Zarządzanie zamówieniami

Zamówienia w HandyCafe są używane do sprzedaży produktów (jedzenia, napojów, akcesoriów i dowolnych innych artykułów oferowanych przez kafejkę internetową lub centrum gier). System zamówień śledzi każdą sprzedaż od utworzenia przez płatność lub anulowanie z pełną integracją z raportem kasowym i śledzeniem zmian kasjerów.

Cykl życia zamówienia

Każde zamówienie przechodzi przez prosty cykl życia:

Nowe zamowienie  -->  Otwarte  -->  Zamkniete (platnosc otrzymana)
                        |
                        +---->  Anulowane (uniewaznione)

• Otwarte: Zamówienie zostało utworzone i mogą być dodawane pozycje. Oczekuje na płatność lub dalszą modyfikację.
• Zamknięte: Płatność została otrzymana i zarejestrowana. Tworzony jest rekord transakcji. Zamówienie nie może być modyfikowane po zamknięciu.
• Anulowane: Zamówienie zostało unieważnione. Transakcja nie jest tworzona. Anulowane zamówienia pozostają w historii na potrzeby audytu, ale nie wpływają na obliczenia przychodów.

Widok zakładek

Strona Zamówień organizuje zamówienia w czterech zakładkach:

Każda zakładka wyświetla plakietkę z liczbą, aby szybko zobaczyć ile zamówień jest w każdym stanie. Zakładka Otwarte jest domyślnym widokiem, ponieważ to zamówienia wymagające uwagi.

Tworzenie nowego zamówienia

1. Przejdź na stronę Zamówienia.
2. Kliknij przycisk Nowe zamówienie.
3. Opcjonalnie przypisz zamówienie do konkretnego komputera wybierając nazwę hosta lub adres MAC. Łączy to zamówienie z konkretnym stanowiskiem, co jest przydatne do śledzenia dostaw do konkretnych miejsc.
4. Opcjonalnie dodaj notatkę do zamówienia (np. numer stolika, nazwę klienta lub specjalne instrukcje jak "bez lodu" lub "dodatkowy cukier").
5. Zamówienie jest tworzone w stanie Otwarte i gotowe do dodawania pozycji.

Dodawanie pozycji do zamówienia

Po utworzeniu zamówienia:

1. Wyszukaj lub przeglądaj produkty: Użyj paska wyszukiwania do znalezienia produktów po nazwie lub przeglądaj katalog produktów.
2. Wybierz produkt: Kliknij produkt, aby dodać go do zamówienia.
3. Ustaw ilość: Dostosuj ilość dla każdej pozycji. Domyślna to 1.
4. Ustaw cenę jednostkową: Cena jednostkowa jest pobierana z katalogu produktów, ale może być nadpisana per zamówienie (np. na potrzeby specjalnego rabatu lub promocji).

Możesz dodać wiele różnych produktów do jednego zamówienia. Każda pozycja pojawia się jako linia w zamówieniu z własną ilością i ceną jednostkową.

Modyfikacja pozycji

Dopóki zamówienie jest Otwarte, możesz modyfikować pozycje:

• Zmiana ilości: Zwiększ lub zmniejsz ilość dowolnej pozycji w zamówieniu.
• Zmiana ceny jednostkowej: Nadpisz cenę jednostkową konkretnej pozycji. Przydatne do stosowania doraźnych rabatów lub korygowania cen.
• Usuwanie pozycji: Usuń pozycję całkowicie z zamówienia.

Po zamknięciu lub anulowaniu zamówienia pozycje nie mogą być modyfikowane.

Suma zamówienia

Suma zamówienia jest automatycznie obliczana ze wszystkich pozycji:

Suma linii = Ilosc x Cena jednostkowa
Suma zamowienia = Suma wszystkich sum linii

Każda pozycja śledzi również:

• Nazwę produktu: Nazwa sprzedanego produktu.
• Cenę jednostkową: Cena za jednostkę w momencie sprzedaży.
• Ilość: Ile jednostek sprzedano.
• VAT: Kwota podatku dla pozycji, jeśli skonfigurowana.
• Rabaty: Rabaty zastosowane do pozycji.
• Suma linii: Ostateczna kwota za linię (ilość x cena jednostkowa, skorygowana o VAT i rabaty).

Suma zamówienia aktualizuje się w czasie rzeczywistym przy dodawaniu, usuwaniu lub modyfikacji pozycji.

Zamykanie zamówienia

Gdy klient jest gotowy zapłacić:

1. Przejrzyj pozycje zamówienia i sumę.
2. Kliknij przycisk Zamknij zamówienie.
3. Wybierz metodę płatności (gotówka, karta, płatność mobilna itp.). Dostępne metody płatności są konfigurowane w ustawieniach systemu.
4. Potwierdź płatność.

