Cómo gestionar miembros

Esta guía cubre la creación de cuentas de miembro, la gestión de saldos de billetera, la asignación de niveles de fidelidad y la entrega de tiempo gratuito. Los miembros son clientes registrados que pueden iniciar sesión desde PCs cliente, mantener un saldo de billetera y acumular puntos de fidelidad.

Lo que necesitarás

• Acceso de administrador o cajero al servidor HandyCafe.
• La página de Miembros accesible desde la barra lateral izquierda.
• Al menos un método de pago configurado si planeas aceptar recargas de billetera.

Cómo crear un nuevo miembro

1. Navega a la página de Miembros usando la barra lateral izquierda.
2. Haz clic en el botón Agregar en la barra de herramientas.
3. Ingresa el nombre de usuario del miembro. Debe ser único entre todos los miembros (no distingue entre mayúsculas y minúsculas). El miembro usará esto para iniciar sesión desde los PCs cliente.
4. Ingresa un nombre de visualización. Este es el nombre que se muestra en pantalla durante las sesiones y en los reportes.
5. Opcionalmente completa el correo electrónico, número de teléfono y género.
6. Establece el máximo de conexiones simultáneas. Esto controla en cuántos PCs puede tener sesión iniciada el miembro al mismo tiempo. El valor predeterminado es 1.
7. Haz clic en Guardar para crear el miembro.

Resultado esperado: El nuevo miembro aparece en la lista de miembros. Su saldo de billetera comienza en cero. Ahora puede iniciar sesión desde cualquier PC cliente usando su nombre de usuario.

Nota: No se requiere una contraseña al momento de la creación. El miembro puede establecer su propia contraseña desde el Panel de Miembro del PC cliente en su primer inicio de sesión. Alternativamente, un administrador puede establecerla desde el servidor.

Cómo recargar la billetera de un miembro

La billetera es un saldo prepagado almacenado en unidades menores de moneda. Los miembros pueden usar su billetera para pagar sesiones y pedidos sin entregar efectivo al cajero.

1. Navega a la página de Miembros.
2. Busca y selecciona el miembro que deseas recargar. Usa la barra de búsqueda si la lista es larga.
3. Haz clic en el botón de Recargar o de pago en el panel de detalles del miembro.
4. Ingresa el monto a agregar a la billetera. Esto está en tu moneda base (ej. 50.00 para agregar cincuenta unidades).
5. Selecciona el tipo de crédito:
   • Pagado para recargas en efectivo o tarjeta donde se recibió dinero.
   • Bonificación para crédito promocional.
   • Manual para correcciones administrativas.
6. Selecciona el método de pago (Efectivo, Tarjeta, etc.). Esto registra cómo se recibió el dinero.
7. Haz clic en Confirmar.

Resultado esperado: Se crea un nuevo crédito de billetera para el miembro. El crédito registra el monto, tipo de crédito y método de pago. El saldo total de billetera del miembro se actualiza de inmediato. El crédito de billetera aparece en el historial de transacciones del miembro.

Consejo: Cada recarga crea una entrada de crédito de billetera separada. Cuando el miembro gasta de su billetera, el sistema consume primero el crédito activo más antiguo (FIFO). Los créditos de bonificación y los créditos pagados se rastrean por separado.

Cómo asignar un nivel de fidelidad

Los niveles de fidelidad te permiten agrupar miembros por nivel de gasto y aplicar descuentos automáticos.

Crear un nivel

1. Navega a la página de Miembros.
2. Abre la sección de gestión de Niveles (accesible desde la barra de herramientas de miembros o los ajustes).
3. Haz clic en Agregar Nivel.
4. Ingresa un código (ej. "plata"). Debe ser único.
5. Ingresa un nombre de visualización (ej. "Miembro Plata").
6. Establece los puntos de umbral. Un miembro debe acumular al menos esta cantidad de puntos de fidelidad para calificar a este nivel.
7. Establece la tasa de descuento. Ingresa el descuento como porcentaje. Por ejemplo, 5 significa un 5% de descuento en sesiones.
8. Haz clic en Guardar.
9. Repite para niveles adicionales (ej. Oro con 1000 puntos y 10% de descuento).

Asignar un nivel a un miembro

10. Navega a la página de Miembros.
11. Selecciona el miembro de la lista.
12. En el panel de detalles del miembro, localiza el campo Nivel.
13. Selecciona el nivel deseado del menú desplegable.
14. Haz clic en Guardar.

Resultado esperado: El miembro ahora tiene el nivel seleccionado. Cuando se facturen las sesiones de este miembro, el descuento del nivel se aplicará en el cálculo del costo. El perfil del miembro muestra su nivel asignado.

Cómo ver el historial de transacciones de un miembro

El historial de transacciones muestra todas las cargas de billetera, gastos de billetera, pagos de sesión, reembolsos y eventos de puntos de fidelidad para un miembro específico.

