurati nelle impostazioni di sistema.
4. Conferma il pagamento.

Quando un ordine viene chiuso:

• Viene creato un record di transazione nel sistema.
• La transazione viene collegata al turno del cassiere corrente.
• I ricavi appaiono nel Report di Cassa.
• L'ordine si sposta nella scheda Chiusi e non può più essere modificato.

Annullare un Ordine

Se un ordine deve essere annullato:

1. Seleziona l'ordine aperto.
2. Clicca il pulsante Annulla.
3. Conferma l'annullamento.

Quando un ordine viene annullato:

• Nessuna transazione viene creata.
• L'ordine si sposta nella scheda Annullati.
• Resta nel sistema per scopi di controllo (puoi vederlo nella scheda Tutti e nella scheda Annullati).
• Gli ordini annullati non influiscono sui calcoli dei ricavi o sul Report di Cassa.

Visualizzazione Temporale

Gli ordini mostrano timestamp relativi per rendere facile vedere quanto sono recenti:

Questo rende facile individuare ordini rimasti aperti troppo a lungo che potrebbero necessitare attenzione.

Notifiche Ordini (Ordini Originati dal Client)

Quando un cliente effettua un ordine dal proprio PC client (utilizzando la funzionalità di ordinazione dell'applicazione client):

• Una notifica appare nell'applicazione server con un avviso sonoro.
• La notifica mostra i dettagli dell'ordine inclusi gli articoli richiesti e il PC di origine.
• Il cassiere può accettare l'ordine e iniziare a prepararlo.

Questa funzionalità consente ai clienti di ordinare cibo e bevande senza lasciare la propria postazione, migliorando l'esperienza del cliente e riducendo i tempi di attesa.

Per un membro che ha effettuato l'ordine dal proprio PC, il portafoglio non viene addebitato al momento dell'ordine. Il cassiere conferma la consegna con Segna come Consegnato. Quell'azione addebita il totale dell'ordine sul saldo pagato del portafoglio del membro. I crediti bonus sono riservati alle sessioni e al tempo e non vengono mai usati per gli ordini. Un ordine rifiutato o annullato non tocca mai il saldo del membro.

Il Saldo Viene Verificato Prima che l'Ordine Sia Accettato

Un ordine del cliente viene rifiutato nel momento in cui viene effettuato se il saldo non lo copre. Nulla arriva alla cassa. Un cassiere non prepara mai un ordine che non può essere pagato.

Gli ordini già effettuati e non ancora consegnati vengono sottratti dallo stesso budget. Due ordini che singolarmente rientrano nel saldo ma insieme non ci rientrano non vengono accettati entrambi.

Sul client, la schermata di ordinazione mostra il calcolo mentre un ordine è in attesa: il saldo del portafoglio, gli ordini in attesa sottratti da esso e l'importo effettivamente disponibile. Il pulsante di conferma è disabilitato finché il carrello supera quanto disponibile. Il riepilogo si aggiorna quando il cassiere segna come consegnato un ordine in attesa.

Il cliente vede uno di questi messaggi:

• Saldo insufficiente. Rivolgiti al cassiere. per una sessione membro.
• Credito di sessione insufficiente. Rivolgiti al cassiere. per una sessione ospite prepagata.

Permessi Richiesti

La gestione ordini è disponibile per i cassieri con i permessi appropriati. La possibilità di creare, visualizzare e gestire gli ordini è controllata tramite il sistema dei ruoli cassiere.

I proprietari (ruolo Admin) hanno sempre accesso completo a tutte le funzionalità di gestione ordini.

Storico Ordini e Reportistica

Tutti gli ordini, sia chiusi che annullati, vengono conservati nel sistema e contribuiscono alla reportistica:

• Gli ordini chiusi appaiono nel Report di Cassa come transazioni di ricavo.
• Gli articoli dell'ordine vengono tracciati individualmente, permettendoti di vedere quali prodotti vendono di più.
• Attribuzione cassiere: Ogni ordine registra quale cassiere l'ha creato e chiuso, permettendo il tracciamento delle prestazioni per cassiere.
• Il Report di Cassa può filtrare le transazioni per categoria per mostrare i ricavi degli ordini separatamente dai ricavi delle sessioni.