Przy zamykaniu zamówienia:

• Tworzony jest rekord transakcji w systemie.
• Transakcja jest powiązana z bieżącą zmianą kasjera.
• Przychód pojawia się w Raporcie kasowym.
• Zamówienie przechodzi do zakładki Zamknięte i nie może być już modyfikowane.

Anulowanie zamówienia

Jeśli zamówienie wymaga uniewaznenia:

1. Wybierz otwarte zamówienie.
2. Kliknij przycisk Anuluj.
3. Potwierdź anulowanie.

Przy anulowaniu zamówienia:

• Transakcja nie jest tworzona.
• Zamówienie przechodzi do zakładki Anulowane.
• Pozostaje w systemie na potrzeby audytu (widoczne w zakładce Wszystkie i Anulowane).
• Anulowane zamówienia nie wpływają na obliczenia przychodów ani Raport kasowy.

Wyświetlanie czasu

Zamówienia wyświetlają względne znaczniki czasu dla łatwej oceny ich aktualności:

Ułatwia to zauwaznie zamówień otwartych zbyt długo wymagających uwagi.

Powiadomienia o zamówieniach (zamówienia ze strony klienta)

Gdy klient składa zamówienie z komputera klienckiego (używając funkcji zamawiania w aplikacji klienckiej):

• Na serwerze pojawia się powiadomienie z alertem dźwiękowym.
• Powiadomienie wyświetla szczegóły zamówienia włączając zamówione pozycje i komputer źródłowy.
• Kasjer może przyjąć zamówienie i rozpocząć jego przygotowanie.

Ta funkcja umożliwia klientom zamawianie jedzenia i napojów bez opuszczania stanowiska, poprawiając doświadczenie klienta i redukując czasy oczekiwania.

W przypadku członka, który złożył zamówienie ze swojego komputera, portfel nie jest obciążany w chwili złożenia zamówienia. Kasjer potwierdza wydanie akcją Oznacz jako Dostarczone. To działanie obciąża opłacone saldo portfela członka sumą zamówienia. Środki bonusowe są zarezerwowane na sesje i czas i nigdy nie są używane do zamówień. Zamówienie odrzucone albo anulowane nigdy nie rusza salda członka.

Saldo jest sprawdzane przed przyjęciem zamówienia

Zamówienie klienta jest odrzucane już w chwili złożenia, jeśli saldo go nie pokrywa. Nic nie dociera do lady. Kasjer nigdy nie przygotowuje zamówienia, za które nie da się zapłacić.

Zamówienia już złożone i jeszcze niedostarczone są odejmowane od tego samego budżetu. Dwa zamówienia, z których każde mieści się w saldzie, ale które razem się w nim nie mieszczą, nie zostaną przyjęte oba.

Po stronie klienta ekran zamawiania pokazuje to wyliczenie, dopóki zamówienie oczekuje: saldo portfela, odjęte od niego zamówienia oczekujące oraz kwotę faktycznie dostępną. Przycisk potwierdzenia jest nieaktywny, dopóki koszyk przekracza dostępną kwotę. Migawka odświeża się, gdy kasjer oznaczy oczekujące zamówienie jako dostarczone.

Klient widzi jeden z komunikatów:

• Niewystarczające saldo. Skontaktuj się z kasjerem. dla sesji członkowskiej.
• Za mało środków sesyjnych. Skontaktuj się z kasjerem. dla przedpłaconej sesji gościa.

Wymagane uprawnienia

Zarządzanie zamówieniami jest dostępne dla kasjerów z odpowiednimi uprawnieniami. Możliwość tworzenia, wyświetlania i zarządzania zamówieniami jest kontrolowana przez system ról kasjerów.

Właściciele (rola Administratora) zawsze mają pełny dostęp do wszystkich funkcji zarządzania zamówieniami.

Historia zamówień i raportowanie

Wszystkie zamówienia, zarówno zamknięte jak i anulowane, są przechowywane w systemie i wpływa na raportowanie:

• Zamknięte zamówienia pojawiają się w Raporcie kasowym jako transakcje przychodowe.
• Pozycje zamówień są śledzone indywidualnie, pozwalając zobaczyć które produkty sprzedają się najlepiej.
• Atrybucja kasjera: Każde zamówienie rejestruje który kasjer je utworzył i zamknął, umożliwiając śledzenie wydajności per kasjer.
• Raport kasowy może filtrować transakcje według kategorii, aby pokazywać przychody z zamówień oddzielnie od przychodów z sesji.