Como gestionar miembros

Esta guia cubre la creacion de cuentas de miembro, la gestion de saldos de billetera, la asignacion de niveles de fidelidad y la entrega de tiempo gratuito. Los miembros son clientes registrados que pueden iniciar sesion desde PCs cliente, mantener un saldo de billetera y acumular puntos de fidelidad.

Lo que necesitaras

• Acceso de administrador o cajero al servidor HandyCafe.
• La pagina de Miembros accesible desde la barra lateral izquierda.
• Al menos un metodo de pago configurado si planeas aceptar recargas de billetera.

Como crear un nuevo miembro

1. Navega a la pagina de Miembros usando la barra lateral izquierda.
2. Haz clic en el boton Agregar en la barra de herramientas.
3. Ingresa el nombre de usuario del miembro. Debe ser unico entre todos los miembros (no distingue entre mayusculas y minusculas). El miembro usara esto para iniciar sesion desde los PCs cliente.
4. Ingresa un nombre de visualizacion. Este es el nombre que se muestra en pantalla durante las sesiones y en los reportes.
5. Opcionalmente completa el correo electronico, numero de telefono y genero.
6. Establece el maximo de conexiones simultaneas. Esto controla en cuantos PCs puede tener sesion iniciada el miembro al mismo tiempo. El valor predeterminado es 1.
7. Haz clic en Guardar para crear el miembro.

Resultado esperado: El nuevo miembro aparece en la lista de miembros. Su saldo de billetera comienza en cero. Ahora puede iniciar sesion desde cualquier PC cliente usando su nombre de usuario.

Nota: No se requiere una contrasena al momento de la creacion. El miembro puede establecer su propia contrasena desde el Panel de Miembro del PC cliente en su primer inicio de sesion. Alternativamente, un administrador puede establecerla desde el servidor.

Como recargar la billetera de un miembro

La billetera es un saldo prepagado almacenado en unidades menores de moneda. Los miembros pueden usar su billetera para pagar sesiones y pedidos sin entregar efectivo al cajero.

1. Navega a la pagina de Miembros.
2. Busca y selecciona el miembro que deseas recargar. Usa la barra de busqueda si la lista es larga.
3. Haz clic en el boton de Recargar o de pago en el panel de detalles del miembro.
4. Ingresa el monto a agregar a la billetera. Esto esta en tu moneda base (ej. 50.00 para agregar cincuenta unidades).
5. Selecciona el tipo de credito:
   • Pagado para recargas en efectivo o tarjeta donde se recibio dinero.
   • Bonificacion para credito promocional.
   • Manual para correcciones administrativas.
6. Selecciona el metodo de pago (Efectivo, Tarjeta, etc.). Esto registra como se recibio el dinero.
7. Haz clic en Confirmar.

Resultado esperado: Se crea un nuevo credito de billetera para el miembro. El credito registra el monto, tipo de credito y metodo de pago. El saldo total de billetera del miembro se actualiza de inmediato. El credito de billetera aparece en el historial de transacciones del miembro.

Consejo: Cada recarga crea una entrada de credito de billetera separada. Cuando el miembro gasta de su billetera, el sistema consume primero el credito activo mas antiguo (FIFO). Los creditos de bonificacion y los creditos pagados se rastrean por separado.

Como asignar un nivel de fidelidad

Los niveles de fidelidad te permiten agrupar miembros por nivel de gasto y aplicar descuentos automaticos.

Crear un nivel

1. Navega a la pagina de Miembros.
2. Abre la seccion de gestion de Niveles (accesible desde la barra de herramientas de miembros o los ajustes).
3. Haz clic en Agregar Nivel.
4. Ingresa un codigo (ej. "plata"). Debe ser unico.
5. Ingresa un nombre de visualizacion (ej. "Miembro Plata").
6. Establece los puntos de umbral. Un miembro debe acumular al menos esta cantidad de puntos de fidelidad para calificar a este nivel.
7. Establece la tasa de descuento. Ingresa el descuento como porcentaje. Por ejemplo, 5 significa un 5% de descuento en sesiones.
8. Haz clic en Guardar.
9. Repite para niveles adicionales (ej. Oro con 1000 puntos y 10% de descuento).

Asignar un nivel a un miembro

10. Navega a la pagina de Miembros.
11. Selecciona el miembro de la lista.
12. En el panel de detalles del miembro, localiza el campo Nivel.
13. Selecciona el nivel deseado del menu desplegable.
14. Haz clic en Guardar.

Resultado esperado: El miembro ahora tiene el nivel seleccionado. Cuando se facturen las sesiones de este miembro, el descuento del nivel se aplicara en el calculo del costo. El perfil del miembro muestra su nivel asignado.

Como ver el historial de transacciones de un miembro

El historial de transacciones muestra todas las cargas de billetera, gastos de billetera, pagos de sesion, reembolsos y eventos de puntos de fidelidad para un miembro especifico.