1. Navega a la página de Miembros.
2. Selecciona el miembro de la lista.
3. Abre el panel de detalles del miembro.
4. Navega a la pestaña de Historial o Transacciones dentro del panel de detalles.
5. La lista muestra todas las transacciones en orden cronológico inverso con:
   • Fecha y hora.
   • Tipo de transacción (carga de billetera, gasto de billetera, sesión, reembolso, etc.).
   • Monto (positivo para cargas, negativo para gastos).
   • Fuente o contexto (qué sesión o pedido consumió los fondos).
   • Cajero que realizó la acción.

Resultado esperado: Un registro de auditoría completo de toda la actividad financiera del miembro. Puedes desplazarte o filtrar por rango de fechas para encontrar transacciones específicas.

Cómo dar tiempo gratuito a un miembro

Puedes agregar un crédito de tiempo a la cuenta de un miembro. Los créditos de tiempo funcionan como crédito de billetera pero en minutos en lugar de dinero. Cuando el miembro inicia una sesión, el sistema puede deducir de su saldo de tiempo.

1. Navega a la página de Miembros.
2. Selecciona el miembro de la lista.
3. En el panel de detalles del miembro, localiza la sección de Paquetes de Tiempo o Créditos de Tiempo.
4. Haz clic en Agregar Tiempo.
5. Ingresa el número de minutos a agregar (ej. 120 para dos horas de tiempo gratuito).
6. Selecciona el tipo de crédito:
   • Manual para tiempo cortesía otorgado por el café.
   • Bonificación para tiempo promocional de una campaña.
   • Pagado para tiempo comprado a través de un paquete.
7. Opcionalmente establece una restricción de dispositivo (solo PCs, solo Consolas o Ambos) para restringir dónde se puede usar el tiempo.
8. Opcionalmente establece una fecha de vencimiento después de la cual el tiempo no utilizado expira.
9. Haz clic en Confirmar.

Resultado esperado: Un nuevo crédito de tiempo aparece en la cuenta del miembro con los minutos especificados. El saldo de tiempo disponible del miembro se actualiza. Cuando el miembro inicie una sesión, el sistema ofrecerá deducir de su saldo de tiempo.

Cómo verificar el saldo de un miembro

Consulta rápida de saldo sin abrir el historial completo de transacciones.

1. Navega a la página de Miembros.
2. Usa la barra de búsqueda en la parte superior para escribir el nombre de usuario o nombre de visualización del miembro.
3. Selecciona el miembro de los resultados filtrados.
4. El panel de detalles del miembro muestra el saldo de billetera actual (en tu moneda base) y el saldo de tiempo (en minutos) en la parte superior del panel.

Resultado esperado: Ves el saldo de billetera y el saldo de tiempo actual del miembro de un vistazo. Estos valores reflejan todas las cargas, gastos y vencimientos hasta el momento actual.

Cómo manejar la deuda de un miembro

Si se permite que un miembro tenga saldo negativo (deuda), el libro de deudas rastrea cuánto debe.

1. Navega a la página de Miembros.
2. Selecciona el miembro que tiene deuda pendiente.
3. Abre su panel de detalles y revisa la sección de Deuda.
4. El libro de deudas muestra las entradas individuales de deuda con montos y fechas.
5. Para liquidar la deuda, recarga la billetera del miembro con el monto adeudado. Selecciona "Pagado" como tipo de origen para que el pago se registre correctamente.

Resultado esperado: La recarga de billetera compensa la deuda. El libro de deudas muestra la entrada de liquidación. El saldo neto del miembro regresa a cero o positivo.

Errores comunes a evitar

• Crear nombres de usuario duplicados. Los nombres de usuario son únicos y no distinguen entre mayúsculas y minúsculas. "JuanPerez" y "juanperez" se consideran iguales. El sistema rechazará duplicados.
• Confundir saldo de billetera y saldo de tiempo. Billetera es dinero (unidades menores de moneda). Tiempo es minutos. Son sistemas separados. Un miembro puede tener crédito de billetera pero no crédito de tiempo, o viceversa.
• Establecer el máximo de conexiones demasiado alto. Si un miembro puede iniciar sesión en 5 PCs simultáneamente, puede consumir 5 veces los recursos. Establece esto en 1 para la mayoría de los miembros.
• Olvidar seleccionar el tipo de crédito correcto. Usar "Pagado" para una recarga cortesía infla tus reportes de ingresos. Usa "Bonificación" o "Manual" para créditos que no generan ingresos.
• No establecer un vencimiento en tiempo promocional. Los créditos de tiempo gratuito sin fecha de vencimiento nunca expiran. Si deseas que el tiempo promocional sea limitado, siempre establece una fecha de vencimiento.
• Eliminar un miembro en lugar de desactivarlo. Desactivar preserva el historial y puede revertirse. La eliminación es permanente y borra todos los registros asociados.