1. Navega a la pagina de Miembros.
2. Selecciona el miembro de la lista.
3. Abre el panel de detalles del miembro.
4. Navega a la pestana de Historial o Transacciones dentro del panel de detalles.
5. La lista muestra todas las transacciones en orden cronologico inverso con:
   • Fecha y hora.
   • Tipo de transaccion (carga de billetera, gasto de billetera, sesion, reembolso, etc.).
   • Monto (positivo para cargas, negativo para gastos).
   • Fuente o contexto (que sesion o pedido consumio los fondos).
   • Cajero que realizo la accion.

Resultado esperado: Un registro de auditoria completo de toda la actividad financiera del miembro. Puedes desplazarte o filtrar por rango de fechas para encontrar transacciones especificas.

Como dar tiempo gratuito a un miembro

Puedes agregar un credito de tiempo a la cuenta de un miembro. Los creditos de tiempo funcionan como credito de billetera pero en minutos en lugar de dinero. Cuando el miembro inicia una sesion, el sistema puede deducir de su saldo de tiempo.

1. Navega a la pagina de Miembros.
2. Selecciona el miembro de la lista.
3. En el panel de detalles del miembro, localiza la seccion de Paquetes de Tiempo o Creditos de Tiempo.
4. Haz clic en Agregar Tiempo.
5. Ingresa el numero de minutos a agregar (ej. 120 para dos horas de tiempo gratuito).
6. Selecciona el tipo de credito:
   • Manual para tiempo cortesia otorgado por el cafe.
   • Bonificacion para tiempo promocional de una campana.
   • Pagado para tiempo comprado a traves de un paquete.
7. Opcionalmente establece una restriccion de dispositivo (solo PCs, solo Consolas o Ambos) para restringir donde se puede usar el tiempo.
8. Opcionalmente establece una fecha de vencimiento despues de la cual el tiempo no utilizado expira.
9. Haz clic en Confirmar.

Resultado esperado: Un nuevo credito de tiempo aparece en la cuenta del miembro con los minutos especificados. El saldo de tiempo disponible del miembro se actualiza. Cuando el miembro inicie una sesion, el sistema ofrecera deducir de su saldo de tiempo.

Como verificar el saldo de un miembro

Consulta rapida de saldo sin abrir el historial completo de transacciones.

1. Navega a la pagina de Miembros.
2. Usa la barra de busqueda en la parte superior para escribir el nombre de usuario o nombre de visualizacion del miembro.
3. Selecciona el miembro de los resultados filtrados.
4. El panel de detalles del miembro muestra el saldo de billetera actual (en tu moneda base) y el saldo de tiempo (en minutos) en la parte superior del panel.

Resultado esperado: Ves el saldo de billetera y el saldo de tiempo actual del miembro de un vistazo. Estos valores reflejan todas las cargas, gastos y vencimientos hasta el momento actual.

Como manejar la deuda de un miembro

Si se permite que un miembro tenga saldo negativo (deuda), el libro de deudas rastrea cuanto debe.

1. Navega a la pagina de Miembros.
2. Selecciona el miembro que tiene deuda pendiente.
3. Abre su panel de detalles y revisa la seccion de Deuda.
4. El libro de deudas muestra las entradas individuales de deuda con montos y fechas.
5. Para liquidar la deuda, recarga la billetera del miembro con el monto adeudado. Selecciona "Pagado" como tipo de origen para que el pago se registre correctamente.

Resultado esperado: La recarga de billetera compensa la deuda. El libro de deudas muestra la entrada de liquidacion. El saldo neto del miembro regresa a cero o positivo.

Errores comunes a evitar

• Crear nombres de usuario duplicados. Los nombres de usuario son unicos y no distinguen entre mayusculas y minusculas. "JuanPerez" y "juanperez" se consideran iguales. El sistema rechazara duplicados.
• Confundir saldo de billetera y saldo de tiempo. Billetera es dinero (unidades menores de moneda). Tiempo es minutos. Son sistemas separados. Un miembro puede tener credito de billetera pero no credito de tiempo, o viceversa.
• Establecer el maximo de conexiones demasiado alto. Si un miembro puede iniciar sesion en 5 PCs simultaneamente, puede consumir 5 veces los recursos. Establece esto en 1 para la mayoria de los miembros.
• Olvidar seleccionar el tipo de credito correcto. Usar "Pagado" para una recarga cortesia infla tus reportes de ingresos. Usa "Bonificacion" o "Manual" para creditos que no generan ingresos.
• No establecer un vencimiento en tiempo promocional. Los creditos de tiempo gratuito sin fecha de vencimiento nunca expiran. Si deseas que el tiempo promocional sea limitado, siempre establece una fecha de vencimiento.
• Eliminar un miembro en lugar de desactivarlo. Desactivar preserva el historial y puede revertirse. La eliminacion es permanente y borra todos los registros asociados.